高校科研项目文档的质量控制研究

    魏扣+田祎娴+郝琦

    

    摘要：高校科研文档是记录整个科研项目研究过程的原始记录，对这些文档进行完整性、可靠性和可信性等方面的质量控制至关重要。本文分析了高校科研项目文档质量控制的内涵和要求，针对当前高校科研项目文档管理现状，结合高校科研项目文档的特殊性，提出高校科研项目文档质量控制的建议。

    关键词：高等院校科研项目文档质量控制

    Abstract：The scientific research documents are the original records of the whole process of the research project.The quality control of these docu？ ments （such as the integrity， reliability and credibili？ ty of these documents） is very important.This paper analyzes the content and requirements of the quali？ ty control of university scientific research project documents.In view of the current situation of univer？ sity scientific research project documents manage？ ment and combine with the particularity of universi？ ty scientific research project document， and then puts forward the recommended measures of the quality control of university scientific research proj？ ect document.

    Keywords：University； Research project； Docu？ ment； Quality control

    随着国家科研创新体系的建立，受资助的科研项目数量和经费呈现不断上升趋势，在此背景下，高校正成为承担科研项目的主阵地。科研项目的研究过程作为一种创造性活动，在其活动过程中形成的所有文档均具有重要的记录意义，确保这些文档的完整性、可靠性和可信性对于提高科研项目质量具有重要的参考作用。基于此，需要对作为高校科研项目证据、记忆的，伴随整个科研过程中所形成的文档进行质量控制。

    一、高校科研项目文档质量控制的必要性

    （一）高校科研项目档案的特殊性，要求对文档进行质量控制

    1.文档形成时间分散，难以掌控的特点，要求对其进行质量控制。高校科研项目不同于其他项目，课题专业性强，研究周期长，特别是随着项目来源渠道的拓宽，以往立项时间的固定性正逐渐被打破，使得其随机性增强。同时，为确保项目研究成果质量，高校科研项目从立项到结项，每个研究节点都需要经过反复推敲论证，因此整个项目往往需要较长的周期。如此一来，导致高校科研项目文档形成时间节点分散随机，项目文档的收集、跟踪和管理难以掌控，最终致使项目文档的质量控制难度加大。

    2.文档质量体现得不够直观，需要对其进行质量控制。与其他文档相比，科研项目文档质量的评价鉴定更为复杂。在对科研项目文档价值进行评价时，需要充分考虑其创新性、先进性、实用性、效用转换能力和社会效益，而这些质量评价和价值鉴定必须借助多样化的手段才能检验。加上科研活动本身就是一项探究性活动，是一个通过已知探索未知的过程。在这个过程中存在诸多不确定性因素，这些都会导致科研项目文档质量体现得不够直观，具体体现为：一是科研条件的不同，使得科研项目特别是人文社科领域的科研项目，其实现价值差异加大；二是科研项目的产出属于知识性产品，有时候其产出价值需要很长时间或被不同程度的物化后才能有所体现。

    （二）高校科研项目文件数量急速增加，以及文档内容、载体形态日益多样化，要求对文档进行质量控制

    随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，近年来高校科研项目来源渠道逐渐拓宽、经费不断提升，科研项目立项数量也在逐步增加。相关数据显示：在五大社科研究系统中，高校系统约占立项总数的85%。另外，从国家自然科学基金网站提供的相关数据来看，国家自然科学基金面上项目资助项目数、资助金额和单项平均资助金额也不断增加，其中项目资助金额超过2000万元的单位中，高校约占总数的80%。在这种背景下，形成的项目文档数量也呈现爆炸式增长趋势。同时，随着信息技术的迅猛发展，网络化和数字化技术手段的利用越来越频繁，文档记录载体不再仅限于文本化，电子化载体和其他载体在文档载体中所占的比例越来越大。此外，从科研项目来源渠道来看，由单一的纵向基金管理部门资助向多部门多层次横纵交叉的趋势越来越明显，记载研究活动和过程的文档内容、载体形态也逐渐多样化。在上述背景下，对这些科研项目文档进行质量控制，是确保其符合科研项目和文档管理规范标准的必然要求。

    （三）“两头多，中间少”的管理模式，要求对文档进行质量控制

    目前科研人员根据科研计划指南和委托方的需求，向项目主管部门或委托方递交项目申请，项目申请确立之后，科研人员取得资助并开展相关科研活动。期间，科研负责人对课题项目的执行过程进行管理和控制。最后，项目主管部门或委托方对项目成果进行验收。在整个申报立项、执行控制和结题验收的环节中，高校科研管理人员将主要精力专注于项目的立项和结题验收环节。这种管理模式，直接导致每一个科研项目最终留存下来的文档主要集中在项目立项和结项“两头”，而中间能够体现项目正常开展的文档较少，一定程度上造成科研项目管理过程与科研文档管理过程相分离。[1]由此可见，对高校科研文档进行质量控制，有利于改善科研过程中文档“两头多，中间少”的现象。

