论企业档案管理工作的思路创新
韦俊
摘要：不断提高档案工作者的创新意识，增强创新能力，企业档案工作才会有长足的发展。档案工作创新必须是全面的创新。本文通过对档案工作观念创新、档案管理工作创新、档案工作技术创新的论述，阐明了企业档案部门如何应用创新观念来提高企業档案管理工作水平，把档案工作推上一个新的台阶。
关键词：企业 档案工作 管理创新 技术创新
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
以“十三五”开局为起点，企业进入了一个新的发展阶段。既面临难得的发展机遇，也面临严峻的市场挑战。档案部门必须紧密结合企业档案工作的实际，坚持用围绕科研生产大局、服务生产一线的思想来指导档案工作，充分履行和发挥企业档案机构的档案管理和保管利用职能，通过档案工作观念创新、管理创新和技术创新，不断完善档案工作“三个体系”建设，使档案工作更好地为企业的科研生产和经营活动服务。
1档案工作观念的创新
创新离不开观念更新，没有更新的观念，就不可能有创新的思路和发展的举措。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程始终贯穿着观念创新的思想，观念创新是使管理创新得以成功的保证。1.1打破封闭思想，树立大局观念
长期以来，档案工作被认为是一项为企业科研生产服务的辅助性工作，档案人员也安于现状，墨守成规。加上工作性质长期形成的自我封闭，也造成不少档案人员在思想观念上缺乏市场意识，竞争意识和创新精神。
针对这种情况，企业档案部门应在档案工作者中，开展打破封闭观念，变“无所作为”为“大有可为”；消除畏难情绪，变“难以作为”为“奋发有为”的宣传和教育活动，以提高全体档案工作者的工作认识，调动其主动性和积极性，增强其责任感和使命感，转换思想，树立危机意识、全局意识、超前意识，心系企业命运，把档案工作的着眼点放在企业生产第一线，关注企业发展全过程，以“争创一流，敢为人先”的创新精神，促进企业档案管理工作水平的提高。
1.2改变“坐守”观念，增强主动意识
档案部门应改变“坐守”档案库，等待别人来查档案的“守摊看点”式的服务观念，树立“以用户需求为主导“以利用者为中心”的主动服务意识，不断创新服务内容和方式，扩大服务范围和手段，提高服务效率，形成档案工作的整体合力和规模效应，不断扩大档案管理工作的发展空间。1.3转变思想认识，树立效益观念
档案作为潜在的生产要素，通过对劳动力、劳动工具和劳动对象的影响，可转化为直接和现实的生产力。档案人员应转变档案工作只讲投入，不计产出，不求效益的思维观念，不断创新档案信息资源的开发，拓宽档案利用渠道，充分发挥档案的潜在价值，提升档案管理工作的经济效益。
2档案管理工作的创新
加强档案业务建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。
2.1完善制度，强化收集
面对日益激烈的市场竞争，企业经营管理不断向精细化管理发展，不断引入6S管理、精益管理及平衡计分表卡等新的经营理念与管理方法，科研生产、经营管理呈多元化趋势，企业在对外投资、合作及改革改制等众多新领域的经营活动中，产生了大量如知识产权、商业合同、资产重组、结构调整等方面的文件材料，企业档案的收集范围在不断地扩大，数量在不断增加，档案部门应跟上企业改革发展的步伐，在新的实践基础上不断进行制度的完善与创新，及时调整文件材料的归档范围，制定新的档案管理标准；对重要的产品、科研、基建项目要进行超前控制，从立项开始介入，进行过程控制，随时跟踪管理与有效监控；制定严格的人员交接班制度及日常工作中文件的整理制度，把文件材料的及时归档纳入企业员工日常工作的考核范围，用制度培养员工的归档意识。确保档案收集的及时、完整、齐全。
2.2适应发展，创新整理流程
