对干部人事档案管理的新思考

    张梅 崔剑

    摘要：伴随社会的进步和时代的变迁，人才流动以及调转档案人员的数量近年来加速增长。在档案从原单位、毕业院校或人才服务中心调至现单位或其他人才服务中心的过程中会凸现出一系列问题。针对目前在调档中出现的这些问题，本文从档案管理科学化、规范化的高度，进行了深入的思考和讨论，并提出若干解决对策。

    关键词：干部档案 人事档案 调档

    干部人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的干部人事档案，历史全面地记载着一个人的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力、个人特长等信息，是反映干部综合素质的最重要依据。档案的更新、提取、查阅、传递及时方便与否关系到存档人的切身利益。

    一、档案对存档人切身利益的影响

    (一)对存档人干部身份认定影响

    在我国社会体系中，公民分为三种身份：农民、工人、干部。大中专毕业生属于国家培养的专业人才，属于国家干部身份。但是近年来，有些大中专毕业生从毕业后就莫名其妙地失去了自己的干部身份。据调查显示，自上世纪90年代至今，某省人力资源开发局已滞留了2万多份由外地的大中专院校退回的毕业生档案。这些档案一般是该省原籍学生在外地上学毕业后，在规定时间内未办理档案迁移手续，学校退回该省的。近些年来，毕业生的就业方式越来越灵活，人员的流动性大，许多用人单位对员工的档案不重视甚至不加过问。一些毕业生看到档案暂时发挥不了作用，对档案转移到何处不闻不问。到行政、事业单位和国有企业工作的毕业生，其档案一般会随之调转到单位。而到“三资”企业、股份制企业、私营企业等单位工作或毕业后未就业的学生，档案有可能还在学校，或寄回到户籍所在地的大中专毕业生就业服务机构。

     (二)对存档人工龄、工资的影响

    自2006年事业单位工资改革执行以来，笔者已经愈来愈深地体会到人事档案的完整性与工龄乃至工资之间的密切关系，特别是为套改年限、任职年限的确定提供了重要的依据。套改年限，是指工作年限与不计算工龄的在校学习时间合并计算的年限。任职年限，是指从聘用到现岗位当年起计算的年限。两者均与工龄的计算密切相关，对于应届毕业生如因转档未及时办理，待日后存档人通过考取公务员或工作调动进入机关企事业单位后，势必影响到工龄的计算、工资的核定。

    (三)对存档人社会养老等福利的影响

    档案与退休后待遇等问题息息相关。企业职工、事业单位非编制内的合同制职工以及其他企业化管理的职工均需要按照国家社会保障部门的规定缴纳养老保险、医疗保险，在缴纳养老保险金并到达国家法定退休年龄申请保险金发放时，社保部门需要严格审核存档人档案，个人档案记录的工龄、工资待遇、职务、受保时间等都是主要依据。

     (四)对存档人职业发展的影响

    干部档案管理的目的是为单位组织和社会提供档案信息资源，因放弃个人档案而造成记录断档的人，在办理职称评定、转正定级、政审以及开具考研、婚育证明等事务时往往会遇到很大的麻烦，形成“档到用时方恨无”的局面。如超过规定时间，未落实接收单位的毕业生没有到人才交流服务中心办理代理手续，按规定就会失去派遣资格，相当于自动放弃干部身份，有可能因此影响到职称评定、报考公务员及研究生等资格的审查。

    二、干部人事档案工作的现状与困惑

    (一) 缺乏宣传，档案知识普及性差

    随着社会主义市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些人就认为人事档案“没什么用了”。然而，当这种错误的观念发生在应届毕业生身上时，尤其是就业于外资、私营、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，忽略自己的档案势必导致在政审、调资、出据证明、晋升职称等方面需要档案材料时找不到人事档案。虽然近两年，社会新闻偶有提示公民需重视个人存档，但是从人才流动的第一个出口，即学校，却并不重视关于档案重要性的宣传，并且忽视档案相关知识的普及。

