声像档案数字化管理问题的探讨
李成祥
人类社会正步入信息数字化时代，数字化改变了信息处理的模式，城建档案馆的数字化已成为档案事业发展的必然趋势，城建档案館的传统管理模式将由此发生嬗变。城建档案管理系统中依赖特殊载体而形成的声像档案首当其冲遇到了新的挑战，同时又迎来了发展的机遇。声像档案工作如何在数字化进程中拓展发展渠道，更新管理内容，改进工作方式方法，已成为我们城建档案工作者需要思考的问题。
1 目前数字化声像档案管理存在的问题
1.1 多种因素制约造成声像档案资料收集的局限性
信息资料收集工作是实现数字化城建档案馆的基础性前提工作。没有信息源，信息的存储、连接、资源共享只能是空想。而声像档案发展尽管已有百年历史，但得到有关部门重视仅在八九十年代，应该肯定声像档案工作有了很大的发展，但是也存在不少制约因素、影响其进一步发展。一是缺少统一的收集标准，到底应该收集那些档案，随意性较大。各地的收集工作基本上是围绕本地区政府城市建设规划而拍摄的城市建设变迁情况，但城市建设是一项包涵面极大的系统工程，它包括城市规划、城市管理、城市工业、民用以及市政、园林、环保等方面的具体建设工作。二是缺少激励措施，大量散布在社会上的城建声像档案资料难以收集。三是声像档案依法管理力度不够。近年来，国家、地方发布了系列的法律、法规，对工程档案归档管理提出了要求，但就其声像档案归档要求在很多地方还没有得到具体落实，甚至在一些地方实行的工程档案预验收制度中，声像档案归纳具体要求还未被列上“议事列程”，没有得到重视。
1.2 声像档案存储管理技术规范不统一，直接影响声像档案的管理工作
声像档案存储管理工作是实现信息数字通信转换和输出的基本手段，目前大多数城建档案馆为适应数字化城建档案馆建设需要，将照片、录像资料进行数字化处理，转化成光盘贮藏，但高密度现代化存储技术和声像档案传统的储存模式发生了两个不统一的矛盾现象。第一是存储设备和素材不统一的矛盾。由于先进的存储技术是逐步发展起来的，因此不同时期拍摄的声像素材和生产厂家设备类型要求不一，造成录像素材处理过程的格式不统一，如拍摄设备从最早的家用摄像机、背包机、BETACAM摄像机、DV格式、MPEG2格式摄录一体机，而资料贮存的介质从大1/2录像带、3/4录像带、超8录像带、BETACAM录像带发展到DV、MPEG2格式录像带，这样品种繁多的一种录像带输出、就要一套与之相适应的设备完成，如果设备不匹配，录像带处理就收到限制。在这种没有统一国标储存格式情况下，我们在声像档案贮存管理中，必须进行统一格式转化素材，为建立一个没有时空限制的数字化城建档案馆创造条件。第二个问题是信息管理标准不统一、规范矛盾。目前各城建档案馆用于信息数字化处理的计算机软件，根据本馆实际情况，制定相应的软件系统。对于其信息源标引、数据著录等编目标准在全国还未真正形成一个规范的“国标”。各家信息软件不兼容，难以信息资源共享，也不利于声像档案信息化的快速发展。这就是我们在数字化城建档案馆建设中管理方面需研究、探讨的问题。
1.3 声像档案利用服务工作问题
城建声像档案利用工作存在三个方面不足。一是利用方式上，人们仍习惯于传统的“坐等上门，你来我查”利用模式；二是缺乏数字网络专业技术人员，信息资源开发能力低，编研层次水平不高，针对性不强的编研成果影响社会服务能力；三是设备投入受经费限制，信息服务平台未真正建立，信息资料利用渠道不畅通，信息资源不能及时对外公布、交流。
2 数字化城建档案馆建设中声像档案管理工作发展的主要对策
2.1 丰富馆藏，进一步加强声像信息收集工作
第一要依法治档。在人们对声像档案归档意识不强的今天，我们声像档案管理者要贯彻好法律、法规，加大宣传力度，提高全社会档案意识和法律意识，强化有关人员对声像档案归档的重要性和必要性意识；在收集内容和范围上，要制定出具体的、合适的声像档案归档范围和规定，保证应该收集的声像档案资料收足收全。除在各地出台的地方性城建档案管理办法中把声像档案列上“议事日程”外，还应在工程档案预验收制度中，把声像重点工程档案纳入管理环节，保证声像工程档案归档和及时报送。第二在收集方式上，可以采用“突击”型和“长期”型两种方式收集声像档案资料。“突击”型收集方式，就是以政府城市建设方案为“蓝本”组织专门人员拍摄城市变迁，新旧面貌声像资料；采用“长期”积累型收集方式，就是指从事声像档案管理工作者，应是一个关注城市建设发展的“有心人”，就是因为随着科学技术的不断发展，摄影摄像技术被广泛采用，新闻、宣传、拍摄产生和形成大量的录像，特别是照片资料、甚至还有一些反映某一特定时期为背景的个人照片，都是我们声像档案资料的主要来源。第三，要制订激励措施，鼓励社会各界人士积极捐献城建声像档案资料。只有多种手段并举，才能为建立数字化城建档案馆提供多种类的完整、科学系统的声像档案信息源。
