数码新闻照片档案管理中存在的问题及对策分析

    韩伟

    摘要：新闻摄影工作中数码相机的广泛使用给记者的工作带来了极大的便利，同时新闻版面上刊登的数码照片数量也直线上升，在这种形势下，如何加强对数码新闻照片档案的管理已成为当前的新课题。针对当前新闻单位对数码新闻照片档案管理中存在的种种问题，本文提出了对此类档案归档管理工作中应采取的对策，以期对新闻档案工作者有借鉴意义。

    关键词：数码新闻照片照片档案档案管理

    在新闻单位的档案馆藏中，新闻照片档案是其重要的组成部分，因为照片真实地记录了新闻事件的发生，具有再现历史事件的宝贵意义。因此，如何管理好新闻照片档案，确保它的安全性与完整性，是每个新闻单位档案部门的重要任务。近年来，随着数字技术的快速发展，数码照相技术的应用在新闻摄影中日趋广泛，逐渐替代了传统相机成为了新闻摄影的主角，数码相机的广泛使用给记者的工作带来了极大的便利，同时，迅速发展的数字新闻照片，为新闻照片档案管理增加了新的内容，海量的数码新闻照片也成了当前新闻单位照片档案管理的重中之重。相比传统的照片，数码照片的信息载体特殊，管理方式和保管要求上也存在着根本的差异。目前，虽然数码照片档案的管理已经引起了重视，但由于资金投入不足、管理水平低下和机器设备陈旧等因素，从而直接影响了数码照片档案的管理。再加上各个新闻单位在对这部分档案管理中没有统一的标准，虽然取得了一些有益的管理经验，但仍存在着明显的不足和缺陷。总体而言，当前数码照片档案管理的形势不容乐观，没有实现真正意义上的标准化管理，因此，建立一套科学严谨的数码新闻照片档案管理体系和工作模式是非常必要的。

    一、数码新闻照片档案管理中存在的问题

    （一）档案意识薄弱，思想误区严重

    摄影记者是数码新闻照片的直接生产者，其拍摄水平的高低和档案思想意识的强弱直接影响着数码新闻照片档案的质量和数量。调查发现，从事数码摄影的记者中有很大一部分人不知道什么是数码照片档案，他们总是认为只有传统纸质照片才能存档，数码照片用过以后根本没有存档的必要，甚至认为谁拍的照片就归谁，想怎么处理就怎么处理，这些记者不仅档案意识薄弱，而且缺乏全局观念，工作时只考虑自己或本部门工作便利，数码新闻照片只在自己或本部门内部保存，不移交单位的档案部门统一保存。再加上部门领导档案意识淡薄，思想上不够重视，对本部门生成的数码新闻照片不特别要求整理，在单位的档案管理机制上又没任何约束，既不影响升迁，也不影响工资，最后导致数码新闻照片该移交的不移交，该归档的不归档，真正能保质保量、主动移交档案管理部门归档照片的寥寥无几，从而严重影响了数码新闻照片的长久保存和开发利用。

    （二）照片海量存储，流失现象严重

    与传统胶片相机照片相比，数码照片具备无底片、不必冲印便可观看和利用的特点，所以数码相机拍摄的照片可谓是海量存储，不计成本，所以记者在拍新闻照片时往往图痛快，多多益善，一项活动少则几十张，多则几百张，虽然作为新闻报道之用，照片材料可选择性加大，但要真正精心挑选、整理起来就没那么简单了，这无形中加大了工作量，所以记者们索性就不整理，用完之后卸载转存于电脑上便万事大吉，很少有人及时进行分类、编写图片说明和选择性冲印等整理工作。这样一来，大量的数码新闻照片就散存在记者们的个人电脑和各种各样的存储设备里，随着时间的推移，最后很多照片连拍摄者本人也说不清楚。此外，各种各样存储设备和电脑的安全状况，又直接影响着数码照片的安全，如猖獗的电脑病毒的侵害、各种存储设备的故障、记者们的频繁流动、换岗轮岗换电脑等等，这些都造成了大量数码新闻照片的破坏和丢失。

