新形势下的军供站档案管理探析
徐静
摘要：军供站档案管理工作是军供站整体工作的重要组成部分，做好军供站档案信息管理工作是促进军供站整体建设的重要保障。本文对军供站档案信息的特点进行了简要分析，进而提出新形势下做好军供站档案信息管理工作的可行性策略。希望能给军供站档案管理工作提供参考与借鉴。
关键词：军供站 军供管理 档案管理 可行策略
中图分类号：G271 文献标识码：A
军供站档案是军供管理信息的重要资料，反映了我国军供管理的真实情况，对优化军供建设，促进军供管理工作有着十分重要的价值。军供档案不仅是军供站不可或缺的重要资产，也是我国档案的重要组成部分，是国家的宝贵信息财富。因此，搞好军供档案管理工作，对于促进军队建设有着十分重要的现实意义。
1军供档案具有多元性、机要性特点
与其他档案相比，军供档案具有独特性质。军供档案的领导部门是各级民政部门，并且接受军事部门的监督指导。军供站主要是满足军队的饮食用水的供应单位。所以档案信息上既具有各级政府及社会群众保障部队后勤供应的档案信息，又包括军队与地方政府协作的信息，以及人民群众卫国戍边、保卫国防的相关档案信息。军供档案信息真实地反映了军民团结、爱民拥军的真实面貌。在这些信息当中，也反映了我国军队后勤供应的管理体制，因而它具有其他机关、企业事业单位所不具备的信息资料。
军供档案信息类型繁多，与其他档案管理相比，同样涵盖了科技、会计、人事、文书等相关档案，但集中的突出了其主要职能，即军供业务档案信息，所以，军供档案具有门类繁多的特点。
2军供站档案管理中存在的问题
首先，存在的一个重要问题是档案管理意识不强。档案管理相关人员或部分领导对档案管理的认识存在误区。虽然也认识到了档案管理的重要性，但是片面认为档案管理仅是档案管理人员的事情，在思想上没有引起足够重视，致使档案管理工作效率不高，如一些办理完毕的材料没有及时上交归档，而是滞留在承办人员手中，造成收集不及时及漏档现象。
其次是制度管理不健全与完善，没有统一的标准。当前，军供站各类档案都分散于各个职能部门，没有相关制度来规范而实现综合管理，制度的缺位及不统一，造成各部门平时没有随时整理手中文件的习惯，致使档案材料乱扔乱存现象十分严重。
再次，档案管理人员业务能力不强，大部分档案管理人员没有经过专业的培训，不仅档案管理技能欠缺，而且对于档案的管理规范要求、档案管理的重要意义认识不足，对于整理、归档、装订等基本业务不了解，尤其是档案收集意识不强。档案管理一般是由相关人员兼职，在工作中出现分心现象，不能集中精力投入到档案管理当中，平时只是将档案放于档案盒中，对整理归档工作不重视，严重影响了档案管理的效率。档案管理人员与部门之间在工作时缺乏协调与沟通，致使档案内容缺失现象相当严重。
此外，在档案管理的硬件投入方面还缺乏力度，档案管理必备的硬件条件落实不力，甚至缺乏专用的档案库房，档案管理人员的办公室成了档案室。“八防”设备、档案装具等不规范，影响了档案的规范化管理。更重要的是军供站信息化建设步伐缓慢，得不到高度重视，这是造成档案信息利用与开发工作得不到有效开展的重要原因。
3强化军供站档案管理的策略
3.1提高档案管理意识
军供站在正规化建设中取得了很大进步，而档案管理工作却滞后于正规化建设的进程，这是领导观念及相关人员档案管理意识不强造成的。所以，要充分认识到军供站档案管理工作的重要性，从根本上改变军供站档案管理落后于其他正规化建设工作的局面。负责档案管理的领导及相关管理人员，要认真学习相關档案管理的理论知识，特别要体会军供站档案管理工作在促进军队与国防建设中的重要意义。这就需要各民政局与档案局实行密切协调与合作，真正把军供站档案管理工作纳入正规化，把军供站档案管理工作作为军供站建设的重要内容抓实抓好。要大力进行军供站档案知识的宣传，让人们了解到开发利用军供档案的意义与价值。同时，要把军供档案管理工作作为对领导职责及军供站正规化建设的重要考核内容。促进军供站建设与军供档案管理工作的同步进行，使领导与档案管理者认识到军供档案管理工作在促进军供站正规化建设的重要作用。如各民政局可以通过一些讲座讲解相关军供档案管理的要求及知识，明确各级军供站领导的档案管理职责，特别强调要把军供档案管理工作作为军供站正规化建设的重要内容切实抓好。通过一系列学习活动引起各级军供站领导对档案管理工作的重视。促进军供站按正规化档案管理的要求进行工作，提高档案管理水平。
3.2加强管理制度，建立完善军供档案规范
