将质量管理体系引入企业档案管理工作之中

    李红伟

    摘要：随着市场经济的发展，大部分企业都引入了国际质量管理体系标准，加强了企业的标准化和规范化建设。而作为企业发展重要组成部分的档案工作相对产品、科研等部门，还相对滞后，也会对企业整体质量管理体系的推进产生不利影响。为保障企业质量管理体系的有效落实和持续推进，以及档案工作的持续发展，将质量管理体系引入档案管理工作极为迫切。本文针对这一问题，分析了企业档案管理工作引入质量管理体系的必要性，介绍了引进质量管理体系要采取的相关措施。

    关键词：企业 档案管理 质量管理体系

    ISO 9000 族标准是国际上一些质量管理专家在总结了国际上工业发达国家全面质量管理的理论成果和先进实践经验的基础上提出的。这些年来，该标准在全世界范围内的实践结果，充分证明这一标准的贯彻大大提高了各行各业的质量水平、工作效率和市场竞争力，对实现企业经营目标的增值发挥着重要作用，对企业档案工作同样也将发挥重要的指导作用。

    一、企业档案管理引入质量管理体系的必要性

    企业自引入ISO9000 质量管理体系以来，在科研、生产及管理等方面不断规范化，并实现持续改进，推动了企业各项事业的全面进步。但在企业引入质量管理体系的过程中，档案部门相对于那些能够直接体现组织经济效益，产生利润、营业额、销售额、市场占有率等主要业务工作而言，对质量管理体系的引入和关注还比较少，规范化程度也有待提高。引入质量管理体系不仅是企业全面推行质量管理体系的必然要求，也是档案工作发展的必然选择。

    1.是企业全面推行质量管理体系的必然要求

    对于建立了质量管理体系的企业来说，把档案工作质量纳入质量管理体系，使档案管理过程与其他过程控制实现无缝连接，切实提高企业档案质量和档案管理水平，是非常重要的。档案工作不仅是企业建立质量管理体系的基础工作，而且是企业推行全面质量管理的重要环节。质量控制离不开档案记录，档案记录是ISO9001要求的文献工作中的文件控制与档案记录控制这两大控制之一。强调文件控制时，是需要企业证实有能力满足客户及法规的要求；强调档案记录控制时，是表明通过检验证明企业通过体系性和持续改进保证能满足质量、客户及法规的要求。在ISO 9001:2008 标准中的4.2 条款中，就对组织的文件形成、转递、使用和管理过程提出了严格的要求。“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程，以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”

    2.是档案工作发展的必然选择

    企业推行质量管理，要求符合规范的档案记录进行保障，而质量管理体系对档案工作的指导作用也值得深入挖掘。在实践中，质量管理体系本身在不断完善，而档案工作还存在很多问题，例如“以顾客为中心”在各单位的具体档案工作中，没有真正得到理解和执行；质量意识模糊，体现在档案管理上更为明显；档案管理人才机制不健全，激励方法和措施不当；相应培训不能达到要求的效果；档案工作如何更有效地为单位的发展、深化改革服务，规范单位在资产与产权变动中的档案处置行为等。要改变上述这些状况，贯彻ISO 9001:2008 标准就是一个很好的选择。

    二、贯彻ISO 9000 质量管理体系，切实加强档案管理

    1.“以顾客为中心”，增强档案部门的服务意识

    档案部门是在各方面为企业科研、生产提供服务的机构，从某种意义上来说，业务部门是档案部门的服务对象。“以顾客为中心”是ISO 9001:2008标准的八大重要思想之一。对档案来讲，“以使用者为中心”也是档案服务的重要理念。档案部门如果充分理解并遵循这一原则，将进一步增强档案部门的服务意识，使档案部门的工作目标更加明确，使办事流程更加简明，使档案部门与业务部门形成良性互动，从而促进和谐企业的建设。要做到这一点，就需要通过强化对档案管理的服务来体现档案的使用价值。为了让使用者满意，在认真了解档案使用者的档案信息资源需求的同时，不断地更新档案人员的服务观念，开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编研等工作，让档案员与使用者沟通，建立满意度评定、处理投诉等制度。

