档案收集工作理念探索

    薛匡勇

    档案收集工作是档案工作的起点,为档案工作提供实际的管理对象,是档案工作中一项极为重要的基础性工作,是贯彻档案集中统一管理原则的重要内容和首要措施,对于整个档案工作的质量有着重要的影响。为了实现档案工作的时代使命,充分发挥档案工作在社会主义现代化建设中的服务保障作用,我们必须以科学发展观为指导,以社会档案信息需求为牵引,更新档案收集工作理念,建立覆盖人民群众的档案资源体系,为档案工作的可持续发展奠定坚实的基础。

    一、档案收集工作中存在的问题

    经过50多年的全面建设,我国已初步构建起门类齐全、结构合理的档案资源体系,但在社会信息化的宏观背景下,与档案信息需求渐趋多元、档案意识逐渐增强所引发的档案信息需求相比较,现有的馆藏档案资源存在着馆藏档案种类单一、馆藏档案内容单调等诸多不足,集中体现为反映社会活动宏观方面的档案多,反映微观方面的档案少;反映社会活动骨架式结构的档案多,反映有血有肉精彩描述的档案少;反映社会活动中集体方面的档案多,反映个人方面的档案少。

    二、档案记忆观的形成

    导致出现上述问题原因的核心,在于历史观的认识偏差。所谓历史观是指人们对社会历史总的看法和根本观点,它是世界观的一个重要组成部分,而历史观的基本问题就是社会存在和社会意识的关系问题。

    中国有着几千年的封建社会历史,形成了社会记忆即官方记忆的文化传统,因此,在相当长的历史时期内,社会史观以阶级斗争史观、王朝体系史观为主导,历史研究也以“政治史”为主轴,以帝王将相为当然主角,显示出高高在上的姿态,使人感觉历史就是“过去”的代名词,导致了我国社会记忆体系的核心主要是一个宏观的记忆、一个当权者的记忆,在此理念下,受制于“国家-→政权-→重要人物-→宏观历史阐述-→资政”这一狭隘的档案观与档案工作模式,大量有价值的历史记录未能进入档案工作者的视野。

    我们的社会记忆不应只是当权者的记忆,应该是立体和全面的,只有完整的社会记忆才能更好地促进社会文明的进步。随着我国改革开放的不断深入,我国的社会史观正在发生转变,就某种意义而言,改革开放 30年所走过的路其实就是正视历史的路,就是重构我们集体记忆的路,就是让大家可以拥有自己的记忆的路。换言之,以发展的眼光、历史的眼光、文化的眼光审视社会发展,用文明史来代替阶级斗争史,用社会生活的变化来代替王朝体系的演变,用文明来代替暴力,用千百万普通人生活的演变来代替少数帝王将相历史的新历史观正逐渐为社会所广泛认同:社会记忆应该是立体和全面的,只有把历史按它原本的样子保存下来,为后代保存历史,后代才能从历史中学习,不重蹈覆辙。“历史就在身边”,人人都可以成为历史的参与者和见证人的观点日益成为社会的共识。在此背景下,具有时代特点的档案记忆观正在形成,诚如库克先生所言:“档案存在的合法性和公众对档案的认可已从一种司法——行政的有机联系转变为文化——社会的有机联系,社会记忆的定义不再仅局限于强大文件形成者留下来的‘记录残余”;“根据国家档案概念建立起的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化的档案概念变化”;“这表明档案理论的思想基础发生了另一根本变化——从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。”①档案应该记载“人类生活的方方面面”,档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”, 档案馆藏要反映“人类生活的广阔领地”②的理念也逐渐为大家所接受。“档案记忆观是20世纪末兴起的档案学新观点,其核心内涵是:基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性的认识,把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆连接起来,强调档案是一种社会(或历史、集体)记忆,含有“集体记忆的关键”,档案馆是“记忆保存场所”或“记忆宫殿”,并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。档案记忆观使我们以一种新的视角和思维方式来透视档案和档案管理现象,获得了对档案的社会功能、档案保护的历史意义等一些新的认识。”③类似的思想转变为档案收集工作理念的更新、档案收集工作范畴的拓展提供了时代契机。

    三、科学发展观指导下的档案收集理念

    在社会生活发生了巨大变化的现实中,档案收集的范围、重点、方式等只有作出适合社会政治、经济发展需求的调整,才能有助于档案管理机构职能的实现。而将应该由档案机构收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案完整齐全地收集进馆,建立内容丰富、结构合理的馆藏体系是一项复杂的系统工程,为了使档案管理机构在履行职能使命、延续社会记忆、保障公民权益等各个方面充分发挥作用,真正担负起让历史告诉未来的重任,我们必须以科学发展观为指导,确立具有时代特点的档案收集工作理念,正确处理机关与基层、集体与个人、宏观与微观、整体与细节等关系,通过坚持不懈的努力,使档案管理机构成为特色鲜明、结构合理、内容丰富的档案管理基地,在促进档案科学管理、服务社会现代化建设方面真正发挥重要作用。

