有效规范医院人事档案管理的探讨
方舒
摘 要：随着市场经济的不断发展，人才流动越来越大，人事档案管理工作所面对的新情况也逐步增多。人事档案管理工作是医院人事工作的重要组成部分，是医院“知人善任”的重要依据。本文从医院人事档案管理现状出发，分析档案管理中可能存在的问题，为问题的解决提供了建议。
关键词：人事档案；管理；医院
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是人事管理活动中形成的，以个人为单位建立起来的，记述和反映个人经历、德才表现、工作业绩等情况的，以备考察的文件材料。它具有法律效用，是记载个人人生轨迹的重要依据，是最原始最真实的记录。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计连为一线，并最终提供利用的活动。
人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。医院人事档案也是如此。它是对医院从业人员成长历史的记载，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映；是个人发展、医院人才招聘、考核、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。随着时代的不断发展，科技的不断进步，传统的人工整理的人事档案已不能满足医院工作的需要，要使医院人事档案管理工作跟上社会发展的步伐，做好人事档案管理标准化和现代化，是医院人事工作顺利运行的前提条件。
就医院的人力资源管理而言，规范的人事档案管理，能提供更完整、更真实、更有效的信息，而人事档案的完整性、连续性、动态性、全面性和真实性就是人事档案价值的根本所在，如果人事档案出现缺失、错误、作假等问题，无疑会大大降低其原始凭证作用。同时，规范有序的人事档案工作，可以使医院管理者更方便快捷地查阅职工的人事档案，迅速了解职工的详细资料，能更好地对职工实施管理，提高人力资源使用效率和使用价值，实现人力资源信息的共享，科学地预测人力资源的需求，优化人力资源的合理配置，最大程度地发挥人力资源的作用。因此，如何有序开展医院人事档案管理工作成为医院人事管理面临的重要问题之一。
1 医院人事档案管理的现状
1.1 人事档案管理制度落后
在医院管理过程中，医院领导往往根据部门特点，拟定适应部门管理制度及科室人员的岗位职责，而对档案管理人员的规章制度比较淡化，对档案管理人员的考核、档案内容的界定、档案管理的标准及要求，缺乏标准的管理制度。因此可能导致档案管理人员档案内容缺失、档案管理要求不明确等问题。人员信息的缺失或归档不及时，则会对以后的信息审核、人员鉴定等方面的工作造成不利的影响。
1.2 人事档案管理缺乏专职人员
目前，医院人事档案管理工作大多由人事部门人员兼职从事。管理人员既要从事本职工作，又要从事大量档案管理工作，使得管理人员无法专心做好档案管理工作，无法及时对档案进行整理、归档等工作。此外，管理人员多数只是按照以往管理人员的口述传教或者只是参考各类材料进行档案管理。由于各单位的实际情况不同，归档工作如果只是靠“经验”或“自学”，难免出现“摸着石头过河”的情况，这无疑不利于档案管理及档案工作的持续开展。对档案重要性的认识不全，档案保管意识不强，且缺乏档案管理的学习机会，最终影响人事档案管理水平。
1.3 人事档案管理手段落后
人事档案管理工作具有专业性、政治性和机密性等特点。人事档案需要专门的库房存放，需要相关物资的配备。而现在的档案室大多和人事部门放在一起。人事檔案基本还是纸质档案，多采取人工记录、查找、检阅等方式进行管理，没有配备计算机，使得档案管理的工作效率大大降低。随着档案内容的不断增多，档案的利用率和翻查的频率也大大增加，这就可能导致纸张损坏或缺失，从而影响了档案的完整性和安全性。
1.4 档案管理意识淡薄
