高校档案信息化建设探析
摘 要：高校档案是指高校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等多种形式、载体的历史记录。“档案管理网络化，电子文件档案化”将成为档案事业发展的必然趋势。在档案由手工操作、实体管理走向信息化管理的过程中，高校档案信息化建设工作需要给予足够的重视。
关键词：高校；档案；信息化；建设
1 引言
高校档案信息化是指高校在进行档案管理的过程中，运用信息化手段，充分挖掘档案的利用价值，提高档案管理效率和服务水平，使高校档案管理工作的各个流程更加规范、合理、便捷的一种过程。高校档案作为人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的真实记录，信息化时代对其管理模式提出了更高的要求，现代管理模式和理念的运用能够使档案发挥出更高的经济效益及社会效益。
2 高校档案信息化建设的必要性与迫切性
2.1 是现代社会发展的需要
随着现代科技的迅猛发展，信息化浪潮扑面而来，人类社会的生产与生活方式也发生了翻天覆地的变化。档案作为记载人类历史文明发展进程以及承载信息特质的重要载体，传统的手工管理档案的模式已跟不上人们对档案信息的现实需求，开始向着数字化方向发展，这就需要我们创新档案管理模式以适应时代发展。
2.2 是数字化校园建设的需要
随着办公自动化的发展，数字化校园建设正逐步完善，高校普遍建立了校园网与办公自动化系统，信息化已经渗透到教学、科研、管理的方方面面，档案信息化已成为高校档案工作发展的必然趋势。
2.3 是档案管理与服务水平提升的需要
信息化环境下，档案馆收集、整理与利用档案的模式会有质的变化，档案馆工作人员的角色将从档案的直接整理者转变为档案资料的审核者，减少了工作量，缩短了档案形成利用的周期，提升了档案管理的水平。信息化程度的加大也有效地提高了档案工作的服务能力，扩展了档案工作的服务领域。
3 高校档案信息化建设对传统档案管理模式的冲击分析
3.1 高校传统档案管理工作发生根本性变革
对于传统高校档案管理工作来说，一般包括以下几方面的基本内容：①收集；②整理；③编目；④立卷；⑤归档⑥利用。在这些基本的环节当中，高校档案管理员基本上都处于打字员和保管员的角色定位。然而，信息化条件下，高校档案管理工作有了重大的变革。我们可以这么理解，高校档案管理的中心工作已然发生了重大的改变。无论是从工作环境开始向数字环境迁移来看；还是从纸质载体的变革来看都有着非常广泛的变化。信息化时代，高校档案管理工作越来越依赖于计算机及其相关技术的展开，从而对工作效率和质量来说有了大幅度的提升。
3.2 关于档案信息化技术衍生出的新档案管理业务
信息化时代，档案管理也有了相应的新业务，也就是我们通常所说的电子文件。电子文件的出现为现有的档案管理工作带来了很大的机遇和挑战。要知道，电子文件的基础是二进制代码的。电子文件有这样的特点：①文件小；②载体携带方便；③可以网络传输。电子文件的出现，从而在很多内容上形成新的业务活动，像是档案数字化业务，信息安全管理业务等等。我们可以这么理解，电子文件是信息化的代表所在，有着非常明显的信息特点和重要作用。
3.3 关于档案信息化建设影响了高校档案的利用方式
数字信息化档案从最大限度上可以使得使用者抛开时间和空间的限制，这样档案馆这种占据大量空间和人力的设施就可以的逐渐的被取消，这也在一定程度上为我国现代化建设节约了资金和其他开支。另外，网上档案的开放也使得新时期我国档案管理工作有了一个新的拓展和良性的循环。笔者在这里要着重强调的是，传统档案管理模式当中，档案人员要用档案利用而进行相当多的工作，如文献汇编和专题汇编等等。相较于传统的做法，这也在一定程度上为档案数据整理工作提升了更为广阔的时间和精力去完成其他工作。
4 高校档案信息化建设的措施
4.1 基础设施建设
基础设施是档案信息化建设的基础与根本，基础设施建设包括应用系统软件建设与硬件设施建设。目前高校档案馆引进档案管理系统的不在少数，但都存在开发不完全，利用不彻底的现象，因此急需加大应用系统软件平台的建设，深入挖掘系统潜在功能；档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此也需要配置相应的硬件设备。
4.2 信息资源建设
①信息资源数字化建设：一是注重校内各二级部门电子文件的收集整理，使收集整理工作形成制度，档案管理软件要与校内各类办公自动化系统有效接轨；二是馆藏档案数字化，馆藏档案数字化包括把馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览[2]；三是档案网站建设，通过网站建设，高校可以拓宽档案征集的渠道，亦可通过网站上传开放部分档案信息资源，为学校与社会利用档案提供方便。②信息资源数据库建设：利用现有的电子档案建立档案数据庫，尤其是具有高校发展特色的档案数据库。
4.3 安全保障体系建设
