浅谈我国人事档案管理工作改革的新设想

    李国民

    摘要：时下，我国人事档案管理改革唯有从现代管理理念、管理制度、运行体制、管理效能等方面进行必要的及时调整，顺时而谋、因应而变，才能适应我国实行人才强国战略的现实需要，积极顺应现代新型人力资源对人事档案管理工作的最新要求。基于此，我国当前人事档案管理工作改革的重点，就必须要更新观念、创新方法，要利用现代管理学知识提出新设想、新思路与新方法，这从根本上决定着我国人事档案管理工作能否迈上新台阶并是否能焕发出新的生机。

    关键词： 人事档案管理 新设想 新方法

    一、吸收并创设新的管理理念

    当前，我国人事档案管理工作改革的重点应首先放在管理理念的更新上，管理理念能否得到更新直接决定着管理制度能否得以调整、管理方法能否得以改善，也直接影响着我国人事档案管理工作改革的发展方向。那么，我国人事档案管理工作改革要从管理理念上进行变动，必须彻底抛弃从前的严管和秘管思路，放开管理机制中的内在张力，满足现代档案管理服从社会化的总要求。事实上，人事档案管理的目的在于实际利用，提高人事档案管理的科学化旨在服务于人才强国战略及其未来发展。只有坚持这样的现代化、社会化、信息化、网络化的管理理念，才能成功指导整个人事档案管理工作实现新突破，使其更好地服务于我国人力资源开发的根本需求。①在这种现代新理念的引领下，我国人事档案管理工作推行改革必须扩大现代管理视野，从原有狭隘的为各个具体单位进行人事管理服务的管理理念，拓宽到为社会化、大众化服务的综合管理理念上来，要充分利用现代网络系统和多媒体工具整合综合信息，总体上反映人事档案中个人成长经历、历史能力增长与现实能力拓展等各方面的人才信息。要从根本上做到这一点，我国现代人事档案管理改革就要求，真正实现人事管理和档案管理的内在衔接，变秘密的、严格的约束管理为服务大众和社会的整合管理、宽松管理。这种宽松管理服务的对象不再是本单位、本部门、本地区的人事管理和单位内人员的发展调配，而是使之更能够在未来的发展中朝向社会化的全方位服务变革，使得与之相关的部门、行业与地区的人事管理及相关人员的发展，都能从中得到综合化利用。

    二、建立健全新的管理制度

    我国人事档案管理工作为适应人才强国战略的整体性需求和科学疏导人才流动的实际需要，积极应对人事档案管理工作社会化、信息化、公开化、网络化、大众化对传统档案管理方式与方法所带来的诸多挑战与质疑，必须从根本上改革现行多年的人事档案管理的基本制度，尽可能吸收现代人事档案管理工作的新理念、新思想，做好制度创新。总体上要建立并实行领导负责、分工合作、权限明晰、共同监督的现代人事档案管理制度，只要具备相应的管理权限，在人事档案管理工作上都应取得利用人事档案信息的基本权利，只有这样才能满足当前我国社会化人力资源管理发展趋势对人事档案信息综合利用的总体要求，在全面实施人才强国战略的今天，在制度上确保实现对人才合理流动与综合利用的当代需求。另外，我国人事档案管理制度上的变革要处理好保密性与公开性的关系，摆脱套在人事档案管理工作头上多达几十年的以保密为重点的旧思路，将制度管理建立的重点落实到综合利用、合理开发这一层面上，人事档案利用制度的改革目的在于明晰，人事档案信息的利用更多的是针对本人和被授权人的合理利用，在个人隐私及其安全性方面仍然要按照保密法的需求，达到现代人事档案管理工作的开放与保密的统一。

    三、选择科学化、现代化的新方式

    总的看来，现行的我国人事档案管理工作仍旧带有浓厚的计划经济及其条块分割的弊端，这也决定了我国人事档案管理工作改革势在必行。旧的人事档案包袱沉重、繁复琐碎，而且个人信息在所属单位内逐级流动，档随人动，一档囊括，内容陈旧、信息老化，人事档案管理改革就是要改变这种档随人走、包罗万象的旧方式，利用现代化科学性管理理念，建立人档适当分离、人事档案信息用于社会化服务的新方式。②即建立健全人事档案管理的分级、分段、分层管理的新模式、新体制，这种新形式就是要充分发挥人事档案管理服从服务于我国现代人才发展这一根本需求，服从服务于人才强国战略的整体性需求和科学疏导人才流动的实际需要，充分利用现代信息技术、网络技术打破死板的统得过死、条块分割的人事档案管理旧模式，将载体管理、信息管理与社会管理、综合管理有机结合起来，找到秘管与利用两全其美的新形式。就是要利用现代网络技术和信息传媒的高新技术使人事档案信息尽可能活起来、动起来，在各个方面服务于国家对人才信息的综合性利用。

    四、确保管理工作的新效率

    人事档案管理不能只是重视人事信息的收集整理、鉴定编目等日常工作，这是普通管理员的基础性工作，需要有人去做而且一定要做好，但是，它只是现代人事档案管理的一种工作而非所有工作，而且也不是最重要的工作，如果忽略对人事档案信息资源系统化的编研工作和对现代网络技术的综合利用、全面开放工作，就失去了人事档案管理的当代社会价值及其战略性意义，就会直接影响人事档案信息全面综合利用的社会效能。我国当代人事档案管理在对人事档案的编研与开发过程中，要尽可能做到重点突出、有的放矢、点面结合、拓宽范围，为了做到服从服务于人才强国战略的整体性需求和科学疏导人才流动的实际需要，人事档案信息员的管理一定要围绕人员结构合理调整，重点引进与深度培养相结合，配置好、使用好本单位、本部门的科技信息管理与档案管理人员，使之热爱本职工作、具备科学管理头脑，深入研究人事档案管理工作如何服从服务于人才强国战略的整体性需求和科学疏导人才流动的实际需要，研究如何综合利用人才信息全面服从国家建设、如何提高现代管理人事资料的编研工作和提高利用效率，从保护人事档案原件的精准性上和提高利用率上下功夫，要在加强人事档案管理信息化、综合化、现代化、社会化上下功夫，研究如何建立人事档案数据库的信息管理系统、社会服务系统、网络平台系统，科学实施人事档案静态管理与动态管理相结合的工作流程，利用计算机、传真机、复印机、扫描仪等现代设备和技术手段，将人事档案资料信息整理、输入、编码、储存、处理、开发、利用，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料或者电子形式，立足实现人事档案信息资源纸质文本与数据格式文本并存归档，同时管理。③

    注释：

    ①倪丽娟.完善档案信息资源开发模式的思考[J].档案学通讯,2006(6).

    ②张桂珍.关于高校人事档案工作改革的设想[J].河北科技图苑,1998(1).

    ③陸滢.对人事档案管理改革的思考[J].经济与社会发展,2005(9).

    作者单位：河南大学民生学院