我国科研文件档案管理模式特点问题与建议:典型案例研究

    关宏玉 刘洋 安小米

    摘要：采用典型案例研究方法，从比较高校、科研机构和科研基金管理机构的科研文件管理活动要素和科研项目文件档案管理标准规范要素角度总结了我国科研文件档案管理的现状、模式特点和存在问题，对未来研究提出了建议。

    关键词：科研文件 科研档案 管理模式 典型案例 中国

    一、研究背景

    随着知识经济时代的到来，信息与知识日益成为经济社会发展的重要因素，信息的有效利用成为了增强国际竞争力和综合国力的重要保证。科研文件、科研档案作为科研活动的真实记录，对于提高科研活动的效率与水平有着重要作用。本文旨在通过对科研文件管理规范的典型案例分析，总结出目前我国科研文件档案管理模式的特点，发现其中的问题并提出解决建议，对建立统一、集成的科研文件档案管理模式的必要性进行论证。

    目前我国进行科研文件管理活动的机构主要有高校、科研机构和科研基金管理机构三种类型。本文从各类机构的共性出发，采用典型案例研究的方法，根据机构具有影响力、科研水平较高、重视科研文件档案管理的选择标准，高校选取了清华大学、上海交通大学和南京大学，科研机构选取了中国科学院、广东省农业科学院和上海社会科学院，科研基金管理机构选取了北京市科学技术委员会、中华人民共和国科学技术部和国家自然科学基金委员会。通过对相关的科研文件档案管理工作办法的研读，梳理出其工作的模式特点。

    二、我国科研文件档案管理活动与规范的现状分析

    1. 从管理活动的构成要素分析

    在管理主体方面，高校和科研机构具有基层的研究课题组、科研处(办)或研究所、档案馆三分阶段管理的特点，科研项目生命期内，科研文件档案管理存在不同管理主体标准不一的问题，但阶段责任者的管理责任分工明确。

    在管理客体方面，高校和科研机构的归档范围涵盖了科研项目活动各个阶段形成的重要文件；科研基金管理机构的范围则主要包括项目立项阶段的合同书、研究计划、阶段性成果及后期产业化成果，是科研活动中形成的最有价值的信息资产。此外，对于科研文件和科研档案的具体管理要求主要集中在完整、准确、系统、安全以及质量要求等方面，没有对档案的真实性和可用性提出明确规定。

    

    在管理过程方面，高校和科研机构在收集、整理、保管、鉴定、开发利用等环节分工明确，呈现出明显的分阶段管理的特征；档案部门多从归档环节开始干预，主要负责科研档案的保管、鉴定和开发利用。而科研基金管理机构则尤为注重科研项目成果的验收与评估。

    2.从管理标准和规范的内容要素分析

    从管理目的上看，各类机构均强调科研文件档案的原始记录性和社会记忆属性，期望通过文件档案管理来提高科研管理水平和研究水平，增强管理活动的规范化和制度化。科研基金管理机构则更具前瞻性，除发挥文件档案的基本作用外，更倾向于从信息资源的角度来看待科研档案，将科研文件档案视为项目评估的重要依据。

    从管理内容上看，高校和科研机构的标准和规范基本上涵盖了归档要求、归档范围、归档办法、责任分工、考评依据等环节；而科研基金管理机构则更加侧重于对科研文件档案管理职责与管理要求的规定，验收与评估成为重要的管理环节。

    从管理过程上看，高校和科研机构的标准和规范按照科研项目活动过程和科研文件档案生命期特点进行责任分工，阶段性管理特征较为明显；科研基金管理机构虽然对科研机构的文件档案管理工作提出要求，表现出全过程参与的迹象，但关注的焦点仍是科研成果的评估与验收。

    从适用范围上看，现有标准规范大多针对本单位科研项目或课题活动所形成的科研文件材料和科研项目（课题）档案。其中，科研基金管理机构主要针对立项项目应形成的文件档案。对比分析结果，高校和科研机构的科研文件档案管理在干预时机、管理客体和主体定位等方面存在共性，主要按科研活动过程管理，服务于科研目的，具有科研模式特点；而科研基金管理机构对于科研档案的管理主要按科研项目管理方式服务于科研管理目的，具有科研管理模式特点。

