企业人事档案信息化管理的思考
汪友波
【摘 要】论文针对目前企业在人事档案管理中存在的问题，提出了一些利用信息化建设来加以改进的思路和措施，即要建立健全人事档案信息化管理的规章制度；要为人事档案信息化管理提供软硬件；为人事档案信息化管理提供必要的经费；要加强对档案保密和安全工作的领导，为档案信息化管理有效运行提供保障。
【Abstract】Aiming at the problems existing in personnel file management， paper puts forward some ideas and measures of using informatization construction to improvement the management， it means that we need establish and improve regulations of personnel archives information management， provide hardware and software for the information management of personnel files， provide the necessary funding for the information management of personnel files， strengthen the confidentiality of archives and safety work， to provide guarantee for the effective operation of the archives information management.
【關键词】企业；人事档案；档案管理；信息化
【Keywords】 enterprise； personnel file management； informatization
【中图分类号】F272.92 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）10-0026-02
1 实施人事档案信息化管理的必要性
人事档案的信息化管理主要是在将现代化信息技术引入到档案管理的工作中，为档案信息相关内容进行管理，更好地为管理者提供服务。人事档案信息化管理将静态的档案管理转换为动态的档案管理，其管理方式和管理理念在不断革新，这一技术的应用，推动了档案管理工作的发展[1]。
第一，档案管理现代化要求人事档案管理的信息化。当前，随着信息技术的发展，信息的内容丰富多样，信息提取、传播的速度加快，人类逐渐进入信息时代。为了适应时代的发展需要，档案管理工作也要转变原来的管理模式，向信息化的方向发展。因此，人事档案信息化管理是适应时代发展的产物，各个企业要不断转变管理理念[2]。
第二，档案管理信息化客观上要求室藏人事档案数字化。人类逐渐进入信息时代，各行各业的发展均受到了一定的影响，档案管理逐渐向信息化、数字化的方向发展。人事档案信息化管理有效地提高了管理的效率，其将一些纸质的档案信息通过信息技术对人事档案进行收集、整理、筛选，转化为不同形式的数字信息进行储存。数字化的储存方式空间占有率较小、方便、快捷易于管理。
第三，档案管理的发展要求电子文档管理信息化。当前，人事档案管理相关的一些业务已经实现了信息化、现代化的转变，计算机在档案管理工作中的全面应用，使得人事档案的相关信息以电子文档的形式进行保存，满足了信息时代的需求。同时，计算机电子文件的管理形式具有纸质档案管理无法比拟的优点，储存容量大，提取信息效率高，极大地提高了人事档案管理的工作效率。
第四，档案管理信息化有利于开发利用档案信息资源。人事档案管理能够在很大程度上为人事变动、人力资源管理提供更优质的服务。信息技术的发展给人们带来了极大的便利，同时也促进档案管理改变传统纸质载体的形式，进一步扩展了档案所包含的内容和范围。为了满足当前社会对档案工作的新要求，人事档案管理模式应该由传统的单一管理模式逐渐转变为全方位、多层次、数字化的管理模式，为档案资源的开发和利用提供更加便利的条件。
2 当前人事档案信息化管理中存在的问题
当前，一些企业虽然加强了对人事档案管理的重视，但是在实际的操作过程中还存在许多问题，因此，相关部门必须要重视其中的问题，并合理进行改进。
第一，管理方式落后，人事档案相关工作投入不足。在企业运行过程中，为了实现经济效益最大化，企业将大部分的资金和精力都投入到了生产运营中，对人事档案管理相关工作投入较少，仍采用传统的管理模式，缺乏规范性、科学性的管理，此外，许多的管理制度没有进一步落实，进而导致人事档案管理没有有效发挥其自身的作用，制约了人事档案工作的发展。
