会计档案的整理

    小倪

    会计档案的整理就是通过分类、组卷、排列、编目等工作使会计档案有序化的过程。

    一、会计档案的分类

    会计档案的分类应遵循以下原则：1.在本单位全部档案总体分类方案下进行；2.尽可能保持分类的连续性；3.一个单位内部有不同的核算单位的一般应分成不同的类别；4.同一核算单位的会计档案原则上按年度——类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计材料等4类。

    二、会计档案的组卷

    就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。

    1.会计凭证的组卷方法

    会计凭证一般按年、月顺序组卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月组卷装订一本。凭证外面要加封面，封面規格略大于所附记账凭证，凭证左侧和上边墩齐进行装订；用“两孔一线法”或“三孔一线法”装订，装订厚度一般应在2厘米以内，方可保证装订牢固、美观大方。

    对以下会计专业材料，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷，入其他类，然后在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号，以便日后核对:土地征用及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港澳台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约；有必要延长保管期限的其他会计材料。

    对于那些较多的原始凭证，例如发货票、收货单、领料单等，页可以不符在记账凭证之后，单独组卷，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原件凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。

    2.会计账簿的组卷方法

    会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点，区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷。对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别组卷装订。

    3.财务报告的组卷方法

    财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开。其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月度、季度的财务报告分开组卷，因为其价值不同。

    4.其他会计核算材料的组卷要求

    其他会计核算材料可按年度——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。

    三、会计档案的编目

    会计档案的编目是会计档案整理的最后一道工序，目的是为了使会计档案实体整理的成果得以固定下来，以便于会计档案的保管和查找利用。

    1.拟写案卷题名。会计档案的案卷题名一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。如“XX单位X年X月凭证”、“XX公司X年现金日记账”等。

    2.填写卷内文件目录。除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录。卷内文件目录的内容包括顺序号、责任者、文件材料名称、日期、页号、备注等。

    3.案卷的排列编号。会计档案的排列编号一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计账簿、财务报告和其他类的按保管期限长短排列。具体方法有两种：

    一是年度流水编号法：按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。

    二是分类流水编号法：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。

    4.编制案卷目录。案卷目录既是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制，内容包括：案卷号、题名、年度、页数、保管期限和备注等。