档案信息化建设的发展趋势分析
秦成坤
摘 要：随着网络技术和信息技术的发展，档案信息网络化已经成为必然趋势。本文分析了档案信息化建设的发展趋势，为档案管理单位制定相关政策以及提供一定的参考，以便于他们能更快适应档案信息化建设的发展。
关键词：档案；信息化建设；趋势
传统的纸质档案不但容易发生如霉变、虫咬等破坏，且在查阅时费时费力。因此，提高档案的查阅方便性是提高档案利用率的必然趋势。信息技术的发展为此提供了基础。随着信息技术的发展，档案信息网络化已成为必然。但是，只有了解到未来档案技术将如何发展，才能尽早做好准备工作，适应档案信息化的发展，更好地实现档案的社会化功能，服务于社会。
一、档案信息数字化
过去，档案信息全部以纸质形式储存，不但会占用大量空间，而且容易发生霉变、虫咬、字迹不清等损坏。另外，不便于复制，如果将复制件再次进行复制，将会在较大程度上降低资料的清晰度，尤其是图片格式的信息。但是，随着计算机及信息技术的发展，人们可以将档案信息全部转变为文本、图片、声音、视频形式，储存于电脑硬盘或者光盘中。经过数字化的信息技术，不但给人们的查阅提供了极大的方便，提高了档案信息的利用效率，还能为人们提供多种信息的信息，便于人们更生动形象地了解到自己所需要的信息。而且，数字化后的档案信息，大大节省储存空间，一张600MB容量的光盘，可以存储十余万张A4纸上的文字信息，更不用说一个几G，甚至几百上千G的硬盘了。数字化的档案信息，经过多次复制也不会降低其清晰度，增加了档案的传播性，可以为更多的有需要的人服务。数字化的档案信息不会发生霉变、虫咬等损坏情况，延长了档案的储存时间。因此，档案信息的数字化是未来档案发展的必然趋势。
二、档案信息管理的自动化
现代化的档案管理主要包括办公自动化硬件和软件系统，档案馆室应配备计算机、打印机、复印件、照相机、摄像机、编辑机、刻录机、服务器等；办公自动化软件程序、档案存储软件程序、档案编排软件程序、档案检索软件程序等。
档案工作有着其基本的规律，同时对硬件设施也有着一定的规范和要求，只有在符合这些基本规律和规范要求的基础上，才能实现档案管理的自动化。市场上的各种硬件设施多种多样，因而不可能做到所有的档案硬件设施完全一致，但是这种差异必须在档案工作的基本规律和规范要求允许的范围之内。国家相关部门对于档案馆相关设备的选择和配置制定有一系列的标准和制度，各档案馆在选择设备时必须按照相关的制度执行，才能保证所有的硬件设施符合统一规范，更好地实现档案信息的自动化。
三、档案信息传递的网络化
数字档案馆是一个数字化系统，通过一系列技术，将库藏纸质文件数字化、将以系统形成的电子文件归入档案管理系统、将照片、录音、录像等集中统一转换后发布到网络上去，使用户可以通过网络随时随地使用档案信息，它是一个多媒体交互式平台，可实时在线浏览查询到文本、图形、图像、视频动画等信息，其中系统设计的重点是建立电子档案信息的检索发布体系。为保证电子档案信息的电子档案检索系统的效率，还需引入全文检索技术和OCR技术。
全文检索系统建立在全文检索理论的基础上。它的原理是计算机程序通过扫描每一篇文章中的每一个词，建立以词为单位的倒排文件，检索程序根据检索词在每一篇文章中出现的频率和每一个检索词在一篇文章中出现的概率，对包含这些检索词的文章进行排序，最后输出排序的结果。一个完整的检索系统还需要一个检索结果的页面生成系统，也就是要把检索结果高效地组装成WEB页面。通过互联网建立数据库，形成网络化档案系统。
四、档案信息服务的远程化
储存档案的最终目的是利用，只有将档案中的信息充分利用，才能发挥档案的最大价值。虽然我国网络技术发展速度较快，但是整体发展水平还不高，另外还受到经济发展的影响，我国当前还不具备建立现代化远程档案利用网络的条件。因此，只能将全国的档案网络统一规划，统一发展，逐步在内部实现信息共享，建立不同层次的网络，加强不同档案馆之间的数据互通。同时，各个档案馆还要配备先进的计算机网络设备，建立网络输送和网络接收点。并根据保密级别，有选择性的将档案信息发布到网络上，让有需要的人可以随时随地查阅自己需要的资料和信息，实现档案信息服务的远程化。
五、结语
档案信息化建设并非一日之功，需要各部门的长期努力。而且，档案信息的网络化与网络、硬件设别、资金投入等多种因素有关。在档案信息化的发展过程中，各档案管理单位具有较为充裕的时间及时根据档案信息化的发展来调整发展方向，从而能够更好地适应社会的发展，更好地服务于社会。
参考文献：
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