加强对口支援建设项目档案工作的思考

    刘鹏

    摘要： 为更好地服务于对口支援项目建设，全面提升对口支援建设项目档案工作，本文就对口支援建设项目档案工作进行了思考，希望对同行有所借鉴。

    关键词：建设项目 档案 对口支援

    2008年5月12日14时28分，我国发生了震惊世界的汶川特大地震灾害，受灾地区人民生命财产和经济社会发展蒙受了巨大损失。地震发生后，中央决定“一省帮一重灾县”开展对口支援工作。在中央统筹协调下，我国迅速启动灾后地方政府对口支援机制，组织东中部地区省市支援受灾地区。在不断地探索过程中，我国形成了三种主要的对口支援模式，第一是援疆、援藏这样的对边疆地区对口支援模式，第二是以西部大开发中的重大建设项目为代表的重大工程对口支援模式，第三是以对口支援汶川特大地震灾后恢复重建为代表的对灾害损失严重地区对口支援模式。在各项对口支援任务中，涉及各类加强基础设施建设、调整经济结构、改善民生的固定资产投资项目的建设，都是对口支援工作的重中之重，服务于众多重大对口支援项目建设，全面提升和做好对口支援建设项目档案工作，是当前各级档案部门工作的一项重要内容。

    一、对口支援建设项目工作特点

    （一）投资建设模式特殊

    1．对口支援资金主要来自援建方政府的财政拨款，主要分为两种援建模式：一种是“交钥匙”项目，是指由援建方全程负责援建项目的施工管理，直至项目完工并完整交付给受援方使用的项目。这类项目一般由援建方组建队伍实施，包括项目代建单位和施工总承包单位等。另一种是“交支票”项目，是指由受援方组建队伍实施，援建方按照工程量给予资金补助的项目。对于参与援建的大多数单位而言，异地援建都面临着对项目建设环境（包括社会环境和自然环境）不熟悉、原有供应链不适用、建设文化理解困难、前后方工作协调不便等风险，项目沟通、进度推进、质量成本控制等也更为困难。

    2．援建项目由援建方政府财政拨款负责投资，但项目的使用需求及进度目标由受援方的使用单位提出。项目的规模、功能、标准及投资控制目标则由援建方和使用方沟通确定。尽管双方的总体目标一致，但在投资、进度、规模、标准等层次上必然会存在不同的利益诉求和期望值，这就对项目管理在实施过程中的协调和控制能力提出了很高的要求。

    （二）类型多样、数量庞大、分布地域广

    相对于一般的社会投资项目，援建项目所设置的往往都是事关受援地区人民生产、生活急需建成投入使用的项目，具有建设工期紧、质量要求高、投资控制严等特点，这对于对口援建项目管理能力是严峻的考验。

    大型援建项目一般包括安居房、学校、医院、公共文化设施、交通市政基础设施等多种类型的工程，数量往往多达几十乃至上百个，并分散分布在地域广阔的各个乡镇当中。这一特点使得项目管理跨度加大，在人力资源调配，成本、进度、质量控制、项目沟通协调、档案管理等方面困难重重。

    二、对口支援建设项目档案工作存在的问题

    众所周知，建设项目档案工作对项目科学决策、建设管理、运行使用、维修抢险、改建扩建、维护权益、投资监管等各項活动具有重要的依据和凭证价值。但是由于援建项目具有特殊的投资建设模式及自身建设特点，使得援建项目档案管理暴露出一些问题，如有的援建方还未将援建项目档案工作列入援建工作计划和管理程序，援建机构档案工作的制度建设尚待完善；援建方与受援方的档案部门还没有形成良好的对接机制，对援建项目档案的业务指导尚未有序开展；援建项目档案的归属与流向问题还存在不同认识。具体表现在以下几个方面：

    （一）由于“交钥匙”项目由援建方投资并负责建设，完工后由受援方单位使用；“交支票”项目由受援方负责建设，援建方则按需进行投资。这就使得援建项目档案管理同时涉及援建方档案部门和受援方档案部门，这样很容易造成双方对于援建项目档案管理职责分工不明、档案业务监督指导机制不顺等问题，并将在档案归属流向方面产生争议，影响着援建项目档案工作的正常开展。

    （二）由于对口支援建设项目建设工期紧，绝大多数项目参建单位都是临时组建项目班子，重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在，很多单位没有配备相应的档案管理专业人员，各单位在项目档案管理方面缺乏足够的经验，影响着援建项目档案资料的齐全完整。

    （三）由于对口支援建设项目存在分布分散、建设环境相对较差、参建单位众多、异地施工等实际情况和不利因素，使得相关各方对援建项目档案监督指导力度不够，影响着援建项目档案管理水平的提高。

