信息化时代高校档案管理存在的危机及对策探讨
马玲
摘要：高校档案管理有着通用性、系统性、综合性以及社会性等多方面的特征，集中体现了学生在思想道德、文化生活、学历、学业等方面的综合素养。当前高校的科研课题以及相关产品设计，都是源自于社会实际的，相应的成果最终也是服务于社会，相关工作都会应用到档案信息内容。在很长时间里，不管是学生自身、学校和社会，都对档案内容比较重视，在数据庞大以及种类繁多的档案信息中，如何建设独特、全新的档案管理模式，有效引入信息化管理手段，是当前重点研究的内容。
关键词：信息化 高校档案 管理 危机
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
信息化和数字化是当前的社会发展的主流趋势，在当前的背景下，我国在教育、建筑以及医疗等多个方面都加强了信息化技术的应用，目的是提升相关领域的核心竞争力和服务水平。对于教育信息化来说，指的是在教育领域深入和全面引入现代信息技术，进而促进教育改革的进步和发展，这个过程具有共享性和开放性、协作性和交互性，可以融合多媒体、智能化、网络化以及数字化，这样可以促进教育的跨越式发展。在当前的档案管理工作中，学校需要掌握具体信息，进而发挥这些信息的作用和价值。
1 高校档案管理存在的危机
当前的档案管理中，存在一定的潜在危机因素，所以在实际的档案管理中需要关注这些危机因素。具体的危机因素包括：一是档案的实体安全因素，二是管理技术方面的危机。这里所说的实体安全隐患，指的是地震和高温高湿等自然因素的影响，也包括档案丢失和无意破坏等人为因素。当前的高校档案中，还存在较多的纸质文件，所以更加容易受到人为因素的影响。在当前信息化和数字化的背景下，管理方面的技术影响因素比较多，必须引起重视。
1.1安全危机方面的因素
引发档案管理安全危机的因素比较多，主要包括外部环境的突然变化以及渐进性变化，这些变化会导致档案受到严重的影响，虫害以及高温潮湿都是比较常见的。还包括自然灾害等等，例如库房电线短路、雷击意见地震等等，这些因素可能导致可燃物品燃烧，让信息化电子设备受到影响。对于这些因素，档案管理人员需要做好相关的防护措施。对于雷击、地震等因素，需要提起重视，尽可能防患于未然。档案库房的设计需要符合标准，同时需要定期检查相关电器设备，避免电器超负荷运行，同时尽可能淘汰存在安全隐患的设备，避免出现不安全因素。
1.2电子档案危机
当前档案属于信息化档案管理的重要内容，是重要信息资源。电子档案具有独特的管理规范以及管理方式。以往的档案管理都是依靠人工，但是电子档案的管理需要借助于计算机信息系统才能实现。软件和计算机的性能对档案管理和文件处理的效率和质量有着直接影响，不兼容的应用软件和计算机在生成文件的利用和交换中存在一定的困难因素。与此同时，对于电子档案来说，信息并不固定于特定的物理位置上的，所以没有文件实体的概念。这种非实体化的特点，使得这些电子档案的完整性存在问题，缺乏纸质档案的真实性。所以，在电子档案管理的具体环节中，需要引入完善的管理措施。同时，需要确保这些档案的真实性，因为电子档案都是容易修改并且不会留下痕迹的，进入网络之后，文件的签署和信息控制都需要应用专门的技术。在技术层面，电子档案的管理离不开计算机设备，不同格式的文件需要使用不同的软件进行查阅，电子文件具有的这些复杂性提升了管理的难度，在实际的档案资料开发、利用和管理方面都出现了一定的问题。
2 信息化时代高校档案管理的对策
2.1关注档案管理信息化建设
