大数据时代档案信息化管理工作的思考
刘德松
摘要：本文从大数据时代的特征出发，在分析大数据时代档案管理工作现状的基础上，总结有效的信息化档案管理工作措施与完善档案管理工作理念，创新具体的档案管理工作方式，全面提高大数据环境下档案管理工作质量。
关键词：大数据 信息化 档案管理 理念方法
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
大数据时代不仅提供了新型的档案管理技术，而且也革新了档案管理工作方式，只有全面更新档案管理工作方法，完善大數据时代的档案管理理念，才能提高档案管理工作的质量，发挥出信息化档案管理工作的价值。
1 大数据时代档案管理工作的困境
1.1隐私与安全困境
大数据时代是数据信息更加开放性互联互通的时代，隐私与安全面临着更严重的挑战，这不仅要求档案管理人员具有更强烈的信息管理安全意识，而且要求档案数据信息化管理以更有效的技术手段面临更加复杂的网络安全环境。当前应对大数据时代网络信息安全管理法规建设还有不足，存在着数据信息安全管理标准与实际档案信息化安全需求不相符的问题。现有的技术标准、安全管理技术手段不足以应对大数据时代档案使用运营使用需求。不少重要涉密档案资料因为数据传输、存储、系统安全漏洞、使用权限方面的瓶颈问题导致信息泄露的问题，还有一些个人数据信息未能有效安全的保存而被他人轻易得到，这些问题都极大的影响着信息安全性，需要档案管理工作者引起足够重视。
1.2数据处理难题
大数据时代意味着数据信息的海量增长，这便利档案信息管理工作中的数据处理仍面临难题。面对呈指数增长的大量数据信息档案管理机构不足以有效和全面完整的存储日常获得的数据信息，不能以科学的方式对各种类型的数据信息进行筛选应用。即使大数据提供了云盘技术也还无法有效应对数据信息实时变化的情况。而且当前云计算的分散式存储形式对大数据的分析造成较大的困扰，大数据在处理档案数据信息时需要把数据信息从分散点传输到处理点，如果仅在存储点进行数据处理又可能导致数据缺乏完整性和数据信息来源不明的问题。
1.3面临技术方面挑战
目前大数据应用于档案管理工作还面临着技术挑战，还有较多的技术难题亟待解决。首先，目前大数据方法在数据信息处理过程中存在着容错率较高的问题，大数据的容错计算还存在较大困难，现有涉及的算法较为复杂，而且现有算法不能保证数据的绝对安全，在减少错误概率的过程中还带来较大的运算成本，如果在计算的过程中发生错误往往导致数据信息处理失败。其次，现有大数据设备的可扩展性依然不足，目前使用的基于大数据方法分析管理档案数据基于高层次的数据信息共享，而使得整体系统面临着更高的维护成本，大数据环境下出现数据信息故障的频率也会增加，而且会在很大程度上影响整个系统的安全。
1.4人才方面的困难
随着大数据技术的广泛普及，这使得各级机构普遍面临着档案信息化管理人才不足的问题。特别是在移动互联网环境下，大数据档案管理技术的快速发展，要求现有的档案管理工作人员进一步加强技术与知识的更新，传统的档案管理方式日渐退出历史舞台，现有的档案管理人员不仅要做好档案的标准化管理，而且要求档案管理人员要掌握进行数据分析的方式方法，档案管理人员应当能够对档案数据信息进行深度的解读。这要求档案管理人员实现面向大数据的软硬件设备的全面深化管理，而且档案管理工作在大数据背景下面临着数据信息来源多样化与专业化层次不断加深的问题，显示出档案管理人员现有的行业专业知识不足，无法在大数据背景下实现对专业数据信息的有效处理。
2 大数据时代档案管理工作的机遇
2.1提供海量数据信息
传统档案管理工作往往面临着数据信息量较少，数据信息收集不全的问题。在大数据时人的档案管理工作面对丰富的数据信息，这些数据信息来源多样，数据信息传输实时性较强，而且类型多样，可以满足基层单位对各种数据信息的实际需求。目前档案数据信息数据量已经从传统的GB向TB级别扩展，现有档案管理人员已经不仅仅局限于档案数据信息的收集与管理，而且可以在海量数据信息的支撑下实现对数据信息可读性、安全性与潜在价值的挖掘工作。海量的数据信息资源解决了档案数据信息资源不足问题。而且虽然数据存储方式的扩展，可以提高数据信息的存储效率，在很大程度上解决了传统档案存储能力较弱，存储维护成本较高，数据信息面临着各种硬件威胁的问题。
2.2满足数据挖掘需求
传统的档案管理工作以文字档案管理为主体，文字档案承载的信息量相关较小，不能实现对事件、人物的动态化描述，无法实现对相关业务工作的动态化全面跟踪。在大数据背景下可以实现对数据信息的深度挖掘，可以在各种数据模型的支撑下实现对各类数据信息的有效提取、分类、相关性分析，可以找到各种数据信息之间联系，提高了档案数据信息价值。大数据背景下的信息管理可以依靠丰富的数据信息资源进行趋势分析，可以通过已知信息对未知事件进行预测，实现了数据信息的动态扩展与实时运用，满足了决策辅助需求，极大解决业务工作的需求。
