规范文书处理,实现档案管理现代化

    李 敏

    摘要：文书处理工作的好坏直接影响着档案管理工作的质量和现代化的水平，因此规范文书处理工作十分必要。本文从程式化、标准化、人性化和管理人员专业化四个方面对文书处理工作的规范化提出了建议。

    关键词：文书处理 规范化 档案管理

    文书档案是档案的重要组成部分，文书处理工作的好坏直接影响到整个档案管理工作的质量，高水平的档案管理是建立在规范公文处理的基础之上的，没有高质量的公文就不会有高质量的档案。因此，在实际工作中，我们要牢固树立系统思维意识，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，保证文书处理工作与档案现代化管理同步发展，共同提高。

    一、文书处理要求程式化

    文书处理程序指的是在一个机关事业单位内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。它反映了各个文书处理环节之间的紧密衔接关系，也反映了文件在单位内部运转的全部过程。一个单位核照它所选择的文书工作组织形式科学地组织与安排文书处理程序，这对于各类文件的迅速运转处理，建立正常工作秩序，提高办事效率，是十分必要的。文书处理的全部程式包括对本单位发文、内部文件的撰创，对收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节。

    收文处理程序——包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等(需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序)。

    发文处理程序——包括拟稿、核稿、签发(会签)、缮印、校对、登记、装封、发出、注发、归卷等。

    各个环节之间有密切联系，一环扣一环，相互制约。不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，也不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。

    二、公文制发要求标准化

    公文是档案的前身，档案由公文转化而来，可以说公文制发怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，因此，公文制发必须标准化。首先，克服“重内容、轻形式”的思想观念。“只要公文内容说清楚，在规范化方面有问题算不了什么”，这种思想在基层单位很普遍。根据实际的工作经验，主要有以下几方面的问题应该注意。

    一是公文制发要依据《国家行政机关公文格式》, 严把公文格式关。规范公文文种，公文种类主要有：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。领会每一个文种的性质和适用范围，选择正确的合乎行文目的和要求的文种。公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。

    二是公文原稿收集整理是公文处理的一个重要环节，文件底稿既反映文件形成过程，又是文件的原始凭证。对底稿的收集应重视，有些文件从主管部门拟稿到送单位领导签发，常常几易其稿，应注意将经单位领导修改过的文稿全部收集起来，将文件与底稿放在一起保存。

    三是公文的发文字号是发文的序号，一般都是按文件的形式统一编序号，不编虚位（即1不编为 001），不加“第”字；发文字号中印有“字”不符合规定，如“×××字[2010]×号”应为“×××[2010]×号”。

    四是公文主题词不规范，是指对主题词的定义理解不准确，主题词应根据公文的内容，从《主题词表》中规定的主题词中选注类别词和类属词。未列入《主题词表》的词语不作主题词使用，特殊情况自拟主题词的一定要在自定词目后记以“△”符号标明。

    五是公文成文日期以负责人签发的日期为准，印好了文件再找领导签发，就影响了公文的时效性。成文时间中使用年号时，汉字数码与阿拉伯数码甚至英文字母混用，如“二○○九”印成“二00九”或“二OO九”，前者○用阿拉伯数码0替代，后者用英文字母O替代。

    六是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横写横排，左侧装订。

    七是公文附件, 是公文正文的补充和参考资料。它是公文不可缺少的一部分，不能随意省略。《国家行政机关公文处理办法》指出:“公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。”公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起。附件的顺序，应在附件首页左上方注明，如附件1、附件2等。

    八是公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。

    三、立卷归档要求人性化

    相近公文的重复与立卷归档组合的无序是阻碍档案工作现代化管理的最大问题。实现档案工作现代化管理的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中严格执行国务院办公厅颁布《不归档文件销毁办法》的基础上，注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档工作。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件和资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件和资料。在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

    四、管理人员要求专业化

    专业化的管理人员是做好工作的基础，而实际情况是很多从业人员不具备专业背景。这就要求大家坚持不懈地学习业务知识, 系统、深入地研究和探讨业务, 掌握《国家行政机关公文格式》、《国家行政机关公文处理办法》等相应规定, 不断提高政策水平和自身业务素质。单位要从健全制度、规范程序，制定相应的公文处理实施细则，严格发文处理的每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。公文处理的规范化是一个过程，不是一蹴而就的事情, 要边实践边总结, 在实践中提高水平, 在总结中积累经验。

    作者单位：山东省蓬莱市高级职业学校