基于高校档案特征的档案信息开发利用新思路探究

    摘要：高校档案信息开发利用还存在很多困难和不足，高校档案部门可针对高校档案信息特征和档案利用群体的特点，探索适宜高校的档案信息开发新思路、新方法，提高高校档案信息开发利用服务水平，开创高校档案信息开发利用工作新局面。

    关键词：高校档案信息开发档案利用

    高校档案是高校在从事招生、教学、管理、科研、基础建设和对外交流等活动中形成的，对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]作为一个特定的社会组织，高校的运作具有特定的内容和规律性，它的活动主体和活动对象，也具有明确的界定性和指向性。因此，高校在开发档案信息资源，满足档案用户利用需求时，也应根据其自身特点，采取适宜的方法来满足档案利用群体的需求。

    一、高校档案信息开发利用存在的困难和不足

    （一）管理归口上的不清晰造成高校档案工作的尴尬

    根据有关规定，国务院教育行政部门主管全国高校的档案工作，省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。同时，国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。可见，高校档案工作处于双重领导状态，一重是教育行政部门，他们直接领导和评价档案工作质量，但在档案专业业务技术上却不太在行；另一重是提供档案专业技术指导和监督的上级档案行政部门，但它却不直接领导高校和高校档案工作，没有对高校档案工作完全的领导权和指挥权。高校档案工作处于两者的“夹缝”中生存和发展着，这必然使高校档案工作遭遇两难的境地。

    （二）档案工作在高校普遍缺乏应有的重视和地位

    因档案工作不直接创造经济价值，在大部分高校，档案工作或档案部门基本处于边缘地带，领导重视不够。据了解，珠三角大部分高校，尤其是高职院校档案工作地位普遍低下，主要表现在档案机构行政级别低下、专职档案工作力量薄弱、档案办公和库房设备条件简陋等。例如，在广东的绝大部分高职院校，档案部门的地位都远远低于同属高校信息服务性质的图书馆。以副厅级普通高职院校为例，图书馆一般列为副处级，而档案部门只有科级或副科级，甚至部分高校根本不设独立的档案机构，而只是将档案工作列为学校办公室的一项内容。因此，高校档案工作开展起来困难重重，尤其是在收集档案信息资源方面，经常处于无人理睬的困难境地，致使高校档案信息资源内容单一、不能将应归档的信息“颗粒归仓”。

    （三）观念和政策导向上重收藏轻开发利用

    对于高校领导来说，虽然他们天天都在利用档案或档案衍生材料，但他们很难认识到档案和档案工作的重要性，对档案和档案工作也没有深入的了解，因为他们需要利用的档案材料，都是由秘书来档案室借阅完成。在大部分高校领导心里，档案部门的工作也就是保管好学校的文件材料，不让文件材料丢失而已。在这样的意识支配下，档案工作重收藏轻开发利用的观念就逐步形成了。另外，国家在制定相关政策方面，对馆藏数量的相关规定，也助长了重藏轻用意识。例如：在教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》第二章第六条规定，“已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校应当设立档案馆。”[2]

    （四）档案信息开发利用服务手段落后

    档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。目前，绝大部分档案馆都是以传统档案信息开发利用为主，例如提供查询目录、档案馆指南、专题索引等，即使有一部分档案馆开设了远程服务功能，那也只提供档案馆馆藏信息开放目录的网上检索服务，没有实现档案信息的全文数据下载阅览服务。高校档案工作也面临同样的问题。据笔者调查，绝大部分高校档案网站，仅停留在档案行政规章和档案管理方式方法等信息的开放服务上，仅有的档案信息服务功能也是停留在开放档案的目录检索上，无法像图书期刊那样实现全文下载和阅读。

    二、高校档案信息特征

    高校档案信息资源，在其内容、管理方法、利用服务对象、利用效果反馈等方面具有自己独有的特征。因此，高校档案工作者在开发利用档案信息资源时，应抓住这些特征，做到有的、有效、有度、有力，高质量地服务高校师生的需求，最大限度地发挥高校档案信息的独有价值。

