会议全生命周期的科学化管理研究
周培培
摘要：会议管理是组织运营管理的重要对象和内容。本文旨在通过分析会议管理的重要性，引入科学化管理的概念，建立基于全生命周期的会议管理模式，并在形成一套具有操作性的工作手册的基础上，实现会议管理的信息化建设，确保会议能够成为提升组织运营效率，促进信息流通，实现信息共享，使组织真正从“文山会海”中解放出来。
关键词：会议管理 评价体系 全生命周期 信息化建设
中图分类号：C931.9 文献标识码：A
“有人工作的地方就需要开会，开会是一件刚需和高频的事”。但组织各层级人员往往被无数的会议包裹，分身乏术，同时又在无效的会议中饱受折磨。无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源、人力成本，而且大大降低了组织效率，是团队执行力最大的阻力。
1会议管理的重要性
会议是组织内不可或缺的沟通方式和管理手段，组织的经营运行都需要通过会议来决策、沟通和贯彻，会议的效率直接体现组织效率。会议具有系统性、积累性、频繁性的特点。但如果事事仅停留在“会”开了没有，而不是“事”办了没有的程度，那么会议本身就是流于形式，成了为“开会而开会”，而开会这个动作就会成为组织内部极大的官僚主义、形式主义。现阶段会议广泛存在着随意性、反复性、成本浪费严重、信息传递失真、落实跟踪不到位等问题，已经成为制约组织正常运转的掣肘。
总结深层次的原因有如下几点。从管理理念来看，会议往往被作为管理者实施管理和权威的一种工具，信息传递多为自上而下，信息流向极为单一，造成管理者和参会者信息不对称，这种根深蒂固的管理思维阻碍组织对会议管理模式的改进和提升。从管理要素来看，会议涉及到人、事件、时间、地点等多维度多场景，同时会议的种类层级以及对应的形式和内容都不固定，很难找到通用的方法和方案去一治百病。从管理工具来看，会议管理的动作貌似简单，但要实现各环节各流程各要素高效集成统一是非常不容易的，模型构建需要参考的因素较为复杂。
会议管理这项如此频繁、复杂且重要的必修项目，直接反映了一个组织、团队的基础管理水平。如何确定会议的必要性、如何选择议题和参会人、如何安排会议议程、如何组织讨论达到预计目的、如何达成并落实决议，以及会议过程中的各种操作技巧，都是会议管理中核心的环节。只有形成一套真正借用科学化管理思维的方法和工具，才能优化会议管理模式，提高会议管理效率，使会议成为各类决策、沟通和贯彻的效率倍增器。
2总体思路及实施路径
按照会议的目的和基本内容，会议的全生命周期可分为会议计划、会议准备、会议组织、会议落实等四个重要环节。总体思路就是，从简单基础的事项入手，通过对各环节反复迭代循环，进行系统科学的梳理和分析后，抽取提炼出相对标准化、流程化、规范化的信息和数据，打造全新的会议全周期管理流程。
具体做法，需要完成以下工作。第一，借用科学化管理的方法和工具，建立系统性、可量化、可操作的管理评价标准。第二，通过梳理会议体系，制定有针对性的会议管理机制。第三，强化以评价标准为载体，制定便于使用的操作手册，并进行信息化的实践与尝试。实施路径分为三个层面，体系层、管理层和操作层。
3构建会议管理评价体系
以组织战略、文化理念和运行机制为指引，以会议数据为载体，通过对会议全生命周期四个环节的剖析，设计有针对性的评价指导维度和标准，构建形成科学化、体系化的会议管理评价体系，提升会议管理实效与品质。会议评价管理体系按照会议全生命周期的四个环节，分为8个评价要素，共设计27个评价指标，并根据重要程度赋值。该评价体系可以作为组织量化评价会议质量和效果的具体标准。使用过程中，会议承办部门也可以此为标准，确保会议全生命周期的有效性。具体内容，参见表1。