信息技术给档案事业带来机遇的同时，也带来了挑战，档案管理软件作为高校档案信息化建设的重要组成部分，在方便社会利用档案的同时，如何保证数据信息不被窃取篡改，已经成为档案信息化发展过程中不容忽视的问题。从信息安全的角度看，档案信息化程度越高，信息安全面临的风险也就越大。目前的档案管理软件普遍存在管理人员混乱，级别权限不明等问题。因此急需构建档案信息化安全保障体系。安全保障体系的建设要以硬件设备为基础，网络建设为框架，软件为技术支撑，管理为保障。通过切实可行的管理措施与技术手段（如访问权限的分级管理与安装专用的防火墙和防病毒软件），加强对档案信息化过程中可能存在风险项的监管。
4.4 相关政策法规建设
为保证档案事业的顺利发展，国家先后出台了多项政策法规，坚持“以法治档”。如《档案法》《电子文件归档与电子档案管理办法》，还有特别针对高校的《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令，2008年9月1日起施行），2015年上半年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等等。这些政策法规的出台和施行，为档案工作提供了依据，有效地保障了档案信息资源的合理开发和利用。高校应根据诸如上述提及的档案法律法规健全完善适合高校运行的档案规章制度。
4.5 人才队伍建设
档案信息化工作的推进离不开科学技术的应用，这就需要对档案管理人员的素质提出新的要求，而目前高校档案工作者普遍存在年龄结构偏高，知识结构不合理的现象，缺乏相应的专业技术人才，尤其是既精通档案业务又懂得信息技术的复合型人才。
高校档案部门要以人才为根本，重视档案队伍的素质建设，通过招聘、培训等多渠道，多方式培养档案专业人才，制定学习与培训计划，有针对性地请进来、走出去，加强档案信息化知识的普及，优化档案管理人员的知识结构。
5 结束语
在以往高校档案传统管理模式当中，我们应用的大量的人力和物力，然而进展可以说是事半功倍的。然而，现代化的档案管理理念和管理策略为我们带来新的机遇的同时，也暴露了更多问题所在。未来，如何进一步完善我国高校档案管理信息化进程使其更好的为高校顺利发展保驾护航是今后我们所要面对的一大重要课题。
参考文献
[1]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，01：181-182.
[2]杨芳.高校档案信息化建设现状及对策研究[J].山西科技，2015，05：107-109.
作者简介
李容（1983-），女，天津静海人，研究生，毕业于河北师范大学，馆员，研究方向：档案管理。
关键词：高校；档案；信息化；建设
1 引言
高校档案信息化是指高校在进行档案管理的过程中，运用信息化手段，充分挖掘档案的利用价值，提高档案管理效率和服务水平，使高校档案管理工作的各个流程更加规范、合理、便捷的一种过程。高校档案作为人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的真实记录，信息化时代对其管理模式提出了更高的要求，现代管理模式和理念的运用能够使档案发挥出更高的经济效益及社会效益。
2 高校档案信息化建设的必要性与迫切性
2.1 是现代社会发展的需要
随着现代科技的迅猛发展，信息化浪潮扑面而来，人类社会的生产与生活方式也发生了翻天覆地的变化。档案作为记载人类历史文明发展进程以及承载信息特质的重要载体，传统的手工管理档案的模式已跟不上人们对档案信息的现实需求，开始向着数字化方向发展，这就需要我们创新档案管理模式以适应时代发展。
2.2 是数字化校园建设的需要
随着办公自动化的发展，数字化校园建设正逐步完善，高校普遍建立了校园网与办公自动化系统，信息化已经渗透到教学、科研、管理的方方面面，档案信息化已成为高校档案工作发展的必然趋势。
2.3 是档案管理与服务水平提升的需要
信息化环境下，档案馆收集、整理与利用档案的模式会有质的变化，档案馆工作人员的角色将从档案的直接整理者转变为档案资料的审核者，减少了工作量，缩短了档案形成利用的周期，提升了档案管理的水平。信息化程度的加大也有效地提高了档案工作的服务能力，扩展了档案工作的服务领域。
3 高校档案信息化建设对传统档案管理模式的冲击分析
3.1 高校传统档案管理工作发生根本性变革
对于传统高校档案管理工作来说，一般包括以下几方面的基本内容：①收集；②整理；③编目；④立卷；⑤归档⑥利用。在这些基本的环节当中，高校档案管理员基本上都处于打字员和保管员的角色定位。然而，信息化条件下，高校档案管理工作有了重大的变革。我们可以这么理解，高校档案管理的中心工作已然发生了重大的改变。无论是从工作环境开始向数字环境迁移来看；还是从纸质载体的变革来看都有着非常广泛的变化。信息化时代，高校档案管理工作越来越依赖于计算机及其相关技术的展开，从而对工作效率和质量来说有了大幅度的提升。