2.3扩展档案管理系统
大数据还可以实现对档案管理系统的扩展，在大数据时代必然要求根据数据处理的需求实现数据管理系统的扩展，这样才能更好地应对数据信息类型多样，数据处理速度加快的需求。大数据时代催生了云计算技术，同时意味着对传统的计算机档案管理系统进行扩展，现有的管理系统必须以云计算为技术构架进行设计，从而实现了数据信息资源、存储资源更好满足数据量扩容需求，这样不仅极大地降低了数据信息的维护成本，而且提高了档案信息管理系统智能化水平，可能满足数据信息的共享需求，同时可以针对用户的不同需求开发出新的使用模块，进一步提高了档案管理系统的使用价值，解决了档案管理中的实际问题。
3 大数据时代的档案管理理念
3.1树立大档案观
在大数据时代的档案管理工作不能局限于纸制档案时代思维，不能仅只处理文字与数字档案，而且还要有效地处理好各种视频与图片资源的数据信息，能够将各种结构性与非结构性的数据信息文件进行全面有效管理。只有在多媒体环境下对各种数据档案信息进行全面的收集，并且将各种渠道的数据信息进行电子化与数字化，这样才能以云计算、信息网络技术为基础，实现对各种数据整合，从而挖掘出数据信息潜在价值。因此，档案管理工作不仅要革新以往的部门管理的理念，还要建立起智能化、数据化、云计算以及大数据分析的管理理念，能够从海量的数据信息中提取有价值的数据，能够把数据处理作为档案管理关键环节，使档案管理系统实现自动化与系统化，切实转变档案管理方式，实现档案信息时空有序分布，全面提高档案数据信息的整理分析水平，加强对各类数据档案信息的加工处理质量和高效运行。
3.2树立大服务观
只有树立大服务观，切实发挥出信息化档案资源的价值，实现对档案数据信息的充分利用，才能真正实现档案管理工作的价值，促进档案管理事业向前发展。首先，强化树立为人服务的档案理念，着力开发出现有档案资源的价值，能够使用多元化、开放化与先进化的档案管理方式，切实提高档案管理的精品化水平，不断满足档案的个性化与多元化的发展需求。其次，提高客户挖掘档案数据的能力，全面提高档案的系统化服务水平，提高针对客户需求挖掘档案数据信息与档案资源的能力。
4 大数据时代的档案管理路径
4.1改革档案数据收集方式
只有改革传统的档案数据信息的收集方式，才能更好地适应大数据时代的信息处理使用需求。首先，档案管理要发挥出信息化系統的优势，拓展档案数据信息的类别，加大结构化、半结构化与非结构化档案数据信息的收集能力。其次，逐步面向广阔的信息资源，不断加大对各种零散的、碎片式的档案数据信息的收集能力，建立起关系型的数据库结构，实现对各种电子邮件、图片、网页等的非结构数据信息的收集能力。
4.2实现档案服务智能化
只有从服务角度加强档案管理，提高档案信息化服务质量，才能发挥出档案管理人员作用，解决档案管理中的实际问题。首先，改变传统档案管理的被动化服务模式，树立变被动为主动的服务思路，全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量，充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次，充分的利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力，适应当前用户对智慧性服务的现实需求，从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析，例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法，结合大数据技术为用户提供智能化的服务。
4.3建立安全管理工作系统
只有加强对档案数据信息的安全管理工作体系，才能提高大数据环境下的档案服务有效性，解决档案服务中的数据信息传递、运用与存储的安全隐患。首先，高度重视档案管理的安全防护工作，提高档案数据信息物理防护水平的同时，重点加强档案管理系统的安全防护措施。其次，建立起专业的档案信息安全防护队伍，提高现有档案管理人员的安全防护水平，解决档案管理中存在的操作、管理与制度不规范问题。
现代档案管理工作必须树立大档案观，强化提高档案管理的服务理念，要充分提高档案数据信息技术利用水平，形成完善的档案管理工作体系，着力加强现有档案数据信息的分析能力，借助大数据技术实现档案信息化管理水平，更好地满足用户对信息化档案数据的使用需求。
参考文献：
[1] 闫靚.浅谈大数据时代下档案管理方式的变革[J].卷宗，2015（7）：15.
[2] 刘莉.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].中国科技投资，2016（4）：151.
