基建档案管理研究与对策建议

    方松+赵红萍

    摘要：基建档案较一般文书档案具有更强的现实使用性等特点。当前，我国基建档案管理总体水平不高。基于此，本文围绕基建档案管理实务要求，借鉴PDCA循环法则、档案价值鉴定理论等研究工具，对我国基建档案管理机制、范围管理、归档方法等进行了研究，并提出增强管理意识、提高管理要求、加强科学研究等3项对策建议，希冀促进我国基建档案管理整体水平的提升。

    关键词：基建档案PDCA循环法则价值鉴定

    一、问题提出

    基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、

    收集滞后性的特点[2][3]。

    文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

    足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，

    与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。

    为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

    二、研究重点

    围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

    （一）基建档案管理机制研究

    从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划—各责任主体制定并实施具体管理计划—业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。

    1. PDCA循环法则概述

    PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

    2.基建档案管理流程分析

    基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

    （1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。

    （2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。

    （3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

    （4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。

    （二）基建档案范围管理研究

    借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

    1.档案价值鉴定理论概述

    档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

    2.初始定义

    基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

    3.范围确认及变更控制

    基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。

    4.范围管理成果

    基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。

    （三）基建档案归档方法研究

    项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。

    国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件单元；‘件内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

    三、对策建议

    基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。

    （一）增强意识，重视基建档案管理工作

    一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。

    （二）采取措施，提高基建档案管理要求

    基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。

    （三）强化研究，逐步增强基建档案管理科学化水平

    随着现代管理学的发展与现代科学技术的进步，基建档案管理应与时俱进，不断运用新理论、新技术，逐步提高管理的现代化水平。在此过程中，应加强基建档案管理专题研究，以提高管理实务的智力支撑储备水平。一是要进一步加强基建档案管理机制研究，使得基建档案管理与基建项目流程管理更加协调一致，各建设相关方更加自觉地强化档案管理；二是要继续加强基建档案管理标准体系研究，逐步提高基建档案管理的标准化水平。

    参考文献：

    [1]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报，2007（6）：124-126.

    [2]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].图书与档案，2011（3）：380-381.

    [3]林端庄.高校基建档案管理对策浅议[J].城建档案，2008（10）：49-51.

    [4]汤海英.基建档案问题解决“三步走”[J].档案学研究，2009（3）：49-51.

    [5]刘岩岩.基建档案建设与管理工作的探讨[J].四川有色金属，2011（12）：65-67.

    [6]王英玮.档案价值鉴定基础理论若干关键性问题研究[J].图书情报工作，2013（5）：13-18.

    [7]任改莲.档案价值鉴定谈略[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2012（6）：202-203.

    作者单位：中国水产科学研究院

    文中“业主方”是广义概念，包括传统管理模式（DBB）下的业主以及管理承包模式（MC）下的管理承包商。

    文中“其他建设相关方”是指项目建设中除业主方以外的其他参与主体，包括施工方、监理方、设计方等。