    二、高校科研项目文档质量控制的内涵与要求

    高校科研项目文档是高校进行科学研究活动的历史记录，是重要的知识资源。由于文档本身及其管理主体具有多层次性和多元性，为了更好地发挥最大效用，就需要对科研项目申请立项、开题、中期检查、结项验收以及永久保存或销毁的全过程中所形成的文档进行质量控制。其中，文档质量控制主要表现在要确保所有文档材料的完整性（成套性）、准确性和系统性，同时还需要确保整个过程中所形成的文档质量符合相应的规范要求。

    （一）确保高校科研项目文档的完整性（成套性）

    与其他文档相比，科研项目文档对完整性（成套性）的要求更高。科研活动的开展是一个具有周期性的运行过程，从项目立项到最后的成果验收是一个完整的体系。因此，确保科研项目文档的完整性就是要能够准确体现整个科研项目的运行过程，准确反映科研项目申报立项、执行控制和结题验收这三个阶段的连续性和各项研究活动的内在关联性，构成一个清晰完整的系统性体系。也就是说，围绕高校科研项目的展开，经费来源单位、项目依托单位、高校科研管理部门以及科研项目团队等各管理主体单位所形成的各个阶段、各个内容模块、各种载体的文件材料能够全面地记录科研项目的全部过程，并能够反映各阶段之间、各协作团队之间的内在联系。

    （二）确保高校科研文档的长期可利用性，以便更好地开发利用档案信息资源

    对于高校科研项目文档，既要确保当前可用，又要确保将来的永久使用。可以说，只有维护科研项目文档的长期可利用性，才能深入开发其利用价值，而这就需要做好科研项目文档的前端控制工作。冯惠玲教授曾提到，我国推行的文档一体化管理，实际上是前端控制思想的体现。[2]对于高校科研项目文档的质量控制，可以借助文档一体化的思想，实现从文档的形成、整理到保存归档的全过程管理，实现数据信息结构的一致化，文档数据著录的结构化、资料信息的一致化，查找利用的标准化，进而更好地开发利用档案信息资源。

    （三）依托技术保障，进行顶层设计和规划

    全面的设计规划和信息技术是相互配套、互为依托的。信息技术手段的介入，使原本的手工操作或以手工方式进行管理的模式向信息化、自动化模式转变，更好地实现从项目管理模式向过程管理模式转变。自上而下的顶层设计配套相应的信息技术手段，能够有效地减少文档“孤岛”现象的发生，确保文档的完整性，进一步提高科研项目文档的利用效率。

    三、加强我国高校科研项目文档质量控制的建议

    （一）建立统一管理的联合法规，建立健全科研项目文档管理规章制度

    1.规范科研项目文档管理工作，提高文档管理质量，必须强调联合法规的统一性。针对联合法规统一性的要求，目前国际上有国际档案理事会颁布的通用性较强的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》，国内则有《电子文件管理系统通用功能要求》。在实际操作中，对于国际和国内相关标准的采用，要注意保证数据著录标准化，管理标志的一体化。除了要确保规范或标准的统一性以外，还要保障相关文档管理政策法规的一致性。特别是在项目来源多元化、科研团队跨组织跨领域化的背景下，可以借鉴国外的经验，将科研项目文件看成是科研活动过程的有机组成，建立具有连贯性的国家法律法规、科研学术规范和文档管理联合规范，确保在科研活动运转流程中跨组织、跨领域、跨阶段的项目文档能够相互衔接、相互利用或反复利用。

    2.建立健全科研项目文档管理规章制度。一是科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然归档程序是在科研项目研究活动结束后完成的，但是文档的收集和整理工作应伴随科研项目运行的全过程，相应的规章制度也要囊括到业务活动的方方面面，以确保各个业务环节的有章可循，有法可依。因此，相关制度内容应包括科研项目从立项到结项整个管理过程，明确所有科研项目文档归档的操作方式，如项目档案的立卷方式、归档时间、收集内容、整理方法、保管程序和提供利用等。[3]二是应加快电子科研文档管理规范的制定。在信息化建设的大环境下，更多的科研活动依托于电子信息化平台来进行，电子科研项目文档数量随着信息技术手段的应用急速增加，但目前国内并未有相应的管理规范，在电子科研项目文档领域还存在制度空白。

