信息化背景下加强档案平时归档的具体实践和理论探讨

    王羽佳

    摘要：本文以提高档案平时归档工作效果为目标，从档案信息化背景为档案平时归档工作提供技术保障，健全档案平时归档制度为档案平时归档奠定基础、档案管理绩效考核制度为档案平时归档提供驱动力、档案部门主动意识为档案平时归档注入活力四个方面结合单位具体实践展开论述。

    关键词：档案管理档案收集档案归档

    档案收集工作是一切档案工作的开端，是档案工作八大环节之首，没有全面、准确的档案收集，就如巧妇难为无米之炊，无论档案整理、利用做得再好，也不能满足档案利用者的实际需要。机关档案工作条例中规定，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。笔者在档案收集具体工作中，常常因为文书部门或业务部门档案人员工作变动快，对档案平时归档不够重视等原因导致需归档文件没有及时归档，最终导致档案部门年终收集归档工作困难重重，尤其是重大活动、重大事件、会议形成的文书档案、声像档案最不易收集齐全。实践证明，在档案信息化背景下，虽然档案实体归档工作一般按年度进行，但不是所有工作一定要等到每年年终才开始着手，如果重视档案的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的档案实体及其电子文件随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理工作变得十分轻松。

    笔者单位在今年档案信息化建设取得初步成果，建设成档案网络化收集、整理、利用通道之后，结合制定月度档案归档工作制度，在探索加强档案平时归档的方法上做出了一些具体实践，在此跟同行交流和探讨。

    一、信息化背景为电子文件平时归档提供技术保障

    在档案信息化背景下，档案平时归档应包括两方面内容，档案实体的归档和电子文件的归档。其中，电子文件的归档是在档案数字化背景下应运而生的，数字档案管理系统在文件收集状态下能够实现电子文件的登记、修改、删除、文件分类鉴定等功能，用户在此状态下完成平时需归档电子文件的收集工作后，为年终归档移交工作做好准备。北京市档案局在全市档案业务培训中指出电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成。实时或定期归档可根据各单位实际情况确定，一般来说，采取逻辑归档方式的单位可进行实时归档，采取物理归档方式的单位可进行定期归档。因此，信息化背景为电子文件平时归档提供了必要的技术保障，使电子文件实时归档成为可能。

    笔者单位档案数字化项目于2013年4月份完成。该项目完成档案网络版软件安装并将1950年以来形成的单位全宗档案通过录入、扫描、图像处理等程序挂接到系统中。目前档案网络利用覆盖全园，用户数为178人。因此，笔者单位在2013年平时档案收集工作中充分利用数字档案管理系统实时归档电子文件，同时档案部门也可通过系统监督各业务部门档案员归档电子文件的具体情况，要求各业务部门档案员按照单位档案部门下发的档案保管期限表及每月度的归档索引（由当月大事记、信息等整理而成）在每月中旬完成上月的电子文件平时归档工作，包括电子文件条目的录入工作及电子文件扫描图像的上传，同时要求业务部门档案员及时收集、妥善保管档案实体。这种归档方式尤其适用于一文一件管理模式的文书档案、声像档案、荣誉档案。平时归档给这些无需组卷的电子文件的收集工作带来极大方便。

    二、健全档案平时归档制度为档案平时归档奠定基础

    有了信息化建设的技术支持，建立一套规范实用性强的档案平时归档制度是十分必要的。笔者单位今年在以往档案年终归档方式的基础上创新提出档案月度归档和年终归档相结合的档案收集方式，并制定了详细的档案平时归档制度，在平时归档工作中取得了较好的效果。档案月度归档制度具体内容包括：一是档案部门的工作，每月档案部门收集上月单位大事记、信息，制作档案收集索引，索引条目为本单位重大活动、重大会议、重大事件中形成的可随时归档的文书档案、声像档案、荣誉档案等，落实具体责任部门，要求各部门档案员在每月15日前将索引上标注的上月需归档的电子文件条目和图像按电子文件归档要求挂接到档案系统中，而业务部门档案员在文件收集过程中的执行情况也通过档案系统接受档案部门的监督。二是各业务部门的档案工作，各业务部门档案员在每月15日前将索引上标注的上月需归档的电子文件条目和图像按电子文件归档要求挂接到档案系统中，但不履行移交手续，不履行移交手续是为了便于各业务部门档案员在年终归档时按文件联系、时间等调整顺序、编制档号，同时，业务部门档案员及时收集、妥善保管索引目录中需归档的档案实体，整理顺序和编号与上传的电子文件顺序相对应。具体索引目录示例如下：

    档案平时归档制度规范了电子文件和档案实体平时归档流程，保障业务部门档案员在档案部门的指导下有效组织、开展平时归档工作，并为档案部门监督、检查工作提供了依据。

    三、档案管理绩效考核制度为档案平时归档提供驱动力

    档案平时归档工作要求各业务部门档案员付出更多的时间和责任心保证电子文件及时归档、文件材料实体完整齐全，同时也需要更严格有效的档案管理绩效考核方式作为执行具体工作的动力和目标。笔者单位在实行2013年档案月度归档以后，就将各业务部门档案月度归档的效果纳入到业务部门档案工作的绩效考核中，由档案部门每月通过档案系统对照档案保管期限表和档案收集索引检查科室电子文件收集齐全率、完整率，对没有及时把电子文件录入系统的部门进行催缴，限时催缴仍不能上传的部门扣除当月的绩效分数。年终时，每月的绩效分数和年终文件材料实体归档情况评分相加就成为评选优秀归档部门和优秀档案员的依据。由此既鼓舞了档案员的工作积极性，又保障了档案平时归档工作的顺利开展。

    四、档案部门主动意识为档案平时归档注入活力

    加强档案平时归档要求档案部门积极探索主动收集档案的有效方式，深入业务部门了解各部门的工作流程，熟悉掌握具有保存价值的归档文件形成渠道，主动加强与各部门沟通联系，知晓本单位近阶段发生的大事要事，做到这些需要档案部门提升主动归档意识。笔者单位档案平时归档索引目录是根据每月大事记、信息整理而成，由以往被动依靠业务部门主动归档变为主动查找线索归档，保障单位重大活动、重大事件、重大会议的文件材料从其生成就在档案部门的掌控之中，这项措施尤其在保障电子文件实时归档方面发挥了重要的作用。每月的电子文件归档过程同时也是档案部门与各业务部门档案员主动沟通交流的过程，做到具体问题具体分析，例如有些需要归档的文件类别在实际事件中并没有形成文字材料或者形成的文字材料没有办理完毕不能当月归档，档案部门会将具体情况进行记录，在合适的时候进行催缴或备注。

    作者单位：北京动物园