服务档案创新 助力园区发展

    孙建伟

    摘要：随着北京市经济开发区的不断扩大、发展，其区内的企业、居民变得越来越多，开发区档案室的主要职责亦不仅仅负责机关内部的档案管理，提供更好的档案服务尤为重要。本文针对这些新需求，结合开发区的实际情况，以档案服务创新为主线，探讨解决上述问题的新路径。

    关键词：档案服务创新

    北京经济技术开发区，是北京市唯一同时享受国家级经济技术开发区和国家高新技术产业园区双重优惠政策的国家级经济技术开发区。来自《北京晨报》2012年的相关报道称，北京经济技术开发区的电子信息、生物医药、装备制造和汽车制造四大产业产值分别占北京市全市的50%、48%、22%和17%，规模以上工业企业实现产值2272.6亿元，占全市的16%；世界500强企业中的77家汇集于此。目前，北京经济技术开发区紧紧围绕其作为城市发展新区功能定位的同时，更以贯彻习近平总书记在北京考察工作时的重要讲话精神为契机，突出产业发展的高端化、服务化、集聚化、融合化、低碳化，全面建设科技创新体系。在探索区域合作新模式，推动京津冀一体化发展的过程中，机关、企业和社区对档案服务的需求亦与日俱增。面对新形势，北京经济技术开发区的档案工作按照《北京市开发区档案管理暂行规定》，以创新为动力，以服务为主线，积极主动做好为机关、企业和社区档案的服务工作。

    一、抓管理，增内力，扎实做好机关档案工作

    建设科学的档案资源体系。第一，大力丰富档案资源。通过开展“爱区献宝迎区庆”活动，收集了开发区奠基石、开发区第一家企业的第一代产品；通过开展“清理档案争做贡献”活动，在一个月内收集、征集档案资料24745件；采用灵活多样的方式，对重大活动、重要事件，如“非典”、经济普查等坚持“一事一收”。第二，优化档案资源结构。为适应近年来高技术制造业、战略性新兴产业聚集区和智慧城市的发展要求，开发区档案室一直在档案资源“多元”上下功夫，适时收集新型媒体档案材料，丰富室藏内容。采用MP3数字格式代替模拟语音信号磁带，采用JPEG数字格式代替纸质保存照片，采用MPEG4格式代替视频记录磁带，采用DOC格式与纸质文件PDF格式同时存储文书文件等。第三，合理划分重点档案室。根据区域经济发展需求，科学设立规划、房土、社保等专业档案室，明确各档案室的任务及相互关系，完善档案形成机制，优化档案运转程序。近年来，随着开发区入区企业数量的大幅增加，企业员工人数也得到了快速增长，医保、社保档案数量以每年4万卷左右的速度快速增长。为了适应变化的新形势，满足新要求，开发区建立了医保、社保档案中心，并于2013年通过了市级达标验收。

    健全完善的档案管理体系。一是建立健全制度体系。根据开发区经济社会发展和机关工作的实际，制订了《北京经济技术开发区档案工作管理暂行办法》，以及《档案归档制度》、《文件材料归档范围和保管期限表》、《档案保管制度》、《档案统计制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案借阅制度》等一系列规章制度。此外，针对开发区可能发生的突发事件情况，制订了《档案工作突发事件应急处理预案》；为加强对开发区各专业档案管理的监督指导，专门制定了《档案监督检查工作试行办法》。二是配备先进的档案设备。为保证档案得到妥善保管，档案库房配备了完备的监控、消防、温湿度控制等设施设备。为做好档案数字化工作，配备了扫描仪、绘图仪、光盘刻录等终端设备。三是建立统一的培训机制。开发区规定，所有新入职的档案人员必须经过岗前培训，考核合格后方可正式上岗。在岗人员每年都须参加在岗培训。

    建立方便的档案利用体系。根据开发区档案利用规律，制定了以方便快捷、安全高效为特点的开发区《档案借阅管理办法》。同时还建立了有两台服务器构成的档案计算机查阅系统，有效提高了查询的准确性，加快了查询速度，提高了查询效率。档案的提供利用，发挥了很好的社会效益和经济效益，在奔驰项目入区前，为北京奔驰-戴姆勒·克莱斯勒汽车有限公司德国总部提供一期工程设计图纸40多张，为厂房总体设计赢得了时间；为拆迁农民提供拆迁档案300多件，为落实各项政策提供了依据，消除了上访因素，化解了社会矛盾。

