档案安全风险评估组织保障体系建设研究

    摘要：本文对档案安全风险评估组织保障体系存在的问题进行分析，并相应提出由评估组织机构、专家制度、物质保障制度构成的档案安全风险评估组织保障体系，以确保档案安全风险评估在组织层面的贯彻落实。

    关键词：档案安全风险评估组织保障体系组织机构专家制度

    档案安全风险评估，是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成影响的可能性评估。[1]从档案安全风险评估发展的进程来看，2011-2012年国家档案局曾三次召开档案安全风险评估指标体系研讨会，对档案安全风险评估指标体系建设的标准、要求进行探讨，编制并多次对档案安全风险评估指标体系进行修改，历时5年多的时间，将有望在今年年内进行公布。[2]为了保障顶层设计的有效落实，建立健全组织保障体系十分重要。档案安全风险评估组织保障体系主要是指为组织目标的实现而构建的一系列组织和组织行为的规范和准则的集合。它主要由评估组织机构、专家制度、物质保障制度等组织保障要素构成。

    一、档案安全风险评估组织保障体系存在的问题

    2011年4月至5月，天津市档案局（馆）率先在全市范围内开展了档案安全风险评估试点工作。2012年下半年，河南省档案局（馆）在新乡市、济源市、永城市、鄢陵县开展了档案安全风险评估试点工作。2013年，在获得国家一级的省辖市档案馆、省直管县档案馆开展档案安全风险评估工作。虽然档案安全风险评估试点工作在组织保障体系建设上进行了有益的探索，但是仍然存在以下问题：

    （一）组织机构多为临时机构，不利于档案安全风险评估目标的有效实现

    从天津、河南等地开展的档案风险评估的实践来看，目前主要设置了专门的组织机构，比如档案安全风险评估工作领导小组。领导小组下设评估办公室、评估组，领导小组组长由档案局的一名副局长担任，领导小组成员由档案局部分处室的主要负责人组成，评估组成员由抽调人员组成，风险评估完成之后他们需要回到原来的部门。由于这种组织机构多为临时性机构，很容易使组织机构成员把档案安全风险评估工作当做一项临时性、附加性的工作，特别是与原工作单位安排发生冲突时，这种矛盾会更加明显。

    （二）专家库建设滞后，影响档案安全风险评估的科学性

    目前，档案部门在风险管理、计算机、信息系统等方面的人才较为缺乏，无法独立完成档案安全风险评估的任务，因此必须借助相关专家的智力支持。然而，从专家库建设上来看，由于缺乏对专家库规范化的管理，很容易造成专家选择随意性较大。一是专家年龄结构不合理，专家的整体年龄偏大；二是专家专业结构不合理，风险管理、计算机技术、工程技术、信息化等方面专家数量偏少；三是专家咨询方式较为单一，大多采取座谈会、研讨会等形式；四是专家业绩考核机制缺乏等等。上述因素极大地影响了部分专家的积极性、创造性，进而影响咨询效果，导致档案安全风险评估结果的科学性得不到保障。

    （三）物质保障薄弱，制约档案安全风险评估的快速发展

    档案安全风险评估的开展，离不开档案安全风险评估指标体系、评估技术、工具、经费等物质支持。然而，目前在全国范围内还没有建立统一、规范的档案安全风险评估指标体系，各省市建立的评估指标体系不尽相同，无法为档案安全风险评估提供有效的依据，进而影响了在全国范围内推进档案安全风险评估的进度。此外，目前档案安全风险评估经费短缺，没有专项经费预算，经费使用随意性较大的问题也较为突出。

    二、完善档案安全风险评估组织保障体系的措施

    （一）厘清档案安全风险评估参与方的关系及其职责

    从参与档案安全风险评估的组织机构来看，主要有档案行政管理部门、档案机构、档案安全风险评估服务机构和评估专家库等。档案行政管理部门应负责制定档案安全风险评估的政策、法规、标准，对风险评估的实施进行指导、监督、检查。承担档案安全风险评估工作的机构，可以是档案部门内部组成的具备相应条件的独立机构，也可以是具备相应资质的档案部门外部的社会专业机构。例如：2015年11月18日，中国信息安全认证中心公布的信息安全风险评估服务资质认证获证的134家组织。[3]档案安全风险评估专家则可以由在档案安全、技术保护领域或档案行业中具有权威技术水平的专家组成，他们主要对评估方案、评估结果进行评审，在风险评估中提供相应的技术指导。