4加强组织会议管理机制建设
通过梳理会议管理现状，深入分析内在原因，制定会议体系管理制度和流程，用良好的机制约束会议执行达到应有的效果。首先，设计组织会议体系。会议体系主要根据组织的自身的业务和管理特点，确定和规范各类会议的目的、层级、参加人员、主持人、时间、频次、会议流程等相关要素。其次，要在现有已固化的会议行为的基础上，制定相应的组织流程管理要求，要求覆盖会议全生命周期四个环节。下面列举部分具体管理要求作为参考。
会议计划阶段。提前制定年度、季度和月度会议计划，包括年度、季度、月度的例行会议和重大活动的具体信息，由组织决策层确定并發布。需要临时变动的，根据具体情况按照流程适时更新，同时，提前预报每周会议计划，确保参会人员协调及会议相关要素与资源准备到位。
会议准备阶段。针对不同会议范畴，明确会议具体内容、形式和流程，提前准备会议相关材料并与会议主持人确认，杜绝会议议题不明确，准备不到位，参会人员会前未知悉相关信息等现象，强调前期准备的规范性。会前必须确认参会人员到会情况，特别是确保会议议题相关的主要人员，并要求参会人员做好发言的准备。
会议组织阶段。加强会议主持人的角色和作用，准确控制会议节奏，严格按照会议流程执行，特别是议题和时间，避免会议跑题偏题和延时现象；参会人员严格遵守会议纪律，严禁迟到早退、交头接耳、处理与会议无关事项，要主动聆听、主动思考、充分发表意见，主动记录相关信息，避免陪会、听会的情况；会议明确指定记录人记录会议内容，重要会议或重要领导发言要尽量详尽的记录；会上如果形成具体决议事项，必须在会上或会后第一时间与议题提出人及主责人确认，避免因记录失真导致落实不到位，也可由主持人在会议当场宣读会议决议事项。
会议落实阶段。会上信息及时准确传递到每一位参会人，代替他人参会的人员有义务将主要信息还原告知被代会者；对于会议决议，必须对落实情况进行闭环跟踪检查，促进会议决议落实，避免决议落空；决议执行者或部门按照决议要求主动完成工作，不明确的内容必须提前沟通。
5通过信息化手段实现会议的可操作性根据以上总体思路及实施路径，针对会议全生命周期四个环节，将制度流程表单化，评价标准模块化，会议要素信息数据化，形成详细的便于使用的会议操作手册，减小隐性成本的消耗。建议各级组织根据会议实际运作流程中的各环节及问题，制定标准化、通用的会议操作手册，可包含会议计划表，会议申请表、会议准备清单一览表、会议过程记录表、会议纪要模板、决议事项跟踪记录单等表单。同时，根据实际工作中出现的问题、差错逐步迭代、修改、完善，最终形成简单明了、可传递、便于使用的标准和流程，这样可以避免后续出现的低级、反复的错误，提高会议全生命周期效率。
通过对会议信息和数据进行标准化和元素化分解，深入剖析内在信息流向和价值关系，将会议管理评价体系和操作手册嵌入数据模型，建立线上的会议管理信息化系统。信息化系统具有“线上预定、线上发布、线上通知、线上传阅、线上跟踪”的功能和特点，可以获取和积累大量会议信息和数据，保证各环节信息一目了然，并在组织范围内形成“会议价值用数据说话”的氛围。信息化工具也可直接解决会议过程中信息不对称造成的组织显性和隐性成本消耗问题，大量削减组织资源的浪费，并具有很强的推广价值和意义。
通过以上分析和研究，仅是给出一系列相对成型的会议管理解决方案。面对日益激烈的外部市场竞争环境，组织内部急需提高内部会议的效率也迫在眉睫。随着组织的复杂性和不确定性日趋扩大，信息技术的日趋深入，工作碎片化、数据化、元素化、管理扁平化、规范化、流程化都将成为趋势。因此，组织必须逐步优化会议管理的模式，并在实际过程中持续完善会议科学管理的理念、方法和相应的工具手段。