    第一,以人为本的档案收集理念。

    “以人为本”是科学发展观的本质与核心。“以人为本”思想反映了现代社会档案利用主体的变化和档案工作服务对象的扩展,为档案收集工作拓展了新的发展空间。

    历史是人的历史,而不是观念的、概念的历史。新历史观指导下的历史研究不再基于观念和概念来写历史,而是要还原历史,将历史还原给人。换言之,历史是人的历史,离开了人,“历史”也就失去了存在的意义。有鉴于此,具有时代特色的档案资源体系,不仅要突出机关工作,也应反映基层建设,既要突出重要人物的活动,更要反映普通百姓的生活。由于我国的档案收集工作最初是围绕着“为机关工作服务”这一目的展开的,重点在于对机关职能活动文件材料的收集,经过实践的不断积累完善,现已形成了一整套较为实用的用于收集“机关活动记录”的工作方式。因此,对于构建覆盖人民群众的档案资源体系而言,当前档案收集工作的重点,在于以档案工作服务民生为契机,对民生档案的内涵、类型开展系统的研究与梳理,建立健全与普通百姓生活密切相关的社会保障档案、教育卫生档案、工商管理档案、民政司法档案,使社会记忆留下更多的鲜活个体和精彩瞬间。而要做到这一点,首先必须转变认识,在档案收集工作中确立以人为本的理念,将社会发展进程中体现人民群众生活状态、智慧结晶的各种类型的档案材料收集起来,力求各类活动所形成记忆的齐全完整。

    第二,协调发展的档案收集理念。

    协调发展的档案收集理念是指要善于运用辩证统一的科学方法,统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾,在统筹中保持适度,在兼顾中把握平衡,构建机关与基层、集体与个人的和谐关系,从而实现档案收集宏观与微观、整体与细节等的协调发展。而要做到这一点,必须从战略高度重视档案资源体系的建设问题,强调档案收集工作的统一规划与顶层设计,在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时,充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能,层层抓落实,为档案收集工作的规范发展提供法规、标准、组织保障。

    第三,全面发展的档案收集理念。

    全面发展的档案收集理念是指档案收集工作的领域、范畴、方式等必须随着社会主义现代化建设的发展与要求实现动态更新。诚如瓦洛先生所言:“众所周知,档案是我们集体记忆的基础,是政府、社会团体、公民等所具有权利和义务的权威证据,是我们文化遗产中脆弱的、不可替代的一部分。我们档案界要自下而上发展、要拯救‘世界记忆,必须依靠于‘生命之树,即有若干分支和根系的记忆之树,正像叶绿素那样,为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源”④。换言之,我们应根据社会发展的实际构建档案收集工作的网络体系,努力将档案收集工作的触角伸展到社会生活的各个层面、各个角落,而在档案收集网络中的每个节点,都应该有具体的责任人,并赋予其收集档案、移交档案的相应职责。

    第四,可持续发展的档案收集理念。

    可持续发展的档案收集理念是指档案的范畴是动态发展的,社会活动过程中形成的各类档案,其数量庞大,其价值各异。有的档案对于国家具有保存的意义,有的档案对于形成单位具有保存的意义,而有的档案仅对于形成者个人具有保存的意义;与此同时,档案的价值也并非恒定不变,而是动态变化的,最初形成时仅对形成者个人具有保存意义的某些档案,其价值可能会发生变化,不排除同时对形成单位、对国家具有保存意义的可能。有鉴于此,应积极开展档案知识的普及性宣传教育,让社会大众了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识,增强普通百姓的档案意识,使他们在积极支持档案收集工作,将对国家、形成单位具有保存意义的档案收集进各级各类档案保管机构的同时,将具有个人保存意义的档案材料收集起来,在丰富自身精神文化生活的同时,留下一份珍贵的记忆。诚如马未都先生所言:“中国的文物,只要保存下来,无论放在谁的手里,都代表中华文明”⑤。此理念对档案收集工作同样具有指导意义。个人收藏的档案,在需要与可能的情况下,也可以向国家档案管理部门捐赠、寄存,使其成为社会记忆的有机组成部分,有助于实现档案资源建设的可持续发展。

    总之,为了让后人铭记曾经的过去,为了留下鲜活的社会记忆,我们应该以科学发展观为指导,以适应履行档案管理部门的职能使命需要为目标,在档案收集工作中融入以人为本、协调发展、全面发展、可持续发展的理念,力争将档案收集工作的触角由历史向现实延伸,由机关向基层延伸,由集体向个人延伸,由单一的纸质机关文书向多种类型多种载体文件材料延伸,实现从宏观到微观、从整体到细节的拓展,努力构建覆盖人民群众的、全面立体的档案资源体系,从而为档案工作满足社会主义现代化建设全面发展需求奠定坚实的资源基础。

    注释:

    ①库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年版。

    ②F·杰拉尔德·汉姆,刘越南译:《档案边缘》,《山西档案》,1999年第1期。

    ③丁华东:《档案记忆观的兴起及其理论影响》,《档案管理》,2009年第1期。

    ④瓦洛:《在第十三届国际档案大会闭幕式上的致词》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年版。

    ⑤徐迅雷:《珍视民间的爱国智慧和力量》,《燕越都市报》,2009年9月22日。

    作者单位:南京政治学院上海分院军事信息管理系