    2.建立岗位责任制，明确档案工作职责

    结合贯彻标准，各单位应把档案工作纳入目标管理体系，通过建立岗位责任制，明确档案工作职责，做到对档案工作有计划、有检查、有要求。明确各部门领导为本部门档案工作的第一责任人。确定各部门的兼职档案员，负责收集、整理本部门各类文件材料的归档工作，逐渐形成各单位各部门密切配合、上下齐抓共管、一级抓一级、一级对一级负责的档案管理网络体系。

    3.梳理档案工作流程，规范管理程序

    科学化、规范化、标准化是质量管理体系管理程序对我们各项工作的一个重要要求。体系对每项工作“如何做”、“做到什么程度”，都作了明确的标准性规定，在这一要求的指导下，档案部门通过对办事程序的建立、完善和优化，有效地剔除了不必要的繁冗流程，归纳总结对共性问题的解决措施，促进了工作效率的提高。根据质量管理体系的要求，可以把档案管理工作细化为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等流程，然后梳理这些流程的每个环节，确定每个环节的工作要点和难点，并将重点流程和质量要求加以规定，进而促进档案整体工作的规范化、程序化和标准化。

    4.制定规范性文件

    根据档案工作流程梳理的结果，制定相关制度和手册。《质量手册》、《程序文件》和《工作记录》是建立、运行质量管理体系的依据和基础工作。要广泛组织专家学者、全体工作人员对文件的合理性、适宜性、有效性进行讨论，结合档案管理工作特点和实际，认真总结经验，把实践中行之有效的成熟做法和措施固化到体系文件中，上升为制度，成为开展工作的有力保障。这些制度通常应包括档案管理员的职责和权限；归档文件的来源和种类；归档文件的收集办法和归档流程；档案文件的借阅和处置办法；档案文件损毁、遗失的补救措施, 包括重要文件的备份；档案管理工作的有关记录和其他内容。

    5.开展全员培训

    引入ISO9000质量管理体系，首先要根据档案的定位即工作需要进行培训，全面细致地学习质量管理体系标准的要求，解决思想认识和重视程度上的问题。然后要根据规范性文件制定的情况，对全体员工进行培训，使其全面了解档案管理的规章制度，以保证这些制度的有效落实。

    6.保证“PDCA”理念在档案工作中的充分落实，实施管理评审

    “计划”、“执行”、“检查”、“行动”即“PDCA”是质量管理体系中一个重要循环，它代表了全面质量管理的全部过程。同时，这一过程的实施明确了任务目标和责任主体，增强了对任务过程的管理，确保了工作的充分落实。档案工作不同于科研、生产任务，弹性较大，如何确保工作计划的执行，关键就在于检查反馈。比如，档案部门可以制定对档案工作决策会议任务执行监督制度，定期对各项任务的实施情况进行检查和考核评估，必定能有效地推动档案工作的开展。可以结合年终工作总结一起进行，全面分析档案管理工作中存在的问题，查找原因，制定整改措施，为持续改进、不断提高档案管理和利用工作奠定基础。

    总之，通过贯彻质量管理体系，档案管理应该呈现新的面貌，走上新的台阶。在质量问题越发突出的今天，质量管理越来越重要。而高绩效的质量管理必须建立在有效的档案管理的基础上，才能够发挥其重要作用。只有质量管理和档案管理相互支持，共同发展才能够实现企业整体竞争力的提高。面对新的形势，档案工作者必须努力拼搏，从思想上创新，从管理制度上创新，从档案利用上创新，为和谐企业建设做出应有的贡献。

    参考文献：

    1.陈文煜.贯彻ISO9001:2008 质量管理体系 加强档案管理.机电兵船档案，2010（4）：30-31.

    2.范越.ISO9001质量管理体系与档案管理刍议.机电兵船档素，2008年第2期:22-23，36.

    3.薛霞.档案管理也要标准化——谈ISO9001: 2000 质量管理体系在小型企业文件管理中的运用.中国国门时报，20030715.

    4.杨征.将ISO9001：2000质量管理体系标准引入档案工作的实践与思考，佳木斯大学学报（自然科学版），2007年11月第25卷第6期：864-866.

    5.裴鹰.浅析质量管理体系思想对企业档案工作的指导作用.陕西档案.2010(1):37.

    作者单位：北京市新兴房地产开发总公司