浅谈档案专题汇编与利用效果
温秀环
摘 要：档案专题汇编是将不同时期集中反映同一问题的一组若干文件经过复印或扫描汇集而成的一种选编成册的档案编研的成果。档案专题汇编解决了同一问题需要若干文件利用上的不便问题，提高了档案利用效果，扩大档案利用效果在全校的影响力，增强了全体员工档案归档意识。
学校档案馆（室）是学校信息资源库，档案信息资源的开发与高效利用是档案管理的最终目的。档案信息资源具有真实、可靠、有效、不可替代等特点。要做好档案专题汇编，档案工作者在年度的档案收集、审核、整理、移交的同时，同步做好重要的档案信息复制收集工作。根据档案移交室藏资源，筛选整理出与学校各项工作密切联系、有保存价值、使用频率高的的核心实用档案信息，以问题为单位，把反映同一问题所有文件整理编辑成册或成套，提供给决策者、职能部门，使专题汇编在学校各项工作中尤其是学校的大事、要事中发挥重要的作用，显示重要效果，使其深受领导以及教职员工的认可。本文结合我校的实际工作，就近10年来档案专题汇编与利用效果进行探讨与分析。
1 如何做好档案专题汇编
（一）前瞻性与全局性
档案专题汇编是档案工作人员综合能力、分析能力的体现，它决定了一个人思维方式，行为方式。如何汇编、哪些问题需要汇编、何时汇编、汇编的利用率、利用效果等等都需要汇编人员认真考虑的问题。档案汇编人员在明确汇编的必要性后，还必须结合对学校自身的教育特点，学校发展规划进行全面综合考量，且应具有前瞻性和全局性。如：2004年三所成人高校合并为全日制高职院校并更名为厦门城市职业学院，根据高职的职业特点，结合我校办学特色，挖掘档案信息资源，针对学校建校评估、第一、二轮人才培养评估、示范性高职院校评估等学校大事要事，与档案收集、移交同步，在评估之前首先筛选整理好专题汇编，先后汇编了《三校合并文件汇编》、《行政管理文件汇编》、《学生管理文件汇编》、《生源招生情况统计》、《校内机制构建与实施的文件摘要汇编》、《校企合作合同目录汇编》、《校内机构改革文件摘要汇编》《专业建设的文件汇编》、《学校60周年大事记汇编》等具有前瞻性、完整性与全局性的汇编册子，为各类评估提供了有效的原始佐证材料，大大提高了评估材料组的工作效率，使各项评估顺利进行，材料得到专家的好评，取得了评估高分。
（二）主动性针对性
在职能部门每年定期把具有查考使用价值的各种文件材料经过立卷归档移交到档案馆（室）集中保管时，学校档案工作人员应有服务意识，尤其是服务教学的意识。所以，首先必须主动筛选汇编材料，把能体现现实利用效果的重要文件、同一问题跨年度的重大文件材料等进行复印或扫描备份，而不是坐等利用者查档时才手忙脚乱地前后搜索查询。例如：针对教学管理档案类，筛选出专业建设与人才培养的专题材料，编制《“十二五”发展规划文件汇编》含市产业发展规划、市教育发展规划、院的发展规划等同一主题的相关内容文件；针对人才培养模式专题，5年一期限，编制《专业人才培养方案汇编》、《教学改革文件材料汇编》、《课程体系改革优化材料汇编》等针对性强的专题汇编册子。把分散、跨年度的同一问题材料梳理、汇集、整理，使进馆后的重要材料由无序为有序，分散为集中、被动利用为主动提供，发挥了档案的信息优势，进一步提高了档案服务教学的主动性与针对性。
（三）现实性与有效性
《高等学校档案管理办法》第27号令，简称为《办法》。《办法》的第一章的第一条指出，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同载体的历史记录。”《办法》体现了学校档案应“以人为本”，服务教师、服务师学生。专题汇编应贯彻《办法》服务文件精神，注重现实性与有效性。例如：《人事任免文件汇编》为干部档案审核提供干部任免依据；《科研课题立项汇编》为教师个人信息、科研成果报送、职称评定等提供真实可靠的有效凭证；《大事记》叙述学校不同历史时期的真是的发展史，《校园建设有专题》汇编，为学校改建扩建等工作提供了详细、完整的档案材料，大大提高相关部门档案的查全率以及办事效率。
2 专题汇编利用效果
（一）提供有效的决策依据