第二，缺乏创新，人事档案管理失去了档案真正的参考价值。人事档案的管理还存在管理和利用分离的现象，没有发挥人事档案管理的作用。人事档案组织部门只注重个人工作情况、政治面貌、学历等相关信息，没有清楚地反映出公司职员的业绩情况，导致人事档案管理缺少员工工作能力评估方面的资料。档案管理中管理和实际应用相脱节的状况，不仅没有真实反映职工的工作情况，内容不完整，还在一定程度上造成了人力、财力的浪费[3]。
第三，方式落后，人事档案管理机制漏洞较多。对于人事档案管理这一问题来讲，部分员工的档案放在用人单位，部分员工档案由人才交流中心管理，还有的甚至由自己保管，人事档案保管较为分散，不利于进行统一的管理，同时还可能会造成许多不良后果：一，由于没有进行统一的管理，有的人利用档案管理存在的漏洞，随意变更参加工作的时间或年龄，制造对自己有利的虚假文件，破坏档案的真实性；二，造成档案的传递没有规律可言，在传递程序和具体的运转上存在许多漏洞，例如有的人员已经离职，但是其档案没有按照相关的程序进行传递，甚至作为普通的邮件进行处理，造成档案的丢失。
3 信息化管理是企业人事档案管理的必由之路
信息化时代、大数据时代等新的代名词成为当今的时代特征，为了顺应时代的发展潮流，人事档案管理必须要进行创新，改变传统的管理模式，充分发挥档案管理的作用，为企业的发展提供更优质的服务。
第一，要提高认识，培养、吸纳信息化的专业人才。档案管理人员是档案管理工作的关键，为了更好、更快地实现信息化的转变，要提高对档案管理的认识，培养信息化的专业人才。首先，对企业现有的档案管理人员进行相关培训，要求其不仅要具有扎实的理论知识，更要具有运用计算机进行档案归纳、处理的能力，使其能够熟练掌握运用计算机进行档案管理，并逐步提高其管理水平；其次，进行档案信息化相关技术培训，重点放在信息采集、相关软件以及网络知识的运用上，保证档案管理高效、有序进行；最后，加大引进信息化专业水平人才的力度，不断增加新鲜血液[4]。
第二，要建立、完善人事档案信息化管理的规章制度。任何一项管理工作的开展都离不开相关制度的约束，人事档案管理更需要相关制度作为支撑。随着人事档案管理逐渐向信息化方向转变，要对老旧的管理制度进行变革，及时制定完善、科学、合理、规范的档案管理制度，并将其进一步落实到管理工作中，保证人事档案管理工作的有效进行。同时，人事档案管理收集要完整、及时，保证人事档案的真实性，形成一套系统、准确、完整的管理体系。此外，还要及时更新档案的内容，保护人事档案的真实性、有效性，为企业人力资源管理提供真实的参考价值，更好地为企业人事档案管理提供服务。
第三，要为人事档案信息化管理提供硬件、技术保障。档案管理不仅仅需要专业的管理人员，还需要相关的硬件设施和相关技术作为支撑，为企业提供更高效、快捷的服务。人事档案管理部门在保证管理体系正常运行的前提下，要进行动态管理，及时掌握档案信息化管理的最新动态，同时要督促管理人员进行“充电”，不断提升自我，此外，还要加强与相关部门的沟通，使其能够充分利用档案资源，充分发挥档案的作用。
第四，要加大对档案信息化管理经费的投入。信息化时代新事物的更新较快，因此数字化、网络化的档案信息管理需要不断更新相关的设备、技术等，因此，企业不能只注重生产、经营的经济效益，更要加大对档案信息化管理经费的投入，投入更多的人力、物力、财力，并将档案信息化管理列为专项投入，满足档案信息化管理的相关需求。在这一项决定上，企业要加强重视，特别是一些民营企业，否则将不能很好地顺应时代发展的潮流。
第五，要加强对档案保密和安全工作的领导，确保档案信息化管理有效运行。网络是一把双刃剑，为人们提供更便捷服务的同时，也带来了一定的负面影响，因此，档案管理部门要高度重视这一问题，保证档案信息化管理的安全运行，在运用计算机进行档案管理的过程中，要加强对档案的保密工作和安全管理。另外，还要防止电脑的病毒侵害，积极预防、处理电脑病毒对档案信息安全带来的威胁[5]。
人事档案在企业管理以及未来发展中有着不可忽视的重要作用，人事档案管理工作的改革与创新要从实际出发，全面考虑人事档案管理工作的影响因素，结合信息化技术与手段，逐步提高人事档案管理工作水平，最大限度地实现人事档案在管理与发展中的价值，推进企业经营与管理工作的全面建设与发展。
【参考文献】
【1】楼淑君，钟小安.档案管理实务[M].重庆：重庆大学出版社，2010.
【2】昊良勤，雷鸣.信息工作与档案管理[M].武汉：华中科技大学出版社，2011.
【3】殷敏丹.如何创新国企青年思想工作[J].東方企业文化，2011（34）：32-33.
【4】焦英.关于人事档案信息化网络化管理的思考[J].机电兵船档案，2012（5）：22.
【5】李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].办公室业务，2013（3）：41-42.
