构建最佳档案数字化平台路径的选择

    李爱芝

    摘要：针对目前我国在档案数字化路径选择方面存在的问题，进一步明确坚持数字化档案信息的筛选与共享半径的基本原则，从信息的构成、信息筛选方法、信息质量保证与更新、信息区域化特点、确定数字档案信息共享合理半径等方面，构建我国数字化档案信息路径的优化模式。

    关键词：档案信息 数字化 路径

    从近年来档案系统开展档案数字化管理理论研究和实践经验看，我国在档案数字化路径选择方面还存在很多问题：无论是档案数字化业务的开展,还是社会对数字档案信息的应用和筛选都存在不足,数字档案信息的种类和数量还不能充分揭示馆(室）藏档案的主体，应用的成本也很高；各个地方档案信息化机构数量、结构、规模和服务还存在较大差距，数字化档案信息共享半径存在问题，需要在不同区域范围和不同系统机构间加以整合。因此，我国档案数字化管理平台共享实现的路径有待于进一步优化。本文认为，通过确立、完善数字化档案信息筛选与共享半径的基本原则，并采取符合我国国情的适当措施，可以实现我国档案数字化管理平台路径的优化。

    一、档案数字化管理路径中信息筛选与共享半径应遵循的基本原则

    1.数字化档案信息筛选的充分性和必要性原则

    信息的筛选需要充分体现某一行政区域或某一单位的主体内容，因此，信息筛选应该降低成本、保证效率、突出核心数据，加强现代计量、统计、计算机技术的应用，尽量以核心数据为主开发数字化模型，减少信息采集成本和数据冗余。比如国家综合档案馆可以把主要全宗和涉及民生的利用频繁的档案数字化，满足社会发展的需要。

    2.信息有效共享与保密原则

    信息共享要使信息得到有效的利用,但又不能被滥用。要满足社会各方面的需要，服务于政治、经济、文化建设，并逐渐扩大到基层社区，延伸服务领域，拓展系统功能。同时必须加强对个人隐私和商业秘密及档案安全的保护。征集与共享的档案信息内容应与提供单位和个人进行确认，核实利用范围和保密内容，确保档案信息采集和使用的途径、动机、过程都合规、合法。

    3.数据的公开与真实性原则

    档案信息化机构从数据库的建库目的、数据采集、处理、加工到对外提供利用等方面的政策、标准和程序，均应向社会公众公布，确保档案数据主体享有知情权。同时，必须保证档案信息数据的完整、准确，要明确档案信息数据提供主体、档案数据库建设主体的责任，及时删除错误或不完整的数据，进行必要的更新。档案信息利用者利用数字档案信息做出不利于数字档案信息提供者行为时，应履行对当事人的告知义务，防止数字档案信息提供者因不准确的信息而遭受损害，方便数字档案信息提供者对异议信息提出异议申请。

    4.集中统一数据库与地方部门数据库相结合的原则

    建立集中统一数据库有利于在最大范围内实现数字档案信息共享，使用先进技术对数据进行整理和匹配。但在目前国家和地方以及系统部门档案数字化管理平台不统一、不完善的情况下，为了逐步推进档案信息化的社会进程，应从各方面筛选重点数据，突出不同区域、系统、部门的特点，加强地方部门档案数据库的建设，从而为全面征集社会数字档案信息、区分区域部门档案信息化特点和实现各级数据交换打下基础。

    二、档案数字化路径的优化模式

    按照档案数字化路径优化的基本原则，可以从信息的构成、信息筛选方法、信息质量保证与更新、信息区域化特点、确定数字档案信息共享合理半径等方面构建我国数字化档案信息路径的优化模式。

    1.建立完善的信息构成体系

    充分学习西方发达国家在数字化档案信息筛选方面的理论和实践经验，在建立档案信息数字化构成体系方面，结合我国实际情况，对档案数据库的内容、结构等进行统一标准化的设置，既强调国家综合档案馆档案数字化的重要性，又关注各专业部门档案馆的特殊性，同时也要认识到基层单位档案室的普遍性。一方面，切实改变各方面档案信息和数据不能互通共享的“信息孤岛”局面，使各方面协调一致，避免条块分割，对信息资源进行统一规划，实现协同工作,特别是劳保、民政、计生等反映民生的档案信息资源要尽快实现共享。另一方面，切实把握档案信息筛选的必要性原则，避免档案信息的过度采集引起成本增加以及对档案安全保密方面的负面影响。

