能本管理与新时期档案馆文化建设

    黄二卫

    摘要：随着知识经济时代的到来，档案馆已经从单纯保管档案资料的库房变为面向社会和公众的信息服务基地。这也就对档案从业人员提出了更高的要求，要求其担负起深入研究档案文化需求、有针对性地加工并提供档案信息产品与服务的重任。档案馆和档案人员如何应对这一挑战，笔者认为档案馆应该从建立和完善能本管理机制入手，指导培养员工的能力，积极营造与能本管理相适应的档案馆文化，促进档案事业的长远发展。

    关键词：能本管理档案馆文化

    21世纪是以知识、智力和创新能力为基础的知识经济时代。新时期，档案馆如何顺应时代的发展，以先进的管理理念为指导培养员工能力、持续推进档案馆文化建设已经成为摆在未来档案馆管理者面前的新课题。

    一、能本管理

    是档案馆管理工作的新要求

    西方管理理论将人性理论的发展分为物本(以物为本)管理、人本(以人为本)管理和能本(以人的能力为本)管理三个阶段。能本管理作为一种全新的管理理念越来越多地受到社会的普遍重视，已经成为人类社会跨入21世纪后的管理理论的发展趋势，对未来的档案馆管理工作也势必产生很大的影响c

    1.从“物本管理”到“人本管理”

    传统的档案馆“重藏轻用”，只起着库房作用。档案工作人员从属于档案实体，甚至被等同于保管档案的工具，个人根本没有太多的主观能动空间。在一些档案馆，档案工作者甚至还不如档案馆的机器设备受重视。长期的“以物为本”直接导致了档案工作在社会上普遍不受重视，档案工作者也因此缺乏事业心和成就感。在档案人长久不懈的努力下，现在的档案馆已经初步摆脱了“物本管理”的重重束缚，许多档案馆已经不再是神秘冷清的保管禁地，而已经发展成为主动服务公众的文化窗口。随着档案工作在社会中所扮演的角色越来越重要，档案工作者的身心健康、思想感情也得到了更多的关注，“以人为本”逐渐成为档案工作的主流理念。

    2.从“人本管理”到“能本管理”

    然而在知识经济时代，以人为本的管理又有其历史局限，未把人的实践创新能力这一人性的根本内容凸现出来，未能看到人的能力在确立和实现人的主体性及其价值中的基础地位，因而未能认识到以人的能力为核心内容的人力资源的价值。现代档案馆也同样受困于人本管理的诸多通病：在很多人眼里，档案工作是一份不需要太多技能的清闲职业，所以在档案馆聘用、选拔工作人员时，常常要受到各种关系人情的影响，难以保证选用的人员能够满足工作的需要；有些单位工作作风涣散，当有人迟到、早退或在工作时间吃零食、上网聊天、打游戏、做私活时，没人管也没有人愿意管；当职工违犯管理制度时，管理者碍于情面，难以惩处到位。随着信息技術在档案工作中的广泛应用，档案馆越来越需要大量精通计算机管理、档案管理、外语听说读写技能的复合型人才，档案人员的能力开发、培养问题备受关注。能本管理被提上日程。

    3.能本管理

    所谓能本管理，就是以人们提升能力、发挥能力作为管理思想的理论基础，提倡能力本位，以人的能力作为管理的核心，采取有效方法，把提升个人能力与组织目标协调一致，激发人们最大限度地提升并发挥能力，实现能力价值的最大化，在个人提升能力、发挥能力改造世界的自我实现过程中，实现组织发展的目标以及组织创新。

    二、营造适应能本管理的档案馆文化

    能本管理理念体现在档案馆的实际工作中更重要的是营造能本管理的档案馆文化。具体说来，就是要营造和谐严谨的工作文化、相互促进的学习文化、宽松活泼的创新文化、公平开放的发展文化，使档案工作人员和档案馆目标一致，共同发展。

    1.和谐严谨的工作文化

    对档案馆来说，大多数工作都需要团体协作才能完成，员工的个人行为、意识与修养程度都直接影响着工作氛围的形成，工作氛围好坏直接影响着档案馆整体工作。好的工作氛围，人与人之间的关系应该是和谐的、融洽的，即使工作中出现意见和分歧，每个人仍能够以一种尊重和关心他人的心态去主动沟通。此外，好的工作氛围也应该是严谨有序的。每个人都能按照岗位职责和工作流程主动开展自己的工作，当工作出现疏漏时，会有人自觉补位。在和谐严谨的工作文化氛围下，员工能心情舒畅、满腔热情地投入工作，为档案馆创造最大价值。

    2.相互促进的学习文化

    知识经济时代是一个需要不断学习的时代。与以往相比，档案工作的内容与方式已经发生了翻天覆地的变化，仅靠经验很难解决档案馆自身建设的新问题。除了鼓励员工自主学习，档案馆更应该努力为员工营造能够相互学习的组织文化氛围。“三人行，则必有我师”，在工作中向能力出众的同事学习是提高业务技能的有效途径。通过倡导员工相互学习，从而达到全面提升档案馆工作人员整体素质的目的。

