网络时代档案信息共享的问题与对策
许凤姣
摘要：本文从数字档案的原真性、用户查档的便捷性、供需双方的权益保护三方面阐述了网络时代档案信息共享的基本要求，从数字档案资源的丰富程度、档案信息系统的互通性、档案信息标准化程度、公共档案信息平台建设四方面分析了目前档案信息共享存在的问题，并提出了相应的解决对策。
关键词：网络时代档案信息信息共享
随着科技的发展和社会的进步，越来越多的人习惯于通过网络获取信息。利用网络实现档案信息共享是时代发展的必然趋势，也是档案工作可持续性发展的必然要求。然而，目前有诸多因素制约着档案信息共享的实现，如何全面把握网络时代档案信息共享的基本要求，针对现存问题采取有效措施，切实推动档案信息更大范围内共享利用，已经成为档案界共同关注的问题。
一、网络时代档案信息共享的基本要求
（一）确保数字化档案的原始性和真实性
档案是再现历史真实面貌的原始文献，必须尊重历史，不能去改过去形成的材料；而数字化则是对档案信息存在形式的转换，必须尊重档案，不能对档案内容作额外处理。一个图像文件只要它是档案原件的真实反映，就不能因其有瑕疵或是纸张发黄或是字迹潦草而利用软件对其进行美化处理。但是，采用防篡改技术避免档案信息在网络环境下被改动则是允许的，因为这对档案信息的真实性起到了固化作用。数字化必须严格维护档案信息和载体的原真性，最大限度地体现档案的本来面貌，才能保证网络共享的档案信息真实准确。
（二）用户查询利用档案信息方便快捷
在信息化高速发展的今天，用户更多地希望通过网络能够直接调用档案信息。但是，由于用户对计算机的掌握程度不尽相同，操作水平有高有低，因此档案信息共享界面必须方便查询，具有开放性和易操作性，查到的档案信息方便下载。同时，必须加强对档案信息共享平台的社会宣传和定期回访，使大家熟悉进而习惯档案信息的网络查询，建议开展档案利用在线咨询服务，及时解决用户使用过程中遇到的问题，从而保障网络环境下档案信息便捷利用的顺利实现，公共档案信息能真正实时共享、随意下载。
（三）保障档案信息供需双方的权力不受侵害
档案是全社会的共同财富，公民对档案享有知情权，档案工作要最大限度地开放档案服务社会。然而，档案作为一种信息，有些会涉及国家机密、商业秘密、个人隐私或者知识产权，档案开放受到一定的限制。因此必须在上网前做好档案信息鉴定，哪些档案信息适宜公开，哪些档案信息必须保密。对不宜公开的档案信息要严格管控，加强数字化加工和网络化利用的监控，确保不公开的档案信息安全。档案信息共享既要保护档案中相关权益不受侵犯，又要将档案中记载的智力劳动成果充分公开，网络环境下处理好两者关系就显得尤为重要。
二、目前档案信息共享存在的若干问题
（一）数字档案资源不够丰富
档案数字化是档案信息共享的资源基础。然而，由于各级档案馆领导支持程度不一，基础保障条件差异很大，导致我国档案数字化工作没有全面铺开，数字档案资源不够丰富，最终呈现信息高速路上“车少货缺”的现象。就全国范围而言，一些档案馆仍然沿袭传统管理模式，没有主动参与档案数字化工作，珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案还有相当一部分是传统纸质档案的保管形式，尚未进行数字化。没有数字化的档案信息资源，通过网络的传输共享就无从谈起，因此，档案数字化是信息共享的基础，只有加快全国档案数字化进程，不断丰富数字档案信息，实现档案全文共享的目标才指日可待。
（二）档案信息系统各自为政
由于档案信息化缺乏全局性的统筹规划和监督管理，不同行业系统和行政区域存在“条块分割”，加上档案自身具有一定程度的保密性，导致不同单位在研发或引进档案信息系统时，多从自身档案管理需求出发，而缺乏全社会的档案信息整合共享的全局观。各系统数据结构不统一，数据格式不一致，档案信息系统互不兼容，数据无法交换，信息无法共享，从而形成“信息孤岛”。一个个“信息孤岛”的存在，导致档案资源重复数字化，档案软件重复开发，档案系统重复建设，这不仅是人力、财力和物力的极大浪费，更成为档案信息共享的瓶颈。此外，将信息“据为己有”的心理趋向也会阻碍信息的互通共享。
（三）档案信息标准化程度不高
标准化是实现档案信息共享的最具实质性意义的保障手段。目前，我国传统档案管理的标准规范相对健全，但数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。同时，实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，都需要新的标准规范进行支撑。虽然我国已经制定和正在制定一些档案信息化标准规范，但是从总体上讲，标准制定相对滞后，数量偏少，分布分散，核心标准规范的研发相对薄弱。此外，有些标准由于宣传贯彻力度不够等原因，其实施情况参差不齐。缺乏统一标准规范，使得档案信息难以流通与共享。
