数据透视表在审计工作中的应用
明粉娟
摘要：数据透视表是一种交互式表格，应用于审计工作，极大地方便了对大量数据的汇总、筛选、分析，进一步提高了审计工作效率。 在审计实践中，由于各被审计单位总是按照自己的需求及习惯建立自己的数据库和各种数据表，这些数据表可能涉及到多种跟生产要素有关的事项，而审计工作者在进行审计过程中，往往只关注数据表中的一项或是多项指标。数据表表项的复杂性与排列上的随意性与审计需求间的矛盾往往会给审计工作者带来较大的困扰，降低审计工作的效率。若能有效的解决这个矛盾将有效减轻审计工作人员工作量、提升审计效率。
关键词：Excel软件；数据透视表；辅助审计；透视表操作
通过对Excel软件功能的深入挖掘及使用，可以通过Excel创建数据透视表来有效的被审计表中的表项进行缩减及排序，并根據需求进行统计，这将极大缓解上诉矛盾对审计人员带来的困扰。本文主要研究如何通过Excel对Access数据库建立数据透视表，及数据透视表的基本操作。一、建立数据透视表
（一）首先运行excel程序，点击“数据”菜单，在选项中找到“来自access”按钮：
（二）点击来自access按钮，弹出选择数据源对话框窗口。
（三）找到所存放的access文件的位置后，选择文件后，点击打开按钮。
（四）接着出现导入数据对话框窗口，在该窗口中勾选数据透视表选项。
（五）接着从弹出的数据透视表字段表中选择需要的字段名称，这个时候数据就在excel表格中呈现了。二、数据透视表的基本操作
数据透视表（Pivot Table）是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。
（一）打开excel 2007，选择或制作一个你要做的表格（选择的话按住鼠标左键选择要被选中的表格或ctrl+a全选），选中的地方会变暗，表示你选中的区域。（见图1）
（二）点击插入菜单栏最左面的数据透视表，会出现两个选项卡：数据透视表和数据透视图，这里我们演示的数据透视表，再点击数据透视表。
（三）这时候就出现了创建数据透视表引导框，我们看到他又有两个子标题，每个标题又有两个可供选择的选项，第一个是“请选择要分析的数据”，由于前面我们已经选择了我们要分析的数据区域，所以我们看到第一个框内地址已经填好了，如果我们要分析的数据不在excel里，前面又没有载入到excel 里，这时就可以点击使用外部数据源前面的圆点，就可以从外部载入数据了。第二个是"选择放置数据透视表的位置"这里根据你的实际情况来选择放置的位置，一般我们选择第一个“新工作表”，默认是在“现有工作表里”这时我们再点击确定按钮。
（四）出现下图所示的新的数据透视表的选项框，在右侧“数据透视表字段列表”中的需要分析的在其复选框中打钩（也可以按照需要直接按住左键拖动到我们需要放置的下面的四个位置内，可以看到其里面自动就有了我们要分析的表的各个选项），打钩后的数据被全部默认插入在“行标签”中，可根据实际需求拖动至“报表筛选”、“列标签”、“行标签”“数值”。“报表筛选”的功能和“数据”选项卡中“数据”的“筛选”类似。
（五）在上面中我们把职位拖动到行标签，姓名拖到列标签，把出勤天数拖到数据项，这是数据表就自动生成了，当然这些行列标签都是随意改动的根据实际需要，如图1所示，其数值栏中的求和项有多种显示方式，达11种，如果我们想要统计方差、平均数之类的就可以改变数值栏中的计算类型，方法是在刚生成的数据透视表右击，选倒数第三个的“值字段设置”选择你需要的计算类型。
（六）当以上设置好时，再点击图表就可以可以看见标题栏中出现的“数据透视表工具选项卡”你就可以编辑设计排序刷新等。
通过上述内容描述，审计工作者可以较为容易的通过Excel对Access数据库建立数据透视表，使Access数据库中的数据更为直观、且容易操作，极大的方便审计工作的开展，提高审计工作的效率，同时提高审计准确性，有效的缓解被审计对象数据表结构复杂与审计工作需求间的矛盾。
参考文献：
[1]吴明，申健.利用EXCEL透视表对后台数据进行分析[J].信息技术，2002（10）.
[2]张明泽，郭朝辉.数据透视技术的应用[J].天津理工学院学报，2002（03）.
[3]汪锦龙.用EXCEL透视数据[J].华东经济管理，2001（01）.