2.2 配备具有多种数字处理功能的设备，建立一个统一管理格式
标准规范是实施数字化城建档案馆工程的基础。我们声像档案管理模式无论是采取何种方式，都应有一个统一通用管理格式。这样才能有利于资源共享。如录像摄影方式无论是模拟还是数字等哪一种方式拍摄，都应通过技术手段将不同时期不同格式的资料转化成统一格式。照片档案数字化管理同样是一样，一要统一各地的管理软件，建立一个通用平台。二要考虑建立数字库管理的规范和标准，如是否包含案卷号、文件号、照片号、提名、摄影者以拍摄时间等基本要素，以确保数字资源共享和交换格式统一。
2.3 改变利用方式，实现声像档案信息资源共享
适应社会信息服务体系，将声像档案信息资源经数据处理后向社会开放，充分发挥声像档案独有的服务功能，提高城建档案馆社会知名度。一是提高声像档案的编研水平，以高层次的“二次开发”成果服务社会。把有一定广度和深度并有针对性的信息编研成果送给用户，提高信息利用价值，如各地城建档案馆正对已收集的录像资料经现代化手段处理，以专题片形式为社会、为建设施工单位等部门服务，实现其保存价值。城建照片档案经数字化处理后的目的也同样不仅是保管，我们也可以紧跟城市建设步伐，按不同主题，以新旧对比相结合方式，通过画册、展览等编研手段直观地为人们展示城市发展轨迹和现实面貌，为领导决策、史记以及宣传等部门提供服务利用。二是建立服务网络，拓宽多服务渠道。在做好为领导决策服务同时，将声像档案数字化，不断在网络上公布。声像档案与其它档案很大的区别是很多声像档案资料可以在网上直接公布，需求对象可以直接在网上了解档案馆的馆藏资料。一方面需要利用者可以进一步办理利用手续，方便利用者。另一方面，通过技术手段，对网上公布的资料进行保护，使其知识产权得到保护。同时，网上声像档案资料可以起到宣传城市发展，推动招商引资活动，为城市经济发展服务。
数字化声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新课题。声像档案也是一项大有作为的工作，是提升城建档案馆社会地位的极好载体。在声像档案地位越显重要的今天，特别是在高速度发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索、研究好声像档案管理这一问题，对数字化城建档案发展有着十分重要的意义。
人类社会正步入信息数字化时代，数字化改变了信息处理的模式，城建档案馆的数字化已成为档案事业发展的必然趋势，城建档案館的传统管理模式将由此发生嬗变。城建档案管理系统中依赖特殊载体而形成的声像档案首当其冲遇到了新的挑战，同时又迎来了发展的机遇。声像档案工作如何在数字化进程中拓展发展渠道，更新管理内容，改进工作方式方法，已成为我们城建档案工作者需要思考的问题。
1 目前数字化声像档案管理存在的问题
1.1 多种因素制约造成声像档案资料收集的局限性
信息资料收集工作是实现数字化城建档案馆的基础性前提工作。没有信息源，信息的存储、连接、资源共享只能是空想。而声像档案发展尽管已有百年历史，但得到有关部门重视仅在八九十年代，应该肯定声像档案工作有了很大的发展，但是也存在不少制约因素、影响其进一步发展。一是缺少统一的收集标准，到底应该收集那些档案，随意性较大。各地的收集工作基本上是围绕本地区政府城市建设规划而拍摄的城市建设变迁情况，但城市建设是一项包涵面极大的系统工程，它包括城市规划、城市管理、城市工业、民用以及市政、园林、环保等方面的具体建设工作。二是缺少激励措施，大量散布在社会上的城建声像档案资料难以收集。三是声像档案依法管理力度不够。近年来，国家、地方发布了系列的法律、法规，对工程档案归档管理提出了要求，但就其声像档案归档要求在很多地方还没有得到具体落实，甚至在一些地方实行的工程档案预验收制度中，声像档案归纳具体要求还未被列上“议事列程”，没有得到重视。
1.2 声像档案存储管理技术规范不统一，直接影响声像档案的管理工作
声像档案存储管理工作是实现信息数字通信转换和输出的基本手段，目前大多数城建档案馆为适应数字化城建档案馆建设需要，将照片、录像资料进行数字化处理，转化成光盘贮藏，但高密度现代化存储技术和声像档案传统的储存模式发生了两个不统一的矛盾现象。第一是存储设备和素材不统一的矛盾。由于先进的存储技术是逐步发展起来的，因此不同时期拍摄的声像素材和生产厂家设备类型要求不一，造成录像素材处理过程的格式不统一，如拍摄设备从最早的家用摄像机、背包机、BETACAM摄像机、DV格式、MPEG2格式摄录一体机，而资料贮存的介质从大1/2录像带、3/4录像带、超8录像带、BETACAM录像带发展到DV、MPEG2格式录像带，这样品种繁多的一种录像带输出、就要一套与之相适应的设备完成，如果设备不匹配，录像带处理就收到限制。在这种没有统一国标储存格式情况下，我们在声像档案贮存管理中，必须进行统一格式转化素材，为建立一个没有时空限制的数字化城建档案馆创造条件。第二个问题是信息管理标准不统一、规范矛盾。目前各城建档案馆用于信息数字化处理的计算机软件，根据本馆实际情况，制定相应的软件系统。对于其信息源标引、数据著录等编目标准在全国还未真正形成一个规范的“国标”。各家信息软件不兼容，难以信息资源共享，也不利于声像档案信息化的快速发展。这就是我们在数字化城建档案馆建设中管理方面需研究、探讨的问题。