摘要：会议管理是组织运营管理的重要对象和内容。本文旨在通过分析会议管理的重要性，引入科学化管理的概念，建立基于全生命周期的会议管理模式，并在形成一套具有操作性的工作手册的基础上，实现会议管理的信息化建设，确保会议能够成为提升组织运营效率，促进信息流通，实现信息共享，使组织真正从“文山会海”中解放出来。
关键词：会议管理 评价体系 全生命周期 信息化建设
中图分类号：C931.9 文献标识码：A
“有人工作的地方就需要开会，开会是一件刚需和高频的事”。但组织各层级人员往往被无数的会议包裹，分身乏术，同时又在无效的会议中饱受折磨。无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源、人力成本，而且大大降低了组织效率，是团队执行力最大的阻力。
1会议管理的重要性
会议是组织内不可或缺的沟通方式和管理手段，组织的经营运行都需要通过会议来决策、沟通和贯彻，会议的效率直接体现组织效率。会议具有系统性、积累性、频繁性的特点。但如果事事仅停留在“会”开了没有，而不是“事”办了没有的程度，那么会议本身就是流于形式，成了为“开会而开会”，而开会这个动作就会成为组织内部极大的官僚主义、形式主义。现阶段会议广泛存在着随意性、反复性、成本浪费严重、信息传递失真、落实跟踪不到位等问题，已经成为制约组织正常运转的掣肘。
总结深层次的原因有如下几点。从管理理念来看，会议往往被作为管理者实施管理和权威的一种工具，信息传递多为自上而下，信息流向极为单一，造成管理者和参会者信息不对称，这种根深蒂固的管理思维阻碍组织对会议管理模式的改进和提升。从管理要素来看，会议涉及到人、事件、时间、地点等多维度多场景，同时会议的种类层级以及对应的形式和内容都不固定，很难找到通用的方法和方案去一治百病。从管理工具来看，会议管理的动作貌似简单，但要实现各环节各流程各要素高效集成统一是非常不容易的，模型构建需要参考的因素较为复杂。
会议管理这项如此频繁、复杂且重要的必修项目，直接反映了一个组织、团队的基础管理水平。如何确定会议的必要性、如何选择议题和参会人、如何安排会议议程、如何组织讨论达到预计目的、如何达成并落实决议，以及会议过程中的各种操作技巧，都是会议管理中核心的环节。只有形成一套真正借用科学化管理思维的方法和工具，才能优化会议管理模式，提高会议管理效率，使会议成为各类决策、沟通和贯彻的效率倍增器。
2总体思路及实施路径
按照会议的目的和基本内容，会议的全生命周期可分为会议计划、会议准备、会议组织、会议落实等四个重要环节。总体思路就是，从简单基础的事项入手，通过对各环节反复迭代循环，进行系统科学的梳理和分析后，抽取提炼出相对标准化、流程化、规范化的信息和数据，打造全新的会议全周期管理流程。
具体做法，需要完成以下工作。第一，借用科学化管理的方法和工具，建立系统性、可量化、可操作的管理评价标准。第二，通过梳理会议体系，制定有针对性的会议管理机制。第三，强化以评价标准为载体，制定便于使用的操作手册，并进行信息化的实践与尝试。实施路径分为三个层面，体系层、管理层和操作层。
3构建会议管理评价体系
以组织战略、文化理念和运行机制为指引，以会议数据为载体，通过对会议全生命周期四个环节的剖析，设计有针对性的评价指导维度和标准，构建形成科学化、体系化的会议管理评价体系，提升会议管理实效与品质。会议评价管理体系按照会议全生命周期的四个环节，分为8个评价要素，共设计27个评价指标，并根据重要程度赋值。该评价体系可以作为组织量化评价会议质量和效果的具体标准。使用过程中，会议承办部门也可以此为标准，确保会议全生命周期的有效性。具体内容，参见表1。