【摘 要】论文针对目前企业在人事档案管理中存在的问题，提出了一些利用信息化建设来加以改进的思路和措施，即要建立健全人事档案信息化管理的规章制度；要为人事档案信息化管理提供软硬件；为人事档案信息化管理提供必要的经费；要加强对档案保密和安全工作的领导，为档案信息化管理有效运行提供保障。
【Abstract】Aiming at the problems existing in personnel file management， paper puts forward some ideas and measures of using informatization construction to improvement the management， it means that we need establish and improve regulations of personnel archives information management， provide hardware and software for the information management of personnel files， provide the necessary funding for the information management of personnel files， strengthen the confidentiality of archives and safety work， to provide guarantee for the effective operation of the archives information management.
【關键词】企业；人事档案；档案管理；信息化
【Keywords】 enterprise； personnel file management； informatization
【中图分类号】F272.92 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）10-0026-02
1 实施人事档案信息化管理的必要性
人事档案的信息化管理主要是在将现代化信息技术引入到档案管理的工作中，为档案信息相关内容进行管理，更好地为管理者提供服务。人事档案信息化管理将静态的档案管理转换为动态的档案管理，其管理方式和管理理念在不断革新，这一技术的应用，推动了档案管理工作的发展[1]。
第一，档案管理现代化要求人事档案管理的信息化。当前，随着信息技术的发展，信息的内容丰富多样，信息提取、传播的速度加快，人类逐渐进入信息时代。为了适应时代的发展需要，档案管理工作也要转变原来的管理模式，向信息化的方向发展。因此，人事档案信息化管理是适应时代发展的产物，各个企业要不断转变管理理念[2]。
第二，档案管理信息化客观上要求室藏人事档案数字化。人类逐渐进入信息时代，各行各业的发展均受到了一定的影响，档案管理逐渐向信息化、数字化的方向发展。人事档案信息化管理有效地提高了管理的效率，其将一些纸质的档案信息通过信息技术对人事档案进行收集、整理、筛选，转化为不同形式的数字信息进行储存。数字化的储存方式空间占有率较小、方便、快捷易于管理。
第三，档案管理的发展要求电子文档管理信息化。当前，人事档案管理相关的一些业务已经实现了信息化、现代化的转变，计算机在档案管理工作中的全面应用，使得人事档案的相关信息以电子文档的形式进行保存，满足了信息时代的需求。同时，计算机电子文件的管理形式具有纸质档案管理无法比拟的优点，储存容量大，提取信息效率高，极大地提高了人事档案管理的工作效率。
第四，档案管理信息化有利于开发利用档案信息资源。人事档案管理能够在很大程度上为人事变动、人力资源管理提供更优质的服务。信息技术的发展给人们带来了极大的便利，同时也促进档案管理改变传统纸质载体的形式，进一步扩展了档案所包含的内容和范围。为了满足当前社会对档案工作的新要求，人事档案管理模式应该由传统的单一管理模式逐渐转变为全方位、多层次、数字化的管理模式，为档案资源的开发和利用提供更加便利的条件。
2 当前人事档案信息化管理中存在的问题
当前，一些企业虽然加强了对人事档案管理的重视，但是在实际的操作过程中还存在许多问题，因此，相关部门必须要重视其中的问题，并合理进行改进。
第一，管理方式落后，人事档案相关工作投入不足。在企业运行过程中，为了实现经济效益最大化，企业将大部分的资金和精力都投入到了生产运营中，对人事档案管理相关工作投入较少，仍采用传统的管理模式，缺乏规范性、科学性的管理，此外，许多的管理制度没有进一步落实，进而导致人事档案管理没有有效发挥其自身的作用，制约了人事档案工作的发展。