军供站的档案管理离不开制度的规范。首先军供站要根据国家相关法律法规来开展工作，做到依规而行。在执行制度时要结合军供站档案管理的实际情况，把各项制度落到实处。并且在国家法律及省相关制度的引领下，根据自身实际制定档案管理工作的规章制度。如《档案管理人员岗位责任制度》《档案管理人员工作规则》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》《文件材料归档制度》等。这些制度都要落实到部门，落实到每个工作人员，特别是负责档案管理的领导及人员，要在吃透制度精神的基础上，加强自身规范意识的培养。要严格按制度办事，这样才能实现档案的规范化管理。如果建立了制度不去执行，或者在执行的过程中大打折扣，那么制度也就形同一纸空文，档案管理也就没有起色。因此，要真正把制度的建设与落实工作抓好，才能促进档案管理工作的持续发展。
3.3加强军供站的档案信息化建设
3.3.1科学规划，明确军供档案信息化建设的整体思路
军供站信息化建设必须要有明确的目标，并围绕总体目标提高档案信息的质量与效益。规划要分步实施，抓住重点，稳步推进。要科学规划与分步实施相结合，将军供站档案信息化建设纳入军供站整体建设的总体框架当中；抓重点落实与稳步推进相结合。军供站档案信息化是一个循序渐进的过程，必须从基础抓起，加大投入，以重点突破带动整体档案工作的发展；目前军供站通常是把档案信息局域网建设作为基础性建设项目，以档案信息的开发为核心，同时抓住网络信息安全，在防护环节上下工夫，在网络基础环节的建设上取得进展；边建设边使用相结合。
3.3.2建立信息化建设规章制度，使军供站档案信息化建设稳步推进
首先，要建立健全相关法律制度与规范。国家各级立法机关及档案信息化建设部门要建立相关法律规定，军供站要结合工作情况，不断推进档案信息化建设制度与规范的制定。信息化建设需要对档案数字化，而数字化档案信息具有很多新的特点，如在形式上要具有多样性，在存储媒体与设备系统上要具有兼容性，数字资源管理要具有持久性等，针对这些特点军供站信息化建设要建立一套与之相应的规章与规范。
其次，要通过建立完善军供站档案信息安全保密规范，保障档案信息的安全完整。这是军供站档案工作的重要内容。军供站档案由于其在军队建设中发挥作用的重要性，决定了维护档案信息安全的重要性。维护档案安全要靠先进的技术、科学的制度、严格的管理。军供站信息化建设要重视新技术、新手段的运用，要特别重视制度的规范与引领作用，要加大信息收集、归档与利用等环节的管理力度，切实提升军供站档案信息化建设的规范化、现代化与科学化水准。对于档案信息化建设过程中的网络化建设，要结合安全管理同步进行，在军供站档案信息网络建设的同时，要做到方便利用和安全维护相结合，以确保档案信息化建设的顺利推进。
3.3.3加强人才培养，为档案信息化建设打好基础
军供站档案信息建设内容的多元化，而电子档案管理与纸质档案管理是不相同的，这对档案管理者提出了更高的要求。所以档案管理者需要具备较高的管理技能。要树立人才是第一资源的观念，采取多种措施培养档案管理高素质人才。这需要提高档案管理人员的理论水平和科学文化素养，丰富档案管理人员的知识结构，同时要加强对档案管理人员的思想教育，提高其职业道德水平，使其发扬敬业精神，全身心地投入到档案管理工作当中，通过不断的学习，提高档案管理业务能力。只要人才资源具备了，才能促进档案管理工作的顺利进行，不断满足军供站建设的要求。
3.3.4提高档案管理服务水平，促进军供站建设
军供站档案管理的最终目的是促进军供站的建设及各项工作的顺利开展，所以提高档案的利用与服务价值是军供站档案管理最基本的任务。如果档案只是限于收存与保管，那就不可能发挥档案管理的实用价值。军供站档案信息化要促进档案信息的充分利用，充分发挥军供档案信息的利用价值。一是档案管理工作要以提高利用价值为导向。军供站档案信息化建设不能只满足于建设好与保存好的层面上，而是重点着眼于档案信息的服务与利用上。军供档案管理工作人员应该提高工作的主动性，主动了解军队建设对档案的信息需求，积极为机关部门的决策出台提供高质量的信息保障，提供必要翔实的历史信息资源。二是军供站档案管理要注重档案信息资源的开发，对于馆藏档案资源进行数字化处理，广泛搜集与整理各种电子文件，确保数字化信息的质量与数量。
新形势下军供站档案管理工作，必须提高管理意识，加强档案管理的制度建设，特别要注意档案管理的信息化建設。这需要提高档案信息管理人员的素质，加强档案信息数字化建设，提高军供站档案信息的利用与开发，促进军供站各项工作的顺利开展。
