文书档案归档十年改革的思考

    王健

    摘要：根据国家标准《归档文件整理规则》（DA/22-2000），核工业档案馆制定了实施细则，在全行业推行了文件以件管理。本文以核工业档案馆的实践经验为基础，论证了顺应社会发展实行立卷改革的必要性和可行性。

    关键词：文书档案 归档 改革 思考

    2000年12月6日，国家档案局颁布了DA/T2000《归档文件整理规则》。这是我国档案工作的一项重要改革。《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”進行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础。

    一、核工业档案馆立卷改革

    核工业档案馆是核工业集团公司所属唯一一个专业档案馆，保存文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等多种类型档案。现今所属成员单位已基本实现以件为单位归档，新的整理方法在我单位得到了认同。

    （一）制定《归档文件整理规则》实施细则

    通过学习讨论，我们认为，要做好立卷改革，就要认真学习国家相关制度、标准，并制定自己的实施细则。因此，我们结合核工业档案工作的实际，依据国家档案局《归档文件整理规则》，制定了核工业档案馆的实施细则，使我们的工作可以做到有章可循，有法可依。

    （二）重视文件归档整理工作

    归档文件整理工作既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用。归档文件整理工作涉及到机关形成文件的各个部门，因此这项工作必须进行周密地组织和有效地监督，以保证这项工作能够高质量完成。因此，我们十分重视归档文件的平时积累，并建立相关制度对整理工作进行指导、监督和检查。

    （三）归档文件的分类、整理和装订

    归档文件的合理分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来排架管理都有着重要意义。经多方研究讨论，并总结以往经验，我们确定年度-组织机构-保管期限分类法。

    装订是归档文件整理工作的基础环节。为便于档案的检索查询，除按档案局要求，正文与附件为一件外，对转发文和被转发文、来文与复文我们作了修改：转发文与被转发文、来文与复文均为两件。在装订时尽量保持原有文件自然原貌，减少后期的人为加工，以避免不必要的人力、财力的浪费。

    （四）归档文件的编号、编目、装盒

    编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。集团公司总部文书档案由于采取年度-机构-保管期限分类法，在最低类目——保管期限内分别编写室编件号。

    编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。我们设计了归档文件目录封皮和归档文件目录，便于档案的管理。

    装盒是将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒中，与归档文件目录的排列顺序保持一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。我们在装盒时做到，不同形成年度的文件不放入同一档案盒；不同保管期限的文件不放入同一档案盒；不同机构形成的文件不放入同一档案盒。

    二、立卷改革前后比较

    自2001年档案立卷改革至今已十年，通过这几年的实际操作，我们总结有以下特点：

    一是取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。二是以“件”为单位进行装订，保持原有文件的自然形式，取消三孔一线的装订方式，减少手工劳动，提高工作效率。三是取消案卷、卷内文件两级目录，以“件”为单位编写归档文件目录，简化程序，便于查找利用。四是只需填写档案盒盒脊，不再拟写案卷题名和填写案卷封面。五是档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，盒脊设“全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止室号、起止馆号、盒号”等。

    通过上面的分析，以“件”归档简化了操作，既减轻了档案人员的工作量，同时又简化了业务培训难度。

    总之，通过这几年以件为单位进行归档的经验，我们充分体会到，《归档文件整理规则》是顺应社会发展的潮流，满足档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率的行之有效的标准。

    作者单位：核工业档案馆