医院管理的重点往往在于如何为人们提供更优质有效的医疗服务，提高医疗水平，提升科研教育水平以及各项学科的建设。人事档案属于无形资产，它不能对医院的经济效益和社会效益产生直接影响。因而，医院档案管理作为医院管理的一部分，往往会受到忽略，以致难以发挥其潜在的作用。同时，由于缺乏对档案重要性的认识，在日常档案整理过程中，不难发现人员的考核考察材料，如年度考核表等，往往拘泥于形式，多为空话套话，缺乏定性和定量相结合的综合性分析，往往难以体现出人事档案的个性特征，甚至是出现照搬照抄的情况。长此以往，这会大大削弱档案的利用价值，在人才选拔、人力资源开发和利用等方面难以发挥其应有的作用。随着人才流动的不断加大，“弃档”的情况也逐渐增多。
1.5 档案管理人员缺乏积极性
档案管理人员缺乏档案管理主动性，缺乏工作积极性，可能使得人事档案无法及时归档，从而造成档案遗失。档案管理人员缺乏探索精神及创新精神，因而降低了工作效率。这无疑会对日后的档案管理工作产生较大的影响，在档案的连续性产生断层。
2 有效实现医院档案管理规范化的途径
2.1 完善和建立人事档案管理制度
建立完善人事档案管理制度，规范医院人事档案，建立岗位责任制、安全制度及归档制度等，使档案管理工作更为规范，使档案的整理收集等过程更加有序。提高档案整理及保管的安全意识，以确保档案内容的真实性和保密性。根据医院实际情况和自身特点，建立适用于本单位的具体的可操作的人事档案管理制度，细化并明确相关规定，使其始终贯穿于整个档案管理过程中，做到有章可依，有据可依，使得人事档案管理工作有序进行。
2.2 加强专业档案管理人员配备
人事档案具有机密性、真实性、现实性等特点，这就对人事档案管理人员的思想道德素质和政治修养提出了要求。重视专人管理，提高业务能力，提供学习机会，通过学习更新档案管理人员的专业知识，熟练掌握信息技术和科学管理手段，提高档案管理人员的综合素质，树立档案管理人员的管理意识。
2.3 提高人事管理手段
改善档案存储及保管条件，加强电子档案的软件和硬件设施建设，引进适合本单位人事档案管理的系统，尤其要重视医院人事档案信息化建设。在人事档案的信息化建设中，人们通过设置计算机的各项功能检索人员信息，这无疑大大缩短了查找时间，增加了人事档案管理的效率。通过人事档案信息化建设，用文档、图文等数字化信息取代纸质档案等传统介质，也会为档案信息的查阅带来极大便利，减少纸质磨损或破坏，使原始资料的保存更为整洁完整。与此同时，健全与完善医院人事档案信息管理系统，选用科学合理的软件系统，重视系统维护，确保信息录入的完整性和准确性，适时更新，及时对数据库进行更新审核。
2.4 重视医院档案管理工作
随着社会人才流动的不断加大，人事档案所起的作用也逐渐增大。由于档案具有的原始真实性、连续性和直观性，用人单位往往可以通过档案查询所用人员的学习经历或工作经历，了解所用人员的基本素质、政治思想和表现。因此，如何有效利用档案，发挥档案应有的作用就显得尤为重要，这就对档案管理工作提出了更高的要求。人事档案管理成为人事管理工作中必不可少的基础性工作，医院人事档案管理也是如此。领导应该强化现代化意识，重视人事档案管理工作，及时了解档案管理工作及管理过程中存在的问题，加大对档案管理工作的投入，加大宣传，让全院职工认识到其人事档案的重要性，使医护人员清楚认识到档案与其切身利益的关系，增强全员档案意识。
2.5 激发档案管理人员工作积极性
注重档案人员的学习培训，加强人才队伍建设，培养管理人员创新精神，转被动为主动，加快人才信息传播速度，密切联系各科室，把握人员动态信息，畅通档案利用路径，掌握人事档案管理流程。与此同时，开展档案管理人员的考核评估，对档案管理人员的工作予以支持，调动档案管理人员的积极性。
医院人事档案管理是整个医院人力资源管理的重要组成部分，对医院人事管理工作极为重要，我们必须强化全院的档案管理意识，不断提升档案管理效率，持续优化档案管理的模式，建立并完善档案管理制度，加强档案管理人员的配备。医院人事档案资源及时、准确、高效地为医院人事工作服务，是医院人事档案工作的根本出发点。树立医院人事档案管理工作的时效观念、服务观念以及价值观念，將会对医院的发展做出一定的贡献。
参考文献
[1] 罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009（35）：143-148.
[2] 王英玮，周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯，2007（1）：12-15.
[3] 邓绍兴.人事档案学[M].北京：中国青年出版社，1990.