对于高校管理层来说，需要把档案信息化建设当作学校的主要发展策略，并且明确当前的内部治理机构，把这方面的建设当成基础工作内容。高校档案管理信息化建设中，需要遵循先进的理念和原则，否则难以发挥信息化技术的优势。所谓的顶层设计，包括结构设计以及功能设计。这里所说的功能设计，涉及到学校的主要发展策略，需要遵循为师生服务的宗旨，统筹后勤保障、人事、科研以及教学方面的工作，这样可以有效发挥档案管理中心的作用，进而建设重要的信息维护、处理、归档以及汇总平台。这里所说的结构设计，指的是依据当前的学校内部治理机构变革，明确当前的学校网络系统架构，进而合理配置相关资源、管理权限以及信息流服务。当前的实践证明，建设有效的信息化管理制度，可以切实提升信息化发展水平，促进信息化服务效率以及质量的提升，进而构建维护成本和运行成本较低的体制，这样可以科学指导当前的档案管理信息化工作。
2.2重视档案管理的安全措施
在安全措施方面，需要制定严格和完善的档案信息安全保密制度，进而持续强化和培养从业人员的安全保密意识和安全防护水平。同时，高校需要引进比较先进的档案管理系统，进而落实严格的流程化处理机制，这样可以把具体责任落实到每个人身上，进而构建完善的监控机制，落实相关的网络安全管理策略。依据当前的电子档案信息数据安全标准，在实际的数据使用和管理中，需要引入相应的权限。在实际的数据管理中，需要对数据审核、编辑、采集落实权限要求。在实际的数据查询中，需要考虑到相关查阅者的具体查询范围、访问权限以及资格等等。
2.3构建数字化档案信息库
对于高校来说，需要重视自身的档案信息资源库建设，要根据我国相关部门的档案规定，明确相应的档案工作要求以及档案服务对象的实际需求，进而明确档案信息源端口，进而采集信息。与此同时，学校功能拓展的过程中，需要加强对用户端口的实际需求分析，进而调整相关档案信息的具体采集方向，构建特色鲜明的信息數据库。这些档案信息资源可以为学校的发展和改革服务，可以为当前的师生服务，可以切实提升学校的管理效率和质量，在持续的维护、整理和保存过程中，可以形成学校的文化轨迹以及精神材料，进而记录学校在发展中的不同数据信息，成为学校文化建设的重要内容。这些档案内容都是学校可持续发展的基因文化库。在当前的通信技术以及计算机网络条件下，具有较快的速度以及较大的储存容量，出现了许多信息处理的技术内容。网络技术的先进性周期持续缩短，所以，信息网络化的实际价值主要体现在信息资源的应用和建设层面上，需要加强在这个方面的信息资源建设投入[1]。
2.4提升管理人员管理理念
如今的社会背景下，信息化的发展趋势已经涉及方方面面，高校的教育管理也需要大量应用信息技术，高校档案管理也需要跟随发展的步伐，积极地创新和提升自身的档案信息管理能力，这样可以为学校的发展提供优质的服务，有着重要的意義。在实际工作中，应该完美结合信息技术和档案管理工作，提升管理人员的管理理念属于重要前提。当前背景下，许多高校的档案管理者还是应用传统的管理思路和模式，一些高校领导缺乏对于当前档案管理工作的深度认识，仅仅片面完成相关的数据处理任务，档案管理工作者受到传统思想和体制的影响比较大，所以仅仅把工作中心放到excel和word数据处理和编目方面，缺乏对于新服务方式和方法的规划和思考。对于这些档案管理者来说，需要接受信息化管理思路的灌输。学校可以组织针对性培训，并且积极和各个院校进行沟通和互动，同时可以引入一些新技术。引入技术内容属于重点培训内容，如果条件允许的话，可以邀请专业技术人员基于技术讲解和思想方面的培训和灌输。
2.5加强档案管理人员培训
