电子文件对档案工作的影响及对策分析

    游兰菊

    摘要：信息技术的迅猛发展，大大促进了社会信息化的步伐，电子文件因具有传递快、易复制和易修改等特征，使其逐渐代替纸质文件，成为人们日常工作中不可缺少的一部分，进而对档案工作的影响日益加深，并逐渐成为档案管理的主要对象。本文基于档案工作现状，从档案理论和档案管理两个方面，详细分析了电子文档对档案工作的影响，并结合影响分析，提出了在档案研究和管理工作中应采取的策略。

    关键词：档案管理 电子文件 对策

    随着信息技术的迅猛发展，社会信息化建设快速推进，以信息技术为支撑的计算机网络已经与人们的工作生活密不可分，并已渗透到社會的各个角落，而其中最重要的传播媒介就是电子文件，信息技术在促进社会现代化建设的同时，也给档案事业带来革命性变化。近一段时期以来，特别是进入21世纪，档案界对电子文件的研究方兴未艾，众多文献从理论和应用角度，对电子文件的形成、管理和安全等多个方面进行了大量深入的研究，并取得一些重要成果，然而调查发现，真正应用到档案实际工作的研究成果并不多见[1]。出现这一现象的原因是多方面的，主要集中在电子文档对档案学理论与实践的影响上，存在分析不透、缺少应用创新观念等问题，从而导致应用路线不畅，影响了成果的应用与推广。早在2006年，文献[2]就指出，档案界存在弱化理论联系实践的倾向，存在理论与实践的脱节问题。因此，注重理论联系实际，跳出传统的专业固定思维认知方式，认真分析电子文件对档案理论与应用的影响，已经成为提高档案现代化管理和服务水平的当务之急，也正是本文研究的初衷。

    一、电子文件对档案管理工作的影响

    众所周知，电子文件严重依赖计算机设备，而这种依赖性，必然给档案管理者、存储方式、管理模式和服务方式等多个方面产生深远影响[3]，下面从六个方面讨论这一问题。

    1.对管理者的影响

    电子文件的独特存储方式，要求管理者不仅熟练掌握电子文件的存储要求和使用技能，还要对载体的构成、存放环境和使用方式有清楚的了解，以实现电子文件安全使用和永久保存。可见，电子档案对档案管理者有双重要求：既要具有较强的档案专业知识，又要具有熟练操作计算机和通过计算机管理电子档案的能力。

    2.对存储环境的影响

    电子文件使用的特殊存储载体，使其不仅对温度、湿度和存放位置有特殊要求，而且在防静电、防磁干扰、防挤压碰撞等方面也有特殊要求。因此，在建立或保存电子档案的馆舍时，应提前考虑这些因素。

    3.对管理方式的影响

    电子文件管理主要通过电脑完成，其管理看似简单，然而，要实现对电子文件的有效管理，还必须根据电子文件的特殊要求，采取相应的管理方式。

    首先，电子文件具有传输快、易复制、易受攻击等特点，使得保持其安全性、完整性和原始性比纸质文件更加困难，因此，对电子文件的管理必须迎合这些改变。

    其次，电子文件作为档案管理的主要对象，并不意味着纸质档案已经退出历史舞台，一些重要文件仍然需要保留纸质原件，因此，纸质档案在未来较长时期内还将与电子档案长期共存，也就是说，现代档案管理方式，还必须面对两种档案共存的现状。

    第三，传统档案管理通常采用现行与历史分散管理的模式，其中现行档案由机关办公室或部门管理，归档后的历史档案则移交到专门部门管理，即构成所谓的“部门档案室——单位综合档案馆”二元结构。而以网络技术为支持的电子文件管理，可较容易实现各部门档案资源的整合，从而克服档案信息共享差、查询难等各种弊端，因此电子文件迅速成为档案管理的主角就不难理解了。

    4.对服务方式的影响

    建立档案的目的就是为了使用，因此档案检索服务是档案部门的主要工作之一。以信息技术为支撑，电子档案检索服务发生了根本性的变化，检索档案不必再到档案部门，通过网络即可获得所需档案资料。这种新型服务方式，使得档案管理部门在服务对象和服务管理上必须适应这一变化。

    5.对归档方式的影响

    与纸质档案相比，电子文件独特的创建和使用环境，使其归档方式也发生了根本性变化。一方面，电子文件的易修改性，使得电子文件在创建、编辑、审阅和责任人的认定上存在困难；另一方面，网络传输已经成为电子文件归档的主要方式，如何实现归档转接等工作也就成为必须面对的现实问题。

