单位庆典活动对档案工作的启示

    洪 敏

    档案工作是各项管理工作的重要组成部分,对农业科研单位而言,它是确保科学研究、技术开发与推广以及科研管理、行政后勤服务等各项工作有序开展的必要条件,是提高单位工作效率的有效途径。档案真实地记载了本单位事业发展壮大的全过程,是智慧的结晶,是宝贵的资源和财富。

    2008年,北京市农林科学院成立五十周年,为了展示五十年发展壮大的历史与成就,继承和弘扬老一辈科技工作者无私奉献的崇高品德,共享改革开放带来的丰硕成果,市农科院围绕建院五十周年开展了一系列科技展示等重要活动,起到了积极的宣传效果。五十年事业发展史,三代农科人的成长经历,通过大量档案素材的提炼,数据的汇总、图片、影像资料、文字材料的汇编、举办实物档案展示等,让老一辈科学家和新一代农业科技工作者感慨万分,更加激发了全体员工进一步解放思想、更新观念,为发展都市型现代农业、服务首都做贡献的积极性。同时,通过院庆活动的开展,档案的价值得到了充分的体现和发挥,对档案工作重要性的认识普遍提高,为今后档案工作的持续发展起到了很好地促进和推动作用。

    启示一:提供利用,是档案工作的根本

    档案工作是一项基础性管理工作,需要一个长期积累的过程,时间愈长,它显现的作用就越大。在档案工作各个环节中,档案利用工作占有举足轻重的地位,可以说,利用工作是档案工作赖以生存的基础。无论是收集、分类和编目,还是统计、鉴定与编研,保管档案以及档案工作的出发点和最终目的都是为了有效提供档案,开发档案信息资源,更好地为现行工作服务。积累,利用;再积累,再利用,只有不断地挖掘档案的潜能,将提供档案利用工作盘活,才能使档案工作富有生命力。

    启示二:档案再现历史,院庆活动意义深远

    市农科院共有职工1500多人,其中在职人员800多人,来院参加工作不满20年的占绝大多数,他们对农科院整个发展历史并不清楚,而退休多年的老同志对单位发展现状也不十分了解。此次院庆活动,邀请了所有离退休职工、在职职工参加,开设了院庆活动网站,制作了建院五十年历程光盘;特别是编辑印制了近百万文字,含概800多张照片在内的“科技惠农”、“成果汇编”、“专家风采”、“征文集锦”四本丛书以及“建院五十周年宣传画册”。大量的历史图片,原始统计数据的汇总,以及科研大事记、组织沿革等编研材料,将北京市农林科学院五十年发展壮大的历史浓缩在人们面前,通过档案再现了历史,拉近了几代人的距离。许多七、八十岁的老专家停留在老照片展板前,看到自己几十年前风华正茂的样子,曾经熟悉工作过的地方,久久不愿离去,有的老同志向档案人员拷贝照片,希望珍藏这宝贵的记忆。对于80后的博士、研究生而言,他们通过参加院庆活动,观看历史图片回顾展、科技成果成就展,对“求真务实、团结奋进”的农科精神有了更深层次的理解,对继承发扬老一辈光荣传统、再创农科院的新辉煌充满信心。

    启示三:通过庆典筹备工作,调动人员积极性,是强化档案意识最好的大课堂

    这次筹备院庆活动,最大的收获就是提高了各单位领导对档案工作的重视程度,调动了基层档案人员的工作热情和主观能动性,强化了广大科技人员,特别是中层干部、课题主持人、各部门负责人以及业务骨干的档案意识。他们通过组织、筹备、参与编研等一系列具体工作,真正体会到了档案的价值及其重要性。

    以前,个别领导只注重抓科研、重创收,而忽视了管理部门,特别是档案工作的作用;有的档案员只注重收集、整理、保存好档案,却忽视了对档案的有效开发利用;而近些年,单位人员年龄层发生了一些变化,年轻人居多,相对来讲他们的档案意识比较薄弱,平日不太注重档案的积累。

    这次院庆对农科院来讲是回顾历史、展望未来、再创辉煌的重大活动,各单位领导高度重视,组织召开动员大会,从上到下成立了筹备领导小组,下达工作任务和完成期限,责任落实到人。值得一提的是,各单位领导都将档案人员列为筹备领导小组成员之一,为档案部门及档案人员做好档案利用工作,从人力、物力、财力等方面提供支持和保障。