随着信息技术的发展，OA、ERP等的上线运行，企业已逐步进入到办公自动化、科研生产无纸化、信息资源利用网络化的阶段。文件收发、批阅、处理已实现网上传输，但是文件的归档整理却还是沿袭原来纸质文件时期的归档流程。在信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作岗位、工作环节、工作步骤的一体化集成的过程。OA系统与档案管理系统的成功衔接，从技术手段上已可实现文件的实时归档，档案部门应适应企业的发展，在实践工作中不断摸索创新，对档案整理工作流程进行重组与再造，以提高整理工作效率。
2.3转换思维，创新编研
档案编研要有针对性和实用性，编研选题力求创新，要围绕企业当前的中心任务及长远规划，针对企业发展中的热点、难点开展编研工作，使编研成果真正为企业科研生产服务。因此，档案人员要改变以往的工作方式，转变传统的思维观念，深入基层，主动了解企业的科研生产动态，及时与各部门进行沟通；在编研过程中要不拘泥于馆藏，广开门路，广收信息，请当事人、专家认证把关，做到去伪存真，为史料的编撰拾遗补漏；编研方式上要多样化，突破以往编研成果以纸质材料为主的单一表现形式，利用网络技术将声像、图片、文字档案有机整合起来，从单纯的文字编研过渡到充分利用多种介质的档案载体，编研出形式更加丰富多样、更加生动形象的编研成果，服务于企业的科研生产和经营管理。如，可与企业文化部等单位合作，以多媒体为载体，纪录片为形式，编辑更多的“动态书籍”，使编研信息立体的、多维的、全方位的呈现给利用者，这样不但使编研成果更具有吸引力、感染力，还能提高编研成果的传播速度和利用范围。
2.4强化服务意识，开拓服务方式
档案工作的根本目的在于利用。档案信息只有通过利用，才能从内容承载的潜在生产力转化为现实生产力，为企业创造巨大的经济效益。
现代科学技术的迅猛发展使企业的科研生产和经营管理已进入网络化时代，传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式已远远不能适应企业形势发展的要求。档案部门必须树立形象意识，主动意识和开放意识，以创新的思想拓展档案利用方式的多元化，不断提高服务质量和服务水平。为此档案部门要加大宣传力度，创新宣传手段与方法。充分利用厂办报刊和局域网作为宣传阵地，在档案馆网站上设立“网上档案展厅”，在留言板上开辟“档案工作咨询热线”，将编研成果和馆藏内容简介发布在网站上，根据不同的权限对员工发放相应级别的档案管理系统实名制账号，使员工能够打破传统环境下的被动利用状态，进入档案管理系统自主查询所需信息。档案人员也可以通过网上意见征询等方式主动与企业各部门业务人员进行沟通，收集员工对档案管理系统检索手段是否科学方便，编研成果是否准确，是否有较强针对性、适用性，各项档案标准制度是否合理等意见建议，为提高档案利用率，更好地为企业的科研生产服务提供明确的改进方向。
2.5创新培训机制，提升业务素质
目前，企业档案人员的培训内容和形式比较单一，不能适应新形势的发展需要。因人而异，按需施教是培训工作未来的发展趋势。对档案人员采取分工轮换、职位轮换的形式，实施岗位锻炼，是促进档案人员全面熟悉各门类档案工作业务，快速提高档案管理水平的有效途径。档案部门应有针对性地、分期分批地对档案人员进行岗位轮换，在挖掘档案人员潜力，发挥各自特长的基础上，提高其适应性和应变性，对年青、优秀员工将其放在重要岗位、综合部门进行锻炼，提高其独立工作、综合协调的能力，使其快速成长为业务骨干。档案部门还可以开展形式多样的竞赛活动，有计划地组织档案人员到档案管理工作做得比较好的单位去参观学习，互相进行经验交流，借鉴其他单位好的管理方法以开阔档案人员的视野，启发灵感，拓宽思路，更好地改进企业的档案工作。
3档案工作技术创新
3.1扩展档案目录数据库，实现档案信息共享