    6.对安全性的影响

    电子文件对档案安全性的影响主要有三方面：（1）电子文件存在信息与载体的可分离性，使得如何保障电子文件的原始性、完整性和不可篡改性等问题更加突出。（2）电子文件使用的检索和网络传输系统容易遭到黑客攻击，如何保障系统不受攻击也是档案管理部门必须面对的现实问题。（3）电子文件使用的电子设备还可能存在电磁泄露等问题，如何确保电磁信息不泄露也是需要认真考虑的问题。可见，电子文件对档案安全管理提出了更高的要求。

    二、对档案学理论的影响

    20世纪30年代，我国就开始较系统的档案学研究，60年代，以文献[4]为代表的档案理论研究著作问世，创造性地提出了我国档案学基础理论研究框架[5]。90年代初，档案学教育正式列入教育部招生目录，大大促进了档案学研究进程。随着信息技术的快速发展，以电子文件为主体的档案管理时代迅速到来，它对档案学理论研究的影响是革命性的，突出表现在以下几个方面：

    1.对档案学研究领域和方法的影响

    自20世纪90年代以来，信息技术的应用迅速普及，电子文件已经成为部门信息交流的重要手段。早在1996年北京召开的第十三届国际档案大会上，与会学者就提出加强档案界与其他学科和领域合作的愿望与要求。1997年，国际档案理事会在制定《电子文件管理指南》时指出，档案馆或档案管理部门必须联合一个或数个机构才能处理好电子文件。近年来，随着档案管理逐渐向以电子档案管理为主的阶段过渡，档案学研究，特别是高校，已经改变传统档案专业办学模式，逐渐形成基于信息技术的图书馆学、情报学和档案学专业，这显然是适应信息化社会需要的必然选择。

    2.对档案建设的影响

    随着档案学研究向电子政务方向纵深发展，档案信息管理越来越受到重视，基于电子档案管理的电子政务系统建设成为信息化建设的新思路，从而使电子政务彻底摆脱以应用为核心的唯技术观念，成为科学管理的信息共享平台。

    3.对档案学研究内容的影响

    通常情况下，档案学可划分为理论档案学和应用档案学两大类[6]。显然，前者是后者的基础，后者是前者的实践和研究源泉。

    借助网络技术，档案服务质量和服务能力的迅速提高，使得电子文件的作用日益显现，从而导致档案学研究内容发生重大变化。早在1996年文献[7]就指出，中国档案学研究已开始向注重应用的方向转移。进入21世纪，电子文件对档案学研究内容的影响日益加深，应用档案学研究已经逐步占据研究主导地位，主要体现在以下几个方面：

    （1）档案载体研究

    档案载体研究一直是档案研究的方向之一，电子文件出现后，使得电子档案载体研究逐渐成为档案载体研究的主要方向。

    （2）档案现代化研究

    档案现代化是档案发展的必然选择，其现代化建设需要大量技术作支撑。电子文件的出现，在促进档案现代化建设的同时，进一步扩展了档案研究的内容，除原先研究的内容外，还要加强网络技术、计算机技术、缩微技术，特别是信息安全技术、数据通信技术和未来新技术在档案工作中的应用研究。

    （3）图书、档案和情报一体化研究

    电子文件的产生，带来数据信息传播技术上的革命。档案、图书和情报等这些原来看似有较大差别的数据信息，从电子文件的角度看，它们没有本质区别，从而为三者一体化研究奠定了基础。

    （4）档案应用研究

    建立档案的最终目的是为了使用，如何提高档案的利用效能是档案研究的永恒主题。电子文件的出现，不仅大大提高了档案检索效率和精度，而且还可提供大量与检索内容相关的其他数据信息，从而为科学决策提供强有力支持。可见电子文件对档案应用研究的影响更加深刻，从某种程度上讲，它决定了档案应用研究的方向。

    （5）档案保护技术研究

    保护和利用是档案工作中最重要的两个环节。电子文件出现后，传统档案保护技术和理论已难以适应现代的需要，因此，除加强传统载体保护技术的研究外，更要加强对电子文件保护技术的深入研究，这不仅包括档案新型载体、温度和湿度条件等一系列问题的研究，而且还包括如何保障电子档案的原始性、完整性等方面的保护技术研究。可见，电子文件的出现，在扩展档案保护技术研究内容的同时，更加提高了保护技术的研究难度。

    总之，电子文件对档案学理论研究的影响是相当广泛的。电子文件逐渐成为档案工作的主要对象，导致档案学理论研究对象自然发生改变，使得原有档案理论和模式需被重新审视，原有的管理思想、管理原则需要修改和补充，原有的档案学科体系也需要进一步充实和完善。