    (二) 缺乏规范，档案管理宽进严出

    档案管理部门只是照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号。这些不规范的操作导致了档案内容不全、接续材料脱节等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为存档人提供优质服务。

    与之不对称的是退休审核时“亡羊补牢”。当存档人办理退休手续时，档案的审核相当严格，工龄的认定与缴纳社保的时间段认定均有硬性规定的要求，最终只能是临时补缺，让存档人被动地补充几十年前的工作经历证明、学历证明、派遣证、转正定级表等重要手续，给存档人造成了难以估量的精神和物质损失。

    (三)档案管理资格限制，“人档分离”愈演愈烈

    大部分的企业，不具有档案管理资格，在现实中却管理着最大量的社会个人。行政、事业单位和国有企业是具有档案保管权的，而外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业没有档案保管权，其所聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案只能存放在各个人才流动服务机构。随着社会主义市场经济的发展，人才流动服务机构所保管的流动人员档案在不断地迅速增长，“人档分离”的人员规模不断扩张，使得档案内容陈旧失真和档案功能丧失的现象普遍存在。

    (四) 管理参差不齐，人才服务机构互不通认

    各省市人才流动服务机构在执行中组部颁发的《干部人事档案材料收集归档规定》时，在执行的力度上有高有低，把握的标准上有紧有松，操作的流程上有详有简，这就必然造成调动档案的衔接上遇到阻碍。当发生地区间的档案转递时矛盾更加凸现，倘若一名存档人因工作调动、户口迁移等原因需要调转档案时，上述的执行差异正好发生在这样的两所人才流动服务机构之间，那么接收地人才流动服务机构档案管理的标准较为严格，转出地人才流动服务机构对档案的管理标准执行较为松懈。原机构调出的档案无装订、无目录、各种材料无序排列、内容缺少连续性，必将引发接收机构提出很多质疑且拒收档案，也给存档人带来诸多不便。

    三、解决干部档案工作困惑的对策

    (一) 统一各省市档案管理人员的工作规范

    根据国家经济和社会发展新形势下的人事档案管理要求，重新梳理人事档案管理控点和管理流程。建立全国性通用互认标准，消除省市间差异，统一各省市档案管理人员的工作规范。

    (二)在高校与用人单位之间架起“宣传档案常识”的桥梁

    在人才流动的第一个出口，即所有高校，加大宣传力度，切实提高档案意识。

    一是毕业生所在院校应该抱着向毕业生负责的态度，严格按照档案投递的规定和途径转移档案材料，杜绝由毕业生个人自带档案的现象；

    二是已落实具有人事管理权限的就业单位的毕业生，应留意自己档案是否到位，使自己的档案得到妥善管理；

    三是对应聘到各类非公有制单位工作的毕业生，应及时将人事档案委托各级人才管理服务机构代管，不能把人事档案转移到应聘单位管理；

    四是对未落实就业单位而被学校转回原籍的毕业生，应及时到户籍地人事部门报到，并在派遣期限内办妥人事代理手续，从而发挥人事档案的有效功能，尽量避免使个人档案成为“死档”。

    (三)大力推行全国网络化人事档案信息管理系统

    目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全没有发挥出来，无法从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

    需要指出，我国高校人事档案的信息化建设步伐缓慢，在档案管理、利用和安全性等方面存在一系列制约因素。同已有的户籍管理系统、社保信息管理系统一样，我国也应尽快建立起全国人事档案查询系统。这不仅对于解决弃档、丢失档案、整合档案的问题非常有利，对于保持档案的唯一性、可追踪性、诚信性也是非常必要的。

    上文所谈到的“干部身份”是我国干部人事档案管理中形成的歷史概念，值得给予深刻反思。我们深知，随着社会主义市场经济的深入发展，干部人事档案管理制度面临着改革，传统中的“身份”终将被打破，实现人才的自由流动。

    参考文献：

    1.中组部，国家档案局.干部档案工作条例[S].组通字[1991]13号.

    2.中组部.关于印发《干部人事档案收集归档规定》的通知[S].中组发[2009]12号.

    作者单位：中国中医科学院广安门医院