做好学校综合档案管理工作的研究与讨论
摘 要：档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，现阶段我国学校的档案管理工作还相对落后，存在不少的问题，本文主要对学校的综合档案管理工作进行了研究讨论，分析了学校档案管理中常见的一些问题，并针对性的给出了一些改进对策。
关键词：学校；档案；管理
1 引言
随着社会经济的发展、学校改革的深入，学校档案管理工作面临着越来越多的问题。学校档案工作对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用，同时它也是了解教育工作的重要信息的来源。目前，学校档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下学校档案发展的发展需要。
2 学校综合档案管理现状
在多年的工作实践中，发现在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我们高校各方面健康发展起着至关重要的作用，随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，再加上一些高校的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在学校发展中的战略作用和实际意义，工作中存在失位现象，工作责任心不强。再就是对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个学校不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个学校的档案意识进一步弱化，从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个学校发展进程中有边缘化危险。
3 学校综合档案管理存在的问题
3.1对档案管理的重视程度不够
虽然学校对于档案管理投入了人力、物力、财力，但是受到传统观念的影响，学校领导对于档案管理的工作还是不够重视，他们把精力大多投在办公室里，虽然配备了档案室，但是也只是流于形式，对于档案管理人员的安排也很随意，很多是由兼职人员来管理。加之档案室的位置往往处在楼层的角落内，附属于办公室，工作本身比较封闭，导致管理人员觉得自身的岗位比不上那些坐在办公室的人，缺乏自信心，产生自卑的心理，对于档案管理工作不上心。
3.2 高素质档案管理人才不足
在档案管理人员的选择上，学校管理者受重视程度的影响，往往喜欢把那些没有一技之长、非教育专业、文化程度不高的人员安排在档案管理工作上去，他们认为档案管理工作比较简单，不需要太多的专业知识。但是在实际的工作中，档案管理工作比较繁琐，有时还要利用计算机去检索、查询，信息量比较大，这就要求档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神，而且还要具备一定的专业知识。但是现有的档案管理人员往往都是一些非专业的人员，不能很好的胜任这个工作。
3.3 档案管理方式落后
在档案管理工作中，并不是所有的学校都有一套完整而独立的学校档案管理软件，很多中小型学校还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。
3.4 档案管理制度不健全
学校档案管理工作缺乏一套完整的管理系统，管理尚未达到规范的程度，档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料，每个科室的资料都分布在自己的科室。加之，档案管理部门对收集上来的资料不能进行规范化的管理，在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比如在使用档案时，往往需要大量的人力去查找，影响档案的使用效率。
3.5 档案管理的信息化水平较低
目前档案管理工作还停留在传统的管理模式，大多数手工操作，信息化管理水平比较低，不具备恒温、恒湿的保存要求，查找资料时效率比较低，耗用的时间比较多。大部分的资料采用的是纸质型，缺少大数据、存储设备的现代化管理手段，很多声音和视频资料因为缺乏保存的条件而被舍弃，从而影响了档案的完整性。
4 学校综合档案管理的改进方向
4.1 加深对学校档案管理工作的认识
一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此，学校部门的领导应该更加重视档案管理工作，给予财政支持和人力支持，必须的时候提供软硬件的支持。学校的档案管理工作的是一项非常重要的工作，它是对过去工作的记录和反映，以供人们查询、参考、利用，是以后工作得以顺利开展的强大支撑。为了提高学校的工作质量，就必须重视档案管理工作，以网络建设为主题思想，创建一个有序、简便的工作环境。
4.2 引进高素质档案管理人才
学校档案部门要加大对现有员工的管理培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合运用。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施档案工作的新鲜血液，在完成本职工作同时，带动其他工作者的进步，形成良好的档案工作环境。同时还要注重档案管理人才的培养，具备专业的档案管理知识、有较强的整体规划能力，保证档案保管等工作的顺利进行。要更好的做好档案管理工作，还要进一步将两种专业的人才融合培养，加强具备多能力人员的存在。
4.3 大胆改革，探索档案的现代化管理方式