    （二）各管理主体分工合作，各司其职

    纵观整个高校科研项目文档管理过程和研究活动开展过程，完整的管理主体体系应包括国家科研项目经费来源单位、科研项目依托和承担单位、高校科研管理部门、科研项目团队以及档案管理部门。在确保相关体系完整的前提下，针对管理主体体系多元化、多层次的特点，各管理主体部门应有明确的分工与合作，并得到相应的法律授权。例如：科研项目依托单位或承担单位以及高校科研管理部门应对文档质量的保证和管理担负起责任的审查，相关的档案管理部门对科研项目文档的处置、保存或销毁以及利用应负有法律授权的重任。此外，还应立足高校本身，对高校系统内部涉及的各层级单位要明确相关的权责关系：高校科研管理部门应连同档案主管部门共同制定文档质量管理的总体规定和要求，同时对文档管理过程负指导、监督、检查和服务的责任；科研团队要对其承担科研项目的现行文档的收集、整理和保管负主要责任；科研人员要对科研实践活动中文档的形成负基本责任。

    （三）应用知识管理方法，进行有效的质量控制

    1.强调科研项目文档管理流程的一体化，以实现流程的最优。引入知识管理方法，实现流程的一体化，其主要体现在实现知识的增值和流程运行的循序渐进上，即科研项目文件的形成、流转、归档、保存或销毁的过程以知识流向为纽带，互为联系、互为依托，强调流程各环节之间的衔接性。同时，电子文档由于长期保存问题尚未有最佳解决方案，元数据丢失的情况或有存在，即“双套保管”在实际工作中可能都各自缺乏理应具备的原始性要素，有用性和原始性在遭受不同程度的损坏。[4]因此，在流程优化的过程中，要特别注意“双轨制”与“双套制”问题的解决。在对科研项目文档流程进行重组优化的过程中，可引入文档版本控制的模式，即一个文档可以有多个版本，每次修改完成之后的版本都要保存，以协调和减少“双套保管”带来的负效应。

    2.强调文档管理信息系统平台与功能设计的一体化，以实现平台的最优。档案管理是文件管理的延伸和发展，文件管理和档案管理是一个统一体的系统工程。[5]在这里，平台最优主要是指科研管理系统与档案部门的档案管理系统从建设之初就能够在系统设计、系统结构以及系统管理等各个方面实现协同工作能力。在系统运行阶段，二者之间能够不断兼容、实现文件与档案之间的流传互通；在系统维护阶段，二者又能够做到自动化的无缝连接、共享维护文档、尽量减少人工操作。这样，就能够通过平台设计和功能的优化来提高科研文档的运转效率和利用率，最终促进知识的流动和共享。

    （四）采用业务连续体管理模式

    业务连续体管理模式是为解决科研项目过程与文件管理过程相分离问题而引入的新管理模式，它不仅强调科研项目文档全过程管理的连续性和完整性，而且更重视加强文件管理过程和业务过程的有机联系，是一种动态应对的科研项目治理模式。采用业务连续体管理模式就是将科研项目文件看成科研活动过程的有机组成部分。如图1所示。具体而言，科学研究的活动过程是一个开放的流动系统，为保证科研项目质量，在运行过程中运用组织、参谋、控制、协调和指导等手段对活动的各要素进行不同程度的干预，以确保科研项目高质量运行。[6]科研文档从生成到处置的过程要与科研活动过程相一致，原有的文件生命周期界限被模糊化，甚至被不同程度地切分，以融入科研项目的各项活动中，通过梳理科研项目文件的管理过程可以清晰地还原出科研活动的过程。在该模式中，对科研项目文档管理实施过程控制时，需要注意的是过程控制要求的不是管理和控制一个阶段、一次研究活动、一个版本的文件，而是全阶段、全活动、全版本地进行过程动态控制，因此要在科研项目开展的过程中，应尽可能地还原文档的原始性要素，从而实现对科研项目文档的质量控制。

    *本文为中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）“高校科研项目文档的质量控制研究”（项目批准号：15XNE006）的项目研究成果。

    注释及参考文献：

    [1]安小米.面向知识管理的国家科研项目文件管理体系：模式分析与模型构建[J].图书情报工作， 2011， 55（14）： 98.

    [2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014（2）：60.

    [3]农燕玲.高校科研项目档案管理刍议[J].科技信息，2009（12）： 341.

    [4]Schreier A A， Wilson K， Resnik D. Academic re？ search record- keeping： Best practices for individuals， group leaders， and institutions[J]. Academic medicine： journal of the Association of American Medical Colleges， 2006， 81（1）： 42.

    [5]Stephens D O. The why and how of internation？ al records retention[J]. Information Management， 2005， 39（5）： 28.

    [6]Gido J， Clements J. Successful project manage？ ment[M]. Nelson Education， 2014.