    3.宽松自由的创新文化

    能本管理的核心是培养员工的创新能力，这就需要档案馆为员工提供宽松自由的创新环境。管理者应该适度授权，给每个员工一定的自由创造空间，让他们在不违背工作原则的前提下，按照自己的想法和方式去工作。只有这样，才有利于每个员工最大限度地发挥自己的想像力和创造力，突破成规，积极创新。其次要允许员工在一定的范围内犯错，鼓励员工从失败中总结教训、积累经验。由于有严谨有序的工作程序和岗位职责作前提，自由宽松的环境不仅不会让员工放任自流，反而有利于培养员工的责任感、自信心、组织能力和应变能力。

    4.公平开放的发展文化

    良好的个人发展环境是人才潜能发挥的润滑剂。与物质待遇相比，员工往往更看重是否拥有在工作中不断发展自己的机会。能本管理强调以能力作为决定员工任用和选拔的主要因素，这就要求档案馆努力营造公平开放的用人环境，为员工职业生涯发展提供保障。

    三、建立、健全档案馆能本管理机制

    要营造能够适应能本管理要求的档案馆文化，就必须建立和完善档案馆能本管理机制，包括岗能匹配机制、人才流动机制、结构功能机制、时效激励机制等。

    1.岗能匹配机制

    管理学家泰勒说过，只要工作对员工是适合的，他就是第一流的工人。潜能开发中一个重要的机制是个人能力与岗位相匹配，通过岗能匹配达到开发潜能的理想效果。岗能匹配机制要求档案馆工作人员与工作岗位相匹配，包括三层意思：一是每个岗位都有特定要求与相应的报酬；二是一个人要想胜任某一个岗位，就应当具备相应的知识与技能；三是工作报酬与个人努力程度相匹配。岗能匹配可以增强档案馆对档案工作人员的吸引力，激励他们不断提高工作业绩，开发工作潜能，使档案馆形成一个充满活力的系统。

    2.人才流动机制

    经济学中有一个著名的鲶鱼效应，原指在装有沙丁鱼的运输船上放上几条鲶鱼，为了防止被鲶鱼吃掉，沙丁鱼只得快速游动，由此获得了更大的生存机会。后指在工

    作中引入競争机制，使员工产生危机感，从而激发组织活力。将其运用到档案馆中便是人才流动机制。档案馆中的员工如果能横向流动、纵向流动，能左能右、能上能下，岗位互动、择优上岗，就可以形成工作经验与工作方法的交流效应，形成不同信息、观念和思想的交流，同时使员工对工作产生新鲜感、使命感、满足感，使组织机构增添活力，形成开放性的系统结构。相反，如果一个档案馆没有一定比例的员工流动，那么人的潜能就会被封闭，创造性就会被禁锢，档案馆就会进入迟滞发展甚至死亡状态。现在，有很多档案馆已经意识到这一点，并采取了相应措施。以重钢档案馆为例，为了促进员工的内部流动，在原有行政主岗位之外增设了以专项工作中心为形式的辅助岗位，形成了主辅岗结合的人才流动机制，人才的跨岗位流动成为现实，在实践中取得了很好效果。

    3.结构功能机制

    众所周知，同样的物质，由于原子结构和排列方式的不同可以有截然不同的表现形式。同样的档案馆，假设资源相同、软硬件条件接近，人才量也差不多，但由于机构设置不同，工作程序的不同，其工作效率、人力资源的开发使用程度以及档案馆的综合实力也会有很大不同。在知识经济时代，扁平化管理受到普遍重视，档案馆也应该减少管理层次，细化工作流程，通过建立和完善档案馆结构功能机制，使能本管理在实践中发挥应有的作用。

    4.时效激励机制

    激励有一个时效问题，实践经验表明，激励出现在员工最佳年龄区域，即人才能力发展的上升阶段、黄金阶段，其成果几率增长最快；如果错过这一时期，激励的功效就会较差，激励成本就会较大。此外，每个员工的一生都有一个时效激励问题，在档案馆每年的工作内容中，具体到每个工作项目，在其动态进程中也有一个时效激励问题，激励点把握得好，就会促进工作项目的顺利推进落实，反之，则起不到应有作用，有时还可能起到负作用。

    在建立、健全档案馆能本管理机制的基础上着力营造以“能本”为核心的档案馆文化体系，有利于在档案馆内部形成崇尚能力、支持创造活动又能互相尊重的价值观念；有利于增加档案馆内部结构和制度的弹性，使个人活动范围增大。档案工作人员处在这样一种文化环境中，创造潜能更容易被激发而活跃起来，获得超常的释放和发挥，以此激发整个档案馆的活力。

    总之，能本管理作为新时期管理工作的新理念，也同样应该在档案馆管理工作中得到更多的重视和实践。档案馆应该从建立和完善能本管理机制人手，积极营造与能本管理相适应的档案馆文化，促进档案事业的长远发展。