浅析事业单位档案管理信息化建设问题

摘 要:在我国现代社会运转体系中,事业单位是承载社会服务,行使管理职能的重要机体。事业单位工作的高效开展对推进社会发展进步有着重要意义。随着“互联网+”时代的来临,事业单位的传统档案管理方式已然不能满足社会发展的要求,事业单位档案管理和现代化信息网络技术的结合,是事业单位档案管理提档升级的出发点和落脚点。本文立足事业单位档案管理实践,探寻事业单位管理工作信息化建设的现实路径,旨在提升事业单位档案管理水平。
关键词:事业单位;档案管理;信息化;科学管理
顾名思义,事业单位档案的信息化建设过程,就是利用现代互联网和多媒体存储技术,对档案保存方式进行有机变革,实现档案内容的网络化存储和网络查询,是一种资源的现代化整合和利用方式。在事业单位档案管理的过程中,要通过信息网络资源的运用,建立数据库等方式,实现档案管理方法的提档升级,是事业单位总体信息化建设的一个重要环节。
1 信息化建设对于事业单位管理的重要意义
随着经济社会的快速发展,我国事业单位在公共服务和管理职能行使方面,发挥着越来越重要的作用,是社会运作的重要机体。事业单位的档案管理工作,从其本质来说,是对事业单位工作历史痕迹的客观记录,是通过资料的收集和整理,为后续服务和科学决策提供重要依据。事业单位管理工作所积累的大量案例和大量数据,是现代社会实现科学发展所依托的重要载体。
随着互联网信息技术的发展,传统的资料收集和查询方式,明显已经不能满足现代社会大数据分析的要求,传统档案管理的弊端也在日益凸显,包括占用空间、不利于查询、不利于资料的跨区域利用等方面。因此,在事业单位档案管理过程中,强化档案资料管理的信息化建设,是事业单位总体信息化建设的重要组成部分。
以笔者所工作的环保单位来说,在提供环保咨询服务的过程中,会形成大量的档案资料,很多环保问题,具有跨区域的相似性,也具有临近区域的特殊性,通过大量案例的整理和收集,可以有效实现环保问题解决方法的总结和创新,要实现这个目标,必须依托大量资料的收集和整理,通过档案的信息化建设,实现资源的跨区域流动,不仅对于提升本单位的档案管理水平具有重要意义,对于提升全国范围的环保治理水平而言,也有着至关重要的作用,将这种观点放大到所有事业单位的档案管理,都具有相似性的特征。
2 事业单位档案管理中的信息化建设瓶颈
2.1 资源利用效率低
在我国事业单位体系中,档案的信息化建设水平相对较低,其中可利用的数字化信息资源很少,大量的资料堆积在各自的档案室内,无法实现资源的有效利用,因此,强化事业单位档案管理的信息化建设,具有十分重要的意义。据不完全统计,截至2015年,全国事业单位档案馆资料开放的总数为6301万卷,这一数字,还不到我国事业单位档案馆藏资料总数的四分之一。
从总体来看,我国事业单位档案管理的信息化建设已经取得了初步的成果,在全国范围内建立了4000多个数字化信息数据库,但是仍有大量的档案资源被闲置,无法实现高效的利用。
2.2 事业单位档案信息安全堪忧
在事业单位过程中,形成的很多档案资料具有一定的特殊性,甚至涉及到国家秘密、商业秘密、个人隐私的问题,对于这种情况,在开展信息化建设的过程中,提升信息资料的安全保障性,具有十分重要的意义。通过对很多事业单位档案管理信息化建设的研究来看,现代事业单位开展信息化建设,普遍存在一定的安全隐忧,比如内外网区分不明等,存在很多安全隐患,成为制约事业单位档案管理信息化建设的重要因素。
3 加强事业单位档案管理信息化水平的有效路径
3.1 完善现代管理制度和体系
事业单位的档案管理信息化建设问题,是一项系统性的工程,需要單位从领导决策层面进行顶层设计。在现有法律法规体系下,事业单位的性质相对较为特殊,很多事业单位存在身份上模棱两可的问题,因此,开展档案信息化建设,也受到了制度层面的制约。要实现档案管理信息化建设的有效开展,离不开系统的制度设计,建立现代事业单位档案管理制度,为档案管理的信息化建设提供制度上的保障和指引。
3.2 规范化建立档案数据库
在事业单位档案管理过程中开展信息化建设,离不开科学规划和系统安排,切忌盲目开展。在档案管理信息化建设的过程中,要强化数据库建立环节,利用无限的网络存储空间,分步骤、有条理的开展本单位数据库建设,实现档案内容的数字化备案过程,既有利于档案的保管,同时对于信息调取和资源利用具有重要的意义。
3.3 强化档案管理人员的信息处理能力
在事业单位档案管理中,开展信息化建设,离不开人才的配套和支撑。在很多事业单位当中,负责档案管理的人员,往往思想不够创新,现代信息技术应用水平不足,因此,强化档案管理人员的信息处理能力,对于事业单位档案管理工作,具有至关重要的作用。由于事业单位的性质和技术所限,一般不具有专业化的信息技术能力水平,因此,通过服务购买等方式,和企业合作开展建设,是有效的信息化建设路径。
4 结语
通过以上的论述可以得知,事业单位的档案管理工作,在事业单位全局工作中占据着重要位置,事业单位档案管理的信息化建设水平,直接关乎事业单位的服务和职能行使水平,具有十分重要的意义。由于我国历史因素和现代制度的多方面制约,我国事业单位目前的档案管理信息化水平并不容乐观,是一个持久性的工程。综上所述,强化事业单位档案管理信息化的理论研究和实践摸索,对于促进事业单位发展具有十分重要的意义,需要实践工作者和理论研究者深入探索,寻求现代事业单位开展档案管理信息化建设的有效路径,从而促进事业单位发展,更好的服务社会,为我国全面建成小康社会做出应有的贡献。
参考文献
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[4]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯,2013(30):214,216.
作者简介
顾永芳(1976-),女,江苏泰州人,泰州市环境科学研究所,馆员,大学本科,主要从事档案管理工作
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