民办高校二级学院档案管理工作探析
蒋奉君
摘 要：档案工作是高校的基础性工作之一。本文从高校二级学院档案管理工作的重要性出发，分析了当前民办高校二级学院档案管理工作中存在的主要问题，提出了相应的对策。
关键词：民办高校；二级学院；档案管理
随着民办高校的蓬勃发展，下设的各个二级学院的规模也不断扩大，甚至有的二级学院学生规模多达几千人，相当于一下规模较小的学校。二级学院在进行日常的教学和管理过程中，产生了大量的教学管理、教学过程、学生管理、科研、行政等方面的档案材料。但是目前许多民办高校二级学院对档案管理工作缺乏正确的认识和足够的重视，没有形成统一管理，档案工作比较混乱，造成一些档案遗失，甚至给学校带来无形或有形的损失。因此，对民办高校二级学院档案管理工作探讨十分必要。
1 高校二级学院档案管理工作的内容
高校二级学院档案工作是高校管理的基础性工作，它既是学校档案的重要来源，也是检查和评估二级学院办学质量和管理水平的重要方面。参考高校档案工作规范，高校二级学院的档案管理工作的主要任务是根据学院的职能及其特点，完成档案的收集与鉴定、整理与保管、检索与利用等工作。
1.二级学院档案的收集与鉴定，就是要对二级学院在教学管理、教学过程及学生管理中产生的各种材料进行收集，并依据归档的范围要求及材料的价值和特性鉴定是否归档。收集的包括学院党总支、辅导员任根据学校各项规章制定的制度等行政材料；培养计划， 教学大纲等教学材料； 师资队伍建设、专利申请、科技开发等教师材料； 学生报到注册和统计、学业成绩等学生材料。凡是能够反映二级学院工作活动的具有查考和利用价值的材料， 都应完整地签定收集。
2.二级学院档案的整理与保管，就是将收集来的档案分门别类组成有序体系，并进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理工作的基础环节。档案的整理是将所保存的档案有序化、条理化。档案的基本任务是维护档案实体良好的条理化和有序化状态， 延长其寿命，便于档案利用者的使用。
3.二级学院档案的检索与利用。档案的检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找。档案利用是档案利用者对档案进行阅览、借阅、复制、开具证明等，满足其利用需求。它是档案工作的最终目的。
2 民辦高校二级学院档案管理工作存在的问题
2.1 学校对二级学院档案管理工作不够重视
由于国家对高校的档案工作有明确的要求，民办高校对学校层面的档案管理工作还是比较重视的，一般都设有专门的档案室或档案馆，有专门的档案管理机构和专职管理人员。但是，对于二级学院的档案管理工作，情况较好的民办高校在二级学院设立了档案室，设有兼职档案管理人员，而有的民办高校在二级学院至今没有设立档案机构，没有指定的档案管理人员。这主要源于学校对于二级学院的档案管理认识不足，重视不够，不愿意在二级学院的档案管理方面出人出力。
2.2 二级学院档案管理意识薄弱，文件散乱，档案缺失或遗失严重
由于二级学院承担着具体而繁重的教学工作、学科专业建设、课程建设、实践教学与创新、师资队伍建设等重要任务，往往对档案管理工作有所忽略，档案意识薄弱。如前文所述，二级学院在教学和管理过程中，形成了许多有价值的文件资料。但是，相关工作人员没有档案意识，许多重要的文件没有及时归档，造成遗失。如在一些重要的教学活动中，教学秘书对活动过程中产生的相关文件、图像资料没有进行收集，或者虽然有资料但没有进行整理归档，或者虽然归档了但没有妥善保管，造成档案缺失或遗失。目前，大多数民办高校二级学院的档案没有集中统一管理，处于随意堆放的状态，分散在系部、教务、行政、辅导员等办公室。当需要使用档案时，难以及时准确的查找到所需档案资料。甚至有的民办高校二级学院的一些资料分散在相关工作人员手里，一旦人事发生变动，工作交接未跟上或交接时忽略档案交接工作，导致这些材料往往随之消失。
2.3 档案管理人员素质不高，责任不明确
目前，有的民办高校在二级学院设立了档案室，有分管领导，并设置了兼职档案管理人员。但是，笔者调查发现，一些二级学院的兼档案管理人员由教学秘书或行政秘书兼职，他们根本没有经过专业培训，对档案工作不了解，不知道自己的工作职责。有的高校对兼职档案人员进行过专业培训，但是由于其本职工作非常繁忙，而档案的收集、整理、保管等工作要花费较多的时间与精力，这些兼职档案人员往往力不从心，无暇兼顾。
3 加强民办高校二级学院档案管理工作的建议
