牢固树立安全意识着力构建机关档案工作安全体系

    杜媛媛

    摘要：机关档案工作作为国家档案事业的重要组成部分，其档案安全工作也是实现档案工作整体安全的基础。本文着重剖析了如何建立健全机关档案工作安全体系，从五个方面进行了详细的阐述。

    关键词：机关档案 档案安全体系 安全意识

    近年来，维护档案安全这一话题，逐渐摆到了档案工作者的主要议事日程上。2010年，国家档案局杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议上提出“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”的思想，并指出“不断提高档案安全意识，研究确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全和信息安全，全面推动档案事业安全发展、协调发展、可持续发展。”机关档案工作作为国家档案事业的重要组成部分，安全问题尤为重要。

    一、建立完善的制度体系，为确保档案安全提供制度保障

    机关档案工作特点是琐碎繁杂、具体而微，涉及方方面面、细枝末节，因此一定要建立涵盖各项工作、各个工作环节的档案安全保密制度体系，使档案安全工作规范化、制度化。

    （一）建立完善的档案保管制度。档案是机关的宝贵财富，应根据档案技术标准，制定完备的档案保管制度，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案的完整与安全。保管制度应包括如下内容的要求：档案装具要求、档案上架排放要求、档案库房及保存地的硬件要求，档案库房及钥匙（门禁）等的管理与登记要求等等；要建立定期检查、进出登记等一系列措施来保障档案的安全保管。

    （二）建立严格的档案鉴定与销毁制度。档案鉴定与销毁决定了档案的命运，关系档案的存毁，至关重要。因此一定要依据《中华人民共和国档案法》对档案鉴定与销毁的标准和依据、程序和手续、权责等都做出详细的规定，使之有据可依，严谨细致，才能保证档案的安全完整。

    （三）建立规范的档案利用制度。档案利用工作是开发、利用档案资源，发挥档案作用，体现档案工作价值的重要工作，但同时也与档案的安全与完整息息相关。因此要对利用范围、权限、方式、手续、时间等等予以严格规定，使档案利用工作分权限审批、分密级管理，严格审批和借阅手续，严格借阅工作，做到档案去向记录明确、责任清楚，从而降低档案遗失风险，确保档案安全。

    （四）将保密工作规定纳入档案安全制度体系中。档案工作与保密工作息息相关，无论是涉密档案的管理利用，还是到期解密工作，都要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关保密法律法规和规定，档案工作人员也必须严格遵守保密制度，才能做好档案的安全保密工作。

    （五）建立健全档案考核惩戒制度。为确保档案的安全，纠正违反档案安全制度的各种行为。要依据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保护国家秘密法》的相关规定，制定惩戒制度，对违反相关制度并危及档案安全的行为进行惩罚，从而确保档案安全。并从实际工作出发，制定档案考核与检查制度，将相关档案工作纳入考核体系，通过自查、抽查、检查等方式进一步规范、督促、监督档案安全工作。

    二、牢固树立档案安全意识，努力提升维护档案安全的自觉性

    机关档案工作不仅仅是档案管理部门的工作，更是广大兼职档案人员及全体员工共同参与完成的。因此，全体员工的档案意识决定了一个单位的档案氛围。必须不断提高全体员工的档案安全意识，时刻绷紧档案安全这根弦，才能真正实现档案的安全保管。

    （一）要明确档案安全的目标和责任。将“树立档案安全事关党和国家根本利益的思想；树立‘安全第一的思想，树立‘安全问题无所不在的思想，树立‘安全问题人人皆知有责的思想”的意识强化到每一个员工心里，切实重视起档案的安全问题，真正树立起档案“安全第一”的意识。

    （二）加大宣传力度，提高全体员工安全意识。档案安全不仅是档案工作者的责任，更重要的是全体干部员工都要有档案安全的意识，都要从自身工作的点滴做起，自觉维护档案的安全，也就是说，每一个员工都是维护档案安全的责任者。因此档案工作者要立足本职工作，通过多种形式的宣传教育活动，比如举办展览、集中举办档案安全知识讲座、张贴宣传资料、提醒各部门领导对本部门员工进行教育、考核检查等方式来提高大家的档案安全意识，使大家时刻绷紧档案安全这根弦。

    三、大力加强档案库房安全建设，确保档案存放场所安全

    档案库房是档案的重要存放场所，它的安全直接影响档案的安全，因此要不遗余力地加强档案库房建设，确保档案的安全保管。

    （一）加强档案库房的基础设施建设。“工欲善其事，必先利其器”，档案库房基础设施的投入和建设至关重要，要严格按照国家关于档案库房的相关规定和标准进行建设。

    一是档案库房要符合“八防”要求。即档案库房要做到“防火、防水、防潮、防尘、防光、防霉、防虫、防盗”等“八防”。档案库房选址要安全，要灭绝火源，要严格控制温度及湿度，要定期投放防虫药品，确保档案库房达到“八防”要求。

    二是提高硬件设备技术含量。档案库房还需要配备各种设备以保证档案存放条件。如配备专门档案装具及柜架，既能存放档案实体，又能保证档案安全；配备加湿机、抽湿机、新风设备等，可有效调控档案库房溫度、湿度的清洁度，保证档案存放环境达标；配备消毒机具，对新入库或年代久远档案除菌，确保档案完整。

