基于知情权的人事档案管理问题探究
摘 要：当前人事档案的管理越趋严格和规范，同时也存在人事档案当事人知情权的保障问题。本文从人事档案知情权的涵义入手，结合人事档案知情权的现状和人事档案知情权的保障依据提出了具体对策，以保障公民人事档案知情权的实现。
关键词：人事档案；知情权；实现；探究
人事档案是对公民自然情况、教育背景、社会经历、现实表现和能力特长等方面的记录和反映，是社会、组织或用人单位对个人作出评价的重要依据。可见，人事档案与公民个人的工作和生活息息相关。但就现行的人事档案管理规定，公民却无权查阅本人档案，无法了解档案记载的内容，也就限制了人事档案应发挥的作用。因此，公民应当有对本人人事档案的部分材料内容有一定的知情权。
1 人事档案知情权的涵义与内容
1、人事档案知情权的主要内涵。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来已被查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。而人事档案的知情权则主要是指公民合法拥有对本人人事档案材料内容状况及其保管利用情况等知晓的权利。个人人事档案是公民个人信息的重要组成部分，人事档案知情权应属于公民知情权的范畴。
2、人事档案知情权的主要内容：第一，当事人对自己人事档案中自己填写的内容，用人单位、组织部门对自己各方面的评价意见、鉴定结果等内容信息的知情权；第二，当事人对自己人事档案的管理状况及被利用状况。其中，管理情况包括：本人人事档案所归属的管理部门、现保存地、保管状况等；被利用情况包括：查阅本人人事档案者、利用目的、利用时间、查阅内容、查阅结果、利用者评价等。
2 人事档案知情权的现状
1、公民的人事档案知情权重视不够。目前，由于我国对人事档案的知情权并没有得到广泛的宣传，因此公民对本人的人事档案信息的知悉和保护意识还很薄弱，甚至是思想上根本谈不上保护的意识。虽然人事档案中的部分材料是公民本人亲自填写的或者是需要本人签字确认的内容，可是事实上仍有相当部分的内容，是组织对本人情况的如实记录，还有如鉴定、考核和考察材料以及政审材料都是本人只知道结果，不知道全部过程和具体内容，甚至有些信息可能存在错漏，却被直接归档，本人根本没接触过，当真正利用时，已是对本人工作生活受到直接影响。由此可见，若公民本人不清楚这些信息的来源，结果是相当可怕的。
2、人事档案管理体制不健全。由于公民对人事档案知情权的认识不足和理解不够深入，用人单位对人事档案管理工作也缺乏重视，诸如在人事档案工作人员在专业素质、业务培训、晋升机会、工作态度等方面重视不够。特别是人事档案管理工作人员不加强业务学习，一味地还是进行机械式的管理，管理档案内容实现不了数据化形式，致使这项工作跟不上信息时代发展的需求。也是正因为对这项工作的忽视，导致了很多资料不能及时归档，信息不能及时更新，也导致了一些所谓的“弃档”和”死档“的日益增多。
3、对人事档案信息资源的开发利用率低。人事档案一般是由用人单位的组织人事部门、劳动部门以及人才流动服务中心等负责管理，现在我国档案行政部门对档案管理工作还缺乏有效的指导和监督，使档案管理工作无法取得实质的成效，这就导致了档案需求人无法对档案内容进行有效的获取。大多数公民都认为，只有在工作调动的时候时才会用想到要用到人事档案的，而真正用于人才的选拔、培养开发、人才分配等方面的内容却少之又少，还没充分发挥人事档案应有的价值作用。
3 人事档案知情权的保障依据
1、法律上的保障。从法律上看，虽然我国宪法中并没有明确规定公民人事档案的知情权，但知情权的理念与精神在宪法中始终有所体现。《中华人民共和国宪法》第二条规定“中华人民共和国的一切权利属于人民”，既然人民是一切权利的所有者，那人民自然就享有知情权。人事档案是伴随人们一生的个人信息记录，无疑属于宪法保护的知情权范畴。现行的《中华人民共和国政府信息公开条例》标志着我国政务信息公开从此进入了“有法可依”时代，并为保障公众对公共信息的知情权提供了法律依据。随着社会的发展，人们维权意识的增强，保障人事档案知情权，也是必然的发展趋势。
2、事实上的保障。从人事档案组成内容上看，《干部档案工作条例》将每份人事档案材料分成十个类别，主要内容包括履历材料、自传材料、鉴定及考核材料、学历和专业技术材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工作及职务等材料和可供组织参考的其他材料。这些材料中，部分是由本人亲自填写，有的是由本人填写后组织盖章认可的，还有的是组织根据本人情况如实进行记录填写，只有少数材料本人只知道结果但不知道具体内容。因此，公民具有人事档案知情权的事实的保障基础。