3.1 学校领导要重视二级学院档案管理工作，加大投入
如前文所述，由于对二级学院的档案管理工作认识不足，重视不够，民办高校的领导往往不注重要实实在在地解决二级学院档案工作中存在的问题和困难，必须让校领导认识到二级学院的档案工作跟学校的档案工作一样是高校基础工作，在学校人才培养、教学、科研等方面发挥着不可替代的作用，加大对二级学院档案工作的投入，设立专门的档案管理机构和专职的管理人员。
3.2 二级单位要强化师生的档案意识
由于二级学院的档案来源于教学和管理的各个方面，学院的师生是二级学院档案的直接形成者。因此，要加强档案工作宣传，让学院师生认识到档案工作的重要意义，促使广大师生主动收集、整理、提交文件档案资料。只有让学院师生具有强烈的档案意识，才能确保二级学院档案齐全完整。
3.3 民办高校要制定档案管理工作标准
民办高校的档案管理一般都有比较完善的制度规范，有相应的档案管理标准，但往往没有具体到了二级学院，这是造成二级学院档案管理混乱的重要原因之一。只有建立二级学院档案管理工作标准，才能使二级学院各项具体的档案管理工作做到有据可依，避免档案管理的混乱无序。最简单的方式是参照学校档案的管理标准制定二级学院档案管理工作标准，这样二级学院就可依据这一标准来进行档案收集，确保档案齐全、管理有序。当然，注意档案工作标准统一性的同时，还要准一档案工作的特色性。在制定档案标准时，不能忽视各个二级学院的差异性。高校的二级学院往往各具特色，如艺术类院系跟理工类院系的教学档案必然有较大的差异，相应的档案工作重点和特点也有所不同，如果制定标准时不注意这一点，影响操作性不少，还将扼杀二级学院的档案管理工作特色性。
3.4 提高二级学院档案管理人员素质
要加强二级学院的档案管理，必须要有一支高素质的档案工作管理队伍，最好能配置专职的档案管理人员。从目前民办高校的实际来看，这一目标还无法实现，但建立一支素质相对较高的兼职档案管理队伍还是可行的。
1.合理选拔兼职档案管理人员
二级学院设置兼职档案人员时，一方面要考虑管理人员的综合素质，另一方面还要考虑其本职工作的工作量。档案工作是一项业务性很强的工作， 涵盖了有党、政、教学、科研管理等各方面的内容， 在收集与鉴定、整理与高管、检索与利用等各个环节中都有不同的规范和要求。同时，由于档案的收集、整理、保管等工作要花费较多的时间与精力，这要求兼职档案人员必须有较多的时间投入到档案工作上面。所以，在选拔兼职档案管理人员时，必须选拔考虑其自身的综合素质，又要考虑其本职工作确保档案工作时间。
2.加强兼职档案管理人员的培训和指导
高校档案馆（室）要通过定期培训和平时业务指导相结合的方法，加强兼职档案人员的培训和指导，提高其业务水平。还可以让兼职档案管理人員分到校档案馆（室）观摩， 由经验丰富的专职档案工作人员进行操作演示， 使其对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更直观的认识，提高二级学院兼职档案管理人员的专业化水平。
3.强化兼职档案管理人员的责任意识
由于民办高校兼职档案管理人员的本职工作一般都比较繁忙，如果没有较强的责任意识，必然极大影响二级学院档案管理工作的质量。所以，一方面要有相应的制度明确兼职档案管理人员的工作职责，另一方面还要通过形式多样的检查、评比、考核， 在评优、职务晋升等方面给予倾斜， 激发二级学院兼职档案管理员工作积极性和上进心，确保学院档案管理工作规范有序。
4 结论
目前，我国民办高校的发展势头迅猛，而一些民办高校对二级学院档案管理工作不够重视，档案工作管理混乱，将不利于学院的发展和管理水平的提高。民办高校要充分认识到将二级学院档案管理工作是高校基础性工作，加大对二级学院档案管理工作的投入，强化档案意识，建立起一支高水平的的档案管理队伍，有效的保护和利用档案，才能使二级学院的档案工作更好地为学校教学、科研及其他各项管理工作服务，更好地为社会服务。
参考文献
[1]赖华红.高校二级学院档案管理工作亟待加强[J].秘书之友，2013年3月，33-35
[2]陶岚.高校二级学院档案管理工作探讨[J].科技信息2009年第28期，364.
[3]潘桂萍.高校兼职档案员素质提高之我见[J].云南档案，2008年第7期，47-48 .
[4]黄宝春.高校二级学院档案管理规范化的几点思考[J].云南档案，2008年第7期，46-47
[5]李瑞卿.高校二级学院档案管理模式的相关探讨[J].科技咨询，2015年8月，126-127.
