电子账单系统在集装箱码头管理企业的应用

    马莉

    

    

    

    摘 要：本文分析了集装箱码头管理企业账单系统电子化的可行性，集装箱码头管理企业电子账单系统的主要架构、技术关键、特点，通过对某集装箱管理企业电子账单系统的经济和社会效益案例分析，表明电子账单系统在实际应用中具有推广前景。

    关键词：电子账单；集装箱码头；企业管理

    中图分类号：U692.2 文献标识码：A 文章编号：1006—7973（2017）02-0056-02

    随着国民经济的发展和社会生产生活方式的变化，城市居民家庭和企事业单位日常收到的各类发票、凭据、帐单等越来越多。除了传统的水、电、煤帐单外，还有固定电话、移动电话、数据通信以及购房还贷扣款、保险金分期交纳通知等。目前这些大部分账单都实现了电子账单功能。对账单进行电子化之后，一方面能够节约办公费用，另一方面，能提升企业办公效率，缩短账单周期，加快资金回笼。

    作为集装箱码头管理公司，每天产生大量的账单，不仅增加了相关管理人员的劳动强度，也影响了企业营运效率，拖延了资金的回笼，尤其在账单调阅和处理时更加繁琐。因此，很有必要在集装箱码头企业采用电子账单系统的管理方式。

    1 集装箱码头管理企业账单系统电子化的可行性分析

    在电子账单系统的正式立项之前，首先对项目的可行性进行了分析，主要包括以下问题：

    1.1 集装箱码头管理企业费收系统和账单交付的现状

    目前，集装箱码头管理企业和船公司船代以及其他客户之间采用的付款方式一般是定期由费收人员在系统中找到需要结费的船，手工打印纸质账单，同时安排专人将纸质账单交由船公司，船公司收到纸质账单且审核无误后，付款至码头。每月需打印的纸质账单数量非常多，且不宜保管，来回送交还需耗费不少人力物力。同时审阅纸质账单的权限也无法规范管理。由于打印账单到交付账单的时间过长，还导致了付款周期的相应延长，影响了资金回笼率。

    1.2 集装箱码头管理企业账单电子化可行性分析

    互联网发展为集装箱码头管理企业账单电子化提供了可靠的技术条件。国家推行的证据采信的相关法规为企业账单电子化提供了法律依据。时至今日，连微信也可作为证据采信之依据。

    账单电子化后，易于保管和随时调阅，节省码头对纸质账单的堆积空间，减少送交账单的人力物力交通费用，同时帮助船公司提高审查和查看账单的效率，亦可根据岗位和职能制定账单数据的查阅权限，使得电子账单的安全性和私密性也得到加强。

    纸质账单上的所有数据在码头的数据库中都能抽取到，应用技术手段，将数据电子化后，以报文的形式传输给船公司，船公司收到电子账单，可即刻进行审核确认，确认好后将回执发送给码头。

    2 集装箱码头管理企业电子账单系统的主要架构

    从码头数据库中抽取船公司需要的各种结账数据，对接船公司系统，保障电子账单数据的安全完整及时传输，建立细致周全的电子账单查阅和调取权限，保证电子账单数据私密性和安全性。整个系统的主要架构如下图1所示：

    3 集装箱管理企业电子账单系统的技术关键

    业务操作和报文发送异步机制，可以保证双方操作互不影响，异步流程可以延迟给调用方最终的结果数据，在此期间可以做更多额外的工作，例如结果记录等等。异步流程在执行的过程中，可以释放占用的线程等资源，避免阻塞，等到结果产生再重新获取线程处理。异步流程可以等多次调用的结果出来后，再统一返回一次结果集合，提高响应效率。

    报文格式采用国标发票报文INVOIC D97B 格式，方便和不同的船公司进行数据交换。

    码头使用FTP上传作业方式。建立一个ftp服务器，为不同的系统分配账号、密码、目录的操作权限等，要交换数据的两个系统要约定好数据格式、文件命名方式、存放路径等规则等。

    4 集装箱码头管理企业电子账单系统的特点和应用前景

    软件特点。电子账单软件系统，实现码头和船代账单数据的电子对接，提高账单交付效率，减少人力物力成本。

    电子账单采用数据打包，如图2所示：

    然后电子报文数据上传，如图3所示：

    船公司导入码头数据，如图4所示：

    这就形成了完整的电子账单传递数据链。

    5 某集装箱管理企业电子账单系统的经济和社会效益案例分析

    5.1 节省费用

    每年可节省纸张费，打印机、硒鼓、电耗成本近4万元

    5.2 低碳环保

    每月可保护森林为（按照80g/平米）：21*29.7CM=623.7平方厘米

    每月节约纸张重量为：623.7*20000/10000*80=49896g=0.005吨

    按照用纸每1万吨少砍伐20万大树，保护2500亩森林。那么每月可以保护森林0.25亩，每年就可以保护森林3.25亩。

    5.3 提高账单流转效率，加快资金回笼

    每月船公司大概交付費用8000万，船公司付款期限一般不大于30天，如果月头交付账单，则船公司月中下旬即可结清本月费用，缩短付款周期十五天左右，以8000万计算，按活期利率0.35%计算，一年可节省14万左右。

    6 集装箱码头管理企业电子账单系统的应用前景

    电子账单成功应用之后，可以在其他公司推广；同时，由于电子发票已经在部分电商平台使用，码头后续也可考虑开展电子发票等事宜，将电子账单和电子发票有效的结合在一起，力争提高整个费收流程的效率，节省更多人力和成本。