（四）公共档案信息平台建设有待加强
目前我国档案信息数字化共享还主要局限在本馆范围内，信息跨地域联合检索的难度较大，还没有形成一个以新技术为支撑的公共档案信息共享系统。如果老百姓能运用该系统在同一平台上进行“百度式”检索，不受时空限制，便捷地查阅所需档案并下载利用，那么就能有效提升档案服务民生的能力与水平，让老百姓享受一站式服务、一键式检索的便利。正如百度一样，“让人们最平等、便捷地获取档案信息，找到所求”也是档案工作的核心使命。通过全国档案信息资源的整合和搜索引擎创新技术的应用，加强公共档案信息平台建设，方便档案用户查询利用，是推动档案信息共享的一个重要方面，其工作力度还有待加强。
三、促进档案信息实现共享的对策
（一）丰富数字档案资源，夯实档案信息共享基础
丰富数字档案资源是实现档案信息高度共享和充分发挥档案作用的重要基础。只有将丰富的馆藏档案转换成便于下载保存的图像、文本等形式，才能为档案信息通过现代网络技术传递与交流奠定基础，才能满足社会利用者的多样化需求。档案数字化工作是一个系统工程，涉及到诸如数字化范围的确定、档案中涉密文件的界定以及存储格式和长久保存等问题，关键是如何统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题。这就需要由档案管理人员、数字化技术人员和法务人员一起分工合作，及时解决遇到的问题，为档案数字化工作的顺利开展提供强有力的保障。丰富数字档案资源，必须立足“转变观念、统一思想，立足全局、落实局部”的原则，统一档案信息来源，避免多渠道重复数字化，切实加快档案数字化进程，夯实档案信息共享的资源基础。
（二）技术攻关利益协调，促进档案信息整合互通
实现档案信息系统互通，必须高瞻远瞩，进行规划。实际上，信息化规划花费20%的投资将贡献80%的信息化成功率。信息孤岛是一个长期存在的现象，对现存的信息孤岛可采用集成的方式，对个别无法集成的旧系统可采用替换升级的方式实现档案信息共享，必要时从规划开始对现有系统进行全面的升级和改造。一部分的信息孤岛是可以用技术来解决的，但是还有一部分则必须用技术加利益协调来解决。因为应用整合、互联互通甚至调整管理运作机制和业务流程，势必触及到某些部门或某部分人的利益，如果不注意利益关系的协调，信息孤岛必将层出不穷。此外，必须树立开放思想，制定相关政策，避免公共档案信息成为某一部门自己的“私有信息”。
（三）做好标准规范建设，保障档案信息畅通无阻
档案信息的标准化是实现档案信息共享的关键。在档案信息化建设过程中，必须对档案信息的标识、描述、存储、查询、交换、管理和利用等各个方面制定统一的标准和规范，并大力宣传贯彻落实，才能让分工协作以及技术应用有统一的依据，确保在信息化环境下档案管理各项工作可以联系起来，才能实现档案信息网的畅通，共享档案资源，获取最佳效益。我国档案信息共享的标准化和规范化工作相对滞后，急需制定用于进行数据交换的标准，如：档案信息公用数据元标准、档案信息核心元数据标准等；急需制定用于多方信息综合利用的标准，如：档案信息分类编码标准。这将有利于建立行业统一数据标准的数据库，保障档案信息畅通无阻，帮助用户快速查询到所需的信息。
（四）构建公共档案信息系统，提供档案信息共享平台
该系统的建设应以各级档案馆馆藏档案信息为对象，以建设区域性、分布式、规范化、超市型档案信息共享体系为重点，充分应用先进信息技术成果，为各级档案馆提供实用性强的应用支持，以推动档案信息的社会共享。笔者认为，基于云计算技术构建档案信息共享平台，能够更好地满足档案信息“统一建设、按需服务、分别管理”的共享体制建设需要，能够更好地适应未来超大规模档案数字资源管理对系统性能、信息安全的需要，能更好地应对不断变化的业务需求对系统平台拓展的需要。我们还要积极将国内外搜索引擎的创新技术应用于档案信息检索领域，通过操作方便的网络平台，全面满足用户对公共档案信息的利用需求，从而更有效地实现档案的价值。
本文是国家社科基金重大项目“国家数字档案资源整合与服务机制研究（项目编号：13&ZD184）”，阶段性研究成果之一。
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作者单位：北京师范大学档案馆