    二、重服务，勤沟通，精心指导企业档案建设

    走出去，深入企业，了解企业档案工作需求。借助企业协会了解企业状况，熟悉企业档案工作人员，与企业协会联合发放档案工作调查问卷，深入企业了解掌握档案工作难点问题，有针对性地进行协调指导。2014年共向入区企业如康明斯发动机、泰德制药等公司发放企业档案工作情况调查表500多份；实地调研奔驰、云基地等不同性质的企业近百家，初步掌握了不同类型企业的档案信息服务、培训指导、沟通协调等方面的需求。

    服务企业，全面提供服务保障。对于开发区内有档案建设需求的企业，主动邀请他们到开发区档案室参观交流，与他们共享档案信息资源，共谋建设发展之道。首先提供档案信息服务。开发区管委会是北京市档案学会会员单位，长期与中关村管委会、大兴区档案局保持着良好的合作关系，拥有丰富的档案信息资源。只要企业有需求，就倾其所能，为企业服务。其次做好档案法规政策保障。根据企业需求及时提供档案法律法规文件、宣传材料等。再次积极创造学习机会。对于北京市档案行政管理部门制发的政策文件，及时转发给有需求的企业。组织企业档案人员参加市档案局网上在线学习。最后搭建交流平台。组织企业档案人员参观北京市档案馆，走访中国人民大学信息资源管理学院，与企业合作举办档案展览活动。此外还建立档案工作互动机制，建立开发区入区企业档案人员数据库，定期召开档案工作研讨会，交流经验体会。

    沉下去，组织企业，突出档案宣传。借助国际档案日宣传活动中，充分调动企业、社区的积极性，发挥主导作用。许多高新企业充分利用高科技显示设备数量多、种类全的优势，采用多媒体、高清、3D等最新显示方式播放档案宣传片；社区居委会也根据自身退休干部资源丰富的特点，采取组织秧歌队造势、开展档案知识有奖问答、张贴档案宣传挂图、发放档案宣传册等方式进行宣传。两年来，京东方等开发区企业约20万企业员工、38个社区约10万居民参加了档案宣传活动。丰富多彩的档案宣传活动，拉近了档案和群众的距离，为档案法规知识普及和档案工作深入开展奠定了良好的群众基础。

    三、促融合，共发展，探索社区档案工作新方向

    在开发区、大兴区一体化发展的过程中，档案工作的交流也愈加密切。社区档案工作是开发区档案指导工作的短板，却是大兴区档案局的强项，若以传统方式，行政区档案局很少指导开发区的档案工作。为填补社区档案工作的空白，满足社区居民档案建设的需求，我们打破常规，主动邀请大兴区档案局业务指导部门共同到社区指导工作。提前提供社区档案建设基本情况、基础数据、建设要求。在联合指导工作过程中，注重服务保障，及时解决工作中遇到的问题。通过合作，开拓了开发区档案工作新领域，实现了三方共赢。

    主动服务是推动开发区档案工作持续发展的必然要求。随着开发区经济社会的快速发展，对档案服务质量提出了全新的要求，被动等待已远远不能适应新的形势。只有走出去，主动了解情况，积极跟进服务，才能协调指导好企业档案建设。通过主动服务，我们了解了企业的困难；通过主动服务，我们找到了解决企业档案建设难点的抓手；通过主动服务，我们把握了新时期档案工作的规律，提高了业务水平；通过主动服务，我们解决了区域发展中的许多档案问题。

    开拓创新是促进开发区档案工作不断前进的永恒动力。按照习近平总书记对首都“四个中心”功能定位和发展“高、精、尖”产业方向要求，开发区区域定位也从北京的二产主阵地转为高技术制造业和战略性新兴产业聚集区。开发区档案工作也面临着指导企业和社区档案建设需求旺盛等新机遇新挑战。如何把握新机遇，迎接新挑战，唯有大胆创新，大胆尝试，在探索中创新，在创新中成长。一是创新思维方式。在和大兴区档案局的合作中，立足工作需求，大胆解放思想，突破传统束缚，克服本位主义，最终找到了联合指导、三方满意的有效途径。二是创新工作方法，根据发展需求，及时设置几个专业档案室，相对独立管理，既方便了群众，又发挥其最大效能。

    作者单位：北京市经济技术开发区管委会