城建档案数字化成果质量保障措施探究

2023.08.17

田径

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-125-02

摘要大数据时代的到来，推动了城建档案与信息技术的融合，走上数字化发展道路，建设数字化的城建档案信息系统已然成为当前档案工作的重点。然而当前城建档案数字化的过程中仍存在诸多问题，如何保障城建档案的数字化成果质量也成为我们需要研究的课题。本文将结合本人工作实际情况，从城建档案数字化成果质量的保障展开论述。

关键词城建档案数字化成果保障措施

将现代信息技术应用于城建档案系统管理中，把将档案资料信息转变为电子信息形式，录入到城建档案的数据网络中，为社会收集、提供城建档案信息，这就是城建档案的数字化。然而当前的城建档案数字化进程并不是一帆风顺的，仍存在许多问题需要我们去解决、应对。

一、城建档案数字化建设过程中存在的问题和不足

（一）资金投入与数字化建设所需不符

城建档案数字化建设离不开设备与技术支持，而信息化所需计算机、服务器等硬件设备是需要大量资金支持的，而眼下许多档案管理部门都面临着资金匮乏的问题，资金投入无法满足城建档案数字化建设需要，影响了城建档案数字化进程的速度。

（二）工作细节缺乏规范性

细节决定成败，而以收集、存储、管理信息为主的城建档案工作实质是一项比较细致的工作，对细节的要求是非常高的。然而实际工作中，人们往往容易忽略细节，造成实际工作中的各项细节操作不规范。所以，根据相关法律法规结合自身特点，档案馆制定工作细则是非常有必要的。

（三）工作人员素质与岗位需要不符

城建档案管理与其他档案管理相比，涉及到城市规划、建设和管理等多方面内容，复杂程度更高，因而对工作人员专业素养要求也更高。在城建档案数字化进程中，工作人员专业水平直接影响城建档案数字化建设的质量。城建档案数字化建设需要顺应时代发展，不断提升自我的复合型的人才，不仅需要基本的城建档案管理理论和实践知识，还需要掌握计算机、媒体、网络信息技术。

（四）数据信息不完整、分散

一方面，存储于各级城建档案馆室中的城建档案，由于人们在档案初建阶段忽略收集与整理的完整性，导致收纳的城建档案不够完整或档案质量差；另一方面，之前城建档案的存储介质有磁带、胶片、音频、视频、电子档案等多种形式，而将这些档案需整理与融合为同一的电子数据形式。

（五）数字档案面临安全问题

由于数字档案是通过录入数据库中后上传网络来信息共享的，因而其管理工作是需要借助先进的计算机技术和设备的，一旦更先进的设备和技术未及时更新引进，就容易造成安全隐患，一旦系统出现问题或受到外界攻击，就可能发生数据丢失、损毁、篡改等情况。

二、为何要保障城建档案数字化成果质量

（一）有助于完善城建档案的管理制度

全面收集城建工程整个过程的各项基础资料，确保所收集城建档案资料的真实性和准确性，以实现对城建档案管理资料质量上的控制。进行质量控制，可确保收集的资料信息真实有效，并能对城建档案进行规范管理，有助于建设完善的城建档案管理体系，也能提高城建档案数字化的工作水平。

（二）有助于城建档案归档

例如：施工单位城建项目完成后，依据施工标准去制定城建的竣工文件并将其送至相关城建审核部门进行城建测量、施工标准、质量认定等方面的审核，相关审核人员并把关质量，确保这是一份准确和清晰的竣工文件。以往这个过程会比较复杂，而借助现代信息技术的城建档案管理，从录入到分类、保存，节省了不必要的人工，大大提高了归档信息的准确性与效率。

（三）有助于增强城建档案管理人员的工作动力

信息时代给城建档案管理带来机遇和挑战，为城档案工作提供新的发展方向，同样也给城建档案管理人员带来了压力与挑战，促使他们应对工作中的新变化和新问题，这也是一种工作的动力。另外，人在面对新事物时，总有一种好胜心，这一定程度也能增强人们应对挑战的动力。所以，倘若城建档案管理人员很好化机遇挑战为工作的动力，便能在工作提升自己，使自己的职业生涯走上新台阶。

（四）有助于促进经济社会的发展

城建档案的数字化建设能从宏观和微观两方面对信息进行整合处理，对城市建设、发展实际情况的分析更具准确性和前瞻性，这就为之后城市建设、发展乃至于社会的发展提供更为准确有效的参考、借鉴依据。从城建档案的信息中，我们可获得一些关于发展社会经济的思路，这样一来，城建档案的数字化建设对经济社会的发展是有積极意义的。

三、如何保障城建档案数字化成果质量

结合档案馆实际工作情况展开来分析如何保障城建档案数字化成果质量。

（一）加大投入

城建档案数字化建设离不开资金的支持，加大投入是很有必要的。一方面，开源。相关主管部门应从长远角度来看给予城建档案部门必要的资金支持，城建档案馆可寻找其他途径扩充资金，如采取有偿形式为他人过部门提供一些高价值的信息资源服务；另一方面，节流。城建档案应控制资金的使用，有效利用资金。我馆严格按照省、市档案主管部门的要求开展工作，把城建档案信息化列入市政府“数字临沂”、“数字城市”建设的重要内容，积极争取城建档案主管部门的各项支持。

（二）加强制度和队伍建设

1.健全档案管理制度。任何工作都需要在一定的规范制度下开展才能取得良好的效果。城建档案数字化建设需要规范与合理的管理制度来支撑。具体来说我们健全了档案归档、鉴定销毁、借阅保密、库房管理、保管统计等管理制度；制订“档案管理办法”及档案管理等工作制度，实行岗位责任制管理采集、分类、归档各类档案；制定文件材料形成积累、整理、归档等程序的工作细则，做到两不接--资料不完整的、不符合要求的不接；采取切实可行的提前控制措施，保证归档文件的完整、准确、系统。