目前，企业档案馆的馆藏档案目录数据库建设已初具规模，开始为各部门业务人员提供查询利用服务，但是下属的档案分室的馆藏目录数据却还没有进入数据库，形成一个个的信息孤岛。业务人员处理问题时往往要在设计、工艺、质量等多个部门的档案分室之间来回查询资料，既费时又费力，工作效率低下。档案部门应抓好各档案分室馆藏档案目录数据库建设，为各分室的目录数据与档案管理系统的衔接提供技术支持，建立档案机读目录中心，实现档案信息的快速传递和有效利用，使其更方便、更快捷地为企业各层次、各部门的人员服务。
3.2完善档案管理系统功能，提高档案利用率
档案管理系统的投入使用使“数字档案馆”建设迈了上一个新的台阶。然而由于其检索功能只针对文件题名，而不能进行全文内容的检索，查询过程中往往因为利用者所需信息没有包含在题名中而无法检索出来。且检索时对所输入的关键词匹配精度要求较高，不是完全匹配就无法检索出所需信息，在实际工作中使用起来不尽人意。档案部门应积极主动地联合有关技术部门，借鉴互联网搜索引擎能够进行模糊查询及全文检索的功能，对档案管理系统功能进行开发、改进和完善，以提高档案检索的查准率与查全率，使档案管理系统充分发挥作用。
3.3依托信息技术，全面推进“数字档案馆”建设
随着计算机管理广泛应用于企业科研生产、经营管理活动的方方面面，CAD、CAM、ERP、PDM、OA已成为企业设计、生产和管理的主要手段。企业各部门在科研生产过程中产生了大量的电子文件，其格式多样，很多相互间不相融通，数据无法共享。为保证电子文件的归档质量，档案部门要进行前端控制管理，积极参与电子文件数据收集交换系统的设计，制定统一的數据库结构，提出具体采集方案，依托企业信息技术的支持，通过数据的结构化处理实现无序信息的有序集合，全面推进“数字档案馆”建设。
档案工作的发展必须以服务企业的科研生产为中心，通过观念创新、管理创新、技术创新将档案资源转化为现实生产力，充分发挥档案工作在企业经营管理决策中的作用，促进档案工作水平的提高。
摘要：不断提高档案工作者的创新意识，增强创新能力，企业档案工作才会有长足的发展。档案工作创新必须是全面的创新。本文通过对档案工作观念创新、档案管理工作创新、档案工作技术创新的论述，阐明了企业档案部门如何应用创新观念来提高企業档案管理工作水平，把档案工作推上一个新的台阶。
关键词：企业 档案工作 管理创新 技术创新
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
以“十三五”开局为起点，企业进入了一个新的发展阶段。既面临难得的发展机遇，也面临严峻的市场挑战。档案部门必须紧密结合企业档案工作的实际，坚持用围绕科研生产大局、服务生产一线的思想来指导档案工作，充分履行和发挥企业档案机构的档案管理和保管利用职能，通过档案工作观念创新、管理创新和技术创新，不断完善档案工作“三个体系”建设，使档案工作更好地为企业的科研生产和经营活动服务。
1档案工作观念的创新
创新离不开观念更新，没有更新的观念，就不可能有创新的思路和发展的举措。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程始终贯穿着观念创新的思想，观念创新是使管理创新得以成功的保证。1.1打破封闭思想，树立大局观念
长期以来，档案工作被认为是一项为企业科研生产服务的辅助性工作，档案人员也安于现状，墨守成规。加上工作性质长期形成的自我封闭，也造成不少档案人员在思想观念上缺乏市场意识，竞争意识和创新精神。
针对这种情况，企业档案部门应在档案工作者中，开展打破封闭观念，变“无所作为”为“大有可为”；消除畏难情绪，变“难以作为”为“奋发有为”的宣传和教育活动，以提高全体档案工作者的工作认识，调动其主动性和积极性，增强其责任感和使命感，转换思想，树立危机意识、全局意识、超前意识，心系企业命运，把档案工作的着眼点放在企业生产第一线，关注企业发展全过程，以“争创一流，敢为人先”的创新精神，促进企业档案管理工作水平的提高。
