对农村新型社区档案管理工作的探讨

    徐蔚

    摘要：本文论述了农村新型社区档案管理的特点，当前农村新型社区档案管理工作中存在的问题以及加强农村新型社区档案管理的建议。

    关键词：农村档案社区档案档案管理

    在当前的新农村建设过程中，加强农村新型社区档案管理工作开始逐渐得到人们的重视。农村新型社区档案把人们参加日常社会生活和各种社会活动所形成的各种门类和载体的档案资料汇集起来，其不仅对该区域以内历史文化传统和社会发展进步做了有效记录，也真实地把当地农民和农业的文化生活面貌与社区工作的发展情况做了真实地反映。多年来，因诸多因素的影响，农村新型社区档案管理没有得到足够的重视，其档案资源的管理和利用工作都严重滞后，这显然不利于新农村建设和发展。由此来说，必须把加强农村新型社区档案管理工作列入重要日程，采取有力措施让新型农村社区档案管理工作与新农村建设同步，从而为造福农民和改善民生发挥应有的作用。

    一、农村新型社区档案管理的特点

    农村新型社区与传统的行政村和城市居委会有着很大的区别，就其档案管理来说，与其他专业档案管理相比，虽然也有着科学性、完整性和服务性等特点，但也呈现出很多新的特点，需要在进行档案管理过程中予以足够重视。

    （一）相对综合繁杂的内容。农村新型社区其实就是一个小社会，其产生的档案有着广阔的覆盖面和繁杂的内容，不仅有着调整土地利用规划和村居合并拆建以及居民就业创业等方面的内容，也有公共教育、医疗卫生、社会保障、计划生育、社会治安等方面的内容，还有的涉及社会救助、未成年人、老年人、残疾人权益保护等诸多方面。这样一来所产生的新农村档案就会体现出特点鲜明的综合性和多元性趋势。这就对从事档案管理的人员提出了拓宽自身知识面的要求，并且要熟悉其相关的工作。

    （二）有着比较大的形成周期差异。在农村新型社区基础建设过程中，有着从规划到建成再到投入使用的一个比较大的时间跨度，通常大都需要数年的时间，也就因此有着相当长的档案形成周期。对于那些属于计划生育、医疗、社保保障、救助等服务体系的档案则有着相对比较短的建成时间。所以，农村新型社区的档案管理工作需要精心研究不同文件资料的形成特点，收集整理必须定期，将自己的档案资料库全面准确地建设起来。

    （三）对资料衔接性提出了要求。一个农村新型社区通常能够容纳的人口在4000-5000人上下，一般都是以原有的多个行政村或居委会为基础合并而建成，这其中，还与众多人员、户籍、住址等变化相涉及。针对这些变化情况就离不开档案资料进行准确记录与反映，能够使文件资料的衔接性有很好的体现，能使这些资料对现在和过去都能真实地反映，还要对记录断档现象进行有效预防。尤其是那些涉及房屋拆迁方面的档案资料，要妥善加以保存，把专门的拆迁档案建立起来，从产权上对拆迁房屋进行确认和发证，还可以为可能出现的纠纷提供处理依据，为社区居民和建设者提供合法权益的保障。

    二、当前农村新型社区档案管理工作中存在的问题

    就当前来看，虽然农村新型社区档案管理有了一定的进展，可是按照规范化标准来要求，还面临很多需要解决的问题。

    （一）缺乏比较强的档案管理意识。在很多地方特别是一些领导干部对档案管理缺乏强烈的意识，甚至有人还将其作为无足轻重的工作，对社区管理中档案管理工作的必要性和重要性缺乏足够认识。对建设工程和美化工作倾注了更多的精力和资金。因为缺乏对社区档案足够的重视，就在不少农村新型社区产生了档案管理工作严重滞后甚至缺位等不少问题，开发档案信息资源也很不够，对档案的利用率也很不高。

    （二）严重不规范的档案管理制度。当前的农村新型社区工作中，虽然也把各项管理制度和人员工作职责基本制定出来了，但与档案相关的制度和职责相对缺少，有的社区甚至在相关的制度规范和检查考核标准方面处于空白状态。不少社区的目标管理考核也不将档案管理纳入其中，这就导致农村新型社区的档案收集率很低，建立的档案也不全，对社区档案工作的健康开展造成不少影响。