    （三）管理制度混乱，保管条件恶劣

    目前多数新闻媒体的档案科室对数码新闻照片的管理非常不到位，不但没有相应的数码新闻照片归档制度，就连最基本的此类照片的使用方法都不曾见到，这直接影响了数码新闻照片档案的管理。即使有些新闻单位依据国家档案局颁布的《照片档案管理规范》，制定了相关的数码新闻照片档案管理的规章制度，但事实上却往往是落实不到位，缺乏有力的保障措施，致使单位的数码新闻照片档案管理依然处于一种无“法”可依、无“章”可循的“真空”无序状态。一系列繁琐的照片档案整理工作，很少有新闻单位能够做好、做全，例如照片拍摄出来不及时整理和分类；原数码照片文件不规范命名、不编写图片说明；重要数码照片不冲洗；整理好的数码照片不及时进行光盘刻录保存等等，往往是单位的档案管理人员催紧了，干脆不加整理一“锅”端给档案管理人员，任由其处理。无序的管理制度，致使大多数数码新闻照片不能集中统一管理，造成许多很多重要数码新闻照片不能及时归档，为今后照片档案的利用留下了隐患。另一方面，数码新闻照片档案对保管环境的要求比较高，无论是温湿度控制，还是防磁、防光、防腐蚀等方面，都有着极为严格的要求。经调查发现，多数单位还是按照传统照片档案保管方式来管理，建有数码新闻照片档案专用库房，并配备、配齐相关设备的新闻单位较少，普遍的情况是这类档案与其他档案混存，且库房的保管环境较差，极不利于数码新闻照片档案的长久保存和今后开发利用。

    二、数码新闻照片档案管理中现存问题的解决对策

    （一）加强领导重视，强化制度落实

    要改变当前新闻单位数码新闻照片档案管理混乱的现状，单位领导的重视是最关键的因素。国家档案局《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》（以下简称《办法》）中规定，各级新闻单位要确定一名主要领导来负责档案工作，并根据实际工作需要建立、健全相应的档案管理机构，统一管理本单位在各项工作中形成的全部档案。此《办法》也是每个新闻单位管理数码新闻照片档案的依据文件，分管档案工作的领导应当切实负起责任，认真组织相关部门，对本单位数码新闻照片的拍摄、收集、归档、保管、借阅、利用等各个环节，制定出一整套严格的符合本单位实际的《数码新闻照片档案管理办法》，使本单位档案部门在进行数码新闻照片档案管理时有法可依、有章可循，从制度上杜绝当前此类档案管理中的漏洞。具体实施上，要狠抓制度落实，严格监督和检查，确保法规、制度落到实处。

    （二）加强档案宣传，提高归档意识

    当前新闻记者的档案意识普遍较弱，不能按时归档、不能完整归档的现象非常普遍。针对这种现状，各新闻单位要加强宣传力度，提高档案意识，使记者切实认识到自己所拍的照片是非常重要的档案来源，对今后的新闻报道和历史查考有着不可估量的价值。通过宣传，力争让每个摄影记者头脑里都装有“档案”二字，行动上将“及时归档”作为自己工作的一个重要环节。每一次拍摄工作完成后，及时将相机存储卡里的数码照片卸载转存、整理、编号，并对照片进行具体的文字注释，注释内容包括拍摄时间、地点、人物、事由和拍摄者等信息，照片中的主要人物还要特别指明所处的位置，成组的照片还要增加总说明和该组照片所包含张数等内容。如果数码新闻照片在使用过程中进行了技术性处理，要把原始数码照片和处理后的数码照片一并整理并做文字说明。上述内容整理完毕，及时交由本单位的档案管理部门存档保管，坚决杜绝个人将数码新闻照片据为己有、拒不归档的行为。只有这样，我们的数码新闻照片档案管理才能做到及时、规范，档案“归档率”才能保证达到百分之百。