    三、加强对口支援建设项目档案工作的措施

    对援建项目档案工作进行监督指导，是各方档案部门服务对口支援工作的重要职责。做好援建项目档案工作需要援建方与受援方档案部门共同努力。在新时期对口支援建设项目档案工作中要采取更为有效的措施，确保援建项目档案工作的有序开展。

    （一）分类监管，协调配合

    援建项目档案工作是对口支援工作的组成部分，要纳入援建机构和项目建设的工作计划和管理程序。援建方与受援方档案部门都要积极主动与对口支援办公室、前方指挥部及有关项目主管部门加强联系，密切协作，及时介入，对援建项目档案工作开展调研，掌握援建项目情况，建立援建项目档案工作机制，避免援建项目档案工作成为“两不管”的盲点，要变“两不管”为“两都管”。同时援建方与受援方档案部门要加强合作，建立业务对接机制。

    1．援建方档案部门对“交钥匙”项目要做到：一是按照“统一领导、统一管理”的原则，负责对所属援建项目档案的宏观管理，制定办法，出台制度，使援建项目档案工作规范化、制度化。二是统筹协调援建项目档案工作，采取协商制发文件、召开相关会议的方式提出援建项目档案工作要求，明确各援建工作机构（包括对口支援办公室、前方指挥部）项目档案管理职责、移交程序与归档时限，使援建项目档案工作有规可依、有章可循。三是要求承担援建任务的各单位将项目档案管理纳入援建工作议事日程、工作程序、考核范围，使援建项目档案工作与援建项目建设工作同计划、同部署、同开展。

    2．受援方档案部门对“交支票”项目应加强组织领导，建立健全管理体制，及时制定具体措施，落实项目档案管理登记、服务工作，进行全程跟踪服务和监督指导，保障援建项目档案工作的有效开展。

    3．援建方档案部门与受援方档案部门应密切配合，建立业务对接机制，形成监督指导工作合力，联合进行援建项目档案工作指导、检查，共同推动援建项目档案工作纵深向前、协调发展。

    （二）同步指导，分类培训

    援建方档案部门要对对口支援办公室、前方指挥部和“交钥匙”项目的档案工作进行业务指导，帮助他们制定档案工作的规章制度和业务规范，对档案人员开展业务培训。

    一方面，通过深入了解援建项目档案工作需求，援建方档案部门可以采取当面指导、电话联系、发送邮件等多种方式加强业务指导，帮助各援建工作指挥机构建立档案工作机构，健全工作制度，规范援建项目档案工作。

    另一方面，援建方档案部门可选派业务骨干深入援建现场，以集中培训的形式讲授援建项目档案工作要求，分类开展项目档案管理业务培训。一是以前方指挥部为对象，举办专题培训，向各援建工作指挥机构专兼职档案人员讲解项目档案管理方法与要求，提高档案人员业务素质。二是以援建项目代建单位及参建单位领导和档案人员为培训对象，举办培训班，使相关领导重视支持项目档案工作，使档案人员提高项目档案管理能力，掌握项目档案编制方法、程序与要求。

    （三）联合检查，依法验收

    在做好援建项目档案业务指导的同时，援建方及受援方档案部门要采取多种形式加强对援建项目档案工作的监督检查，受援方档案部门要认真组织项目档案验收。

    1．援建方档案部门积极协调各援建工作指挥机构将所属援建项目档案管理列入援建项目综合性检查或专项工作中，对“交钥匙”项目档案工作进行覆盖式检查，监督各援建项目代建单位及参建单位认真做好项目档案收集、整理、保管与移交工作，坚持做到事前指导、事中检查、事后跟踪。

    2．受援方档案部门应联合援建方档案部门对“交支票”项目开展专项检查，促进援建项目档案管理的规范化，确保援建项目档案工作有序开展。

    3．受援方档案部门要及时了解援建项目建设情况，掌握项目竣工期限，依法组织援建项目进行档案专项验收，保证援建项目档案的完整、准确、系统。

    （四）合理处置，按时移交

    援建项目档案既是援建工作的历史记录，也是支撑援建项目运行使用、资产管理、检修维护和改建扩建的重要依据。对项目档案归属和流向、归档时间、套数和移交程序要事先加以明确和规范。

    1．对于通过项目档案专项验收的“交钥匙”项目，援建方及受援方档案部门可按照“项目前期及管理工作中形成的档案原件和正本由援建方留存，副本或复制件移交给受援方；项目施工、监理、设备以及竣工验收档案的原件和正本由受援方留存，援建方可留存副本或复制件”的原则，解决援建项目档案的归属问题，保证援建项目档案的合理流向。并按照规定的时间、套数和移交程序，督促相关单位做好援建项目档案的归档和移交工作。

    2．对于通过项目档案专项验收的“交支票”项目，受援方档案部门负责援建项目档案的完整归档；援建方只形成援建项目资金管理档案，由援建方投资相关主管机构档案部门负责管理。

    作者单位：北京市档案局