英国伦敦大都会档案馆工作印象
冷旭川
摘要：本文介绍了英国伦敦大都会档案馆馆藏档案的情况，馆藏档案的收集征集工作、利用工作以及大都会档案馆的库房管理，大都会档案馆的宣传和推广工作。
关键词：档案机构大都会档案馆档案工作
中国档案培训团于2013年9月26日出访了英国伦敦大都会档案馆（以下简称大都会档案馆），档案馆馆长吉姆·匹克先生亲自接待了我们，并向我们介绍了大都会档案馆的工作基本情况。大都会档案馆建筑主管提姆·哈瑞斯先生全程陪同考察并与我们交流了档案工作的相关问题，下面简要介绍大都会档案馆的基本工作情况。
一、大都会档案馆简介
伦敦大都会档案馆位于英国伦敦克拉肯威尔北安普顿路40号，是一座紧邻街道的五层红白相间的砖混建筑，整体建筑呈回廊形，与这座城市的建筑风格有机融和。档案馆对面社区花园里各类植物生机盎然，周边环境恬静而安适。大都会档案馆总建筑面积大约是14000平方米，现在使用的建筑前身是个印刷厂，于20世纪30年代启用并改造成为现在的档案馆已经有30年。大都会档案馆设立于1883年，距今已有130年的历史，档案工作在伦敦金融城政府成立之前就已开展。1986年开始有了大伦敦市的概念，大伦敦市共有33个政府机构，包括32个自治区政府及金融城政府，大多数区政府都有了自己的档案馆，有些金融城之外的档案就建议保存在各自区政府的档案馆，1986年以后大都会档案馆就不再干涉金融城外的档案工作。
金融城在大伦敦市的地位较为特殊，一直保持独立及高度的自治。金融城政府的管理者由伊丽莎白女王直接任命，该管理者具有和伦敦市市长同样的级别，而伦敦市长则是由选举产生的。大都会档案馆由伦敦市金融城政府进行管理，目前政府拨给档案馆的经费是每年400万英镑（约4000万人民币），全职工作人员90人。
二、大都会档案馆的馆藏档案情况
大都会档案馆的档案工作与英国其他档案机构的工作内容相似，包括对政府的现行文件管理及档案的保护和修复工作。具体有伦敦金融城政府的文件、法院文件、著名的政治家私人的相关文件、相关的学校和医院的记录、圣保罗大教堂的婚姻和死亡墓地的档案。馆藏档案不单只保存伦敦金融城的内容，也保存有整个伦敦市的档案及更多关于伦敦城外的历史记录，其中记录了很多伦敦乃至整个国家的大事件。如十四世纪爆发的黑死病、1666年的伦敦大火、二十世纪的两次世界大战；有长度达到十米的铁路设计图纸、泰晤士河上著名的伦敦塔桥的竞标设计草案等。
金融城地处伦敦市的核心，其历史已经超过了一千年，因此大都会档案馆馆藏中有很多非常珍贵的与之相关的档案，如大文豪莎士比亚（Shakespeare）的相关档案；杰出的英国浪漫派诗人约翰·济慈（John Ke？ ats ）以及对世界的司法史具有重要贡献的《大宪章》等等。最早的馆藏档案始于1067年，是一份城镇特许状。1600年以前留存的档案很多使用拉丁语记录，之后大部分都是用英语记录。馆藏档案数量排架长度达到了一百公里，在英国除了英格兰的国家档案馆外大都会档案馆是第二大的档案馆，是全世界保存城市记录最好的综合档案馆之一。
尤其值得关注的是大都会档案馆中还有很多关于中国的档案资料。其中最早的档案资料是在1850年在上海进行中英贸易的照片档案。另外在1968-1986年之间，伦敦市政府机构专门还对华人进行记录，其内容来自伦敦市32个自治区的中国人社区。同时，大都会档案馆专门对华人进行口述史的记录，形式包括档案、录像带和录音磁带，其内容是华人如何移民英国并居住在伦敦的相关专题，近期将以多媒体形式出版发行。另外，他们和华人社区合作了一个名为“龙的足迹”的项目，鼓励华人把个人记录向档案馆捐献，目前已经有19位卓越的华人捐献了个人记录，如第一家开设海外新华社的华人。
三、大都会档案馆档案的收集和征集工作
英国法律要求出生死亡登记、法院、政府文件等由档案馆保存，大都会档案馆和金融城政府相关机构有很好的合作，双方达成协议，每一年将文件记录主动交到档案馆。移交单位将档案按照法律、财务等大致分类后交给档案馆，馆内工作人员再进行细致整理后上架保管。
除了依法接收档案以外，公众也会将文件记录等以礼物形式赠送给大都会档案馆，机构则以租借保留所有权的形式向档案馆寄存档案。同时，档案馆也会就一些主题内容征集相关档案。目前，如奥运会的馆藏档案依法接收的比例是50%，其余的50%是主动征集和赠送的。
另外，大都会档案馆认为需要将档案工作和现实生活及商业用途紧密地联系起来，对相关机构的现行文件提供专业化的档案管理，如对市政道路建设、教育机构、律师事务所的现行文件提供专业化的保管工作。其意义所在，一是这些机构能有专业的档案管理，二是档案馆能系统地保存这些机构发展的历史，三是能让纳税人或公众看清档案馆的现实作用，认识到纳税的意义。
四、大都会档案馆的利用工作