4 实现人事档案知情权的途径
1、加强宣传引导，增强公民保护人事档案知情权的意识。公民不重视本人人事档案的保护，归根结底是不清楚人事档案对本人的重要性，同时也与传统人事档案管理体制有关。组织人事部门、劳动部门、档案管理部门等单位要全力加强公民对本人人事档案知情权的宣传力度。在人事档案材料的收集过程中，要向公民宣传材料归档范围，使公民清楚自己的档案里有些什么内容，自己要提供哪些材料是对自己有影响的，并且要让公民清楚用人单位对自己人事档案的利用对自己是能够解决实际问题的，如升学就业、工作调动、档案转递、下岗后人事档案托管等方面。
2、修改和完善相关法律、法规，依法保障公民人事档案知情权。虽然我国宪法明确保护公民的权利，可是对公民人事档案知情权的保护却是不够明确。当公民这方面的权利受到侵害时，公民无法通过相关法律来保护自己的权利。所以，必须修改和完善现有的档案法律和人事档案法规，保证公民可以合法地查阅本人人事档案。当公民提出要使用本人人事档案时，必须要严格审核使用程序，对用档过程务必全面监督，增加使用的透明度。
3、加强人事档案管理工作制度，有效保障人事档案知情权。单位要重视档案管理工作，要选择工作责任心强、愿意守护着这一片清贫净土的管理人员，严格杜绝松懈的工作态度、不规范不合法的档案操作，不断完善人事档案管理规章制度，从最大限度地杜绝人事档案材料的作假行为或归档疏漏等现象的出现。同时，加强对档案管理人员的培训、奖惩措施、职称晋升等待遇，保证人事档案的完整性、真实性、权威性、信用度、有效性，切实有效地保障公民对本人人事档案真实情况知悉的权利。
4、加强人事档案管理信息系统化管理，促进人事档案信息资源共享。在社会主义市场经济条件下，人才的合理流动性日益加强，已成为不可阻挡的社会发展趋势。因此，加强人事档案信息管理系统化建设是加快人事档案管理信息化进程的有效手段。在人事档案管理中利用电子化技术，建立人事档案电子信息数据库，加强各单位之间的配合与协作，实现资源共享，促进人事档案信息化管理效率。
参考文献
[1]黄宵羽.魂系历史主义——西方档案学支柱理论发展研究[M].北京：中国人民大学出版社，2006（11）.
[2]刘爽.人事档案知情权保障中存在的问题及其对策[J]档案，2010（6）.
[3]蔡荣英.论我国人事档案知情权的现实检视[J]科学管理，2013（2）.
作者简介
陈雪云（1975-），女，广东遂溪，广东机电职业技术学院，大学本科，中级，研究方向：人事檔案管理。
关键词：人事档案；知情权；实现；探究
人事档案是对公民自然情况、教育背景、社会经历、现实表现和能力特长等方面的记录和反映，是社会、组织或用人单位对个人作出评价的重要依据。可见，人事档案与公民个人的工作和生活息息相关。但就现行的人事档案管理规定，公民却无权查阅本人档案，无法了解档案记载的内容，也就限制了人事档案应发挥的作用。因此，公民应当有对本人人事档案的部分材料内容有一定的知情权。
1 人事档案知情权的涵义与内容
1、人事档案知情权的主要内涵。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来已被查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。而人事档案的知情权则主要是指公民合法拥有对本人人事档案材料内容状况及其保管利用情况等知晓的权利。个人人事档案是公民个人信息的重要组成部分，人事档案知情权应属于公民知情权的范畴。
2、人事档案知情权的主要内容：第一，当事人对自己人事档案中自己填写的内容，用人单位、组织部门对自己各方面的评价意见、鉴定结果等内容信息的知情权；第二，当事人对自己人事档案的管理状况及被利用状况。其中，管理情况包括：本人人事档案所归属的管理部门、现保存地、保管状况等；被利用情况包括：查阅本人人事档案者、利用目的、利用时间、查阅内容、查阅结果、利用者评价等。
2 人事档案知情权的现状
1、公民的人事档案知情权重视不够。目前，由于我国对人事档案的知情权并没有得到广泛的宣传，因此公民对本人的人事档案信息的知悉和保护意识还很薄弱，甚至是思想上根本谈不上保护的意识。虽然人事档案中的部分材料是公民本人亲自填写的或者是需要本人签字确认的内容，可是事实上仍有相当部分的内容，是组织对本人情况的如实记录，还有如鉴定、考核和考察材料以及政审材料都是本人只知道结果，不知道全部过程和具体内容，甚至有些信息可能存在错漏，却被直接归档，本人根本没接触过，当真正利用时，已是对本人工作生活受到直接影响。由此可见，若公民本人不清楚这些信息的来源，结果是相当可怕的。
