谈数字档案资源的管理与利用

    马蓉

    摘要：随着现代信息技术的飞速发展，数字档案资源越来越丰富。数字档案资源的管理与开发利用问题越来越成为现实问题，本文针对这一问题对数字档案资源的管理与利用方式提出了相关建议。

    关键词：数字档案 数字档案馆 档案资源 管理与利用

    一、数字档案

    数字档案（Digital Archives）是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。中国档案学会2010年档案工作者年会将档案信息化建设确定为年会主题，其中数字档案研究被确定为其中的一个研究专题，包括數字档案馆探索与实践、档案数字化技术与标准、电子文件管理的研究、档案数据库与档案网站建设等方面的内容。随着现代信息技术的飞速发展，我国各级数字化档案馆建设步伐的加快，档案资源的数字化和网络化越来越广泛深入，数字档案资源的管理与开发利用问题越来越成为现实问题。

    二、数字档案资源的管理与利用

    1.以档案工作信息化促进数字档案资源的管理

    在我国档案工作的未来发展中，档案信息化建设是一个十分重要的趋势。档案工作信息化即档案资源数字化建设，一般来讲，档案资源数字化有两个不同层次，一是档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，实现档案目录资源共享。另外一个层次是档案全文信息的数字化，实现更高层次的档案信息资源共享。

    2.档案资源网站建设

    档案资源网站是档案机构在互联网上建立的数字档案资源网络站点，以主页的方式提供相关档案的网络信息服务和开展档案宣传。档案资源网站建设是档案信息化工作的重要环节，是档案机构传播数字档案资源的门户。

    3.数字档案馆建设

    数字档案馆是档案用户利用网络技术远程获取数字档案资源的一种档案管理与利用模式。数字档案馆是通过互联网对分布于各地的各种数字档案资源实现动态搜索。数字档案馆具有档案资源数字化、档案信息组织与传输网络化、档案服务形式多样化、档案资源共享化、档案检索便捷化等特点。数字档案馆的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案资源的网络空间，是由若干档案资源库、档案信息资源中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括：（1）接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；（2）将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；（3）支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；（4）支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；（5）组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

    4.数字档案资源的利用

    档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》中的有关规定，档案提供利用工作的基本要求是：档案馆（室）应当为档案的利用创造基本的条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握和分析档案的利用效果。

    与原始档案利用相比，数字档案在利用形式、方法、手段等方面具有明显的信息技术特性。因此数字档案资源的利用应在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则指导下，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，逐步建立起档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区、家庭等档案管理的模式，建立立档单位、区（县）、地（市）、省（市）多级的档案目录资源库、现行文件资源库、电子文件资源库、管理过程信息资源库，最终构建基于各种网络（局域网、政务内网、政务外网、互联网）平台并覆盖一定区域的大规模、超大规模的档案信息资源共享总库，不断满足档案利用者和档案管理者的需求。

    5. 借鉴数字图书馆的文献资源开发利用模式

    数字图书馆技术和文献资源开发利用服务模式已经相当成熟，比如国家数字图书馆工程、区域数字图书馆联盟等模式，还有数字图书馆的核心服务模式——文献资源数据库技术（中国知网、万方知识服务系统、维普资讯），都可以为数字档案资源的开发利用提供借鉴。数字档案资源的开发与利用应加快档案资源的数字化建设，深入研究档案信息处理技术，如档案资源数字化工作中的文本处理技术、图像处理技术、音频视频处理技术等，建立各种档案资源专题数据库。

    参考文献：

    1.刘晓璐等.基于电子政务信息门户的数字档案资源建设[J].技术与创新管理,2009(6).

    2.陈永生,薛四新.基于分级存储的数字化档案利用模式研究[J].档案学研究,2006(5).

    3.冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001.

    作者单位：河北省唐山师范学院