大都会档案馆的利用工作是在英国的相关法律环境下开展的，自1958年颁布的《公共档案法》中规定，档案的封闭期为30年，自档案产生的下一年1月1日起满30年将向社会开放。在2000年颁布的《信息公开法》中规定任何公共部门都应该将信息公开，不公开则需要批准。规定中确定任何人都可以到大都会档案馆利用档案。在这里利用档案既有收费项目，也有免费项目，在复制档案时则适当收取一定费用，凡查阅档案原件的利用者都要先进行身份注册。据统计每年有3万人到大都会档案馆利用档案。其中，很多利用者在馆藏档案资源中寻找家族的历史，一些现代建筑师在查询伦敦历史建筑档案的同时，利用不同时期、不同风格的馆藏档案来参考设计现代建筑，以此来保障新建筑与历史建筑的规划设计上的协调统一。
大都会档案馆与利用者建立网络互动方式以提供便捷一流的服务。例如开设网站、咨询、电话、电子邮件等不同方式的服务措施。为此，网站上有600万件馆藏档案的目录信息，很多人可以在网上查找目录后，再到档案馆继续利用。2012年共收到25000份各类利用咨询。公众利用网站查档检索时，利用者在网上先注册一个号码，登录以后再开始进行目录信息检索，检索到所需要的目录信息后，可以选择是现在利用，还是在以后的一定时间进行利用，后台工作人员都会及时处理。用户也可以将自己检索的记录收藏，下次检索时可以直接打开已经收藏的条目来提高效率。为此，档案馆网站去年的点击量达到2800万次。
五、大都会档案馆的档案数字化工作
大都会档案馆在做好基础工作的同时还把档案馆重要的和利用率高的相关档案进行数字化处理并及时呈献给公众。档案馆自身也为公众提供扫描、复制服务。另外，档案馆与私人公司合作，完成重要档案的扫描数字化工作。例如请专门的私人公司对出生、死亡等历史登记档案进行数字化工作，至今按照人名统计达到了7000万个。由于馆藏档案数量庞大，目前已经数字化的档案数量仅占全部馆藏量的2%。
六、大都会档案馆的库房管理
大都会档案馆大楼非常坚固，因此为档案的安全保管工作提供很好的保障。由于档案馆在金融城中又处于伦敦市寸土寸金的核心地带，因此档案馆的空间利用率就要求很高，库房均采用了密集架。一些不常用的但是法律要求永久保管的档案置于架子的最高层，档案全部放在盒子里（档案馆根据尺寸用机器自己制作），同时对破损档案尽量做一些修复工作。
档案馆还根据档案的内容分类保存，依据载体分别存放在不同的库房里。纸质档案的库房保管温度是18℃、湿度是50%。馆内总共35个库房，采用设备调温调湿的库房只有一半，其他库房全部是利用自身墙体控温控湿，节省大量的运行费用。另外，档案馆每年会将保管期限到期的档案交由专业公司销毁。
七、大都会档案馆的宣传和推广工作
大都会档案馆非常重视宣传和推广工作，具体的推广活动都在档案馆专门的网站上进行，期间会和使用者互动。网站设置了论坛，大家可以就共同感兴趣的话题进行探讨。档案馆网站和金融城、政府及其他机构的网站设有链接，但是之间也有竞争，如何吸引公众的眼球和关注档案馆工作是他们宣传中面临的一个课题。目前网站广泛使用社交网络进行推广，例如facebook公共软件，在fleeker（音）社交网站中上传了大量的照片，把馆藏照片放在这个网上，是作为宣传和推广大都会档案工作的一部分。
档案馆会利用馆内空间作一些专题的展览，平均每年推出3-4个展览，如在2012年的伦敦奥运会举办时，需要展示出1908和1948年举办的两届奥运会的以往记录，正好馆藏档案中有伦敦举办前两届奥运会的相关记录，档案馆制作了相关的展览和展示据此作了很大的贡献。我们访问期间馆内正在展出的《莎士比亚的生活和时代展览》（Life and Times Of Shake？ speare）。按计划近期还要制作档案修复工作的展览。与此同时档案馆也会将这些展览租借给其他机构使用，如博物馆、档案馆、图书馆等。
档案馆也会举办一些档案及档案工作的普及活动。例如，请员工或志愿者来馆给公众讲课，讲授如何正确利用档案馆的普及工作和如何利用档案学习、学术研究、探究家族史等相关知识。
另外，大概10年前档案馆就认识到对学生进行历史和科技知识普及的重要性。档案馆每年都要针对不同年龄段的学生安排活动，同时专门配备了三个老师。就此专门制作了一个针对学校教育的小册子，里面讲述如何通过档案查找他们感兴趣的内容，档案能够给他们的生活带来什么？如何通过档案告诉孩子们成为一个良好的市民等等信息。小册子中还包含了文化遗产方面的内容以及相关活动时间的介绍，在宣传中这里的小册子起到了很好的推广作用。
档案馆也会定期深入社区和基层进行互动，展示档案的重要性，普及档案知识让社区群众有意识地记录社区生活，如在社区里面进行口述史的相关记录等，以此来推进和宣传大都会档案馆的各项工作。
作者单位：北京市档案局