    （一）高校档案内容特征

    高校档案信息内容具有明确的指向性，都是围绕高校业务活动内容而展开，主要包括高校在教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和行政党群管理活动中形成的文件材料，这明显区别于社会其他组织机构。因此，由它产生的档案内容也明显区别于其他社会组织所产生的档案内容。高校档案工作者只有抓住了高校档案的内容特征，明确了高校档案馆库藏信息的特有内容，才能做到有计划、有组织地开发档案信息。

    （二）高校档案信息管理方法特征

    高校档案，无论是在档案信息的收集和分类，还是档案信息的保管上，都与行政机关档案管理方法具有明显区别。高校档案应遵循《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》等标准和规范，高校档案在收集方法上，应建立遍及各教学系部和管理机构的兼职档案信息员网络，由各兼职档案信息员协助高校档案馆完成档案信息的收集工作；在分类方法上，《高等学校档案实体分类法》根据高校工作内容和分工，将档案信息分成若干类别，便于高校档案信息的管理和利用；在保管方法上，许多高校的专门档案往往因具有明显的专业性和独享性，在整理、管理和利用上，具有独立的对象和目标，因此，大多高校实行管理主体与利用主体的分离，由档案馆统筹和监督指导，由专业业务部门完成整理，由档案馆统一保管，由专业业务部门专门利用。高校档案工作者只有抓住了这些特征，才能做到快捷、高效地开发档案信息。

    （三）高校档案信息服务对象特征

    高校档案服务对象是一个特定的人群，根据他们利用目的不同，可以将他们分为几类，然后可针对不同类的档案信息利用群来开发档案信息。根据高校档案信息利用目的，高校档案信息利用对象基本可分为因需解决本校行政事务管理过程中有关问题而来查阅档案的管理人员，因完成专业或实训基地申报而来查阅档案的教学人员，因解决个人待遇、身份和前途问题而来查阅档案的在校教师或学生个人，因解决工作中遇到学历、资历、课程成绩和出国等证明材料而来查阅档案的往届毕业学生。可见，高校档案信息服务对象具有明确的界定性，他们对档案信息的利用需求也具有可预见性，高校档案工作者抓住了这些特征，开发档案信息便可做到有的放矢。

    （四）高校档案利用反馈特征

    档案利用反馈，就是档案信息利用者将利用后的效果、意见和建议反映给档案工作者，由档案工作者根据这些反馈信息来改进档案工作的一个过程。由于高校档案利用群体的特定性和可预见性，在收集档案利用反馈信息时，高校档案部门具有独有的优势，除了被动地接收档案利用者的反馈信息外，还可根据事先预见和确定的几类档案利用群体有针对性的开展反馈信息收集工作，以便收集到精细、准确的反馈信息。

    三、高校档案信息开发利用的新思路

    （一）理顺高校档案工作管理归口

    高校档案工作应有一个明确而权威的领导机构，让档案工作直接成为评价高校工作和高校领导工作的硬性指标。高校档案馆保存的是高校在招生、教学、科研、建设和管理活动中形成的有保存价值的文件和资料，这些资料，恰好说明了我国高等教育事业发展的历程，也是证明各高校在教育事业发展中存在的各种事实和问题的最好材料，它们是教育活动的重要组成部分。所以，高校档案工作，无论是机构隶属关系还是业务指导监督，应直接由教育行政机构实施领导，理顺领导关系，赋予档案工作在高校应有的地位。

    （二）优化高校档案馆库藏档案信息

    我们知道，档案馆档案信息收集工作的好坏，不在于库藏档案信息的多少，而在于数量和质量的辩证统一。库藏档案信息的查全率和查准率，是衡量库藏档案信息数量和质量辩证统一的两个重要指标。只有彻底改变重藏轻用的工作思路，不断优化高校档案馆库藏档案信息，提高库藏有用档案信息的“纯度”，才能充分开发利用有用的档案信息资源，使档案信息开发利用工作收到事半功倍的效果。严把档案归档入口关，将无保存价值的文件挡在归档入口之外；以档案的最低保管期限为周期，定期开展档案的鉴定工作，将无效无用的档案信息剔除，减少无效无用档案信息对档案检索的干扰；利用整理技巧维系档案信息的系统性、整体性，使相关的档案信息在“逻辑地址”上成为一个整体；剔除整合类高校库藏档案重复件，以免其降低有效信息的查准率，造成库存浪费；对于利用率高的优质档案信息，应进行有效重组或编研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通过这些措施和手段，可优化高校档案馆库藏信息资源，使高校档案信息开发利用工作更高效。

