档案信息化为档案管理带来的机遇与挑战

    姚君

    摘要：随着科技发展，信息化时代的到来，社会对档案资源信息化的要求越来越高。而档案工作部门在档案管理过程中要勇于迎接信息化过程中出现的挑战，准确把握科技信息化提供的机遇，再造档案管理流程，实现从传统档案管理到信息化档案管理的过渡。

    关键词：档案管理；信息化；改革

    1 档案信息化的概念及其对档案管理的意义

    档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息收集和处理技术，对档案信息资源进行处理、管理和分析。实质上就是将档案管理模式由传统的实物保管为重点，转化为档案的数字化存储与分析处理，并为社会提供服务。档案信息化的意义在于推动档案管理模式，以满足社会对档案资源的需求，实现档案资源的信息共享和有效利用，深层次挖掘档案信息资源中的价值。

    2 档案信息化对档案管理带来的挑战

    2.1 对档案管理理念带来的挑战

    档案信息化对传统档案管理模式带来的诸多挑战中，最为激烈的当属对档案管理理念的挑战。档案管理理念是档案工作者开展工作的基础和指引。但是新时代和新形势下的档案信息化工作，需要打破原有的理念，例如档案“来源原则”讲究不同来源的档案不能相互混淆。但是信息时代，档案信息来源和类属增加幅度巨大，难以准确分辨归属。同时对档案的“周期原则”也存在挑战，实物档案的保存周期与电子档案的生命周期是完全不同的，那么也应该重新划分管理周期。

    2.2 对档案管理制度带来的挑战

    档案信息化对档案管理制度带来的挑战主要存在于实物档案与电子档案的各自不同的特点上。相对于实物档案，电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点。在档案信息化过程中，电子档案的管理数量和比例都显著提升，以往的管理流程并不能完全适用于电子档案。例如电子档案在归档、鉴定以及著录环节都提前了。著录贯穿在电子档案的编制、处理、归档、迁移、利用等整个文件的生命周期中。而且电子档案由于分析利用等不同需求，在管理过程中还会存在大量的数据迁移和格式转换工作，如何在这个过程中包装档案的正确性、连续性和可读性也需要在管理制度上进行变革。

    2.3 对档案服务模式带来的挑战

    传统的档案服务模式有两个显著的特点，即单向的和被动的。所谓单向的是指档案服务工作只是对上不对下，普通社会公众和一般组织无法获取档案信息。而被动的特点则是指档案部门只是被动的接受档案信息的查询服务。但是信息化时代对档案管理提出了新的要求：社会需要开放的、便捷的档案信息服务。而市场经济也赋予社会行为主体更多的多元化与个性化的自由。服务对象的变更让档案管理工作的服务理念不断拓宽和转变。

    2.4 对档案安全带来的挑战

    档案信息化在不断提高档案信息资源的公开程度和利用率的同时，也为数字化档案的安全管理问题带来了新的挑战。电子档案与实体档案最大的不同就是易改性。实物档案的修改需要较高的技术要求，而且容易进行鉴定。但是电子档案容易修改，且修改后鉴定困难。这就要求加强对档案的安全管理工作，保证档案真实性。另外档案信息管理系统也容易遭受来自技术层面的挑战，例如电脑病毒、黑客攻击等等，让档案信息安全遭受威胁。

    3 档案信息化对档案管理带来的机遇

    3.1 档案信息化提高了档案的更新与共享

    经济全球化和信息化是社会发展的总趋势，作为衡量一个国家和地区综合实力的重要标志，信息化水平成为国家战略发展的重要组织部分。在档案管理范围内，要进一步推进档案管理工作的信息化水平。传统档案管理一方面让档案管理部门处于“信息孤岛”模式，造成信息资源的搁置浪费，另一方面又处于“信息匮乏”模式。在大数据时代，高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐成为主流。档案用户渴望得到全方位的信息服务。而档案部门借助信息技术，整合本部门的档案资源，一方面节约用户的查找信息的时间和精力，另一方面提升资源的利用效率。而且整合以后的信息资源能够形成规模化的信息集合，有利于信息资源的开发和预测，而预测正是大数据的精髓。

    3.2 档案信息化更新了档案管理的理念和制度

    档案信息化对传统档案管理的理念和制度提出挑战，但是这种挑战也为档案管理工作更新管理模式，创建适合信息化社会的管理制度提供了良好的机遇。借助档案系统的信息化进程，构建与完善科学有效的档案管理工作体系，有效提升信息化档案管理的效率。在管理理念和制度方案要加强数字化电子文件的监控与管理，提升电子档案的比例。同时要针对新的档案管理模式，完善相关的档案法律法规制度。尽可能地建立合理的管理和分配机制，开展档案信息的管理工作。