在信息时代，信息是决策的重要保障，科学、合理的档案专题汇编，可以为决策者提供高效、可靠的专业依据。一方面，档案专题汇编总结、记录着学校日常工作、教学管理、行政管理和高校评估的完整信息，学校运行的动态数据，及时、准确地为师生和行政人员提供所需的信息，提高了档案信息材料获取的查全率。例如，学生可以通过课程专题汇编了解本学期学校开设的不同类型的选修课，及时根据自身发展需要确定自己所选的课程；教师通过专业建设汇编，明确课题和科研的方向，有针对性地完善教学内容；行政人员通过行政管理文件汇编获取行政管理信息，提高完成日常行政工作的效率。另一方面，单学校领导或相关部门决策者可以从专题汇编里提炼出校园建设中需要重点关注的一个或几个方面存在的问题，进行客观、深入的剖析，并有针对性地提出对策和建议，进一步提高办学质量。
（二）提供明晰的办事指南
档案专题汇编作为学校档案工作的筛选和提炼，为各项工作的开展指明了方向。学校教职员工可以根据汇编材料，索引所需的业务查询需求，解决了部门、个人档案信息搜寻资料缺漏的烦恼，提高办事效率，缩短办事时限；各项评估检查，专家组成员也能依据本单位专题汇编的内容对单位的工作进行直观、完整、清晰地了解，学校建设各阶段取得的进展也能全面地体现和有效的佐证。专题汇编确保学校有保存价值的档案信息可查可管。
（三）提供连续的制度化管理
档案专题汇编凝聚了学校教职工教学、管理的成果和贡献，形成一个统一的、系统的体系，推动学校制度化管理朝着承前启后良性方向发展。首先，专题汇编发挥了学校的重要档案优势，使教职工同中层、学校领导在问题上的沟通依据，避免教学管理和行政管理等方面出现理解上的差异和波动；其次，通过专题汇编，教职工能够更好地了解学校建设，对自身工作有清晰的认识，能够从统一的规范标准中明确努力的方向，更有利于凝聚积极向上的校园文化；再次，专题汇编为教师、行政人员提供了晋升制度和奖惩制度的依据，充分发挥了信息公开的渠道，保证了学校管理的规范化。
3 结束语
档案专题汇编解决了同一问题需要查阅若干文件利用上的存在的模糊问题、查全率的不确定性等问题，确保了档案利用的的完整性、及时性与有效性，提高了档案利用效果，扩大档案利用效果在全校的影响力，增强了全员工档案归档意识。同时也加大档案的信息利用风险。档案专题汇编册包含了系列的档案材料，在利用与保管的同时，必須加强档案信息责任与安全意识防控，使档案专题汇编在学校各项活动中发挥安全、有效的作用。
参考文献
[1]中华人民共和国第27号令 《高等学校档案管理办法》2008.9.20
[2]《高等学校档案管理研究》 安徽大学 2008年 庞涛
摘 要：档案专题汇编是将不同时期集中反映同一问题的一组若干文件经过复印或扫描汇集而成的一种选编成册的档案编研的成果。档案专题汇编解决了同一问题需要若干文件利用上的不便问题，提高了档案利用效果，扩大档案利用效果在全校的影响力，增强了全体员工档案归档意识。
学校档案馆（室）是学校信息资源库，档案信息资源的开发与高效利用是档案管理的最终目的。档案信息资源具有真实、可靠、有效、不可替代等特点。要做好档案专题汇编，档案工作者在年度的档案收集、审核、整理、移交的同时，同步做好重要的档案信息复制收集工作。根据档案移交室藏资源，筛选整理出与学校各项工作密切联系、有保存价值、使用频率高的的核心实用档案信息，以问题为单位，把反映同一问题所有文件整理编辑成册或成套，提供给决策者、职能部门，使专题汇编在学校各项工作中尤其是学校的大事、要事中发挥重要的作用，显示重要效果，使其深受领导以及教职员工的认可。本文结合我校的实际工作，就近10年来档案专题汇编与利用效果进行探讨与分析。
1 如何做好档案专题汇编
（一）前瞻性与全局性
档案专题汇编是档案工作人员综合能力、分析能力的体现，它决定了一个人思维方式，行为方式。如何汇编、哪些问题需要汇编、何时汇编、汇编的利用率、利用效果等等都需要汇编人员认真考虑的问题。档案汇编人员在明确汇编的必要性后，还必须结合对学校自身的教育特点，学校发展规划进行全面综合考量，且应具有前瞻性和全局性。如：2004年三所成人高校合并为全日制高职院校并更名为厦门城市职业学院，根据高职的职业特点，结合我校办学特色，挖掘档案信息资源，针对学校建校评估、第一、二轮人才培养评估、示范性高职院校评估等学校大事要事，与档案收集、移交同步，在评估之前首先筛选整理好专题汇编，先后汇编了《三校合并文件汇编》、《行政管理文件汇编》、《学生管理文件汇编》、《生源招生情况统计》、《校内机制构建与实施的文件摘要汇编》、《校企合作合同目录汇编》、《校内机构改革文件摘要汇编》《专业建设的文件汇编》、《学校60周年大事记汇编》等具有前瞻性、完整性与全局性的汇编册子，为各类评估提供了有效的原始佐证材料，大大提高了评估材料组的工作效率，使各项评估顺利进行，材料得到专家的好评，取得了评估高分。