    3.加强高校档案价值的宣传力度

    只有那些利用过档案并为其解决重要难题的利用者，才真正体会到档案的重要性。没有利用过档案的人群，自然就感受不到档案的价值所在。所以，我们要加大宣传力度，宣传档案的价值。我们可以精选高校档案馆在开展档案利用中遇到的典型案例来进行宣传，让高校师生在一个个典型真实的案例中，认识到档案的价值和作用。当人人利用档案、人人重视档案的氛围已经形成时，档案信息开发利用也必将被提到新的高度。

    （四）创新档案信息开发利用的思路

    除了传统的档案信息开发利用方法外，高校档案馆还可根据其特殊的利用群体，利用现代信息技术和网络技术，尝试使用以下档案信息开发利用方法：

    1.开展档案信息网上在线咨询服务。档案信息网上在线咨询服务，就是以网上互动的形式，根据档案利用者的利用需求，档案工作者为其提供档案信息与档案学科知识的一种方法。常用的在线咨询服务方法有：

    电子邮件。档案馆可通过向全院师生公布电子邮件的形式，开展档案咨询服务。日前，电子邮件已经渗透到每个人的生活、工作中，查收和阅读电子邮件，已经成为大家的习惯。档案利用者可以通过电子邮件向档案馆发起咨询，以获得档案馆专业人士的帮助。

    即时通软件。即时通软件，是指通过电脑或手机端安装即时通软件或者登录即时通在线网站来实现在线聊天、交流的软件，目前中国最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能开展在线服务外，QQ等即时通软件还能开展离线传输、绑定手机、手机QQ、QQ邮箱等多项拓展服务，让即时通软件开展信息咨询服务工作无所不能、得心应手。

    BBS论坛。高校档案馆可以抓住高校网站这一重要平台，利用高校网站用户集中、专一的特点，在网站首页显著位置设置档案馆主页链接，并在档案馆主页显著位置设置BBS论坛链接。高校师生可以通过在论坛发帖的形式，向档案馆咨询有关档案问题，档案馆专业工作者以回帖或电话回复的形式回答发帖者的问题。

    微博互动。目前，微博已经深入到每个人的生活和工作，“织围脖”已经成为时尚的代名词，它更新快，传播面广，立体式的互动交流等特点必将使档案馆在微博上发布的档案信息瞬间传遍世界，即使没有在线看到，还可以通过其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同时，高校档案馆还可针对高校档案利用群体的特殊性和稳定性，开展微群服务，使档案信息在同类型的档案利用群体中充分共享。

    2.开展档案信息在线检索服务。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。其中，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。国外，档案信息联机检索技术发展较快，美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。[5]相比，在我国，这种技术应用还不多，与国外有较大差距。高校档案馆必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库，共享共用高校档案信息，这必将是今后高校档案信息开发利用的新方向。

    3.开展档案信息网上展览服务。档案信息网上展览，就是档案馆将本馆可公开共享的档案信息在网上陈列出来，以便利用者阅览。高校档案馆可根据学校工作重点和热点开展档案信息网上展览，还可在校园文化建设、新生入学教育、爱国爱校专题教育等活动中，以图文并茂的形式开展档案网上展览，可以起到积淀校园文化、凝聚师生人心的作用。由于档案网上展览不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多样，目前已经在很多社会公共档案网站开始运用。但高校档案网站运用不多，这可成为今后高校开发利用档案信息的一个目标和方向。

    参考文献：

    [1][2]教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》.

    [3]唐祖军.论基层档案保管单位库藏档案信息的优化[J].北京档案，2011（7）.

    [4]百度百科：http：//baike.baidu.com/view/3335697. htm

    [5]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案，2009（1）.

    作者单位：江门职业技术学院