摘要：本文从大数据时代的特征出发，在分析大数据时代档案管理工作现状的基础上，总结有效的信息化档案管理工作措施与完善档案管理工作理念，创新具体的档案管理工作方式，全面提高大数据环境下档案管理工作质量。
关键词：大数据 信息化 档案管理 理念方法
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
大数据时代不仅提供了新型的档案管理技术，而且也革新了档案管理工作方式，只有全面更新档案管理工作方法，完善大數据时代的档案管理理念，才能提高档案管理工作的质量，发挥出信息化档案管理工作的价值。
1 大数据时代档案管理工作的困境
1.1隐私与安全困境
大数据时代是数据信息更加开放性互联互通的时代，隐私与安全面临着更严重的挑战，这不仅要求档案管理人员具有更强烈的信息管理安全意识，而且要求档案数据信息化管理以更有效的技术手段面临更加复杂的网络安全环境。当前应对大数据时代网络信息安全管理法规建设还有不足，存在着数据信息安全管理标准与实际档案信息化安全需求不相符的问题。现有的技术标准、安全管理技术手段不足以应对大数据时代档案使用运营使用需求。不少重要涉密档案资料因为数据传输、存储、系统安全漏洞、使用权限方面的瓶颈问题导致信息泄露的问题，还有一些个人数据信息未能有效安全的保存而被他人轻易得到，这些问题都极大的影响着信息安全性，需要档案管理工作者引起足够重视。
1.2数据处理难题
大数据时代意味着数据信息的海量增长，这便利档案信息管理工作中的数据处理仍面临难题。面对呈指数增长的大量数据信息档案管理机构不足以有效和全面完整的存储日常获得的数据信息，不能以科学的方式对各种类型的数据信息进行筛选应用。即使大数据提供了云盘技术也还无法有效应对数据信息实时变化的情况。而且当前云计算的分散式存储形式对大数据的分析造成较大的困扰，大数据在处理档案数据信息时需要把数据信息从分散点传输到处理点，如果仅在存储点进行数据处理又可能导致数据缺乏完整性和数据信息来源不明的问题。
1.3面临技术方面挑战
目前大数据应用于档案管理工作还面临着技术挑战，还有较多的技术难题亟待解决。首先，目前大数据方法在数据信息处理过程中存在着容错率较高的问题，大数据的容错计算还存在较大困难，现有涉及的算法较为复杂，而且现有算法不能保证数据的绝对安全，在减少错误概率的过程中还带来较大的运算成本，如果在计算的过程中发生错误往往导致数据信息处理失败。其次，现有大数据设备的可扩展性依然不足，目前使用的基于大数据方法分析管理档案数据基于高层次的数据信息共享，而使得整体系统面临着更高的维护成本，大数据环境下出现数据信息故障的频率也会增加，而且会在很大程度上影响整个系统的安全。
1.4人才方面的困难
随着大数据技术的广泛普及，这使得各级机构普遍面临着档案信息化管理人才不足的问题。特别是在移动互联网环境下，大数据档案管理技术的快速发展，要求现有的档案管理工作人员进一步加强技术与知识的更新，传统的档案管理方式日渐退出历史舞台，现有的档案管理人员不仅要做好档案的标准化管理，而且要求档案管理人员要掌握进行数据分析的方式方法，档案管理人员应当能够对档案数据信息进行深度的解读。这要求档案管理人员实现面向大数据的软硬件设备的全面深化管理，而且档案管理工作在大数据背景下面临着数据信息来源多样化与专业化层次不断加深的问题，显示出档案管理人员现有的行业专业知识不足，无法在大数据背景下实现对专业数据信息的有效处理。
2 大数据时代档案管理工作的机遇
2.1提供海量数据信息
传统档案管理工作往往面临着数据信息量较少，数据信息收集不全的问题。在大数据时人的档案管理工作面对丰富的数据信息，这些数据信息来源多样，数据信息传输实时性较强，而且类型多样，可以满足基层单位对各种数据信息的实际需求。目前档案数据信息数据量已经从传统的GB向TB级别扩展，现有档案管理人员已经不仅仅局限于档案数据信息的收集与管理，而且可以在海量数据信息的支撑下实现对数据信息可读性、安全性与潜在价值的挖掘工作。海量的数据信息资源解决了档案数据信息资源不足问题。而且虽然数据存储方式的扩展，可以提高数据信息的存储效率，在很大程度上解决了传统档案存储能力较弱，存储维护成本较高，数据信息面临着各种硬件威胁的问题。
2.2满足数据挖掘需求
传统的档案管理工作以文字档案管理为主体，文字档案承载的信息量相关较小，不能实现对事件、人物的动态化描述，无法实现对相关业务工作的动态化全面跟踪。在大数据背景下可以实现对数据信息的深度挖掘，可以在各种数据模型的支撑下实现对各类数据信息的有效提取、分类、相关性分析，可以找到各种数据信息之间联系，提高了档案数据信息价值。大数据背景下的信息管理可以依靠丰富的数据信息资源进行趋势分析，可以通过已知信息对未知事件进行预测，实现了数据信息的动态扩展与实时运用，满足了决策辅助需求，极大解决业务工作的需求。