第二，缺乏创新，人事档案管理失去了档案真正的参考价值。人事档案的管理还存在管理和利用分离的现象，没有发挥人事档案管理的作用。人事档案组织部门只注重个人工作情况、政治面貌、学历等相关信息，没有清楚地反映出公司职员的业绩情况，导致人事档案管理缺少员工工作能力评估方面的资料。档案管理中管理和实际应用相脱节的状况，不仅没有真实反映职工的工作情况，内容不完整，还在一定程度上造成了人力、财力的浪费[3]。
第三，方式落后，人事档案管理机制漏洞较多。对于人事档案管理这一问题来讲，部分员工的档案放在用人单位，部分员工档案由人才交流中心管理，还有的甚至由自己保管，人事档案保管较为分散，不利于进行统一的管理，同时还可能会造成许多不良后果：一，由于没有进行统一的管理，有的人利用档案管理存在的漏洞，随意变更参加工作的时间或年龄，制造对自己有利的虚假文件，破坏档案的真实性；二，造成档案的传递没有规律可言，在传递程序和具体的运转上存在许多漏洞，例如有的人员已经离职，但是其档案没有按照相关的程序进行传递，甚至作为普通的邮件进行处理，造成档案的丢失。
3 信息化管理是企业人事档案管理的必由之路
信息化时代、大数据时代等新的代名词成为当今的时代特征，为了顺应时代的发展潮流，人事档案管理必须要进行创新，改变传统的管理模式，充分发挥档案管理的作用，为企业的发展提供更优质的服务。
第一，要提高认识，培养、吸纳信息化的专业人才。档案管理人员是档案管理工作的关键，为了更好、更快地实现信息化的转变，要提高对档案管理的认识，培养信息化的专业人才。首先，对企业现有的档案管理人员进行相关培训，要求其不仅要具有扎实的理论知识，更要具有运用计算机进行档案归纳、处理的能力，使其能够熟练掌握运用计算机进行档案管理，并逐步提高其管理水平；其次，进行档案信息化相关技术培训，重点放在信息采集、相关软件以及网络知识的运用上，保证档案管理高效、有序进行；最后，加大引进信息化专业水平人才的力度，不断增加新鲜血液[4]。
第二，要建立、完善人事档案信息化管理的规章制度。任何一项管理工作的开展都离不开相关制度的约束，人事档案管理更需要相关制度作为支撑。随着人事档案管理逐渐向信息化方向转变，要对老旧的管理制度进行变革，及时制定完善、科学、合理、规范的档案管理制度，并将其进一步落实到管理工作中，保证人事档案管理工作的有效进行。同时，人事档案管理收集要完整、及时，保证人事档案的真实性，形成一套系统、准确、完整的管理体系。此外，还要及时更新档案的内容，保护人事档案的真实性、有效性，为企业人力资源管理提供真实的参考价值，更好地为企业人事档案管理提供服务。
第三，要为人事档案信息化管理提供硬件、技术保障。档案管理不仅仅需要专业的管理人员，还需要相关的硬件设施和相关技术作为支撑，为企业提供更高效、快捷的服务。人事档案管理部门在保证管理体系正常运行的前提下，要进行动态管理，及时掌握档案信息化管理的最新动态，同时要督促管理人员进行“充电”，不断提升自我，此外，还要加强与相关部门的沟通，使其能够充分利用档案资源，充分发挥档案的作用。
第四，要加大对档案信息化管理经费的投入。信息化时代新事物的更新较快，因此数字化、网络化的档案信息管理需要不断更新相关的设备、技术等，因此，企业不能只注重生产、经营的经济效益，更要加大对档案信息化管理经费的投入，投入更多的人力、物力、财力，并将档案信息化管理列为专项投入，满足档案信息化管理的相关需求。在这一项决定上，企业要加强重视，特别是一些民营企业，否则将不能很好地顺应时代发展的潮流。
第五，要加强对档案保密和安全工作的领导，确保档案信息化管理有效运行。网络是一把双刃剑，为人们提供更便捷服务的同时，也带来了一定的负面影响，因此，档案管理部门要高度重视这一问题，保证档案信息化管理的安全运行，在运用计算机进行档案管理的过程中，要加强对档案的保密工作和安全管理。另外，还要防止电脑的病毒侵害，积极预防、处理电脑病毒对档案信息安全带来的威胁[5]。
人事档案在企业管理以及未来发展中有着不可忽视的重要作用，人事档案管理工作的改革与创新要从实际出发，全面考虑人事档案管理工作的影响因素，结合信息化技术与手段，逐步提高人事档案管理工作水平，最大限度地实现人事档案在管理与发展中的价值，推进企业经营与管理工作的全面建设与发展。
【参考文献】
【1】楼淑君，钟小安.档案管理实务[M].重庆：重庆大学出版社，2010.
【2】昊良勤，雷鸣.信息工作与档案管理[M].武汉：华中科技大学出版社，2011.
【3】殷敏丹.如何创新国企青年思想工作[J].東方企业文化，2011（34）：32-33.
【4】焦英.关于人事档案信息化网络化管理的思考[J].机电兵船档案，2012（5）：22.
【5】李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].办公室业务，2013（3）：41-42.