2、人事档案管理体制不健全。由于公民对人事档案知情权的认识不足和理解不够深入，用人单位对人事档案管理工作也缺乏重视，诸如在人事档案工作人员在专业素质、业务培训、晋升机会、工作态度等方面重视不够。特别是人事档案管理工作人员不加强业务学习，一味地还是进行机械式的管理，管理档案内容实现不了数据化形式，致使这项工作跟不上信息时代发展的需求。也是正因为对这项工作的忽视，导致了很多资料不能及时归档，信息不能及时更新，也导致了一些所谓的“弃档”和”死档“的日益增多。
3、对人事档案信息资源的开发利用率低。人事档案一般是由用人单位的组织人事部门、劳动部门以及人才流动服务中心等负责管理，现在我国档案行政部门对档案管理工作还缺乏有效的指导和监督，使档案管理工作无法取得实质的成效，这就导致了档案需求人无法对档案内容进行有效的获取。大多数公民都认为，只有在工作调动的时候时才会用想到要用到人事档案的，而真正用于人才的选拔、培养开发、人才分配等方面的内容却少之又少，还没充分发挥人事档案应有的价值作用。
3 人事档案知情权的保障依据
1、法律上的保障。从法律上看，虽然我国宪法中并没有明确规定公民人事档案的知情权，但知情权的理念与精神在宪法中始终有所体现。《中华人民共和国宪法》第二条规定“中华人民共和国的一切权利属于人民”，既然人民是一切权利的所有者，那人民自然就享有知情权。人事档案是伴随人们一生的个人信息记录，无疑属于宪法保护的知情权范畴。现行的《中华人民共和国政府信息公开条例》标志着我国政务信息公开从此进入了“有法可依”时代，并为保障公众对公共信息的知情权提供了法律依据。随着社会的发展，人们维权意识的增强，保障人事档案知情权，也是必然的发展趋势。
2、事实上的保障。从人事档案组成内容上看，《干部档案工作条例》将每份人事档案材料分成十个类别，主要内容包括履历材料、自传材料、鉴定及考核材料、学历和专业技术材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工作及职务等材料和可供组织参考的其他材料。这些材料中，部分是由本人亲自填写，有的是由本人填写后组织盖章认可的，还有的是组织根据本人情况如实进行记录填写，只有少数材料本人只知道结果但不知道具体内容。因此，公民具有人事档案知情权的事实的保障基础。
4 实现人事档案知情权的途径
1、加强宣传引导，增强公民保护人事档案知情权的意识。公民不重视本人人事档案的保护，归根结底是不清楚人事档案对本人的重要性，同时也与传统人事档案管理体制有关。组织人事部门、劳动部门、档案管理部门等单位要全力加强公民对本人人事档案知情权的宣传力度。在人事档案材料的收集过程中，要向公民宣传材料归档范围，使公民清楚自己的档案里有些什么内容，自己要提供哪些材料是对自己有影响的，并且要让公民清楚用人单位对自己人事档案的利用对自己是能够解决实际问题的，如升学就业、工作调动、档案转递、下岗后人事档案托管等方面。
2、修改和完善相关法律、法规，依法保障公民人事档案知情权。虽然我国宪法明确保护公民的权利，可是对公民人事档案知情权的保护却是不够明确。当公民这方面的权利受到侵害时，公民无法通过相关法律来保护自己的权利。所以，必须修改和完善现有的档案法律和人事档案法规，保证公民可以合法地查阅本人人事档案。当公民提出要使用本人人事档案时，必须要严格审核使用程序，对用档过程务必全面监督，增加使用的透明度。
3、加强人事档案管理工作制度，有效保障人事档案知情权。单位要重视档案管理工作，要选择工作责任心强、愿意守护着这一片清贫净土的管理人员，严格杜绝松懈的工作态度、不规范不合法的档案操作，不断完善人事档案管理规章制度，从最大限度地杜绝人事档案材料的作假行为或归档疏漏等现象的出现。同时，加强对档案管理人员的培训、奖惩措施、职称晋升等待遇，保证人事档案的完整性、真实性、权威性、信用度、有效性，切实有效地保障公民对本人人事档案真实情况知悉的权利。
4、加强人事档案管理信息系统化管理，促进人事档案信息资源共享。在社会主义市场经济条件下，人才的合理流动性日益加强，已成为不可阻挡的社会发展趋势。因此，加强人事档案信息管理系统化建设是加快人事档案管理信息化进程的有效手段。在人事档案管理中利用电子化技术，建立人事档案电子信息数据库，加强各单位之间的配合与协作，实现资源共享，促进人事档案信息化管理效率。
参考文献
[1]黄宵羽.魂系历史主义——西方档案学支柱理论发展研究[M].北京：中国人民大学出版社，2006（11）.
[2]刘爽.人事档案知情权保障中存在的问题及其对策[J]档案，2010（6）.
[3]蔡荣英.论我国人事档案知情权的现实检视[J]科学管理，2013（2）.
作者简介
陈雪云（1975-），女，广东遂溪，广东机电职业技术学院，大学本科，中级，研究方向：人事檔案管理。