2.3扩展档案管理系统
大数据还可以实现对档案管理系统的扩展，在大数据时代必然要求根据数据处理的需求实现数据管理系统的扩展，这样才能更好地应对数据信息类型多样，数据处理速度加快的需求。大数据时代催生了云计算技术，同时意味着对传统的计算机档案管理系统进行扩展，现有的管理系统必须以云计算为技术构架进行设计，从而实现了数据信息资源、存储资源更好满足数据量扩容需求，这样不仅极大地降低了数据信息的维护成本，而且提高了档案信息管理系统智能化水平，可能满足数据信息的共享需求，同时可以针对用户的不同需求开发出新的使用模块，进一步提高了档案管理系统的使用价值，解决了档案管理中的实际问题。
3 大数据时代的档案管理理念
3.1树立大档案观
在大数据时代的档案管理工作不能局限于纸制档案时代思维，不能仅只处理文字与数字档案，而且还要有效地处理好各种视频与图片资源的数据信息，能够将各种结构性与非结构性的数据信息文件进行全面有效管理。只有在多媒体环境下对各种数据档案信息进行全面的收集，并且将各种渠道的数据信息进行电子化与数字化，这样才能以云计算、信息网络技术为基础，实现对各种数据整合，从而挖掘出数据信息潜在价值。因此，档案管理工作不仅要革新以往的部门管理的理念，还要建立起智能化、数据化、云计算以及大数据分析的管理理念，能够从海量的数据信息中提取有价值的数据，能够把数据处理作为档案管理关键环节，使档案管理系统实现自动化与系统化，切实转变档案管理方式，实现档案信息时空有序分布，全面提高档案数据信息的整理分析水平，加强对各类数据档案信息的加工处理质量和高效运行。
3.2树立大服务观
只有树立大服务观，切实发挥出信息化档案资源的价值，实现对档案数据信息的充分利用，才能真正实现档案管理工作的价值，促进档案管理事业向前发展。首先，强化树立为人服务的档案理念，着力开发出现有档案资源的价值，能够使用多元化、开放化与先进化的档案管理方式，切实提高档案管理的精品化水平，不断满足档案的个性化与多元化的发展需求。其次，提高客户挖掘档案数据的能力，全面提高档案的系统化服务水平，提高针对客户需求挖掘档案数据信息与档案资源的能力。
4 大数据时代的档案管理路径
4.1改革档案数据收集方式
只有改革传统的档案数据信息的收集方式，才能更好地适应大数据时代的信息处理使用需求。首先，档案管理要发挥出信息化系統的优势，拓展档案数据信息的类别，加大结构化、半结构化与非结构化档案数据信息的收集能力。其次，逐步面向广阔的信息资源，不断加大对各种零散的、碎片式的档案数据信息的收集能力，建立起关系型的数据库结构，实现对各种电子邮件、图片、网页等的非结构数据信息的收集能力。
4.2实现档案服务智能化
只有从服务角度加强档案管理，提高档案信息化服务质量，才能发挥出档案管理人员作用，解决档案管理中的实际问题。首先，改变传统档案管理的被动化服务模式，树立变被动为主动的服务思路，全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量，充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次，充分的利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力，适应当前用户对智慧性服务的现实需求，从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析，例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法，结合大数据技术为用户提供智能化的服务。
4.3建立安全管理工作系统
只有加强对档案数据信息的安全管理工作体系，才能提高大数据环境下的档案服务有效性，解决档案服务中的数据信息传递、运用与存储的安全隐患。首先，高度重视档案管理的安全防护工作，提高档案数据信息物理防护水平的同时，重点加强档案管理系统的安全防护措施。其次，建立起专业的档案信息安全防护队伍，提高现有档案管理人员的安全防护水平，解决档案管理中存在的操作、管理与制度不规范问题。
现代档案管理工作必须树立大档案观，强化提高档案管理的服务理念，要充分提高档案数据信息技术利用水平，形成完善的档案管理工作体系，着力加强现有档案数据信息的分析能力，借助大数据技术实现档案信息化管理水平，更好地满足用户对信息化档案数据的使用需求。
参考文献：
[1] 闫靚.浅谈大数据时代下档案管理方式的变革[J].卷宗，2015（7）：15.
[2] 刘莉.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].中国科技投资，2016（4）：151.