档案管理人员的素质，直接影响整体的档案管理工作。因为一些档案管理人员长期缺乏必要的培训，所以他们的素质和能力无法适应当前的档案管理工作。对于高校来说，需要加强对他们的教育和引导，积极拓展这些人员的知识面，确保管理人员提升自己的技能和知识掌握程度，进而了解微缩摄影、计算机网络方面的知识，了解现代科技、管理、经济方面的业务技能。与此同时，还需要落实优惠政策，鼓励档案管理人员积极学习相关知识，引导他们主动地探索相关的工作内容，确保信息的快速更新，让管理人员处于最佳工作状态，进而精通他们平时接触的业务。如此一来，这些管理人员可以为高校的管理、科研以及教学等工作良好服务。
2.6积极引入数字化技术手段
当前的高校档案管理中，存在管理内容繁琐和管理方法比较落后的问题。对于档案管理中的储存、记录、快速检索工作，需要投入大量的精力，消耗的物力和人力都比较多，而且工作的准确率也得不到保证。高校可以积极引入信息技术，进而构建专业的电子档案库，如果到了档案记录的特别时期，可以公开进行使用，指导学生自主完成自己的档案，而后指导员进行针对性审核，如果通过审核，可以记录备案，档案管理员则需要进行统一整理。通过这种方式，可以减少档案管理者的实际工作量，可以提升记录的质量，学生也可以全面了解自己的信息和数据，在实际填写中会比较认真。通过引入数字信息化技术，学生的个人信息可以对应二维码或者条形码等标识，如果用人单位或者学生想要查阅学生的信息，可以利用扫描的方式来了解相关信息，如果想要提升安全性，可以在相关信息查阅窗口设置密码。
3 结束语
高校档案管理的网络化和数字化是重要发展方向，属于当前档案事业发展的重要内容和组成，信息化建设属于自身发展的必要工作内容。但是在实际的建设中，需要涉及多方面、多方位的工作，同时具有见效慢和投资多的问题。对此，高校需要积极引入相关设备，更新管理思路和观念，确保高校教育事业和档案工作的同步发展和进步。
参考文献：
[1] 张莉莉.高校档案信息化建设之安全问题与完善策略[J].通化师范学院学报，2015，（12）：136- 138.
摘要：高校档案管理有着通用性、系统性、综合性以及社会性等多方面的特征，集中体现了学生在思想道德、文化生活、学历、学业等方面的综合素养。当前高校的科研课题以及相关产品设计，都是源自于社会实际的，相应的成果最终也是服务于社会，相关工作都会应用到档案信息内容。在很长时间里，不管是学生自身、学校和社会，都对档案内容比较重视，在数据庞大以及种类繁多的档案信息中，如何建设独特、全新的档案管理模式，有效引入信息化管理手段，是当前重点研究的内容。
关键词：信息化 高校档案 管理 危机
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
信息化和数字化是当前的社会发展的主流趋势，在当前的背景下，我国在教育、建筑以及医疗等多个方面都加强了信息化技术的应用，目的是提升相关领域的核心竞争力和服务水平。对于教育信息化来说，指的是在教育领域深入和全面引入现代信息技术，进而促进教育改革的进步和发展，这个过程具有共享性和开放性、协作性和交互性，可以融合多媒体、智能化、网络化以及数字化，这样可以促进教育的跨越式发展。在当前的档案管理工作中，学校需要掌握具体信息，进而发挥这些信息的作用和价值。
1 高校档案管理存在的危机
当前的档案管理中，存在一定的潜在危机因素，所以在实际的档案管理中需要关注这些危机因素。具体的危机因素包括：一是档案的实体安全因素，二是管理技术方面的危机。这里所说的实体安全隐患，指的是地震和高温高湿等自然因素的影响，也包括档案丢失和无意破坏等人为因素。当前的高校档案中，还存在较多的纸质文件，所以更加容易受到人为因素的影响。在当前信息化和数字化的背景下，管理方面的技术影响因素比较多，必须引起重视。
1.1安全危机方面的因素