[4] 孟海琳等：《从“弃档”透视人事档案管理的弊端》，载《浙江档案》2003年12期。
摘 要：随着市场经济的不断发展，人才流动越来越大，人事档案管理工作所面对的新情况也逐步增多。人事档案管理工作是医院人事工作的重要组成部分，是医院“知人善任”的重要依据。本文从医院人事档案管理现状出发，分析档案管理中可能存在的问题，为问题的解决提供了建议。
关键词：人事档案；管理；医院
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是人事管理活动中形成的，以个人为单位建立起来的，记述和反映个人经历、德才表现、工作业绩等情况的，以备考察的文件材料。它具有法律效用，是记载个人人生轨迹的重要依据，是最原始最真实的记录。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计连为一线，并最终提供利用的活动。
人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。医院人事档案也是如此。它是对医院从业人员成长历史的记载，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映；是个人发展、医院人才招聘、考核、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。随着时代的不断发展，科技的不断进步，传统的人工整理的人事档案已不能满足医院工作的需要，要使医院人事档案管理工作跟上社会发展的步伐，做好人事档案管理标准化和现代化，是医院人事工作顺利运行的前提条件。
就医院的人力资源管理而言，规范的人事档案管理，能提供更完整、更真实、更有效的信息，而人事档案的完整性、连续性、动态性、全面性和真实性就是人事档案价值的根本所在，如果人事档案出现缺失、错误、作假等问题，无疑会大大降低其原始凭证作用。同时，规范有序的人事档案工作，可以使医院管理者更方便快捷地查阅职工的人事档案，迅速了解职工的详细资料，能更好地对职工实施管理，提高人力资源使用效率和使用价值，实现人力资源信息的共享，科学地预测人力资源的需求，优化人力资源的合理配置，最大程度地发挥人力资源的作用。因此，如何有序开展医院人事档案管理工作成为医院人事管理面临的重要问题之一。
1 医院人事档案管理的现状
1.1 人事档案管理制度落后
在医院管理过程中，医院领导往往根据部门特点，拟定适应部门管理制度及科室人员的岗位职责，而对档案管理人员的规章制度比较淡化，对档案管理人员的考核、档案内容的界定、档案管理的标准及要求，缺乏标准的管理制度。因此可能导致档案管理人员档案内容缺失、档案管理要求不明确等问题。人员信息的缺失或归档不及时，则会对以后的信息审核、人员鉴定等方面的工作造成不利的影响。
1.2 人事档案管理缺乏专职人员
目前，医院人事档案管理工作大多由人事部门人员兼职从事。管理人员既要从事本职工作，又要从事大量档案管理工作，使得管理人员无法专心做好档案管理工作，无法及时对档案进行整理、归档等工作。此外，管理人员多数只是按照以往管理人员的口述传教或者只是参考各类材料进行档案管理。由于各单位的实际情况不同，归档工作如果只是靠“经验”或“自学”，难免出现“摸着石头过河”的情况，这无疑不利于档案管理及档案工作的持续开展。对档案重要性的认识不全，档案保管意识不强，且缺乏档案管理的学习机会，最终影响人事档案管理水平。
1.3 人事档案管理手段落后
人事档案管理工作具有专业性、政治性和机密性等特点。人事档案需要专门的库房存放，需要相关物资的配备。而现在的档案室大多和人事部门放在一起。人事檔案基本还是纸质档案，多采取人工记录、查找、检阅等方式进行管理，没有配备计算机，使得档案管理的工作效率大大降低。随着档案内容的不断增多，档案的利用率和翻查的频率也大大增加，这就可能导致纸张损坏或缺失，从而影响了档案的完整性和安全性。
1.4 档案管理意识淡薄
医院管理的重点往往在于如何为人们提供更优质有效的医疗服务，提高医疗水平，提升科研教育水平以及各项学科的建设。人事档案属于无形资产，它不能对医院的经济效益和社会效益产生直接影响。因而，医院档案管理作为医院管理的一部分，往往会受到忽略，以致难以发挥其潜在的作用。同时，由于缺乏对档案重要性的认识，在日常档案整理过程中，不难发现人员的考核考察材料，如年度考核表等，往往拘泥于形式，多为空话套话，缺乏定性和定量相结合的综合性分析，往往难以体现出人事档案的个性特征，甚至是出现照搬照抄的情况。长此以往，这会大大削弱档案的利用价值，在人才选拔、人力资源开发和利用等方面难以发挥其应有的作用。随着人才流动的不断加大，“弃档”的情况也逐渐增多。