（作者单位：罗平县审计局）
摘要：数据透视表是一种交互式表格，应用于审计工作，极大地方便了对大量数据的汇总、筛选、分析，进一步提高了审计工作效率。 在审计实践中，由于各被审计单位总是按照自己的需求及习惯建立自己的数据库和各种数据表，这些数据表可能涉及到多种跟生产要素有关的事项，而审计工作者在进行审计过程中，往往只关注数据表中的一项或是多项指标。数据表表项的复杂性与排列上的随意性与审计需求间的矛盾往往会给审计工作者带来较大的困扰，降低审计工作的效率。若能有效的解决这个矛盾将有效减轻审计工作人员工作量、提升审计效率。
关键词：Excel软件；数据透视表；辅助审计；透视表操作
通过对Excel软件功能的深入挖掘及使用，可以通过Excel创建数据透视表来有效的被审计表中的表项进行缩减及排序，并根據需求进行统计，这将极大缓解上诉矛盾对审计人员带来的困扰。本文主要研究如何通过Excel对Access数据库建立数据透视表，及数据透视表的基本操作。一、建立数据透视表
（一）首先运行excel程序，点击“数据”菜单，在选项中找到“来自access”按钮：
（二）点击来自access按钮，弹出选择数据源对话框窗口。
（三）找到所存放的access文件的位置后，选择文件后，点击打开按钮。
（四）接着出现导入数据对话框窗口，在该窗口中勾选数据透视表选项。
（五）接着从弹出的数据透视表字段表中选择需要的字段名称，这个时候数据就在excel表格中呈现了。二、数据透视表的基本操作
数据透视表（Pivot Table）是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。
（一）打开excel 2007，选择或制作一个你要做的表格（选择的话按住鼠标左键选择要被选中的表格或ctrl+a全选），选中的地方会变暗，表示你选中的区域。（见图1）
（二）点击插入菜单栏最左面的数据透视表，会出现两个选项卡：数据透视表和数据透视图，这里我们演示的数据透视表，再点击数据透视表。
（三）这时候就出现了创建数据透视表引导框，我们看到他又有两个子标题，每个标题又有两个可供选择的选项，第一个是“请选择要分析的数据”，由于前面我们已经选择了我们要分析的数据区域，所以我们看到第一个框内地址已经填好了，如果我们要分析的数据不在excel里，前面又没有载入到excel 里，这时就可以点击使用外部数据源前面的圆点，就可以从外部载入数据了。第二个是"选择放置数据透视表的位置"这里根据你的实际情况来选择放置的位置，一般我们选择第一个“新工作表”，默认是在“现有工作表里”这时我们再点击确定按钮。
（四）出现下图所示的新的数据透视表的选项框，在右侧“数据透视表字段列表”中的需要分析的在其复选框中打钩（也可以按照需要直接按住左键拖动到我们需要放置的下面的四个位置内，可以看到其里面自动就有了我们要分析的表的各个选项），打钩后的数据被全部默认插入在“行标签”中，可根据实际需求拖动至“报表筛选”、“列标签”、“行标签”“数值”。“报表筛选”的功能和“数据”选项卡中“数据”的“筛选”类似。
（五）在上面中我们把职位拖动到行标签，姓名拖到列标签，把出勤天数拖到数据项，这是数据表就自动生成了，当然这些行列标签都是随意改动的根据实际需要，如图1所示，其数值栏中的求和项有多种显示方式，达11种，如果我们想要统计方差、平均数之类的就可以改变数值栏中的计算类型，方法是在刚生成的数据透视表右击，选倒数第三个的“值字段设置”选择你需要的计算类型。
（六）当以上设置好时，再点击图表就可以可以看见标题栏中出现的“数据透视表工具选项卡”你就可以编辑设计排序刷新等。
通过上述内容描述，审计工作者可以较为容易的通过Excel对Access数据库建立数据透视表，使Access数据库中的数据更为直观、且容易操作，极大的方便审计工作的开展，提高审计工作的效率，同时提高审计准确性，有效的缓解被审计对象数据表结构复杂与审计工作需求间的矛盾。
参考文献：
[1]吴明，申健.利用EXCEL透视表对后台数据进行分析[J].信息技术，2002（10）.
[2]张明泽，郭朝辉.数据透视技术的应用[J].天津理工学院学报，2002（03）.
[3]汪锦龙.用EXCEL透视数据[J].华东经济管理，2001（01）.
（作者单位：罗平县审计局）
