浅谈企业电子文件的归档和管理

    王淑改

    摘要：电子文件是信息记录的主要形式，是随着电子信息技术和办公自动化的飞速发展而产生的。在新形式下，企业档案工作如何与时俱进，适应信息社会和现代化管理的需要，做好电子文件的收集、保管、开发和利用工作，是企业档案管理的新课题。

    关键词：企业 电子文件 归档 管理

    近几年，电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，电子文件已经成为信息记录的主要形式。作为一种新型的载体，它同传统的纸质文件、档案一样，都是重要的信息资源和宝贵财富。不仅是当前工作的需要，也为今后的各项工作带来更直接、更快捷的帮助。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子文件实施档案化管理势在必行。

    一、电子文件和电子档案的特点

    所谓电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。具有保存价值的电子文件归档后就形成了电子档案。按笔者所在企业电子文件的产生领域，可将其分为三种：一是记录我公司在办理公务、处理一般事物或交流信息过程中产生的电子文件；二是记录企业科研、生产活动的技术性电子文件；三是用扫描仪等设备获取的电子图像文件。

    与传统的纸质档案相比，电子档案有着自身的特点：1.其载体不再局限于纸张材料，却需要借助于现代办公设备才能阅读和处理；2.可以由自动化办公设备直接形成以及迅速传递；3.利用者可以不受时间和空间的影响，而且可以同时共享；4.其保存的环境和要求与传统档案相比要高。根据以上特点，开展好电子文件的归档工作，管好、用好电子档案将是档案工作者在相当长的时间里需要努力探索的又一新课题。

    二、电子文件的收集和归档

    在实践中，要做好电子文件的收集和归档工作，应坚持以下几项原则：

    1.要贯彻优化精炼的原则

    在各类管理信息沟通、共享日益频繁情况下，办公自动化信息处理中所产生的电子文件是浩瀚而庞杂的。尽管光盘、磁介质载体存贮空间大，但如不区分价值，把所有文件收进档案馆，无疑是人力、物力的浪费，且将造成积重难返的局面。档案部门必须从电子文件归档之始，就贯彻优化精炼的原则，通过鉴别、选择，去粗取精、去伪存真。由于现阶段电子与纸质文件并存，相当一部分归档文件两种载体的内容是相同的。因此，应要求电子文件归档时，突出其特点，有所侧重。如我公司在实际工作中，电子文件的收集侧重于：一是企业局域网上流转的具有保存价值的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件；二是非网上流转的重要文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的纸质文件及其他载体文件，采取相应技术手段转换成的电子文件；三是其他门类有价值的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。对于一些无保存价值的临时性、局部性或内容已被其他电子文件所覆盖的，则不需要归档。

    2.要坚持保密原则

    先进的技术促进了信息共享，但也给保密工作增加了难度。计算机系统处理和存贮的信息包括某些国家秘密和本单位不宜公开的事项。在计算机检索逐步采用现代化技术，发展为联网检索时，电子文件管理已成为预防失、泄密的薄弱环节。我公司在电子文件归档过程中，为了防止存贮介质丢失或被非法拷贝泄密，对于系统处理完毕的电子文件由承办部门根据电子文件的重要程度，确定电子文件密级和保管期限，并对密级数据采取加密存贮和传输，归入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如分类号、档号等，进入档案数据库。如各部室需要查询，则可通过局域网终端在其权限范围内进行查询，从而确保了电子档案的安全。

    3.要坚持形成部门归档的原则

    电子文件可延续纸质档案归档的方式，坚持形成部门归档的原则。企业管理工作是由纷繁的业务结构系列所组成，在企业内部管理体制改革中又不断出现手段更新、方式多样化的工作模式，使得管理工作更为复杂。因而，仅靠游离于各项业务活动之外的档案部门决不可能保证电子文件完整、准确、系统地归档。各职能部门熟悉自身工作的规律，是文件的直接责任者，由他们负责整理归档，能较好地保证归档电子文件的质量。如我公司在电子文件归档过程中，先后下发了《电子文件管理暂行办法》和《电子文件归档的具体要求》等文件，规定了电子文件归档的技术要求、标准和规范，明确了除网络归档的电子文件以外，其他以实物形态移交的电子文件，必须由形成部门进行整理，并与纸质文件一同归档的要求。目前，我公司电子文件归档工作进展顺利，取得了良好的效果。

    三、电子档案的保管

    由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出现问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以，应对电子档案载体使用专门的装具，并进行有效的检测与维护。

    首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，如我公司购买了防磁柜，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

    其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。1.定期检测。我公司每年进行一次定期检测，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。在进行检测时，对于抽检样品，首先进行外观上的检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测如发现有问题的载体，及时进行有效的修正或更新。2.定期拷贝。我公司对电子档案每四年进行定期拷贝一次，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。我们对电子档案的检测与拷贝工作，都进行严格的管理，对于检测、维护、拷贝等操作过程进行了详细的记录，避免了人为误操作的发生或不必要的重复劳动。

    四、电子档案的开发利用

    电子档案在检索、利用、传输等方面能高效、快捷、方便地满足利用者需求，利用者足不出户，即可在自己的电脑终端上看到自己所需要的信息。在这种现代化的电子档案利用过程中，要坚持既方便查阅利用，又保证安全的基本原则。在实践中，我们深深地感到，要做到这一点，必须从以下方面入手：

    1.建立电子档案数据库和电子档案管理系统

    与传统纸质档案相比，电子档案的优势在于快速检索与利用。这靠人工是无法实现的，只有借助于计算机齐全的电子档案数据库和科学的管理系统才能实现。我公司计算机档案管理系统，建立了档案目录数据库和档案文献数据库。电子档案数据库是档案的数据仓库，其管理调用离不开目录数据库的支持，计算机系统通过目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码，再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的信息原文。我们在实践工作中感到，要实现电子档案管理现代化，档案目录数据库和档案文献数据库的建设必须统筹规划，同时进行。应用利用系统还应有较强的容错能力，以避免由于误操作造成不可挽回的损失。

    ２.建立电子档案利用制度

    与纸质文件相比，电子档案利用中最突出的问题是信息安全。电子信息的易变性使电子档案利用中潜藏着对信息原始性的威胁；另一方面随着网络的普及，电子档案从档案阅览室疏散到四面八方的计算机屏幕上，使许多行之有效的控制手段变得无能为力，因此，必须建立专门的电子档案利用制度。

    （１）建立电子档案管理的安全模式

    为了确保电子档案的安全，我公司建立了多套备份制度。要求电子档案一式三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。封存的电子档案我们只用于拷贝、核对校验，不对外提供利用，以保证电子档案的原始性。对外提供利用的电子档案，我们进行了技术处理转为只读文件。对于需要控制使用的电子文件，我们通过密码技术、用户身份识别等方法进行加密管理，并只可在内部网络上提供利用，以确保电子档案的安全。

    （2）建立使用权限的审核管理

    在电子档案的利用工作中，必然涉及到档案载体的保管人员、数据通信系统管理人员和利用者等不同身份的人员，由于他们各自的工作性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。我公司在整个利用系统功能的设计上，根据各种人员的级别、层次进行了使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在档案利用中，由系统自动判定当前利用者身份是否合法及其使用权限，并由系统自动对其使用的各种功能的操作路径进行跟踪与记录。我们对于已批准为“使用权限保护”的电子档案，在其目录和载体上进行了标识，并严格执行电子档案“使用权限保护”和密钥管理规定，电子档案在办公室网络终端上查阅时，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，查阅超越权限的电子档案，需经档案馆同意，并严格遵守保密规定。

    作者单位：北京京煤集团有限责任公司