（二）主动性针对性
在职能部门每年定期把具有查考使用价值的各种文件材料经过立卷归档移交到档案馆（室）集中保管时，学校档案工作人员应有服务意识，尤其是服务教学的意识。所以，首先必须主动筛选汇编材料，把能体现现实利用效果的重要文件、同一问题跨年度的重大文件材料等进行复印或扫描备份，而不是坐等利用者查档时才手忙脚乱地前后搜索查询。例如：针对教学管理档案类，筛选出专业建设与人才培养的专题材料，编制《“十二五”发展规划文件汇编》含市产业发展规划、市教育发展规划、院的发展规划等同一主题的相关内容文件；针对人才培养模式专题，5年一期限，编制《专业人才培养方案汇编》、《教学改革文件材料汇编》、《课程体系改革优化材料汇编》等针对性强的专题汇编册子。把分散、跨年度的同一问题材料梳理、汇集、整理，使进馆后的重要材料由无序为有序，分散为集中、被动利用为主动提供，发挥了档案的信息优势，进一步提高了档案服务教学的主动性与针对性。
（三）现实性与有效性
《高等学校档案管理办法》第27号令，简称为《办法》。《办法》的第一章的第一条指出，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同载体的历史记录。”《办法》体现了学校档案应“以人为本”，服务教师、服务师学生。专题汇编应贯彻《办法》服务文件精神，注重现实性与有效性。例如：《人事任免文件汇编》为干部档案审核提供干部任免依据；《科研课题立项汇编》为教师个人信息、科研成果报送、职称评定等提供真实可靠的有效凭证；《大事记》叙述学校不同历史时期的真是的发展史，《校园建设有专题》汇编，为学校改建扩建等工作提供了详细、完整的档案材料，大大提高相关部门档案的查全率以及办事效率。
2 专题汇编利用效果
（一）提供有效的决策依据
在信息时代，信息是决策的重要保障，科学、合理的档案专题汇编，可以为决策者提供高效、可靠的专业依据。一方面，档案专题汇编总结、记录着学校日常工作、教学管理、行政管理和高校评估的完整信息，学校运行的动态数据，及时、准确地为师生和行政人员提供所需的信息，提高了档案信息材料获取的查全率。例如，学生可以通过课程专题汇编了解本学期学校开设的不同类型的选修课，及时根据自身发展需要确定自己所选的课程；教师通过专业建设汇编，明确课题和科研的方向，有针对性地完善教学内容；行政人员通过行政管理文件汇编获取行政管理信息，提高完成日常行政工作的效率。另一方面，单学校领导或相关部门决策者可以从专题汇编里提炼出校园建设中需要重点关注的一个或几个方面存在的问题，进行客观、深入的剖析，并有针对性地提出对策和建议，进一步提高办学质量。
（二）提供明晰的办事指南
档案专题汇编作为学校档案工作的筛选和提炼，为各项工作的开展指明了方向。学校教职员工可以根据汇编材料，索引所需的业务查询需求，解决了部门、个人档案信息搜寻资料缺漏的烦恼，提高办事效率，缩短办事时限；各项评估检查，专家组成员也能依据本单位专题汇编的内容对单位的工作进行直观、完整、清晰地了解，学校建设各阶段取得的进展也能全面地体现和有效的佐证。专题汇编确保学校有保存价值的档案信息可查可管。
（三）提供连续的制度化管理
档案专题汇编凝聚了学校教职工教学、管理的成果和贡献，形成一个统一的、系统的体系，推动学校制度化管理朝着承前启后良性方向发展。首先，专题汇编发挥了学校的重要档案优势，使教职工同中层、学校领导在问题上的沟通依据，避免教学管理和行政管理等方面出现理解上的差异和波动；其次，通过专题汇编，教职工能够更好地了解学校建设，对自身工作有清晰的认识，能够从统一的规范标准中明确努力的方向，更有利于凝聚积极向上的校园文化；再次，专题汇编为教师、行政人员提供了晋升制度和奖惩制度的依据，充分发挥了信息公开的渠道，保证了学校管理的规范化。
3 结束语
档案专题汇编解决了同一问题需要查阅若干文件利用上的存在的模糊问题、查全率的不确定性等问题，确保了档案利用的的完整性、及时性与有效性，提高了档案利用效果，扩大档案利用效果在全校的影响力，增强了全员工档案归档意识。同时也加大档案的信息利用风险。档案专题汇编册包含了系列的档案材料，在利用与保管的同时，必須加强档案信息责任与安全意识防控，使档案专题汇编在学校各项活动中发挥安全、有效的作用。
参考文献
[1]中华人民共和国第27号令 《高等学校档案管理办法》2008.9.20
[2]《高等学校档案管理研究》 安徽大学 2008年 庞涛
