用友ERP—U8V.10.1凭证管理操作疑难及解决对策
张春燕
摘要：本文以用友U8财务软件为例，通过多年的课程教学和实践经验，对账务处理模块凭证管理中出现的操作疑难进行归纳，从填制凭证、修改凭证、删除凭证、凭证签字、凭证审核和凭证记账六个方面展开分析，并结合实际情况提出解决对策，以期能对学生和广大的财务人员提高会计电算化水平和操作能力有所帮助。
关键词：用友U8；总账系统；记账凭证
随着会计信息化的高速发展，要求企业财务人员不断提高会计电算化水平，因此会计电算化已逐步成为我国各大高校会计专业的核心课程，当前实践教学中主要采用用友ERP-U8 财务软件。总账管理系统是该软件中最为重要的核心模块，由于操作的复杂性、系统原因或人员失误，在账务处理环节容易出错，这些问题势必会影响软件的正常运行及后续操作。记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据来源。因此本文将结合总账日常业务处理——凭证管理的内容，从填制凭证、修改凭证、删除凭证、凭证签字、凭证审核、凭证记账六个方面对问题进行剖析。
一、填制凭证的操作问题
（一）问题：凭证无法保存，提示“不满足借方必有条件”，“不满足贷方必有条件”，“不满足借贷必无条件”。
分析：由于在总账管理系统初始设置中对凭证进行分类，并为不同的类别凭证设置了限制类型和限制科目，一旦填制凭证所选择的凭证类别与经济业务反映的内容不符时，就会出现凭证无法保存的问题。
对策：首先，根据经济业务内容检查所使用的会计科目是否正确；其次，根据凭证限制类型和限制科目判断应与经济业务相匹配的类别，即“收”、“付”和“转”。若总账会计认真检查后仍出现错误提示，则应检查初始设置中凭证类别的限制类型和限制科目设置是否有误。
（二）问题：使用银行存款外币科目填制凭证时，未出现外币信息录入窗口；或出现了外币信息录入窗口，但没有兑换汇率可选。
分析：由于新增银行存款外币明细科目时，未勾选“外币核算”选项，所以使用该银行科目制单时，系统无法识别；若制单时汇率栏中无可选项，可能是外币设置未正确的录入记账汇率。
对策：首先由账套主管在“基础档案”—“财务”—“会计科目”窗口，对银行存款明细科目进行修改，勾选“外币核算”选项即可。若“外币核算”呈现灰色，则应登录系统管理修改账套参数，在“基础信息”页面重新勾选“有无外币核算”选项。其次，打开“外币设置”窗口，按要求在单元内输入记账汇率。
（三）问题：当使用部门核算会计科目制单，在“辅助项”信息框手工输入具体部门时，提示“输入的部门不合法”；或者打开部门参照时，部门信息为空，即总账会计无权限使用部门。
分析：系统无法识别总账会计输入的具体部门，即在部门档案中无该部门信息，此时应检查部门档案是否按要求正确录入。若基础档案中部门信息存在，则部门参照为空反映了用户无使用部门的数据权限。
对策：首先账套主管进入基础档案，打开部门档案窗口，按要求修改或重新录入部门信息；其次进行数据权限分配，执行“权限”—“数据权限分配”—“权限浏览”，为操作员指定所有部门的查询和录入权限。
二、修改凭证的操作问题
（一）问题：当对错误凭证进行修改时，系统提示凭证已签字、审核，无法修改。
分析：已签字、审核的记账凭证无法直接修改，必须先取消签字和审核。另外，在总账参数设置中，勾选了“不允许修改、作废他人填制的凭证”，所以必须以总账会计身份才能修改凭证。
对策：应以出纳身份对该凭证取消签字，以审核人身份对凭证取消审核，再以总账会计身份通过“查询凭证”或“填制凭证”功能找到错误凭证，对凭证内容予以修改。但若凭证类别、凭证编号出错，则不允许修改，此时应执行“填制凭证”—“制单”—“作废/恢复”来删除该凭证，重新填制正确凭证。
（二）问题：当对错误凭证进行修改时，系统提示凭证已记账，无法修改。
分析：凭证已经记账，不允许直接修改。
对策：方法一，对凭证取消记账、审核和签字，以制单人身份进入总账系统，针对错误内容适当进行修改；方法二，采用红字冲销法更正。在“填制凭证”窗口，执行“制单”—“冲销凭证”功能，找到应冲销的错误凭证，系统会自动生成一张红字冲销凭证，再按要求填制新增凭证，进行签字、审核和记账。