3.2 关于档案信息化技术衍生出的新档案管理业务
信息化时代，档案管理也有了相应的新业务，也就是我们通常所说的电子文件。电子文件的出现为现有的档案管理工作带来了很大的机遇和挑战。要知道，电子文件的基础是二进制代码的。电子文件有这样的特点：①文件小；②载体携带方便；③可以网络传输。电子文件的出现，从而在很多内容上形成新的业务活动，像是档案数字化业务，信息安全管理业务等等。我们可以这么理解，电子文件是信息化的代表所在，有着非常明显的信息特点和重要作用。
3.3 关于档案信息化建设影响了高校档案的利用方式
数字信息化档案从最大限度上可以使得使用者抛开时间和空间的限制，这样档案馆这种占据大量空间和人力的设施就可以的逐渐的被取消，这也在一定程度上为我国现代化建设节约了资金和其他开支。另外，网上档案的开放也使得新时期我国档案管理工作有了一个新的拓展和良性的循环。笔者在这里要着重强调的是，传统档案管理模式当中，档案人员要用档案利用而进行相当多的工作，如文献汇编和专题汇编等等。相较于传统的做法，这也在一定程度上为档案数据整理工作提升了更为广阔的时间和精力去完成其他工作。
4 高校档案信息化建设的措施
4.1 基础设施建设
基础设施是档案信息化建设的基础与根本，基础设施建设包括应用系统软件建设与硬件设施建设。目前高校档案馆引进档案管理系统的不在少数，但都存在开发不完全，利用不彻底的现象，因此急需加大应用系统软件平台的建设，深入挖掘系统潜在功能；档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此也需要配置相应的硬件设备。
4.2 信息资源建设
①信息资源数字化建设：一是注重校内各二级部门电子文件的收集整理，使收集整理工作形成制度，档案管理软件要与校内各类办公自动化系统有效接轨；二是馆藏档案数字化，馆藏档案数字化包括把馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览[2]；三是档案网站建设，通过网站建设，高校可以拓宽档案征集的渠道，亦可通过网站上传开放部分档案信息资源，为学校与社会利用档案提供方便。②信息资源数据库建设：利用现有的电子档案建立档案数据庫，尤其是具有高校发展特色的档案数据库。
4.3 安全保障体系建设
信息技术给档案事业带来机遇的同时，也带来了挑战，档案管理软件作为高校档案信息化建设的重要组成部分，在方便社会利用档案的同时，如何保证数据信息不被窃取篡改，已经成为档案信息化发展过程中不容忽视的问题。从信息安全的角度看，档案信息化程度越高，信息安全面临的风险也就越大。目前的档案管理软件普遍存在管理人员混乱，级别权限不明等问题。因此急需构建档案信息化安全保障体系。安全保障体系的建设要以硬件设备为基础，网络建设为框架，软件为技术支撑，管理为保障。通过切实可行的管理措施与技术手段（如访问权限的分级管理与安装专用的防火墙和防病毒软件），加强对档案信息化过程中可能存在风险项的监管。
4.4 相关政策法规建设
为保证档案事业的顺利发展，国家先后出台了多项政策法规，坚持“以法治档”。如《档案法》《电子文件归档与电子档案管理办法》，还有特别针对高校的《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令，2008年9月1日起施行），2015年上半年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等等。这些政策法规的出台和施行，为档案工作提供了依据，有效地保障了档案信息资源的合理开发和利用。高校应根据诸如上述提及的档案法律法规健全完善适合高校运行的档案规章制度。
4.5 人才队伍建设
档案信息化工作的推进离不开科学技术的应用，这就需要对档案管理人员的素质提出新的要求，而目前高校档案工作者普遍存在年龄结构偏高，知识结构不合理的现象，缺乏相应的专业技术人才，尤其是既精通档案业务又懂得信息技术的复合型人才。
高校档案部门要以人才为根本，重视档案队伍的素质建设，通过招聘、培训等多渠道，多方式培养档案专业人才，制定学习与培训计划，有针对性地请进来、走出去，加强档案信息化知识的普及，优化档案管理人员的知识结构。
5 结束语
在以往高校档案传统管理模式当中，我们应用的大量的人力和物力，然而进展可以说是事半功倍的。然而，现代化的档案管理理念和管理策略为我们带来新的机遇的同时，也暴露了更多问题所在。未来，如何进一步完善我国高校档案管理信息化进程使其更好的为高校顺利发展保驾护航是今后我们所要面对的一大重要课题。
参考文献
[1]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，01：181-182.
[2]杨芳.高校档案信息化建设现状及对策研究[J].山西科技，2015，05：107-109.
作者简介
李容（1983-），女，天津静海人，研究生，毕业于河北师范大学，馆员，研究方向：档案管理。