引发档案管理安全危机的因素比较多，主要包括外部环境的突然变化以及渐进性变化，这些变化会导致档案受到严重的影响，虫害以及高温潮湿都是比较常见的。还包括自然灾害等等，例如库房电线短路、雷击意见地震等等，这些因素可能导致可燃物品燃烧，让信息化电子设备受到影响。对于这些因素，档案管理人员需要做好相关的防护措施。对于雷击、地震等因素，需要提起重视，尽可能防患于未然。档案库房的设计需要符合标准，同时需要定期检查相关电器设备，避免电器超负荷运行，同时尽可能淘汰存在安全隐患的设备，避免出现不安全因素。
1.2电子档案危机
当前档案属于信息化档案管理的重要内容，是重要信息资源。电子档案具有独特的管理规范以及管理方式。以往的档案管理都是依靠人工，但是电子档案的管理需要借助于计算机信息系统才能实现。软件和计算机的性能对档案管理和文件处理的效率和质量有着直接影响，不兼容的应用软件和计算机在生成文件的利用和交换中存在一定的困难因素。与此同时，对于电子档案来说，信息并不固定于特定的物理位置上的，所以没有文件实体的概念。这种非实体化的特点，使得这些电子档案的完整性存在问题，缺乏纸质档案的真实性。所以，在电子档案管理的具体环节中，需要引入完善的管理措施。同时，需要确保这些档案的真实性，因为电子档案都是容易修改并且不会留下痕迹的，进入网络之后，文件的签署和信息控制都需要应用专门的技术。在技术层面，电子档案的管理离不开计算机设备，不同格式的文件需要使用不同的软件进行查阅，电子文件具有的这些复杂性提升了管理的难度，在实际的档案资料开发、利用和管理方面都出现了一定的问题。
2 信息化时代高校档案管理的对策
2.1关注档案管理信息化建设
对于高校管理层来说，需要把档案信息化建设当作学校的主要发展策略，并且明确当前的内部治理机构，把这方面的建设当成基础工作内容。高校档案管理信息化建设中，需要遵循先进的理念和原则，否则难以发挥信息化技术的优势。所谓的顶层设计，包括结构设计以及功能设计。这里所说的功能设计，涉及到学校的主要发展策略，需要遵循为师生服务的宗旨，统筹后勤保障、人事、科研以及教学方面的工作，这样可以有效发挥档案管理中心的作用，进而建设重要的信息维护、处理、归档以及汇总平台。这里所说的结构设计，指的是依据当前的学校内部治理机构变革，明确当前的学校网络系统架构，进而合理配置相关资源、管理权限以及信息流服务。当前的实践证明，建设有效的信息化管理制度，可以切实提升信息化发展水平，促进信息化服务效率以及质量的提升，进而构建维护成本和运行成本较低的体制，这样可以科学指导当前的档案管理信息化工作。
2.2重视档案管理的安全措施
在安全措施方面，需要制定严格和完善的档案信息安全保密制度，进而持续强化和培养从业人员的安全保密意识和安全防护水平。同时，高校需要引进比较先进的档案管理系统，进而落实严格的流程化处理机制，这样可以把具体责任落实到每个人身上，进而构建完善的监控机制，落实相关的网络安全管理策略。依据当前的电子档案信息数据安全标准，在实际的数据使用和管理中，需要引入相应的权限。在实际的数据管理中，需要对数据审核、编辑、采集落实权限要求。在实际的数据查询中，需要考虑到相关查阅者的具体查询范围、访问权限以及资格等等。
2.3构建数字化档案信息库