    2.构建数字档案信息筛选质量保证体系

    档案信息化的主要目的是实现全社会对档案信息资源的共享，满足社会发展的需要。因此，对信息的筛选必须准确、及时、完整，这是档案数字化的生命线。建立地方统一的档案数字化管理平台，形成地方综合性最高的数据库，可以收集來自各个系统单位的档案数据，为确保数字档案信息的准确性、完整性、有效性、及时性和跨系统领域的一致性提供保障。随着各地高度集中的综合数据库的逐步建立，要求在信息筛选过程中运用更先进的计算机技术进行数据更新、审核与校对，强化实体匹配、数据关联、软件同步等数据质量控制环节的操作，同时加强对基层电子档案形成、积累、归档的规范化控制以及对电子档案提供人的规范管理,确保数据的及时报送与更新。

    3.充分运用数据挖掘技术

    数据挖掘是通过自动或半自动的工具，对大量数据进行探索和分析的过程。按照档案信息属性的不同建立不同的类别，对新的信息进行特征描述，然后将其归入事先确定的类别中。在某一类别的信息集合中，信息按照自身特征的相似性聚集在不同的子类别中，相似的信息分成一个子类别，差距较大的信息分在不同的子类别之中。如果不同类别中的子类别信息具有相似性或核心信息一致，则可以合并为一个子类别；如果核心信息不一致，是否合并要视全部信息的相似程度而定；如果两个子类别信息完全没有相似性，则不可以合并。通过一系列的数据挖掘过程，数据库中的原始数据按照人们对信息的需求进行重新筛选、排列，把不在需求范围之内的信息清洗掉,同时将有价值的信息按照需求形成更加合理的组合，有效提高数字档案信息筛选的质量和效率。

    4.科学地确定信息共享的合理半径

    信息共享半径的设计目的在于既要使信息得到有效的利用，但又不能被滥用。首先，不同机构档案数字化模式决定了不同的信息共享半径。国家综合档案馆为社会各方面提供服务，满足全社会的信息需求。在信息共享方面，需要鼓励基层单位档案馆(室）积极参与，并且遵循互利原则，为国家综合档案馆提供电子档案数据的基层单位有获取数据信息的优先权。而企事业单位应充分考虑成本、效益原则，既为企事业单位内部提供档案信息咨询服务,也可以向地方档案数字化管理平台提供数据。法律规定的档案信息使用范围是基层单位最大的档案信息共享半径。此外，在档案信息共享的区域半径方面，应根据社会经济发展和政务信息公开的需要，在最大范围内共享数字档案信息，使这些信息得到最广泛有效的利用。

    5.根据区域性特点进行信息筛选和共享

    区域性档案信息既可以指某个地区内的档案信息，也可以指某个行业内的信息。随着各地档案数字化管理平台的建立，数字化档案馆(室）的扩大，数字化管理平台中的档案信息己经不再仅仅局限于国家综合档案馆、专业档案馆，越来越多的工商、金融、税务、劳动等机关企事业部门档案信息将纳入地方综合档案数字化管理平台。要把这些包罗万象的档案信息全面、完整地纳入一个全国统一的数据管理平台之中缺乏足够的可行性，一方面数据库的容量有限，处理如此海量的信息会严重影响系统的速度和效率；另一方面，一些档案信息的区域性特征非常明显，主要在某个地区或行业内发挥作用，盲目地全面共享会使数据库建设成本大幅上升，同时带来大量信息沉淀。因此，对于部分具有区域性需求的档案信息,可以考虑在区域内进行筛选和共享。

    6.从不同的层面加快地方档案信息化机构发展

    根据全国和地方经济发展的实际水平和现实需求，积极探索地方综合数字化机构的发展。一方面，推进地方档案数字化管理平台的形成，为建设全国性档案数字化管理系统打下基础，并根据地方经济状况、档案信息化基础,筛选区域性数字化档案信息,分析区域性电子档案特点，提供相应的档案信息共享服务。另一方面，积极建立具有地方特色的档案信息化服务机构，紧密结合当地市场需求，培育具有地方特色的档案信息化中介服务机构，开展纸质档案数字化、数据库建设与维护、数字档案信息专项成果等具有个性化特征的增值服务。这不仅是对建立覆盖全国的档案信息化服务体系的有益补充，而且能够更好地发挥档案信息在社会公用政务信息体系建设中的作用，是优化我国档案信息化路径的重要举措。

    参考文献:

    1.袁红军.数字档案馆服务模式研究[J] .档案，2007（1）.

    2.宛玲.数字资源长期保存的管理机制[M].北京图书馆出版社,2006.作者单位：聊城大学