    （三）定期业务培训，确保归档质量

    数码相机相比传统相机有较大差异，数码相机是在机身内放置光电传感器、影像处理器和存储器等影像数字化设备，摄影时相机的光电数字设备将影像信息转化为数字信息，保存在相机的存储器内，拍摄结束后用数据线将照片转存到电脑上，运用图像处理软件（如Photoshop、CorelDraw等）对电脑中的照片图像进行处理加工，直至最后符合刊用的照片产生。熟练掌握数码摄影技术是对每个新闻摄影记者的基本要求，只有这样，在采访摄影时才能够熟练运用数码相机的各项功能，使数码相机成像快、传输快、编辑快等优点充分发挥。然而，当前还有不少摄影记者对数码摄影知识掌握不够系统，拍摄水平更是参差不齐，导致拍摄出来的数码新闻照片质量不尽人意，例如像素不高、焦点不正、构图不当等等，作为普通新闻报道勉强可用，但作为档案来保存则往往达不到要求的质量，不仅后期整理麻烦，更影响今后的开发和利用。鉴于这种情况，新闻单位应定期地对摄影记者进行数码摄影方面的技术指导和培训，由于数码相机和数码摄影技术更新较快，为使记者们能跟上时代的步伐，还可以安排他们到高校里去脱产进修摄影专业。只有从源头上保证了照片的质量，数码新闻照片档案才能保证有档可存、有档可用。

    （四）照片科学分类，光盘科学编目

    档案管理部门应对收集到的数码新闻照片档案进行科学分类和编目。年度分类法比较适用于数码新闻照片档案的分类，同一年的放在一起，顺序按照时间的先后，并将有关联的照片排列在一起。一个归档年度的数码新闻照片要用“一次性写入”方式刻录存储到一张或多张只读光盘中，不要将年度不同的数码新闻照片存储在一起。刻录好的光盘就要进行科学的编目，同一年度的数码新闻照片光盘目录应逐张编制，有条件的新闻单位可以使用“档案管理系统”软件进行目录的著录和管理，光盘目录的内容应包括全宗号、分类号、光盘号、正题名、起止时间、照片张数等项目。另外，每张光盘的包装盒上还要加贴封面，封面内容除了包含光盘目录的内容外还要有光盘制作人、审核人、制作时间和备注等。每张数码新闻照片档案光盘里面，除了存储的数码照片之外，还要有本张光盘所存数码照片的电子版目录，目录要逐张照片进行编制，目录内容包括全宗号、分类号、光盘号、照片号、照片正题名、拍摄时间、拍摄者和责任者等项目。其中全宗号、分类号、光盘号要同本光盘目录一致；照片号是本张光盘保存的数码新闻照片的流水号，从“1”开始编制；照片正题名是对数码新闻照片拍摄内容的简要概括，包括拍摄事由、地点、人物、背景等要素；拍摄时间是指该数码照片的形成时间；拍摄者指数码照片的拍摄人；责任者是指形成本张数码新闻照片部门的全称或通用简称。

    （五）载体妥善保管，整理操作规范

    档案部门应对数码新闻照片档案进行规范管理。数码新闻照片档案通常是刻录在只读光盘上进行保存，光盘虽然具有容量大、保存时间长等特点，但也会因为外因导致的破损、老化等原因，而致使所存照片信息丢失，所以档案管理人员在整理光盘时必须要做到操作规范化。要保证数码新闻照片档案光盘刻录的质量，刻录时就必须要用带有“校验”功能的刻录软件，例如Nero 9.0、Ultra ISO等等，这种软件可以将刻录光盘和原始数据进行数据校验，从而确保已刻录光盘的数据完整性。数码新闻照片档案光盘刻录时要做到一式三套，一套查阅使用，一套封存保管，一套异地保存，可在光盘封面内容的备注项里分别用A、B、C表示。光盘要放在坚硬的塑料保护盒里，并要做到竖立存放、避免挤压、不得弯折。不能直接在光盘表面上粘贴标记物，光盘的目录标签应贴在光盘的包装盒上，标签书写材料应符合档案要求。数码新闻照片档案光盘应按顺序整齐地存放在专用消磁柜里，外部环境要远离强磁场，并与腐蚀性气体、强紫外线等隔离。光盘的存放环境温度应控制在4℃～20℃，相对湿度要控制在20%～ 50%。要积极改善保管条件，有条件的新闻单位可以建立专用的数码新闻照片档案库房。数码新闻照片档案光盘要做到每4年转存一次，即刻录新光盘，同时原光盘保留时间不得少于4年，只有对光盘进行定期检查、定期复制，数码照片档案信息才能无限期保存下去。

    *本文为《2013年度山东省档案局科技项目计划》课题项目（编号2013-18）阶段性成果。

    参考文献：

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    作者单位：山东省聊城大学档案馆