    三是加强库房内部管理。严格控制档案库进出人员及手续，档案库房属于机要重地，非档案工作人员一率不得入内；进出档案库房的人员要履行严格的登记手续备查；严格控制档案实体的进出库，档案无论入库还是利用处库，都要严格履行手续；严格控制档案库房的钥匙或门禁管理，档案库房钥匙领用要有登记，门禁要与保卫部门协调定期更换，以保证档案安全。

    四、大力推进档案电子化进程，保护档案原件安全

    档案信息化就是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化建设是新时期档案工作的一项重要任务，是档案事业发展适应时代需要的必然趋势，是国家信息化建设的重要组成部分，是档案专业社会化的基础和前提。档案信息化主要有两部分工作：

    （一）传统档案数字化工作

    杨局长提出“加速开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化后，就可用数字化产品代替原件提供利用，从而起到不动原件、保护原件的作用。”机关档案工作中档案利用工作频繁，更应把纸质档案数字化作为保证档案安全和利用的重点，大力推进档案电子化进程。

    （二）档案电子化工作

    一是确立“文档一体化”作为实现档案电子化的理论依据。文档一体化，是文件与档案一体化管理的简称，其涵义是立足于文件和档案的内在联系，运用系统理论和计算机管理方法，将文件管理和档案管理信息数据网络化，形成一个完整的信息系统，以发挥文件与档案整体最佳信息效益，提高机关工作效率，实现机关行政管理信息共享，文档一体化是实现文书档案电子化的重要制度安排。

    二是建设电子档案管理系统，实现档案电子化。电子档案系统是实现各类电子文件归档、整理、编目、查阅、统计、备份和系统日志记录功能的自动化管理系统，也就是说它可以将文书档案等各门类档案纸质实体转化成电子件并加以管理。因此，实现文书档案电子化的主要工作就是建设电子档案管理系统。要重点做好系统的开发建设工作，保证档案管理部门全程参与程序设计，保证电子档案与纸质档案完全一一对应；切实建立完善的安全保障机制，切实做好电子档案系统的安全管理；尽可能深层次开发利用档案资源。

    三是优化电子档案管理系统功能，保护档案原件安全。

    首先，要加强电子档案管理系统数据库建设。只有建设具有齐全完整的电子档案资源的电子档案管理系统，对所有纸质档案都实现电子化，才能真正达到完全通过电子件进行档案利用，而不调阅档案原件，从而切实保护档案原件的安全。

    其次，要加强电子档案管理系统的检索功能。因为档案工作的主要目的和价值体现就在于档案利用工作，而档案检索的查全率、查准率对利用效果和效率至关重要，因此一定要注意开发电子档案管理系统的检索功能。提供模糊查询和精确查询等不同查询方式；提供按文件字号、文件题名、责任者、形成时间、主题词等不同检索项的查询。

    第三，要切实加强电子档案管理系统的安全管理。电子档案管理系统要建立完善的安全性保障机制。电子档案管理系统的安全包括各种硬件存放安全、系统使用过程中的安全、系统各级各类管理和操作人员保密安全、系统数据的安全等方面。可以通过如下方法实现和保障电子档案管理系统的安全：加强各种硬件存放地的安全保卫设施和保障，严格监督控制温湿度，以确保硬件安全；完善保密制度、加大管理和操作人员安全保密教育；通过分级管理密码、分级控制权限等技术手段保障系统安全；通过建立监控和跟踪日志、及时更新防病毒软件，及时备份数据等方法保证系统数据安全。

    五、采取恰当的档案管理模式，进一步提升档案安全管理系数

    近年来，随着各个单位业务工作的不断发展，产生了门类繁多的业务档案资料，并都产生了规范管理的需求；基于“大档案”观念，是否将它们纳入档案管理范畴、采取什么模式进行管理、具体的管理方法如何等等都成为档案管理部门面临的新课题。同时，不同的管理模式和方法对档案的安全工作影响也不尽相同。

    （一）要采取适当的档案管理模式。不同的档案管理模式对档案整理方法、保管方式要求都不同，所需的人力、物力、财力等要求也不相同；同时，各个单位具体情况也不同，产生的业务资料的种类、要求、数量不同，档案管理部门及人员的理念、力量、素质不同，内部体制和职能不同。因此，一定要选择最适合本单位情况的档案管理模式，才能真正保证档案的安全。

    （二）档案管理模式简介。现在主要采用的档案管理模式主要有两种：一种是传统模式。即档案管理部门着重对文書档案、声像档案、实物档案等基础门类档案的集中统一管理，对业务档案等采取规范、指导、监督检查的方式进行管理。一种是档案集中化管理模式。即将各种门类和载体档案纳入到档案工作的范畴，从而实现文书档案和业务档案管理并重、档案实体管理与档案信息化并重的档案管理模式。

    （三）档案集中化管理模式在档案安全保管中的作用。近年来，一些单位特别是商业银行、企业等逐渐形成并采取了集中化管理的档案模式。它对档案安全管理的作用在于：一是档案集中保存、集中存储，便于安全管理工作的开展；二是档案在收集、管理、利用等环节统一管理，便于工作的监督检查；三是档案全部由专业档案管理人员负责保管，提高了档案管理水平，降低了风险；四是可以有效地防范档案散落在业务部门及人员手中的道德和工作风险，并可以防止前期人员因工作疏忽产生的错误。

    参考文献：

    1．杨冬权.在2009年北京市档案信息化工作会议上的讲话.2010.

    作者单位：中国人民银行营业管理部