1.3 声像档案利用服务工作问题
城建声像档案利用工作存在三个方面不足。一是利用方式上，人们仍习惯于传统的“坐等上门，你来我查”利用模式；二是缺乏数字网络专业技术人员，信息资源开发能力低，编研层次水平不高，针对性不强的编研成果影响社会服务能力；三是设备投入受经费限制，信息服务平台未真正建立，信息资料利用渠道不畅通，信息资源不能及时对外公布、交流。
2 数字化城建档案馆建设中声像档案管理工作发展的主要对策
2.1 丰富馆藏，进一步加强声像信息收集工作
第一要依法治档。在人们对声像档案归档意识不强的今天，我们声像档案管理者要贯彻好法律、法规，加大宣传力度，提高全社会档案意识和法律意识，强化有关人员对声像档案归档的重要性和必要性意识；在收集内容和范围上，要制定出具体的、合适的声像档案归档范围和规定，保证应该收集的声像档案资料收足收全。除在各地出台的地方性城建档案管理办法中把声像档案列上“议事日程”外，还应在工程档案预验收制度中，把声像重点工程档案纳入管理环节，保证声像工程档案归档和及时报送。第二在收集方式上，可以采用“突击”型和“长期”型两种方式收集声像档案资料。“突击”型收集方式，就是以政府城市建设方案为“蓝本”组织专门人员拍摄城市变迁，新旧面貌声像资料；采用“长期”积累型收集方式，就是指从事声像档案管理工作者，应是一个关注城市建设发展的“有心人”，就是因为随着科学技术的不断发展，摄影摄像技术被广泛采用，新闻、宣传、拍摄产生和形成大量的录像，特别是照片资料、甚至还有一些反映某一特定时期为背景的个人照片，都是我们声像档案资料的主要来源。第三，要制订激励措施，鼓励社会各界人士积极捐献城建声像档案资料。只有多种手段并举，才能为建立数字化城建档案馆提供多种类的完整、科学系统的声像档案信息源。
2.2 配备具有多种数字处理功能的设备，建立一个统一管理格式
标准规范是实施数字化城建档案馆工程的基础。我们声像档案管理模式无论是采取何种方式，都应有一个统一通用管理格式。这样才能有利于资源共享。如录像摄影方式无论是模拟还是数字等哪一种方式拍摄，都应通过技术手段将不同时期不同格式的资料转化成统一格式。照片档案数字化管理同样是一样，一要统一各地的管理软件，建立一个通用平台。二要考虑建立数字库管理的规范和标准，如是否包含案卷号、文件号、照片号、提名、摄影者以拍摄时间等基本要素，以确保数字资源共享和交换格式统一。
2.3 改变利用方式，实现声像档案信息资源共享
适应社会信息服务体系，将声像档案信息资源经数据处理后向社会开放，充分发挥声像档案独有的服务功能，提高城建档案馆社会知名度。一是提高声像档案的编研水平，以高层次的“二次开发”成果服务社会。把有一定广度和深度并有针对性的信息编研成果送给用户，提高信息利用价值，如各地城建档案馆正对已收集的录像资料经现代化手段处理，以专题片形式为社会、为建设施工单位等部门服务，实现其保存价值。城建照片档案经数字化处理后的目的也同样不仅是保管，我们也可以紧跟城市建设步伐，按不同主题，以新旧对比相结合方式，通过画册、展览等编研手段直观地为人们展示城市发展轨迹和现实面貌，为领导决策、史记以及宣传等部门提供服务利用。二是建立服务网络，拓宽多服务渠道。在做好为领导决策服务同时，将声像档案数字化，不断在网络上公布。声像档案与其它档案很大的区别是很多声像档案资料可以在网上直接公布，需求对象可以直接在网上了解档案馆的馆藏资料。一方面需要利用者可以进一步办理利用手续，方便利用者。另一方面，通过技术手段，对网上公布的资料进行保护，使其知识产权得到保护。同时，网上声像档案资料可以起到宣传城市发展，推动招商引资活动，为城市经济发展服务。
数字化声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新课题。声像档案也是一项大有作为的工作，是提升城建档案馆社会地位的极好载体。在声像档案地位越显重要的今天，特别是在高速度发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索、研究好声像档案管理这一问题，对数字化城建档案发展有着十分重要的意义。