4加强组织会议管理机制建设
通过梳理会议管理现状，深入分析内在原因，制定会议体系管理制度和流程，用良好的机制约束会议执行达到应有的效果。首先，设计组织会议体系。会议体系主要根据组织的自身的业务和管理特点，确定和规范各类会议的目的、层级、参加人员、主持人、时间、频次、会议流程等相关要素。其次，要在现有已固化的会议行为的基础上，制定相应的组织流程管理要求，要求覆盖会议全生命周期四个环节。下面列举部分具体管理要求作为参考。
会议计划阶段。提前制定年度、季度和月度会议计划，包括年度、季度、月度的例行会议和重大活动的具体信息，由组织决策层确定并發布。需要临时变动的，根据具体情况按照流程适时更新，同时，提前预报每周会议计划，确保参会人员协调及会议相关要素与资源准备到位。
会议准备阶段。针对不同会议范畴，明确会议具体内容、形式和流程，提前准备会议相关材料并与会议主持人确认，杜绝会议议题不明确，准备不到位，参会人员会前未知悉相关信息等现象，强调前期准备的规范性。会前必须确认参会人员到会情况，特别是确保会议议题相关的主要人员，并要求参会人员做好发言的准备。
会议组织阶段。加强会议主持人的角色和作用，准确控制会议节奏，严格按照会议流程执行，特别是议题和时间，避免会议跑题偏题和延时现象；参会人员严格遵守会议纪律，严禁迟到早退、交头接耳、处理与会议无关事项，要主动聆听、主动思考、充分发表意见，主动记录相关信息，避免陪会、听会的情况；会议明确指定记录人记录会议内容，重要会议或重要领导发言要尽量详尽的记录；会上如果形成具体决议事项，必须在会上或会后第一时间与议题提出人及主责人确认，避免因记录失真导致落实不到位，也可由主持人在会议当场宣读会议决议事项。
会议落实阶段。会上信息及时准确传递到每一位参会人，代替他人参会的人员有义务将主要信息还原告知被代会者；对于会议决议，必须对落实情况进行闭环跟踪检查，促进会议决议落实，避免决议落空；决议执行者或部门按照决议要求主动完成工作，不明确的内容必须提前沟通。
5通过信息化手段实现会议的可操作性根据以上总体思路及实施路径，针对会议全生命周期四个环节，将制度流程表单化，评价标准模块化，会议要素信息数据化，形成详细的便于使用的会议操作手册，减小隐性成本的消耗。建议各级组织根据会议实际运作流程中的各环节及问题，制定标准化、通用的会议操作手册，可包含会议计划表，会议申请表、会议准备清单一览表、会议过程记录表、会议纪要模板、决议事项跟踪记录单等表单。同时，根据实际工作中出现的问题、差错逐步迭代、修改、完善，最终形成简单明了、可传递、便于使用的标准和流程，这样可以避免后续出现的低级、反复的错误，提高会议全生命周期效率。
通过对会议信息和数据进行标准化和元素化分解，深入剖析内在信息流向和价值关系，将会议管理评价体系和操作手册嵌入数据模型，建立线上的会议管理信息化系统。信息化系统具有“线上预定、线上发布、线上通知、线上传阅、线上跟踪”的功能和特点，可以获取和积累大量会议信息和数据，保证各环节信息一目了然，并在组织范围内形成“会议价值用数据说话”的氛围。信息化工具也可直接解决会议过程中信息不对称造成的组织显性和隐性成本消耗问题，大量削减组织资源的浪费，并具有很强的推广价值和意义。
通过以上分析和研究，仅是给出一系列相对成型的会议管理解决方案。面对日益激烈的外部市场竞争环境，组织内部急需提高内部会议的效率也迫在眉睫。随着组织的复杂性和不确定性日趋扩大，信息技术的日趋深入，工作碎片化、数据化、元素化、管理扁平化、规范化、流程化都将成为趋势。因此，组织必须逐步优化会议管理的模式，并在实际过程中持续完善会议科学管理的理念、方法和相应的工具手段。