通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为学校业务、日常管理服务。要实现档案现代化管理。一是要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施。二是要加强档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、傳递、开发利用的主要功能。三是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和效率。注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使学校档案管理更加现代化、规范化。
4.4 完善档案管理的绩效考核制度
绩效考核是一种有效的激励手段，建立科学合理的绩效考核体系有利于提升档案员的工作积极性，还能引起领导层的重视，建立奖罚分明和晋升制度，可以让档案员端正工作态度，提高他们的工作热情，主动的完成繁琐、复杂的档案工作。通过对档案工作的分解、考核，建立绩效考核体系，将会实现档案管理的科学化和规范化。
4.5 加强档案管理的信息化水平
档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作管理机构。档案信息化工作管理机构主要对档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国学校教育事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好的完成。
5 总结
学校的档案管理工作是一项非常重要的工作，它的顺利开展有利于推动教育工作的进行，提高对档案工作的认识、档案员的素质，并建立科学合理的档案管理体系，实施绩效考核都是提升档案管理工作的有效手段。搞好学校的档案管理，不仅对学校自身的建设与发展有着帮助，而且还对国家教育事业有巨大的作用。
参考文献
[1]朱建敏.基层学校部门档案管理探讨[J].科技向导，2012（24）
[2]范喜慧.新时期如何规范和强化学校工作中的档案管理[J].行政管理，2011（30）
[3]赵惠芳.新时期基层学校部门档案管理刍议[J].产业观察，2015（14）
[4]许鹏.学校档案管理工作中存在的问题及对策[J].文化-管理视野，2015（08）
[5]刘瑛郭宏学校档案管理的信息化和科学化建设[J].综述，2014（15）
[6]孟思恩，王穎，何芳.我国档案信息化建设实施的理论思考.档案学研究，2012.
[7]周玲.刘档案信息化建设的思考.档案学通讯，2009.
[8]赵小兰.浅析医院档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究.2011
作者简介
李燕霞（1978-），女，山东人，本科，毕业于山东省委党校档案文秘专业，中级档案馆员；研究方向：档案管理。
关键词：学校；档案；管理
1 引言
随着社会经济的发展、学校改革的深入，学校档案管理工作面临着越来越多的问题。学校档案工作对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用，同时它也是了解教育工作的重要信息的来源。目前，学校档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下学校档案发展的发展需要。
2 学校综合档案管理现状
在多年的工作实践中，发现在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我们高校各方面健康发展起着至关重要的作用，随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，再加上一些高校的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在学校发展中的战略作用和实际意义，工作中存在失位现象，工作责任心不强。再就是对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个学校不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个学校的档案意识进一步弱化，从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个学校发展进程中有边缘化危险。
3 学校综合档案管理存在的问题
3.1对档案管理的重视程度不够
虽然学校对于档案管理投入了人力、物力、财力，但是受到传统观念的影响，学校领导对于档案管理的工作还是不够重视，他们把精力大多投在办公室里，虽然配备了档案室，但是也只是流于形式，对于档案管理人员的安排也很随意，很多是由兼职人员来管理。加之档案室的位置往往处在楼层的角落内，附属于办公室，工作本身比较封闭，导致管理人员觉得自身的岗位比不上那些坐在办公室的人，缺乏自信心，产生自卑的心理，对于档案管理工作不上心。
3.2 高素质档案管理人才不足
在档案管理人员的选择上，学校管理者受重视程度的影响，往往喜欢把那些没有一技之长、非教育专业、文化程度不高的人员安排在档案管理工作上去，他们认为档案管理工作比较简单，不需要太多的专业知识。但是在实际的工作中，档案管理工作比较繁琐，有时还要利用计算机去检索、查询，信息量比较大，这就要求档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神，而且还要具备一定的专业知识。但是现有的档案管理人员往往都是一些非专业的人员，不能很好的胜任这个工作。