摘要：军供站档案管理工作是军供站整体工作的重要组成部分，做好军供站档案信息管理工作是促进军供站整体建设的重要保障。本文对军供站档案信息的特点进行了简要分析，进而提出新形势下做好军供站档案信息管理工作的可行性策略。希望能给军供站档案管理工作提供参考与借鉴。
关键词：军供站 军供管理 档案管理 可行策略
中图分类号：G271 文献标识码：A
军供站档案是军供管理信息的重要资料，反映了我国军供管理的真实情况，对优化军供建设，促进军供管理工作有着十分重要的价值。军供档案不仅是军供站不可或缺的重要资产，也是我国档案的重要组成部分，是国家的宝贵信息财富。因此，搞好军供档案管理工作，对于促进军队建设有着十分重要的现实意义。
1军供档案具有多元性、机要性特点
与其他档案相比，军供档案具有独特性质。军供档案的领导部门是各级民政部门，并且接受军事部门的监督指导。军供站主要是满足军队的饮食用水的供应单位。所以档案信息上既具有各级政府及社会群众保障部队后勤供应的档案信息，又包括军队与地方政府协作的信息，以及人民群众卫国戍边、保卫国防的相关档案信息。军供档案信息真实地反映了军民团结、爱民拥军的真实面貌。在这些信息当中，也反映了我国军队后勤供应的管理体制，因而它具有其他机关、企业事业单位所不具备的信息资料。
军供档案信息类型繁多，与其他档案管理相比，同样涵盖了科技、会计、人事、文书等相关档案，但集中的突出了其主要职能，即军供业务档案信息，所以，军供档案具有门类繁多的特点。
2军供站档案管理中存在的问题
首先，存在的一个重要问题是档案管理意识不强。档案管理相关人员或部分领导对档案管理的认识存在误区。虽然也认识到了档案管理的重要性，但是片面认为档案管理仅是档案管理人员的事情，在思想上没有引起足够重视，致使档案管理工作效率不高，如一些办理完毕的材料没有及时上交归档，而是滞留在承办人员手中，造成收集不及时及漏档现象。
其次是制度管理不健全与完善，没有统一的标准。当前，军供站各类档案都分散于各个职能部门，没有相关制度来规范而实现综合管理，制度的缺位及不统一，造成各部门平时没有随时整理手中文件的习惯，致使档案材料乱扔乱存现象十分严重。
再次，档案管理人员业务能力不强，大部分档案管理人员没有经过专业的培训，不仅档案管理技能欠缺，而且对于档案的管理规范要求、档案管理的重要意义认识不足，对于整理、归档、装订等基本业务不了解，尤其是档案收集意识不强。档案管理一般是由相关人员兼职，在工作中出现分心现象，不能集中精力投入到档案管理当中，平时只是将档案放于档案盒中，对整理归档工作不重视，严重影响了档案管理的效率。档案管理人员与部门之间在工作时缺乏协调与沟通，致使档案内容缺失现象相当严重。
此外，在档案管理的硬件投入方面还缺乏力度，档案管理必备的硬件条件落实不力，甚至缺乏专用的档案库房，档案管理人员的办公室成了档案室。“八防”设备、档案装具等不规范，影响了档案的规范化管理。更重要的是军供站信息化建设步伐缓慢，得不到高度重视，这是造成档案信息利用与开发工作得不到有效开展的重要原因。
3强化军供站档案管理的策略
3.1提高档案管理意识
军供站在正规化建设中取得了很大进步，而档案管理工作却滞后于正规化建设的进程，这是领导观念及相关人员档案管理意识不强造成的。所以，要充分认识到军供站档案管理工作的重要性，从根本上改变军供站档案管理落后于其他正规化建设工作的局面。负责档案管理的领导及相关管理人员，要认真学习相關档案管理的理论知识，特别要体会军供站档案管理工作在促进军队与国防建设中的重要意义。这就需要各民政局与档案局实行密切协调与合作，真正把军供站档案管理工作纳入正规化，把军供站档案管理工作作为军供站建设的重要内容抓实抓好。要大力进行军供站档案知识的宣传，让人们了解到开发利用军供档案的意义与价值。同时，要把军供档案管理工作作为对领导职责及军供站正规化建设的重要考核内容。促进军供站建设与军供档案管理工作的同步进行，使领导与档案管理者认识到军供档案管理工作在促进军供站正规化建设的重要作用。如各民政局可以通过一些讲座讲解相关军供档案管理的要求及知识，明确各级军供站领导的档案管理职责，特别强调要把军供档案管理工作作为军供站正规化建设的重要内容切实抓好。通过一系列学习活动引起各级军供站领导对档案管理工作的重视。促进军供站按正规化档案管理的要求进行工作，提高档案管理水平。
3.2加强管理制度，建立完善军供档案规范