    3.3 档案信息化创造了档案服务新模式，提高了档案利用率

    传统的档案信息的管理理念在于“重保管轻利用”，但是信息化社会则有着更高的要求。档案管理人员要把传统的档案服务进行拓展，由定时或限时的服务转变为档案用户的随时自助服务。利用电子档案可与载体分离的特点以及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据和实体档案并用服务，由平面的服务转化为与网络空间结合的立体化服务。这种服务模式的创新进一步推动了档案资源的主动性、针对性、广泛性和开放性，树立了以档案用户为核心的服务理念，为用户提供信息咨询与分析一体化的服务。

    3.4 档案信息化挖掘了档案信息的深层次数据

    档案的信息化建设不仅让传统档案资料进行信息化存储，还增加了网页档案、图片资料、声像资料、多媒体资料等内容。而现代的数据挖掘技术可以把大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识。这些数据可以是数据库中结构化的数据，也可以是分布在网络上的零散数据。档案管理部门拓展自身数据挖掘能力并对档案数据进行维护，开展数据的关联分析，发现一个档案与其他档案间的相互关联性或相互依赖性。数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型，或者是预测未来数据的发展趋势。这些数据挖掘行为大大地开发了现有档案资料的价值，为用户提供更多选择和可能。

    4 档案信息化管理实现流程

    4.1 档案管理业务流程再造

    传统的档案管理业务流程已经不能适应档案信息化管理的需求，急需要对现有的档案管理业务流程进行再造。在信息化社会的背景下，档案管理部门与其他组织机构及档案信息提供部门之间的联系和工作衔接变得更加紧密。业务流程出现在移交部门与档案部门之间、档案管理工作实施之间、档案部门与档案利用者之间。这些业务流程要适应档案信息化管理就必须进行重构。首先是优化业务流程，理清并记录下数据产生的环节、数据产生并存储的地址、数据长期保存的方式方法、数据流转的途径和接口标准等。其次要建立标准和制度，制定数字档案接收标准，才能保证档案信息即时、长久、有效地保存。

    4.2 档案信息资源的整合

    档案资源的质量直接影响了信息化档案管理与提供的数据服务的效果。目前各级政府部门和组织应用了各式各样的信息化系统，包括办公自动化系统、财务系统、电子政务系统等。这些信息化系统为档案数字化提供了必要的信息员，同时大部分档案信息也来自于这些数据应用系统。要建立一体化的档案信息化管理系统，就必须将档案部门的信息管理系统纳入整个政府和各级组织的信息化整体布局中，让档案部门的信息化建设和社会信息化建设同步对接。完成政府和各级组织实体档案数字化以及存量信息资源的整合，建立同步性有效的数据备份。

    4.3 档案服务能力与范围拓展

    在市场经济的大环境下，组织与部门要想快速发展，就必须有自身的核心业务和核心竞争力。而档案管理部门的价值就在于为有需要的用户提供准确、充足的档案信息。传统的档案管理部门还满足于档案的借阅模式，如档案原件、档案复印件、档案检索等。但是这些服务已经不能满足信息化社会的需求。一是要拓展服务功能，利用档案信息的整理、组织和开发创造更好的信息资源服务条件，充分发挥数据挖掘技术、信息集成技术、全文检索技术等信息技术，极大地提升档案检索能力、检索速度、查全查准率。二是要拓展服务范围。将传统的查阅服务向知识服务转化，提供更加精准的专业化和个性化的服务，研究用户的信息需求，分析他们利用数据解决问题的方法以及查询问题的特点和要求，来拓展服务范围。

    4.4 档案管理人力资源建设

    档案信息化建设不仅赋予了档案管理新的内涵，也转变了档案工作人员的工作理念和方式。首先工作对象由实体拓展到了数字代码，工作方式由传统模式拓展到了网络模式，由被动查询转化为主体提供咨询服务。这些转化对档案管理的人力资源建设有了更高的标准。要立足目前档案人才储备特点，尽快提升工作人员的信息素质，打造新能力、新知识、新技术的复合型档案人才队伍。要重视人才的培养工作，加强培训和深造。同时引入人才激励机制，激发档案工作人员的挑战欲和创造力。还要创新人才管理方法，让档案管理信息化建设达到质的飞跃。

    5 结语

    档案信息化是全球信息化的必然选择，也是档案管理工作今后的发展趋势。档案管理部门要不断地借助信息技术，改变档案管理理念，完善档案管理机制，加强人才队伍的建设，抓住信息化建设的机遇，勇于迎接挑战，把社会对信息的需求和不断提高自身服务质量作为目标，提高档案部门的工作价值。