1.5 档案管理人员缺乏积极性
档案管理人员缺乏档案管理主动性，缺乏工作积极性，可能使得人事档案无法及时归档，从而造成档案遗失。档案管理人员缺乏探索精神及创新精神，因而降低了工作效率。这无疑会对日后的档案管理工作产生较大的影响，在档案的连续性产生断层。
2 有效实现医院档案管理规范化的途径
2.1 完善和建立人事档案管理制度
建立完善人事档案管理制度，规范医院人事档案，建立岗位责任制、安全制度及归档制度等，使档案管理工作更为规范，使档案的整理收集等过程更加有序。提高档案整理及保管的安全意识，以确保档案内容的真实性和保密性。根据医院实际情况和自身特点，建立适用于本单位的具体的可操作的人事档案管理制度，细化并明确相关规定，使其始终贯穿于整个档案管理过程中，做到有章可依，有据可依，使得人事档案管理工作有序进行。
2.2 加强专业档案管理人员配备
人事档案具有机密性、真实性、现实性等特点，这就对人事档案管理人员的思想道德素质和政治修养提出了要求。重视专人管理，提高业务能力，提供学习机会，通过学习更新档案管理人员的专业知识，熟练掌握信息技术和科学管理手段，提高档案管理人员的综合素质，树立档案管理人员的管理意识。
2.3 提高人事管理手段
改善档案存储及保管条件，加强电子档案的软件和硬件设施建设，引进适合本单位人事档案管理的系统，尤其要重视医院人事档案信息化建设。在人事档案的信息化建设中，人们通过设置计算机的各项功能检索人员信息，这无疑大大缩短了查找时间，增加了人事档案管理的效率。通过人事档案信息化建设，用文档、图文等数字化信息取代纸质档案等传统介质，也会为档案信息的查阅带来极大便利，减少纸质磨损或破坏，使原始资料的保存更为整洁完整。与此同时，健全与完善医院人事档案信息管理系统，选用科学合理的软件系统，重视系统维护，确保信息录入的完整性和准确性，适时更新，及时对数据库进行更新审核。
2.4 重视医院档案管理工作
随着社会人才流动的不断加大，人事档案所起的作用也逐渐增大。由于档案具有的原始真实性、连续性和直观性，用人单位往往可以通过档案查询所用人员的学习经历或工作经历，了解所用人员的基本素质、政治思想和表现。因此，如何有效利用档案，发挥档案应有的作用就显得尤为重要，这就对档案管理工作提出了更高的要求。人事档案管理成为人事管理工作中必不可少的基础性工作，医院人事档案管理也是如此。领导应该强化现代化意识，重视人事档案管理工作，及时了解档案管理工作及管理过程中存在的问题，加大对档案管理工作的投入，加大宣传，让全院职工认识到其人事档案的重要性，使医护人员清楚认识到档案与其切身利益的关系，增强全员档案意识。
2.5 激发档案管理人员工作积极性
注重档案人员的学习培训，加强人才队伍建设，培养管理人员创新精神，转被动为主动，加快人才信息传播速度，密切联系各科室，把握人员动态信息，畅通档案利用路径，掌握人事档案管理流程。与此同时，开展档案管理人员的考核评估，对档案管理人员的工作予以支持，调动档案管理人员的积极性。
医院人事档案管理是整个医院人力资源管理的重要组成部分，对医院人事管理工作极为重要，我们必须强化全院的档案管理意识，不断提升档案管理效率，持续优化档案管理的模式，建立并完善档案管理制度，加强档案管理人员的配备。医院人事档案资源及时、准确、高效地为医院人事工作服务，是医院人事档案工作的根本出发点。树立医院人事档案管理工作的时效观念、服务观念以及价值观念，將会对医院的发展做出一定的贡献。
参考文献
[1] 罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009（35）：143-148.
[2] 王英玮，周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯，2007（1）：12-15.
[3] 邓绍兴.人事档案学[M].北京：中国青年出版社，1990.
[4] 孟海琳等：《从“弃档”透视人事档案管理的弊端》，载《浙江档案》2003年12期。