1.2改变“坐守”观念，增强主动意识
档案部门应改变“坐守”档案库，等待别人来查档案的“守摊看点”式的服务观念，树立“以用户需求为主导“以利用者为中心”的主动服务意识，不断创新服务内容和方式，扩大服务范围和手段，提高服务效率，形成档案工作的整体合力和规模效应，不断扩大档案管理工作的发展空间。1.3转变思想认识，树立效益观念
档案作为潜在的生产要素，通过对劳动力、劳动工具和劳动对象的影响，可转化为直接和现实的生产力。档案人员应转变档案工作只讲投入，不计产出，不求效益的思维观念，不断创新档案信息资源的开发，拓宽档案利用渠道，充分发挥档案的潜在价值，提升档案管理工作的经济效益。
2档案管理工作的创新
加强档案业务建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。
2.1完善制度，强化收集
面对日益激烈的市场竞争，企业经营管理不断向精细化管理发展，不断引入6S管理、精益管理及平衡计分表卡等新的经营理念与管理方法，科研生产、经营管理呈多元化趋势，企业在对外投资、合作及改革改制等众多新领域的经营活动中，产生了大量如知识产权、商业合同、资产重组、结构调整等方面的文件材料，企业档案的收集范围在不断地扩大，数量在不断增加，档案部门应跟上企业改革发展的步伐，在新的实践基础上不断进行制度的完善与创新，及时调整文件材料的归档范围，制定新的档案管理标准；对重要的产品、科研、基建项目要进行超前控制，从立项开始介入，进行过程控制，随时跟踪管理与有效监控；制定严格的人员交接班制度及日常工作中文件的整理制度，把文件材料的及时归档纳入企业员工日常工作的考核范围，用制度培养员工的归档意识。确保档案收集的及时、完整、齐全。
2.2适应发展，创新整理流程
随着信息技术的发展，OA、ERP等的上线运行，企业已逐步进入到办公自动化、科研生产无纸化、信息资源利用网络化的阶段。文件收发、批阅、处理已实现网上传输，但是文件的归档整理却还是沿袭原来纸质文件时期的归档流程。在信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作岗位、工作环节、工作步骤的一体化集成的过程。OA系统与档案管理系统的成功衔接，从技术手段上已可实现文件的实时归档，档案部门应适应企业的发展，在实践工作中不断摸索创新，对档案整理工作流程进行重组与再造，以提高整理工作效率。
2.3转换思维，创新编研
档案编研要有针对性和实用性，编研选题力求创新，要围绕企业当前的中心任务及长远规划，针对企业发展中的热点、难点开展编研工作，使编研成果真正为企业科研生产服务。因此，档案人员要改变以往的工作方式，转变传统的思维观念，深入基层，主动了解企业的科研生产动态，及时与各部门进行沟通；在编研过程中要不拘泥于馆藏，广开门路，广收信息，请当事人、专家认证把关，做到去伪存真，为史料的编撰拾遗补漏；编研方式上要多样化，突破以往编研成果以纸质材料为主的单一表现形式，利用网络技术将声像、图片、文字档案有机整合起来，从单纯的文字编研过渡到充分利用多种介质的档案载体，编研出形式更加丰富多样、更加生动形象的编研成果，服务于企业的科研生产和经营管理。如，可与企业文化部等单位合作，以多媒体为载体，纪录片为形式，编辑更多的“动态书籍”，使编研信息立体的、多维的、全方位的呈现给利用者，这样不但使编研成果更具有吸引力、感染力，还能提高编研成果的传播速度和利用范围。
2.4强化服务意识，开拓服务方式
档案工作的根本目的在于利用。档案信息只有通过利用，才能从内容承载的潜在生产力转化为现实生产力，为企业创造巨大的经济效益。
