以档案利用需求为导向全面提升档案馆服务社会能力

    马魁

    摘要：通过对平谷区档案馆馆藏利用情况的调查研究，提出了全面提升档案馆服务社会能力的基本途径和主要方法。

    关键词：档案馆档案利用档案服务

    档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程，也是直接体现档案事业社会职能的一项工作。

    作为区（县）级档案馆，档案利用更多的是与本区域内广大人民群众生活息息相关的档案。那么近几年来，档案利用现状能否满足利用者需求，档案部门应该如何提升档案馆服务社会能力，是我们应该认真思考的问题。

    一、平谷区档案馆馆藏和利用的基本概况

    （一）馆藏数量和结构的变化

    从表1看出：馆藏档案由2007年的126个全宗，149413卷/件，增长到2012年的136个全宗，218984卷/件。2012年馆藏总量是2007年的1.5倍，馆藏数量增长迅猛，大大提升了馆藏存储量，丰富了馆藏内容。

    从表2可看出：馆藏档案结构更加趋向专门档案，且专门档案多为涉及民生类档案，更加适应现今广大利用者的利用需求。

    （二）馆藏利用的变化

    档案利用是档案馆的一项日常工作，是档案工作为全区各项事业服务和全区百姓服务的直接手段。随着社会档案意识的普遍提高，档案利用工作的重要性正日益得到强化。档案利用的主体已由档案的形成机关扩展到全社会，且96%为普通百姓。其利用的内容呈多元化，由红头文件逐步向房产、婚姻、兵役、招工等民生类档案扩展。档案利用工作在社会各方面的作用越来越重要。档案馆积极调整馆藏结构，丰富馆藏内容，全力提升档案服务社会的能力，在促进全区经济建设、建设幸福平谷、维护和谐稳定方面发挥更大的作用（参见表3）。

    二、全力提升档案馆服务社会能力的主要方法

    档案利用是档案工作的最终环节，也是档案作用得以体现的关键环节。如何使馆藏档案最大限度地发挥其自身价值，使档案利用工作成为领导决策的好参谋、部门开展业务的好助手、百姓办事的好帮手等等，笔者认为应从以下几方面着手：

    （一）紧紧围绕区域建设，紧抓重点工作，主动服务

    2008—2009年，夏各庄镇、马坊镇政府因为新农村建设，需查阅4个村的宅基批示情况。此项工作任务重，时间紧，档案馆主动与相关部门联系，提前做好各项准备工作，为其出证所需两千余份档案。为拆迁办及早核实情况，制定合理的整体规划、搬迁、回迁方案等，提供了第一手档案材料，充分发挥了档案参谋助手的作用。

    同时，伴随着党的各项政策的落实，几年来涌现了多次查档高潮。如2008年“科技档案查档潮”：汶川地震后，为区教委所属各中、小学对教学及办公楼作抗震排查，提供了大量基建设计、施工图纸等；2008-2010年“兵役档案查档潮”：为退伍老兵享受国家补贴待遇提供原始凭证，为相关部门准确决策提供了第一手的档案材料；2009年“婚姻档案查档潮”：提供婚姻档案为补证、领取计生补助、申请二胎、房屋过户、贷款等各类需求者服务；2009-2012年，迎来“房产档案查档潮”：提供房产档案为村民核实尺寸、产权归属、享受保温补贴、拆迁办制定各类规划和方案等提供依据。

    （二）适应信息时代，提供便捷服务，充分发挥档案利民作用

    平谷区档案馆自主开发了“平谷农村档案资源共享服务平台”，把涉农政策、政府公开信息、已公开的档案目录和部分原文全部整合，通过平台发布涉农政策、绿谷文化、绿谷特产、旅游档案、视频等涉及百姓生产、生活等方面的实用信息，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。通过平谷农村档案资源共享服务平台，使村民不出村，即可将各种档案一“网”查尽，实现“鼠标一点，应有尽有”，为社会、百姓提供高效优质的利用服务。

    （三）满足多方需求，提升档案馆服务能力

    1.依托互联网媒体优势，加强对外宣传力度。一是将档案馆及基层单位典型利用实例材料张贴在网络宣传。通过网络宣传，扩大了档案利用的影响面，更多的基层档案工作者参与进来，积极撰写、上传稿件，档案利用的服务热情明显增强，形成了全区联动的良好氛围。二是在平谷档案信息网站开设网上展览专栏。只要有网络，人们可不受时间和地域的限制，随时随地登录网站参观展览。展览主要通过深挖丰富馆藏内容制作而成，通过观看展览可激发人们探知、利用档案馆藏内容的兴趣。

    2.多种宣传模式并举、激发利用档案意识。采取“请进来，走出去”的宣传模式：将广大市民请进档案馆，使其对档案及档案工作有更加直观的认识，亲身感受档案的文化价值与魅力，进一步提升档案局（馆）的知名度与影响力；开展“档案服务村镇社区”、“服务三农”等一系列下乡活动，送档案到百姓身边，将档案开发利用过程中的各种编研成果展示给公众，从而拉近档案局（馆）与人民群众的距离，拓展档案局（馆）公共服务职能。

    通过宣传，扩大人们对档案的认知面，让百姓了解档案馆所存档案有许多是与自己生活有着紧密联系的内容，在办理许多事情时都离不开要查阅档案，逐渐渗透要办事先查档案的档案利用意识。

    （四）适应农村需求，发挥资源优势，提升档案服务三农作用

    充分发挥综合档案馆优势，以点带面，带动全区档案利用遍地开花。

    1.构建特色农业科技档案样板村，为农民增收致富服务。镇罗营镇北四道岭村成为农业科技档案规范化管理村，果农通过利用其科技档案，提高了果树管理技术。通过科学管理，果品的产量大增，口感与品质位居全区前茅，优质的果品迎得了沃尔玛公司的青睐，与该村建立了农超对接，鲜桃日供沃尔玛超市24吨，300户桃农从中获益。

    2.构建特色民俗档案样板村，为农村旅游富民服务。以黄松峪乡的雕窝市级民俗旅游村为例，建立民俗旅游接待户家庭档案，将部分照片上传到雕窝民俗旅游网上进行宣传，受到广大民俗户的好评，为民俗村带来切实的收益。

    3.构建新型农村档案样板村，为新农村建设服务。平谷区南定福村是北京市新农村建设试点村，在区档案部门的协助下，利用档案资料，举办了一期“南定福村发展变化成果展览”，并在平谷档案信息网、平谷政务网上展出，通过回顾新农村建设前后的巨大变化，从而珍惜现在来之不易的幸福生活，使广大村民，特别是年轻人深受教育，收到了较好效果。

    作者单位：北京市平谷区档案局