三、删除凭证的操作问题
（一）问题：对作废凭证进行整理时，系统提示“此月份无作废凭证，是否还需整理凭证断号”。
分析：当前登录系统的日期滞后于作废凭证制单日期，无法对作废凭证进行整理。
对策：该操作员应以制单日期或者月末日期重新登录企业门户，即可完成对作废凭证的整理。
（二）問题：当月可查询到作废凭证，但操作员无法整理凭证。
分析：作废凭证已记账，但系统只能对未记账的凭证进行整理。
对策：对作废凭证取消记账，恢复本月的记账前状态。打开“期末”—“对账”窗口，按Ctrl+H键，系统弹出“恢复记账前状态已被激活”信息提示，在“凭证”下执行该功能即可完成反记账，重新登录总账系统，执行“整理凭证”完成凭证整理。
四、出纳凭证签字的操作问题
（一）问题：以出纳身份进入总账系统，“凭证”中无“出纳签字”选项。即出纳没有签字权限，造成不能执行出纳签字操作。
分析：对操作员进行财务分工时，没有赋予该操作员出纳签字的权限。或者在勾选权限之前未选择自己的账套号，导致给别人账套的操作员赋予权限。
对策：以系统管理员身份注册登录系统管理，执行“权限”功能给出纳授权。选择自己的账套号，指定出纳操作员，勾选“总账”—“凭证”—“出纳签字”，此时出纳重新登录企业应用平台即可执行签字权限。
（二）问题：出纳人员进行“出纳签字”时，系统提醒“没有符合条件的凭证”，即找不到要签字的凭证，无法进行出纳签字。
分析：由于在总账系统初始设置参数控制中勾选了“出纳凭证必须经由出纳签字”，在出纳进行凭证签字之前，必须先指定出纳的专管科目，即将库存现金指定为现金总账科目，将银行存款科目指定为银行总账科目，若没有指定，出纳将无法查询到符合条件的凭证。
对策：以账套主管发身份登录企业应用平台，进入会计科目设置窗口，将库存现金和银行存款勾选为日记账，执行“编辑”—“指定会计科目”，按要求指定现金总账科目和银行总账科目，再以出纳身份重新登录总账系统，即可对出纳凭证进行签字。
五、审核凭证的操作问题
问题：对凭证进行审核时，系统提示“该操作员无此功能权限”，或无权限进行该操作。
分析：情况一，由于系统管理进行权限分配时，没有为该操作员制指定“审核凭证”的权限；情况二，由于在总账参数设置中勾选了“凭证审核控制到操作员”，但操作中未给该操作员分配相关权限，即无权审核制单人填制的凭证。
对策：首先由系统管理员admin登录系统管理，在“权限”中勾选“总账”—“凭证”—“审核凭证”，则该操作员具备功能权限。其次由账套主管登录企业门户，在总账选项设置中取消“凭证审核控制到操作员”；或者打开“数据权限分配”，进入“权限浏览”页面，选择该操作员，将业务对象指定为用户，进行授权，此时重新登录企业应用平台，即可完成凭证审核工作。
六、凭证记账的操作问题
（一）问题：凭证记账过程中，弹出“试算平衡”窗口，显示试算结果不平衡，无法完成记账。
分析：总账期初余额试算不平衡，可以填制凭证，但不能记账，这主要是由于粗心所致。
对策：由于月初启用的总账系统，以账套主管身份检查核对期初余额并进行修改，直到期初试算平衡，即可完成凭证记账工作。
（二）問题：操作员完成制单、签字和审核，且有记账权限，但点击“凭证”—“记账”时，系统提示“无可记账凭证不能记账”。
分析：由于操作员登录的会计期间错误，或者是上月未结账导致。
对策：有权限的操作员按正确日期重新登录总账系统完成记账；若仍提示不能记账，再以具有结账权限的操作员登录总账，执行对上月的结账功能，然后按当前日期完成本月的记账处理。
参考文献：
[1]张渭育.用友软件凭证填制环节常见问题[J].财会月刊，2013（7）.
[2]胡梅.用友U8.72财务软件在教学过程中常见问题分析及对策[J].经营管理者，2016（9）.
[3]覃勤.用友U8V.10.1 财务软件实践教学中的常见问题及对策[J].农村经济与科技，2017（8）.
[4]白娟利.分析用友ERP-U8.72财务软件实践教学常见问题及处理措施[J].时代金融，2017（1）.