现代科学技术的迅猛发展使企业的科研生产和经营管理已进入网络化时代，传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式已远远不能适应企业形势发展的要求。档案部门必须树立形象意识，主动意识和开放意识，以创新的思想拓展档案利用方式的多元化，不断提高服务质量和服务水平。为此档案部门要加大宣传力度，创新宣传手段与方法。充分利用厂办报刊和局域网作为宣传阵地，在档案馆网站上设立“网上档案展厅”，在留言板上开辟“档案工作咨询热线”，将编研成果和馆藏内容简介发布在网站上，根据不同的权限对员工发放相应级别的档案管理系统实名制账号，使员工能够打破传统环境下的被动利用状态，进入档案管理系统自主查询所需信息。档案人员也可以通过网上意见征询等方式主动与企业各部门业务人员进行沟通，收集员工对档案管理系统检索手段是否科学方便，编研成果是否准确，是否有较强针对性、适用性，各项档案标准制度是否合理等意见建议，为提高档案利用率，更好地为企业的科研生产服务提供明确的改进方向。
2.5创新培训机制，提升业务素质
目前，企业档案人员的培训内容和形式比较单一，不能适应新形势的发展需要。因人而异，按需施教是培训工作未来的发展趋势。对档案人员采取分工轮换、职位轮换的形式，实施岗位锻炼，是促进档案人员全面熟悉各门类档案工作业务，快速提高档案管理水平的有效途径。档案部门应有针对性地、分期分批地对档案人员进行岗位轮换，在挖掘档案人员潜力，发挥各自特长的基础上，提高其适应性和应变性，对年青、优秀员工将其放在重要岗位、综合部门进行锻炼，提高其独立工作、综合协调的能力，使其快速成长为业务骨干。档案部门还可以开展形式多样的竞赛活动，有计划地组织档案人员到档案管理工作做得比较好的单位去参观学习，互相进行经验交流，借鉴其他单位好的管理方法以开阔档案人员的视野，启发灵感，拓宽思路，更好地改进企业的档案工作。
3档案工作技术创新
3.1扩展档案目录数据库，实现档案信息共享
目前，企业档案馆的馆藏档案目录数据库建设已初具规模，开始为各部门业务人员提供查询利用服务，但是下属的档案分室的馆藏目录数据却还没有进入数据库，形成一个个的信息孤岛。业务人员处理问题时往往要在设计、工艺、质量等多个部门的档案分室之间来回查询资料，既费时又费力，工作效率低下。档案部门应抓好各档案分室馆藏档案目录数据库建设，为各分室的目录数据与档案管理系统的衔接提供技术支持，建立档案机读目录中心，实现档案信息的快速传递和有效利用，使其更方便、更快捷地为企业各层次、各部门的人员服务。
3.2完善档案管理系统功能，提高档案利用率
档案管理系统的投入使用使“数字档案馆”建设迈了上一个新的台阶。然而由于其检索功能只针对文件题名，而不能进行全文内容的检索，查询过程中往往因为利用者所需信息没有包含在题名中而无法检索出来。且检索时对所输入的关键词匹配精度要求较高，不是完全匹配就无法检索出所需信息，在实际工作中使用起来不尽人意。档案部门应积极主动地联合有关技术部门，借鉴互联网搜索引擎能够进行模糊查询及全文检索的功能，对档案管理系统功能进行开发、改进和完善，以提高档案检索的查准率与查全率，使档案管理系统充分发挥作用。
3.3依托信息技术，全面推进“数字档案馆”建设
随着计算机管理广泛应用于企业科研生产、经营管理活动的方方面面，CAD、CAM、ERP、PDM、OA已成为企业设计、生产和管理的主要手段。企业各部门在科研生产过程中产生了大量的电子文件，其格式多样，很多相互间不相融通，数据无法共享。为保证电子文件的归档质量，档案部门要进行前端控制管理，积极参与电子文件数据收集交换系统的设计，制定统一的數据库结构，提出具体采集方案，依托企业信息技术的支持，通过数据的结构化处理实现无序信息的有序集合，全面推进“数字档案馆”建设。
档案工作的发展必须以服务企业的科研生产为中心，通过观念创新、管理创新、技术创新将档案资源转化为现实生产力，充分发挥档案工作在企业经营管理决策中的作用，促进档案工作水平的提高。