军供站的档案管理离不开制度的规范。首先军供站要根据国家相关法律法规来开展工作，做到依规而行。在执行制度时要结合军供站档案管理的实际情况，把各项制度落到实处。并且在国家法律及省相关制度的引领下，根据自身实际制定档案管理工作的规章制度。如《档案管理人员岗位责任制度》《档案管理人员工作规则》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》《文件材料归档制度》等。这些制度都要落实到部门，落实到每个工作人员，特别是负责档案管理的领导及人员，要在吃透制度精神的基础上，加强自身规范意识的培养。要严格按制度办事，这样才能实现档案的规范化管理。如果建立了制度不去执行，或者在执行的过程中大打折扣，那么制度也就形同一纸空文，档案管理也就没有起色。因此，要真正把制度的建设与落实工作抓好，才能促进档案管理工作的持续发展。
3.3加强军供站的档案信息化建设
3.3.1科学规划，明确军供档案信息化建设的整体思路
军供站信息化建设必须要有明确的目标，并围绕总体目标提高档案信息的质量与效益。规划要分步实施，抓住重点，稳步推进。要科学规划与分步实施相结合，将军供站档案信息化建设纳入军供站整体建设的总体框架当中；抓重点落实与稳步推进相结合。军供站档案信息化是一个循序渐进的过程，必须从基础抓起，加大投入，以重点突破带动整体档案工作的发展；目前军供站通常是把档案信息局域网建设作为基础性建设项目，以档案信息的开发为核心，同时抓住网络信息安全，在防护环节上下工夫，在网络基础环节的建设上取得进展；边建设边使用相结合。
3.3.2建立信息化建设规章制度，使军供站档案信息化建设稳步推进
首先，要建立健全相关法律制度与规范。国家各级立法机关及档案信息化建设部门要建立相关法律规定，军供站要结合工作情况，不断推进档案信息化建设制度与规范的制定。信息化建设需要对档案数字化，而数字化档案信息具有很多新的特点，如在形式上要具有多样性，在存储媒体与设备系统上要具有兼容性，数字资源管理要具有持久性等，针对这些特点军供站信息化建设要建立一套与之相应的规章与规范。
其次，要通过建立完善军供站档案信息安全保密规范，保障档案信息的安全完整。这是军供站档案工作的重要内容。军供站档案由于其在军队建设中发挥作用的重要性，决定了维护档案信息安全的重要性。维护档案安全要靠先进的技术、科学的制度、严格的管理。军供站信息化建设要重视新技术、新手段的运用，要特别重视制度的规范与引领作用，要加大信息收集、归档与利用等环节的管理力度，切实提升军供站档案信息化建设的规范化、现代化与科学化水准。对于档案信息化建设过程中的网络化建设，要结合安全管理同步进行，在军供站档案信息网络建设的同时，要做到方便利用和安全维护相结合，以确保档案信息化建设的顺利推进。
3.3.3加强人才培养，为档案信息化建设打好基础
军供站档案信息建设内容的多元化，而电子档案管理与纸质档案管理是不相同的，这对档案管理者提出了更高的要求。所以档案管理者需要具备较高的管理技能。要树立人才是第一资源的观念，采取多种措施培养档案管理高素质人才。这需要提高档案管理人员的理论水平和科学文化素养，丰富档案管理人员的知识结构，同时要加强对档案管理人员的思想教育，提高其职业道德水平，使其发扬敬业精神，全身心地投入到档案管理工作当中，通过不断的学习，提高档案管理业务能力。只要人才资源具备了，才能促进档案管理工作的顺利进行，不断满足军供站建设的要求。
3.3.4提高档案管理服务水平，促进军供站建设
军供站档案管理的最终目的是促进军供站的建设及各项工作的顺利开展，所以提高档案的利用与服务价值是军供站档案管理最基本的任务。如果档案只是限于收存与保管，那就不可能发挥档案管理的实用价值。军供站档案信息化要促进档案信息的充分利用，充分发挥军供档案信息的利用价值。一是档案管理工作要以提高利用价值为导向。军供站档案信息化建设不能只满足于建设好与保存好的层面上，而是重点着眼于档案信息的服务与利用上。军供档案管理工作人员应该提高工作的主动性，主动了解军队建设对档案的信息需求，积极为机关部门的决策出台提供高质量的信息保障，提供必要翔实的历史信息资源。二是军供站档案管理要注重档案信息资源的开发，对于馆藏档案资源进行数字化处理，广泛搜集与整理各种电子文件，确保数字化信息的质量与数量。
新形势下军供站档案管理工作，必须提高管理意识，加强档案管理的制度建设，特别要注意档案管理的信息化建設。这需要提高档案信息管理人员的素质，加强档案信息数字化建设，提高军供站档案信息的利用与开发，促进军供站各项工作的顺利开展。