（作者单位：武昌理工学院 商学院）
摘要：本文以用友U8财务软件为例，通过多年的课程教学和实践经验，对账务处理模块凭证管理中出现的操作疑难进行归纳，从填制凭证、修改凭证、删除凭证、凭证签字、凭证审核和凭证记账六个方面展开分析，并结合实际情况提出解决对策，以期能对学生和广大的财务人员提高会计电算化水平和操作能力有所帮助。
关键词：用友U8；总账系统；记账凭证
随着会计信息化的高速发展，要求企业财务人员不断提高会计电算化水平，因此会计电算化已逐步成为我国各大高校会计专业的核心课程，当前实践教学中主要采用用友ERP-U8 财务软件。总账管理系统是该软件中最为重要的核心模块，由于操作的复杂性、系统原因或人员失误，在账务处理环节容易出错，这些问题势必会影响软件的正常运行及后续操作。记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据来源。因此本文将结合总账日常业务处理——凭证管理的内容，从填制凭证、修改凭证、删除凭证、凭证签字、凭证审核、凭证记账六个方面对问题进行剖析。
一、填制凭证的操作问题
（一）问题：凭证无法保存，提示“不满足借方必有条件”，“不满足贷方必有条件”，“不满足借贷必无条件”。
分析：由于在总账管理系统初始设置中对凭证进行分类，并为不同的类别凭证设置了限制类型和限制科目，一旦填制凭证所选择的凭证类别与经济业务反映的内容不符时，就会出现凭证无法保存的问题。
对策：首先，根据经济业务内容检查所使用的会计科目是否正确；其次，根据凭证限制类型和限制科目判断应与经济业务相匹配的类别，即“收”、“付”和“转”。若总账会计认真检查后仍出现错误提示，则应检查初始设置中凭证类别的限制类型和限制科目设置是否有误。
（二）问题：使用银行存款外币科目填制凭证时，未出现外币信息录入窗口；或出现了外币信息录入窗口，但没有兑换汇率可选。
分析：由于新增银行存款外币明细科目时，未勾选“外币核算”选项，所以使用该银行科目制单时，系统无法识别；若制单时汇率栏中无可选项，可能是外币设置未正确的录入记账汇率。
对策：首先由账套主管在“基础档案”—“财务”—“会计科目”窗口，对银行存款明细科目进行修改，勾选“外币核算”选项即可。若“外币核算”呈现灰色，则应登录系统管理修改账套参数，在“基础信息”页面重新勾选“有无外币核算”选项。其次，打开“外币设置”窗口，按要求在单元内输入记账汇率。
（三）问题：当使用部门核算会计科目制单，在“辅助项”信息框手工输入具体部门时，提示“输入的部门不合法”；或者打开部门参照时，部门信息为空，即总账会计无权限使用部门。
分析：系统无法识别总账会计输入的具体部门，即在部门档案中无该部门信息，此时应检查部门档案是否按要求正确录入。若基础档案中部门信息存在，则部门参照为空反映了用户无使用部门的数据权限。
对策：首先账套主管进入基础档案，打开部门档案窗口，按要求修改或重新录入部门信息；其次进行数据权限分配，执行“权限”—“数据权限分配”—“权限浏览”，为操作员指定所有部门的查询和录入权限。
二、修改凭证的操作问题
（一）问题：当对错误凭证进行修改时，系统提示凭证已签字、审核，无法修改。
分析：已签字、审核的记账凭证无法直接修改，必须先取消签字和审核。另外，在总账参数设置中，勾选了“不允许修改、作废他人填制的凭证”，所以必须以总账会计身份才能修改凭证。
对策：应以出纳身份对该凭证取消签字，以审核人身份对凭证取消审核，再以总账会计身份通过“查询凭证”或“填制凭证”功能找到错误凭证，对凭证内容予以修改。但若凭证类别、凭证编号出错，则不允许修改，此时应执行“填制凭证”—“制单”—“作废/恢复”来删除该凭证，重新填制正确凭证。
（二）问题：当对错误凭证进行修改时，系统提示凭证已记账，无法修改。
分析：凭证已经记账，不允许直接修改。
对策：方法一，对凭证取消记账、审核和签字，以制单人身份进入总账系统，针对错误内容适当进行修改；方法二，采用红字冲销法更正。在“填制凭证”窗口，执行“制单”—“冲销凭证”功能，找到应冲销的错误凭证，系统会自动生成一张红字冲销凭证，再按要求填制新增凭证，进行签字、审核和记账。