    档案员们不负重望,虽然基础性工作量大,责任重,但他们乐在其中,积极参与。由于档案工作的特殊性,决定了档案工作者平日始终处在默默无闻、甘愿奉献的工作状态,而建院五十周年庆典活动,为基层档案工作者搭建了展示自我的舞台。档案员的才能、工作积极性得到了充分发挥,服务意识和工作效率普遍加强和提高。他们热情接待利用者,配合各研究课题及各部门查阅档案资料,帮他们排忧解难;有些档案员主动提供、撰写多种档案编研材料,为全院系统编辑院庆资料提供有效利用;还有的档案员,利用手中保管的档案材料,撰写了近一万字的纪念回顾单位五十周年历程的文章。各单位档案员之间主动进行业务交流,相互学习,介绍各自工作经验及做法,能为本单位五十年庆典工作出把力,档案员们倍感欣慰和自豪。

    对广大科技人员来说,他们通过参与编写课题及研究室科研大事记、科研成果及论文统计等汇总材料,以及提供画册文字及照片等具体工作,需要查阅大量档案素材,他们在查阅档案、拷贝复制、完成工作任务的同时,也强烈感叹到档案如此重要,对他们的启发、影响都很大,实实在在地为他们强化档案意识上了生动的一课。

    启示四:庆典活动,实际上是对单位档案工作的一次大检阅

    市农科院档案管理工作实行两级管理制度,即:院各处室的档案由院主管档案部门统一管理,而下属的14个专业研究所(或中心)的档案工作由各单位自行管理,院档案部门发挥指导、监督的职能。

    此次院庆筹备工作,布置的任务非常细致,基层单位需要向院提供的材料很多,主要包括:成果汇编及简介、专家介绍、科研大事记、组织沿革、人才培养、各个时期科研经费使用情况、仪器设备状况、基础设施建设、论文专利、对外合作与交流、实物档案整理、老照片收集,新品种、新技术宣传展板素材以及提交庆典征文、网页专版等等。就基层单位而言,许多研究所(或中心)与院成立的时间相同,同时还要搞所庆,这每一条、每一件都需要查阅大量档案材料来证实、斟酌和提炼。查阅档案涉及到科研课题档案、科研管理档案,文书档案,基建档案、仪器设备档案,声像档案、实物档案,财会档案以及人事档案等等,对五、六十年代建院初期档案数量相对较少,个别数据概念不清的情况,还需要走访多名离退休老专家来核实,查阅档案范围之广、档案利用率之高为历年之最。

    许多单位充分利用院庆、所庆这一有力契机,集中力量,组织人员对本单位档案工作的管理以及收集、积累过程中遇到的突出问题及时给予解决,对归档的材料重新进行了梳理,弥补和修正欠缺之处。庆典活动,不仅展示了农科院的风采,同时也强化了档案为现行工作服务的意识,是对各单位档案管理工作的一次大检阅,有效地推动了基层档案工作的开展。

    启示五:以庆典活动为契机,推动档案工作创新发展

    这次市农科院庆典活动举办得非常成功,建院五十周年一系列科技展示等活动,得到了科技部、农业部、市农办、市科委领导,以及兄弟科研院所、京郊区县、新闻媒体的高度关注和评价,取得了积极的宣传效果。同时,院庆活动对本单位档案工作起到了实实在在的推动作用,作为档案部门及档案人员应抓住这一有利时机,扩大成果及影响力,脚踏实地的做好日常档案管理工作的每一步,促进和推动档案工作的可持续发展。

    能否有效提供档案利用,不是一句话那么简单,是需要档案人员下苦功才能实现的。这次院庆编研材料并不是档案员一人撰写的,是靠大家共同努力集体完成的,一些单位的档案员只是负责提供了档案素材,并没有参与具体编写工作。要使档案人员的地位有所提高,使领导长期关心支持档案工作,让广大科技人员积极配合档案工作的开展,档案人员自身必须加倍努力,不断充实和完善自己,刻苦钻研档案业务,特别是要注重档案编研工作,提高写作能力以及计算机应用水平。要主动承担一些与档案管理密切相关的工作,比如单位网站的设计、管理与维护工作,这样可以利用自身有利条件,根据需要随时更新网页,既为单位节省了开支,又方便了科技人员,起到了积极的宣传效果。所以说,有为才有位,对档案员个人来讲,现在各单位都在实行聘用制,档案员应尽快适应体制改革的要求,抓住机遇,敢于迎接挑战,积极主动大胆地工作,利用这次院庆对档案工作的推动作用和整体档案意识的提高,变被动为主动,为领导决策、科学管理、科学研究提供档案信息资源,更好地为各项现行工作服务。

    作者单位:北京市农林科学院蔬菜研究中心