[6]荆振勤，贾树梅.论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策[J].晋中学院报，2012年12月，118—120
摘 要：档案工作是高校的基础性工作之一。本文从高校二级学院档案管理工作的重要性出发，分析了当前民办高校二级学院档案管理工作中存在的主要问题，提出了相应的对策。
关键词：民办高校；二级学院；档案管理
随着民办高校的蓬勃发展，下设的各个二级学院的规模也不断扩大，甚至有的二级学院学生规模多达几千人，相当于一下规模较小的学校。二级学院在进行日常的教学和管理过程中，产生了大量的教学管理、教学过程、学生管理、科研、行政等方面的档案材料。但是目前许多民办高校二级学院对档案管理工作缺乏正确的认识和足够的重视，没有形成统一管理，档案工作比较混乱，造成一些档案遗失，甚至给学校带来无形或有形的损失。因此，对民办高校二级学院档案管理工作探讨十分必要。
1 高校二级学院档案管理工作的内容
高校二级学院档案工作是高校管理的基础性工作，它既是学校档案的重要来源，也是检查和评估二级学院办学质量和管理水平的重要方面。参考高校档案工作规范，高校二级学院的档案管理工作的主要任务是根据学院的职能及其特点，完成档案的收集与鉴定、整理与保管、检索与利用等工作。
1.二级学院档案的收集与鉴定，就是要对二级学院在教学管理、教学过程及学生管理中产生的各种材料进行收集，并依据归档的范围要求及材料的价值和特性鉴定是否归档。收集的包括学院党总支、辅导员任根据学校各项规章制定的制度等行政材料；培养计划， 教学大纲等教学材料； 师资队伍建设、专利申请、科技开发等教师材料； 学生报到注册和统计、学业成绩等学生材料。凡是能够反映二级学院工作活动的具有查考和利用价值的材料， 都应完整地签定收集。
2.二级学院档案的整理与保管，就是将收集来的档案分门别类组成有序体系，并进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理工作的基础环节。档案的整理是将所保存的档案有序化、条理化。档案的基本任务是维护档案实体良好的条理化和有序化状态， 延长其寿命，便于档案利用者的使用。
3.二级学院档案的检索与利用。档案的检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找。档案利用是档案利用者对档案进行阅览、借阅、复制、开具证明等，满足其利用需求。它是档案工作的最终目的。
2 民辦高校二级学院档案管理工作存在的问题
2.1 学校对二级学院档案管理工作不够重视
由于国家对高校的档案工作有明确的要求，民办高校对学校层面的档案管理工作还是比较重视的，一般都设有专门的档案室或档案馆，有专门的档案管理机构和专职管理人员。但是，对于二级学院的档案管理工作，情况较好的民办高校在二级学院设立了档案室，设有兼职档案管理人员，而有的民办高校在二级学院至今没有设立档案机构，没有指定的档案管理人员。这主要源于学校对于二级学院的档案管理认识不足，重视不够，不愿意在二级学院的档案管理方面出人出力。
2.2 二级学院档案管理意识薄弱，文件散乱，档案缺失或遗失严重
由于二级学院承担着具体而繁重的教学工作、学科专业建设、课程建设、实践教学与创新、师资队伍建设等重要任务，往往对档案管理工作有所忽略，档案意识薄弱。如前文所述，二级学院在教学和管理过程中，形成了许多有价值的文件资料。但是，相关工作人员没有档案意识，许多重要的文件没有及时归档，造成遗失。如在一些重要的教学活动中，教学秘书对活动过程中产生的相关文件、图像资料没有进行收集，或者虽然有资料但没有进行整理归档，或者虽然归档了但没有妥善保管，造成档案缺失或遗失。目前，大多数民办高校二级学院的档案没有集中统一管理，处于随意堆放的状态，分散在系部、教务、行政、辅导员等办公室。当需要使用档案时，难以及时准确的查找到所需档案资料。甚至有的民办高校二级学院的一些资料分散在相关工作人员手里，一旦人事发生变动，工作交接未跟上或交接时忽略档案交接工作，导致这些材料往往随之消失。
2.3 档案管理人员素质不高，责任不明确
目前，有的民办高校在二级学院设立了档案室，有分管领导，并设置了兼职档案管理人员。但是，笔者调查发现，一些二级学院的兼档案管理人员由教学秘书或行政秘书兼职，他们根本没有经过专业培训，对档案工作不了解，不知道自己的工作职责。有的高校对兼职档案人员进行过专业培训，但是由于其本职工作非常繁忙，而档案的收集、整理、保管等工作要花费较多的时间与精力，这些兼职档案人员往往力不从心，无暇兼顾。
3 加强民办高校二级学院档案管理工作的建议
3.1 学校领导要重视二级学院档案管理工作，加大投入