    （三）档案管理人员对业务熟悉不够。档案的管理水平受到人员素质的影响很大。在当前，农村新型社区从事档案工作的主体主要是兼职人员，他们比较缺乏专业的档案知识，基本没接受过正规的档案管理培训，不熟悉档案工作。对档案管理人员开展继续教育也没有纳入到社区的人才培养规划之中，也没有多少进修机会提供给档案管理人员，导致他们的管理水平很低，观念也与发展的要求有很大差距。

    （四）档案管理缺乏足够的硬件投入。档案室没有出现在一些社区的规划建设之中，不少预留档案用房的面积很小，甚至还有的采取了临时借用的方式，对保管档案的基本要求都满足不了。目前拥有的档案管理设备不仅过于陈旧，而且设备也不配套。尚且没有在社区管理中广泛应用计算机及网络技术，现代科技很少在社区档案管理中应用，这对档案的收集与利用、开发都很不利。

    三、加强农村新型社区档案管理的建议

    （一）对农村新型档案管理工作要高度重视。当市县和乡镇、街道办事处在决定建设农村新型社区时就应把档案管理列入社会主义新农村建设的发展规划之中，对于分管领导和责任人要对责任从街道到社区层层落实，在年度综合管理目标中，应将社区档案管理工作纳入其中，并把任务细化、责任落实到人，把一个包含区、街道、社区三级联动的良好互动机制建立起来，确保经费投入能够足够和到位。

    （二）抓农村新型社区档案的规范化管理。各社区应把档案部门《关于加强社区（村）档案管理的意见》作为依据，把强化社区档案管理的工作方案建立起来，要求社区档案室不仅要有专职管理人员和专门的档案室、荣誉室和档案查阅场所等项目，而且还要有设施的配备，如：计算机、档案装具以及消毒、除湿、消防等设备设施。要为群众查阅利用档案提供方便；要以国家档案局8号令《文件材料归档范围和保管期限表》和《社区示范点建设标准》等文件的具体要求为依据，将档案的归档范围和保管期限表在各社区制定出来，把齐全完整的专题目录数据库和全文数据库建立起来；按照相关制度落实好归档整理，并促进档案的有步骤、分阶段实现全文数字化，目录检索和查档可利用计算机，努力使档案查阅利用实现“一站式”服务，下大力气推进社区档案管理的规范化和信息化。

    （三）城市社区要主动帮助农村新型社区档案管理工作提升水平。由于农村新型社区的档案管理工作比城市社区的档案管理工作要落后很多，因此，城市社区档案管理部门必须承担起对附近的农村新型社区提供档案管理工作方面给予协助与指导的重任，让适当的档案工作制度与方法在农村新型社区尽快建立起来，同时也能周期性提供指导工作，还应对农村新型社区档案管理人员的培训提供帮助，促进其整体素质的提高。

    （四）做好对农村新型社区档案管理人员的业务培训。要做好农村新型社区的档案管理工作，确保其作用的有效发挥，其关键还是在人，在于促进农村新型社区档案管理人员素质的整体提高。这就对各级档案行政管理部门、各乡镇政府、街道办事处和社区管委会提出了加强这一专业群体培训的要求。要以农村新型社区档案管理的新特点为基础，依据国家有关规定和档案规范管理的相关要求，进行适应性强的培训教材的编写，定期举办农村新型社区档案业务的培训和参观交流等活动，使这些档案专兼职人员能够将基本的档案管理知识和专业技能尽快掌握好，并使其责任感和使命感得到增强。

    （五）档案主管部门的监督要到位。针对一些农村新型社区可能因为档案管理不产生直接经济效益，而对这一工作重视程度不够的情况，主管部门必须把督促和监督工作做到位，确保新型社区档案管理工作能够有序、科学地开展好。

    总之，在建设农村新型社区过程中，应将档案管理工作与其他建设工作同步展开，使其在新农村建设中发挥出应有的重要作用。

    参考文献

    [1]吴晶.谈和谐社区建设中的农村社区档案管理工作[J].黑龙江档案，2010（5）.

    [2]侯贤祥.刍议农村社区档案工作[J].河南农业，2011（2）.

    [3]张淑琴.整合社区档案资源，提升社区档案管理水平[J].档案，2009（4）.

    作者单位：重庆交通大学