    （二）优化档案安全风险评估组织机构

    1.明确档案安全风险评估工作领导小组的职责。档案安全风险评估工作领导小组的具体职责应该包括：宣传风险评估工作的意义和目的，做好风险评估全员动员，聘请相关专业的技术专家和技术骨干组成专家小组，审核评估方案和评估工作的详细计划，管理和监督评估过程的，审查评估结果。

    2.加强档案安全风险评估工作效果的评估，将其纳入组织机构绩效评估的范围。组织机构绩效评估的范围不仅仅局限于对各职能部门工作的评估，同时也应将各种类型的工作领导小组（包括档案安全风险评估领导小组）的工作纳入绩效评估的范围，从而督促其有效地开展工作。

    （三）健全档案安全风险评估专家制度

    健全档案安全风险评估专家制度，在专家型人才的选择上，需要重点考虑：风险评估专家，他们熟悉风险评估的流程、方法，可以从总体上对风险评估进行把握，引入风险评估理念。技术专家，主要是档案保护技术、计算机技术、工程技术等方面的专家，他们可以从技术的层面对档案安全风险进行评估，增强风险评估的技术性、专业性。档案业务专家，他们对档案工作熟悉，能够把握档案工作的全过程。[4]在制度的建立健全上，一是建立档案安全风险评估专家数据库，明确档案安全风险评估专家小组的职责。档案安全风险评估专家小组的职责是对风险评估方案进行评审；负责在风险评估中提供相应的技术指导；对评估结果进行评审。专家数据库的产生可以推荐和自荐，按照多专业组成、代表性和独立评估等原则，从档案部门、企业、科研机构、高校等单位中评选产生。二是健全专家库运行机制，完善专家库的管理。对入库专家实行聘期制管理，且对其实行定期年度考核和届满考核。将考核材料归入专家库档案，作为下一届专家评选的参考依据，对业务水平停滞、工作业绩平庸、履职不力的专家注销资格，及时清退，不断优化专家库人才结构。同时，将考核结果告知专家，以便专家根据考核评价及时改进档案安全风险评估的相关工作。三是改变专家咨询方式，完善专家咨询机制。改变目前单一的专家咨询方式，采取多种专家咨询方法，例如德尔菲法、头脑风暴法、电子会议等，提升咨询效果。

    （四）完善档案安全风险评估物质保障制度

    1.建立健全档案安全风险评估指标体系，实现风险评估标准的统一规范，确保评估结果的科学性。一是对档案安全风险评估指标体系进一步细化和分类，分级分层建立档案安全风险评估指标体系。同一级别、同一层次上的综合档案馆、部门档案馆、专业档案馆之间在评估指标应有所区别，不同级别的同一类型的档案馆在评估指标上也应有所不同。二是确保档案安全风险评估指标体系的动态性。随着档案载体、环境等变化，档案安全风险点发生变化，在实践中应不断修正与检验档案安全风险评估指标体系的适用性，以确保其科学性与合理性。

    2.将档案安全风险评估所需的经费列入组织机构部门预算，加大经费的投入，保证评估工作有效运作。档案安全风险评估是需要成本的，因此，必须从部门预算中合理配置相应的专项评估经费，用于确保开展档案安全风险评估的资金保障。同时，为充分发挥专项经费的使用效益必须做到以下几个方面：一是实行专项经费预算精细化管理。严格按照档案安全风险评估的目标和任务，科学合理地编制和安排预算，加强经费的可行性论证。二是实行专项经费单独核算，专款专用，加强专项经费使用的监督。档案安全风险评估专项经费应纳入部门财务的统一管理，单独核算，确保专款专用，建立专项经费管理和使用的追踪问效机制。三是将档案安全风险评估专项经费使用情况考核纳入部门绩效考核评价体系。

    *本文为2016年度广西高校中青年教师基础能力提升项目“档案安全风险评估组织保障制度建设”（项目编号：KY2016LX065）的阶段性成果。

    注释及参考文献：

    [1]王良城.档案安全风险评估机制的建立与推行[J].中国档案，2011（2）：56.

    [2]李明华.在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话[J].中国档案，2016（1）：23.

    [3]信息安全风险评估服务资质认证获证组织名单[EB/OL].[2016-6-29].

    http：//www.isccc.gov.cn/zxyw/fwzzrz/fwzzrzzscx/ 09/870938.shtml

    [4]谭燕萍.档案安全风险评估动力机制分析[J].兰台世界，2016（2）：21.