    三、对策分析

    电子文件对档案工作的影响是全方位的，因此，开展基于电子文件的档案工作对策研究具有非常重要的现实意义。下面从档案的管理工作和理论研究两个方面给出相应的对策和建议。

    （一）档案管理角度

    1.加强人才培养，提高档案管理人员的业务素质

    随着档案信息化建设的加快，迫切需要既具有较强档案业务能力，又熟练掌握信息化技术的管理人员，然而通过调查发现，目前档案人员的知识结构和业务素质与档案信息化建设的要求还有较大差距，因此，要充分利用我国目前大力开展档案信息化建设的有利时机，通过开展技术培训、技能竞赛、参观考察和达标评估等多种方式，促进管理人员上水平、增能力；同时积极创造有利条件，引进高层次人才，不断优化档案管理人才队伍结构，努力建设一支专业素质高、综合实力强，善管理、精技术、优服务和强创新的档案信息化管理队伍。

    2.加强档案管理规范化建设，努力提高服务质量

    在管理上，要坚持便于利用原则和完整安全原则[8]，结合传统档案管理的好经验、好做法，在电子文件的建立、编辑、审阅、成文、归档和移交等多个环节，建立起一整套科学、规范、严谨的规章制度，同时加强工作人员服务技能和服务意识的培训和培养，明确服务范围和工作职能，坚持安全第一，服务至上，通过制定一整套提高服务质量和服务水平的措施和制度，促进档案工作水平的全面提升。

    3.加强档案信息化应用研究，努力探索新形势下档案管理工作的新模式

    第一，充分了解档案管理软件的特点和使用方法，认真研究电子文件在软件中的前端控制、全程管理和集成管理[9]的基本内涵，在用户认证、电子签章和版式文件等多方面开展应用研究，在确保软件安全正常运行的同时，积极探索适合单位特点的工作模式；第二，加强档案信息网络的标准化、规范化和法制化建设；第三，借鉴国内外先进经验，建立健全科学规范的档案信息管理体系；第四，依托科研机构，结合档案工作特点，研发档案管理的新技术和新方法；第五，根据单位情况，坚持高效和安全原则，研究本单位纸质档案数字化建设方案，积极探索电子档案和纸質档案共生共存的管理模式，积极推进档案信息化建设步伐。

    （二）档案学理论研究角度

    一是要拓展研究视野，走跨学科研究之路。从信息的本质属性看，档案中的电子文件与其他电子文件没有本质区别，因此它们在信息采集、加工处理和检索输出等方面有共同的技术和理论基础，因此，档案学理论研究只有与信息技术等其他学科开展合作，才能进一步拓展研究视野，形成适应时代要求的研究成果，从而避免纸上谈兵和一厢情愿。

    二是要加强“档案一体化管理”方面的研究，努力搭建信息共享平台。20世纪80年代中期，档案界就提出并积极探索“档案一体化管理”模式。进入21世纪，办公自动化建设的快速推进，进一步促进了数字档案馆和电子文件中心的建设，大大加快了档案信息化建设的步伐，使“档案一体化管理”成为可能。然而，由档案研究者或工作者提倡的档案一体化管理模式仍存在一定的局限性[10]。因此，认真分析当前档案管理的新形势，跳出档案学从后向前看的传统研究定势，与其他如信息技术、电子技术等学科领域的研究相融合，结合目前最先进的电子政务信息管理技术，将电子政务应用纳入档案管理研究的视野[11]，打破传统“二元结构”档案管理的瓶颈，积极研究并解决电子文件在生成、传输、归档和安全等方面可能存在的问题，以实现现行档案与历史档案的一体化管理，努力营造一个高效、安全可靠的档案信息共享平台。

    注释：

    [1]傅荣校, 韩云云, 陆加敏. 论档案学研究角度的转变[J]. 浙江档案,2008 (5):14-16.

    [2]宗培岭. 对我国档案学理论建设中几对关系的再认识[J]. 浙江档案,2006(3):16-18,27.

    [3]张云超, 邢宝凤. 网络环境下档案信息特点及其管理模式[J]. 天津大学学报(社会科学版)， 2004,6(1):62-65.

    [4]何嘉荪, 傅荣校.文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论[M]. 中国档案出版社. 1999.

    [5]冯惠玲, 周毅, 黄霄羽. 档案学科“十五”回顾与“十一五”展望[J]. 档案学通讯，2005，(4):4-9.

    [6]刘智勇.21世纪档案学研究的重点和主要内容[J]. 档案学研究， 2001(1):10-12.

    [7]罗力. 近年我国档案学研究特点析[J]. 档案管理, 1996(2): 23-26.

    [8]数字化背景下档案工作基本原则研究[D]. 辽宁大学2007届硕士毕业论文.

    [9]金晶. 电子文件集成管理模式的探索[J]. 中国档案， 2006 (12):13-14.

    [10]同[1].

    [11]黄春, 高萍. 电子政务环境下的档案信息特点及管理模式[J]. 黑龙江档案， 2005 (3):38-39.

    作者单位：山东省枣庄学院