3.3 档案管理方式落后
在档案管理工作中，并不是所有的学校都有一套完整而独立的学校档案管理软件，很多中小型学校还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。
3.4 档案管理制度不健全
学校档案管理工作缺乏一套完整的管理系统，管理尚未达到规范的程度，档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料，每个科室的资料都分布在自己的科室。加之，档案管理部门对收集上来的资料不能进行规范化的管理，在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比如在使用档案时，往往需要大量的人力去查找，影响档案的使用效率。
3.5 档案管理的信息化水平较低
目前档案管理工作还停留在传统的管理模式，大多数手工操作，信息化管理水平比较低，不具备恒温、恒湿的保存要求，查找资料时效率比较低，耗用的时间比较多。大部分的资料采用的是纸质型，缺少大数据、存储设备的现代化管理手段，很多声音和视频资料因为缺乏保存的条件而被舍弃，从而影响了档案的完整性。
4 学校综合档案管理的改进方向
4.1 加深对学校档案管理工作的认识
一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此，学校部门的领导应该更加重视档案管理工作，给予财政支持和人力支持，必须的时候提供软硬件的支持。学校的档案管理工作的是一项非常重要的工作，它是对过去工作的记录和反映，以供人们查询、参考、利用，是以后工作得以顺利开展的强大支撑。为了提高学校的工作质量，就必须重视档案管理工作，以网络建设为主题思想，创建一个有序、简便的工作环境。
4.2 引进高素质档案管理人才
学校档案部门要加大对现有员工的管理培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合运用。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施档案工作的新鲜血液，在完成本职工作同时，带动其他工作者的进步，形成良好的档案工作环境。同时还要注重档案管理人才的培养，具备专业的档案管理知识、有较强的整体规划能力，保证档案保管等工作的顺利进行。要更好的做好档案管理工作，还要进一步将两种专业的人才融合培养，加强具备多能力人员的存在。
4.3 大胆改革，探索档案的现代化管理方式
通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为学校业务、日常管理服务。要实现档案现代化管理。一是要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施。二是要加强档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、傳递、开发利用的主要功能。三是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和效率。注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使学校档案管理更加现代化、规范化。
4.4 完善档案管理的绩效考核制度
绩效考核是一种有效的激励手段，建立科学合理的绩效考核体系有利于提升档案员的工作积极性，还能引起领导层的重视，建立奖罚分明和晋升制度，可以让档案员端正工作态度，提高他们的工作热情，主动的完成繁琐、复杂的档案工作。通过对档案工作的分解、考核，建立绩效考核体系，将会实现档案管理的科学化和规范化。
4.5 加强档案管理的信息化水平
档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作管理机构。档案信息化工作管理机构主要对档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国学校教育事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好的完成。
5 总结
学校的档案管理工作是一项非常重要的工作，它的顺利开展有利于推动教育工作的进行，提高对档案工作的认识、档案员的素质，并建立科学合理的档案管理体系，实施绩效考核都是提升档案管理工作的有效手段。搞好学校的档案管理，不仅对学校自身的建设与发展有着帮助，而且还对国家教育事业有巨大的作用。
参考文献
[1]朱建敏.基层学校部门档案管理探讨[J].科技向导，2012（24）
[2]范喜慧.新时期如何规范和强化学校工作中的档案管理[J].行政管理，2011（30）
[3]赵惠芳.新时期基层学校部门档案管理刍议[J].产业观察，2015（14）
[4]许鹏.学校档案管理工作中存在的问题及对策[J].文化-管理视野，2015（08）
[5]刘瑛郭宏学校档案管理的信息化和科学化建设[J].综述，2014（15）
[6]孟思恩，王穎，何芳.我国档案信息化建设实施的理论思考.档案学研究，2012.
[7]周玲.刘档案信息化建设的思考.档案学通讯，2009.
[8]赵小兰.浅析医院档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究.2011
作者简介
李燕霞（1978-），女，山东人，本科，毕业于山东省委党校档案文秘专业，中级档案馆员；研究方向：档案管理。