    三、我國科研文件档案管理模式的特点与问题分析

    图1和图2分别揭示了我国科研文件档案管理存在的科研模式和科研管理模式的共同特点。管理主体对文件档案管理的责任按科研活动过程和和文件运动生命周期规律划分，从文件形成、立卷、归档到提供利用，每个阶段界限清晰、分工明确，呈现出明显的文件生命周期的特征。

    两种模式的科研文件档案管理活动主要涉及科研机构、科研基金管理机构和档案机构三类主体。图3反映了科研文件和科研档案在三者之间的流转过程。可以看出，从形成文件的课题组到最终归档的档案部门，科研文件有不同的流向。以科研人员B为例，参与了A、C两个分属于不同科研基金管理机构的课题，为此需要按照各机构不同的归档要求移交科研文件；而课题组A接收科研人员B移交的文件之后，既需要通过科研处归档到档案馆，也需要提交给基金管理机构进行最终审核；此时，由于科研机构和科研基金管理机构对归档管理有不同的要求，由此需要形成两套不同的文件。

    

    图3揭示出两种模式在衔接上存在一些问题：首先，科研基金管理机构与科研机构对于文件形成的要求往往不一致，导致文件档案管理过程中人力、物力的浪费。其次，科研文件档案归属在不同的科研机构和科研基金管理机构中，而这些机构相对独立，相互之间资源不共享，不利于整体科研水平的提高。第三，科研基金管理机构虽然在管理理念上提出“促进科研发展”，但实际的文件档案管理工作基本不涉及利用，没有充分发挥出科研档案的价值。

    四、研究结论及建议

    国内科研文件档案管理的主体主要有高校、科研机构和科研基金管理机构。管理中存在科研模式和科研管理模式两种类型，其中，高校和科研机构同属科研模式。在综合分析两种模式的管理实践与内外部因素之后，发现二者共同遵循文件生命周期理论分阶段管理和过程管理的基本思想。至此，得出国内科研文件档案管理模式在整体上属于文件生命周期模式的结论。

    国内科研文件档案管理的文件生命周期模式归结起来具有以下特征：首先，无论是科研模式，还是科研管理模式，其文件与档案所经历的管理流程都是全过程的管理，只是在侧重点上有所不同。其次，科研模式和科研管理模式都实行阶段式管理，反映了文件分阶段运动的事实，只是二者的主体地位体现在不同的管理阶段。第三，两种模式从不同角度验证了文件生命周期理论对于文件价值形态变化规律的普遍揭示，只是科研模式侧重于对档案原始记录性和凭证价值的保护与利用，而科研管理模式则更加侧重于对档案所蕴含的信息资源价值的评估与开发。

    然而，随着知识经济时代的到来，文件档案生命周期模式在面对知识交流与共享的客观要求时显现出严重的缺陷与不足，日益成为一个不容忽视的问题。首先，文件与档案之间明显的阶段式管理使得档案部门经常处于被动地位，管理环节的相对孤立使得归档文件的质量存在风险。其次，科研文件档案管理活动对其研究对象的评价标准着重于质量控制，在真实性方面的要求明显弱化。在电子文件大量产生的背景之下，归档文件的公信力受到质疑。第三，管理对象大多针对档案实体本身，忽视了对于人员的具体要求；档案人员的信息资源开发、配置、增值与服务意识缺乏。第四，缺少跨机构、跨部门的科研文件档案管理机制，不利于信息与知识的交流和共享。

    由此研究和建立适应知识经济发展要求的科研文件档案管理统一规范十分必要。建立统一的科研文件档案管理规范，将有利于保证文件在整个生命周期的真实、完整、可靠、安全与可用，保证科研信息的质量；有利于形成连贯和一致的文件形成要求、管理规范（分类、立卷）、归档范围和利用标准等，提高科研项目管理的水平；保障科研信息资源的共享和科研知识的利用，支持科研发展与学科进步。

    注释：

    *本文系安小米教授主持的教育部科学技术研究重点项目“面向知识管理的国家科研项目文件管理体系构建研究”（项目代号：109005）和2008年度教育部“新世纪优秀人才支持计划”的研究成果之一。

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    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院数据工程与知识工程教育部重点实验室