关于医院档案管理工作创新的探讨

    董桂兰

    摘要：文章针对新时期医院档案管理工作存在的问题，分析了加强医院档案管理工作创新的意义，提出了加强医院档案管理工作创新的措施。

    关键词：医院 档案管理 管理创新

    随着社会主义市场经济的不断发展，我国的医疗卫生领域发生了深刻变革，医院之间的竞争更加激烈，医院发展面临着严峻挑战。要想在激烈的竞争中取得优势，医院就必须不断提高自身的管理水平，而档案管理作为医院管理工作的重要内容，也必须适应新形势的新要求，在变革中求发展，在发展中求创新，推动医院档案管理工作步入科学化、规范化、现代化的轨道。

    一、医院档案管理工作创新的重要性

    （一）创新是社会发展的必然要求

    创新是社会发展的要求，是国家兴旺发达的动力，是民族进步的灵魂。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势、认识新事物的思想武器。根据社会发展的新要求，勇于和善于创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。要实现医院档案事业的可持续发展，就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性和开放性的必然要求。

    （二）创新是档案管理工作适应时代发展的需要

    随着科学技术的飞速发展，科技成果向现实生产力的转化速度日益加快，信息在经济社会生活中的作用日益增强。作为信息资料收集、保管存放和开发利用的档案部门，面临着管理现代化、需求多样化、信息网络化等方面的挑战，如果忽视档案管理工作的创新，那么档案工作就会落后于新形势的发展，无法与医院的整体发展同步，无法为医院发展提供有价值的参考，导致医院档案工作的积极作用无法发挥。

    （三）创新是档案管理工作发展规律的内在要求

    通过对医院档案的科学规范管理，能够为医院发展提供宝贵借鉴，对推动医院的学术、技术进步，推动医院管理水平的提高具有重要的支持作用。开拓创新是遵循档案管理工作发展规律的内在要求，如果档案管理仅仅是简单机械的重复性工作，缺乏对新思路和新方法的探索，就会导致档案工作墨守成规、止步不前，无法取得突破性进展，使档案工作的价值和意义遭到削弱，也不利于医院整体管理水平的提高。

    （四）创新是提升档案管理人员专业素质的需要

    档案管理并不是简单的机械性工作，而是需要管理人员发挥主观能动性、创造性。档案管理人员专业素质的高低，直接关系到档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等一系列工作效果的优劣。现代医院档案管理的新趋势对档案工作者的素质提出了更高的要求，培养创新能力是提升档案管理人员专业素质的需要。创新意识是管理人员业务素质的重要组成部分，创新能力强的管理人员思维活跃，善于思考，能在工作中主动探索新路径，运用新方法，能够将工作中的各个环节有机联系起来，提高档案管理的专业水平。

    二、医院档案管理工作创新的举措

    （一）管理理念创新

    1.树立档案管理的价值观。必须充分认识档案的价值和作用，特别是要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，也能够更好地服务于患者，提高广大人民的健康水平，所以我们要努力开发档案信息资源。

    2.树立档案管理的动态观。医院档案工作的发展是动态的，档案管理人员应改变“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕医院各项工作需要，积极主动提供档案利用。

    3.树立档案管理的效率观。在医院参与医疗市场竞争的环境下，档案管理人员应树立效率观念，使档案在利用和管理过程中的效率更高，及时、准确地为利用者提供档案，为医院建设发展出力。

    4.树立档案管理的现代观。计算机和互联网等现代技术的快速发展，促使档案信息的处理手段有了很大飞跃，因此，必须树立强烈的档案信息意识，加大档案信息收集、存储、加工、传输等环节的工作力度，以适应档案现代化管理工作的需要。

    （二）管理手段创新

    在医院档案管理手段上，应强化现代管理技术的运用。

    1.改变传统的纸质档案的管理方式，加强电子档案的统一管理，利用计算机和网络进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常工作，实行文档一体化管理，使档案管理手段与现代技术同步发展。

    2.将有价值的电子文件归档，把部分纸质档案转化为电子档案信息，实现档案实体和档案信息的分离，通过建立目录查询系统和网上服务平台，为更多的用户提供服务。

    3.通过建立各类全文数据库和多媒体数据库，设置管理权限，在保证数据安全保密的前提下，实行统一管理、资源共享，实现档案信息资源的数字化、网络化，提高档案管理工作的现代化水平。

    （三）服务方式创新

    1.改变以往重管理轻服务的做法，坚持档案管理与档案服务并重，充分利用档案资源，拓展服务领域，多角度、多层次地为医院职工、患者及社会公众服务。

    2.服务方式由被动转为主动。树立超前服务、主动服务意识，围绕工作需要，深入调查研究，了解需求方向，搭建以人为本、人人平等、优质高效的档案服务平台，充分发挥好档案信息资源的作用，为医院的各项工作服务。

    （四）健全和完善管理制度

    1.完善岗位管理制度。明确分管领导的责任和档案工作人员的岗位职责，督促档案工作者认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。

    2.完善档案归档制度。明确各类档案资料的归档范围、归档时间、保管期限和其他相关要求。

    3.完善档案借阅制度。明确档案借阅的审批、登记程序，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案资料的服务功能，促进医院业务的正常发展。

    4.完善档案的保密制度。凡属密级档案，必须正确地标明密级，妥善存放，定期检查，对违反保密规定造成不良后果者追究责任。

    5.完善档案鉴定、销毁制度。对保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案，应该定期鉴定和销毁。销毁档案应坚持审慎原则，并严格执行审批程序和保密规定。

    6.完善档案库房管理制度。无关人员一律禁止入内，同时要加强防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防虫、防尘等工作，确保档案库房的安全。

    （五）提高创新主体的综合素质

    档案管理人员是档案管理工作创新的主体，是管理工作的组织者和实施者，因此，必须提高档案管理人员的综合素质。

    1.培训是提升档案管理人员素质的直接途径。首先，促进培训的经常化、制度化。许多医院对于档案管理人员缺乏培训，或采取随机培训的方式，这不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入医院发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，確保实效。其次，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。

    2.培养档案管理人员的敬业精神。敬业精神是做好档案工作的基础，只有爱岗敬业、求真务实、埋头苦干、甘于奉献，才有可能把档案工作做好。

    3.培养档案管理人员的求实创新精神。档案管理工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，以求实创新的精神洞察档案事业发展的新规律，勇于探索和实践，开创性地开展工作。

    4.加强对档案管理人员的信息素质教育。为了适应现代化管理的要求，档案管理人员必须具备计算机管理和多媒体技术的相关知识和技能：要学会将档案内容分门别类输入计算机，既节省档案的存储空间，又便于检索和利用；要学会建立各类档案数据库，提高运用计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务等环节的工作能力；要学会利用多媒体技术，使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便、生动地再现，等等。

    （六）编研工作创新

    要想实现医院档案工作的现实价值，就必须在档案编研工作上有所创新，将编研成果运用于医院的实际工作之中。档案编研一直是档案工作提供利用服务的重要手段，它既包含了档案信息这样一种显性知识，同时也包含了编研人员的隐性知识。在医院日常工作中，档案工作人员应及时追踪医疗服务和经营管理中的新热点，开拓新思路，采用新视角，挖掘新的档案资料，并在第一时间进行收集；而且主动对所藏档案信息进行分析和研究，必要时还可与相关科研和管理人员合作，编制出切合医院工作实际的档案编研材料，实现档案信息到现实成果的转化，为医院领导决策和经营管理活动提供参考和依据。

    作者单位：河北省唐山市人民医院