三、删除凭证的操作问题
（一）问题：对作废凭证进行整理时，系统提示“此月份无作废凭证，是否还需整理凭证断号”。
分析：当前登录系统的日期滞后于作废凭证制单日期，无法对作废凭证进行整理。
对策：该操作员应以制单日期或者月末日期重新登录企业门户，即可完成对作废凭证的整理。
（二）問题：当月可查询到作废凭证，但操作员无法整理凭证。
分析：作废凭证已记账，但系统只能对未记账的凭证进行整理。
对策：对作废凭证取消记账，恢复本月的记账前状态。打开“期末”—“对账”窗口，按Ctrl+H键，系统弹出“恢复记账前状态已被激活”信息提示，在“凭证”下执行该功能即可完成反记账，重新登录总账系统，执行“整理凭证”完成凭证整理。
四、出纳凭证签字的操作问题
（一）问题：以出纳身份进入总账系统，“凭证”中无“出纳签字”选项。即出纳没有签字权限，造成不能执行出纳签字操作。
分析：对操作员进行财务分工时，没有赋予该操作员出纳签字的权限。或者在勾选权限之前未选择自己的账套号，导致给别人账套的操作员赋予权限。
对策：以系统管理员身份注册登录系统管理，执行“权限”功能给出纳授权。选择自己的账套号，指定出纳操作员，勾选“总账”—“凭证”—“出纳签字”，此时出纳重新登录企业应用平台即可执行签字权限。
（二）问题：出纳人员进行“出纳签字”时，系统提醒“没有符合条件的凭证”，即找不到要签字的凭证，无法进行出纳签字。
分析：由于在总账系统初始设置参数控制中勾选了“出纳凭证必须经由出纳签字”，在出纳进行凭证签字之前，必须先指定出纳的专管科目，即将库存现金指定为现金总账科目，将银行存款科目指定为银行总账科目，若没有指定，出纳将无法查询到符合条件的凭证。
对策：以账套主管发身份登录企业应用平台，进入会计科目设置窗口，将库存现金和银行存款勾选为日记账，执行“编辑”—“指定会计科目”，按要求指定现金总账科目和银行总账科目，再以出纳身份重新登录总账系统，即可对出纳凭证进行签字。
五、审核凭证的操作问题
问题：对凭证进行审核时，系统提示“该操作员无此功能权限”，或无权限进行该操作。
分析：情况一，由于系统管理进行权限分配时，没有为该操作员制指定“审核凭证”的权限；情况二，由于在总账参数设置中勾选了“凭证审核控制到操作员”，但操作中未给该操作员分配相关权限，即无权审核制单人填制的凭证。
对策：首先由系统管理员admin登录系统管理，在“权限”中勾选“总账”—“凭证”—“审核凭证”，则该操作员具备功能权限。其次由账套主管登录企业门户，在总账选项设置中取消“凭证审核控制到操作员”；或者打开“数据权限分配”，进入“权限浏览”页面，选择该操作员，将业务对象指定为用户，进行授权，此时重新登录企业应用平台，即可完成凭证审核工作。
六、凭证记账的操作问题
（一）问题：凭证记账过程中，弹出“试算平衡”窗口，显示试算结果不平衡，无法完成记账。
分析：总账期初余额试算不平衡，可以填制凭证，但不能记账，这主要是由于粗心所致。
对策：由于月初启用的总账系统，以账套主管身份检查核对期初余额并进行修改，直到期初试算平衡，即可完成凭证记账工作。
（二）問题：操作员完成制单、签字和审核，且有记账权限，但点击“凭证”—“记账”时，系统提示“无可记账凭证不能记账”。
分析：由于操作员登录的会计期间错误，或者是上月未结账导致。
对策：有权限的操作员按正确日期重新登录总账系统完成记账；若仍提示不能记账，再以具有结账权限的操作员登录总账，执行对上月的结账功能，然后按当前日期完成本月的记账处理。
参考文献：
[1]张渭育.用友软件凭证填制环节常见问题[J].财会月刊，2013（7）.
[2]胡梅.用友U8.72财务软件在教学过程中常见问题分析及对策[J].经营管理者，2016（9）.
[3]覃勤.用友U8V.10.1 财务软件实践教学中的常见问题及对策[J].农村经济与科技，2017（8）.
[4]白娟利.分析用友ERP-U8.72财务软件实践教学常见问题及处理措施[J].时代金融，2017（1）.
（作者单位：武昌理工学院 商学院）