对于高校来说，需要重视自身的档案信息资源库建设，要根据我国相关部门的档案规定，明确相应的档案工作要求以及档案服务对象的实际需求，进而明确档案信息源端口，进而采集信息。与此同时，学校功能拓展的过程中，需要加强对用户端口的实际需求分析，进而调整相关档案信息的具体采集方向，构建特色鲜明的信息數据库。这些档案信息资源可以为学校的发展和改革服务，可以为当前的师生服务，可以切实提升学校的管理效率和质量，在持续的维护、整理和保存过程中，可以形成学校的文化轨迹以及精神材料，进而记录学校在发展中的不同数据信息，成为学校文化建设的重要内容。这些档案内容都是学校可持续发展的基因文化库。在当前的通信技术以及计算机网络条件下，具有较快的速度以及较大的储存容量，出现了许多信息处理的技术内容。网络技术的先进性周期持续缩短，所以，信息网络化的实际价值主要体现在信息资源的应用和建设层面上，需要加强在这个方面的信息资源建设投入[1]。
2.4提升管理人员管理理念
如今的社会背景下，信息化的发展趋势已经涉及方方面面，高校的教育管理也需要大量应用信息技术，高校档案管理也需要跟随发展的步伐，积极地创新和提升自身的档案信息管理能力，这样可以为学校的发展提供优质的服务，有着重要的意義。在实际工作中，应该完美结合信息技术和档案管理工作，提升管理人员的管理理念属于重要前提。当前背景下，许多高校的档案管理者还是应用传统的管理思路和模式，一些高校领导缺乏对于当前档案管理工作的深度认识，仅仅片面完成相关的数据处理任务，档案管理工作者受到传统思想和体制的影响比较大，所以仅仅把工作中心放到excel和word数据处理和编目方面，缺乏对于新服务方式和方法的规划和思考。对于这些档案管理者来说，需要接受信息化管理思路的灌输。学校可以组织针对性培训，并且积极和各个院校进行沟通和互动，同时可以引入一些新技术。引入技术内容属于重点培训内容，如果条件允许的话，可以邀请专业技术人员基于技术讲解和思想方面的培训和灌输。
2.5加强档案管理人员培训
档案管理人员的素质，直接影响整体的档案管理工作。因为一些档案管理人员长期缺乏必要的培训，所以他们的素质和能力无法适应当前的档案管理工作。对于高校来说，需要加强对他们的教育和引导，积极拓展这些人员的知识面，确保管理人员提升自己的技能和知识掌握程度，进而了解微缩摄影、计算机网络方面的知识，了解现代科技、管理、经济方面的业务技能。与此同时，还需要落实优惠政策，鼓励档案管理人员积极学习相关知识，引导他们主动地探索相关的工作内容，确保信息的快速更新，让管理人员处于最佳工作状态，进而精通他们平时接触的业务。如此一来，这些管理人员可以为高校的管理、科研以及教学等工作良好服务。
2.6积极引入数字化技术手段
当前的高校档案管理中，存在管理内容繁琐和管理方法比较落后的问题。对于档案管理中的储存、记录、快速检索工作，需要投入大量的精力，消耗的物力和人力都比较多，而且工作的准确率也得不到保证。高校可以积极引入信息技术，进而构建专业的电子档案库，如果到了档案记录的特别时期，可以公开进行使用，指导学生自主完成自己的档案，而后指导员进行针对性审核，如果通过审核，可以记录备案，档案管理员则需要进行统一整理。通过这种方式，可以减少档案管理者的实际工作量，可以提升记录的质量，学生也可以全面了解自己的信息和数据，在实际填写中会比较认真。通过引入数字信息化技术，学生的个人信息可以对应二维码或者条形码等标识，如果用人单位或者学生想要查阅学生的信息，可以利用扫描的方式来了解相关信息，如果想要提升安全性，可以在相关信息查阅窗口设置密码。
3 结束语
高校档案管理的网络化和数字化是重要发展方向，属于当前档案事业发展的重要内容和组成，信息化建设属于自身发展的必要工作内容。但是在实际的建设中，需要涉及多方面、多方位的工作，同时具有见效慢和投资多的问题。对此，高校需要积极引入相关设备，更新管理思路和观念，确保高校教育事业和档案工作的同步发展和进步。
参考文献：
[1] 张莉莉.高校档案信息化建设之安全问题与完善策略[J].通化师范学院学报，2015，（12）：136- 138.