如前文所述，由于对二级学院的档案管理工作认识不足，重视不够，民办高校的领导往往不注重要实实在在地解决二级学院档案工作中存在的问题和困难，必须让校领导认识到二级学院的档案工作跟学校的档案工作一样是高校基础工作，在学校人才培养、教学、科研等方面发挥着不可替代的作用，加大对二级学院档案工作的投入，设立专门的档案管理机构和专职的管理人员。
3.2 二级单位要强化师生的档案意识
由于二级学院的档案来源于教学和管理的各个方面，学院的师生是二级学院档案的直接形成者。因此，要加强档案工作宣传，让学院师生认识到档案工作的重要意义，促使广大师生主动收集、整理、提交文件档案资料。只有让学院师生具有强烈的档案意识，才能确保二级学院档案齐全完整。
3.3 民办高校要制定档案管理工作标准
民办高校的档案管理一般都有比较完善的制度规范，有相应的档案管理标准，但往往没有具体到了二级学院，这是造成二级学院档案管理混乱的重要原因之一。只有建立二级学院档案管理工作标准，才能使二级学院各项具体的档案管理工作做到有据可依，避免档案管理的混乱无序。最简单的方式是参照学校档案的管理标准制定二级学院档案管理工作标准，这样二级学院就可依据这一标准来进行档案收集，确保档案齐全、管理有序。当然，注意档案工作标准统一性的同时，还要准一档案工作的特色性。在制定档案标准时，不能忽视各个二级学院的差异性。高校的二级学院往往各具特色，如艺术类院系跟理工类院系的教学档案必然有较大的差异，相应的档案工作重点和特点也有所不同，如果制定标准时不注意这一点，影响操作性不少，还将扼杀二级学院的档案管理工作特色性。
3.4 提高二级学院档案管理人员素质
要加强二级学院的档案管理，必须要有一支高素质的档案工作管理队伍，最好能配置专职的档案管理人员。从目前民办高校的实际来看，这一目标还无法实现，但建立一支素质相对较高的兼职档案管理队伍还是可行的。
1.合理选拔兼职档案管理人员
二级学院设置兼职档案人员时，一方面要考虑管理人员的综合素质，另一方面还要考虑其本职工作的工作量。档案工作是一项业务性很强的工作， 涵盖了有党、政、教学、科研管理等各方面的内容， 在收集与鉴定、整理与高管、检索与利用等各个环节中都有不同的规范和要求。同时，由于档案的收集、整理、保管等工作要花费较多的时间与精力，这要求兼职档案人员必须有较多的时间投入到档案工作上面。所以，在选拔兼职档案管理人员时，必须选拔考虑其自身的综合素质，又要考虑其本职工作确保档案工作时间。
2.加强兼职档案管理人员的培训和指导
高校档案馆（室）要通过定期培训和平时业务指导相结合的方法，加强兼职档案人员的培训和指导，提高其业务水平。还可以让兼职档案管理人員分到校档案馆（室）观摩， 由经验丰富的专职档案工作人员进行操作演示， 使其对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更直观的认识，提高二级学院兼职档案管理人员的专业化水平。
3.强化兼职档案管理人员的责任意识
由于民办高校兼职档案管理人员的本职工作一般都比较繁忙，如果没有较强的责任意识，必然极大影响二级学院档案管理工作的质量。所以，一方面要有相应的制度明确兼职档案管理人员的工作职责，另一方面还要通过形式多样的检查、评比、考核， 在评优、职务晋升等方面给予倾斜， 激发二级学院兼职档案管理员工作积极性和上进心，确保学院档案管理工作规范有序。
4 结论
目前，我国民办高校的发展势头迅猛，而一些民办高校对二级学院档案管理工作不够重视，档案工作管理混乱，将不利于学院的发展和管理水平的提高。民办高校要充分认识到将二级学院档案管理工作是高校基础性工作，加大对二级学院档案管理工作的投入，强化档案意识，建立起一支高水平的的档案管理队伍，有效的保护和利用档案，才能使二级学院的档案工作更好地为学校教学、科研及其他各项管理工作服务，更好地为社会服务。
参考文献
[1]赖华红.高校二级学院档案管理工作亟待加强[J].秘书之友，2013年3月，33-35
[2]陶岚.高校二级学院档案管理工作探讨[J].科技信息2009年第28期，364.
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[4]黄宝春.高校二级学院档案管理规范化的几点思考[J].云南档案，2008年第7期，46-47
[5]李瑞卿.高校二级学院档案管理模式的相关探讨[J].科技咨询，2015年8月，126-127.
[6]荆振勤，贾树梅.论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策[J].晋中学院报，2012年12月，118—120
