论档案人员的教育培训

    贾慧娟

    “档案是人类各项实践活动的原始记录,是珍贵历史文化遗产的重要组成部分,是社会文明进步的阶梯。”①档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,作为档案工作的主体,档案人员素质的高低直接影响着档案工作的质量乃至整个档案事业的发展。因此,档案工作者要与时俱进,加强继续教育,不断更新、优化自己的知识结构,不断提高自己的综合素质和业务水平。

    一、加强档案人员教育培训的需求

    1、现实需求

    随着信息技术的飞速发展,档案工作表现出明显的智能化发展规律,各种新技术应用于档案管理正逐步变为现实并不断推广。目前,在档案工作中推广的以电子计算机为核心的包括电信、缩微复制、声像技术在内的一切先进手段使档案管理工作日益自动化、数字化、网络化。就我国现有档案人员的整体水平很难应对信息化带来的严峻挑战。

    从文化水平来看,我国人口基数大,从事档案工作的人员数量多,但整体文化水平较低。2003 年,各级国家综合档案馆共有工作人员23086 人,其中档案专业大学本科以上学历的只有1660 人( 其中博士1 人,硕士18 人,研究生班25 人,大学本科1616 人),占档案工作人员总数的7% ;档案专业大专、中专和职业高中学历的有3707人,占16% ;受到档案专业在职培训的有8443 人,占全部人员总数的37% ;其他的9276 人没有受到过任何档案专业培训,其比例达到了全部人员的40%。②

    从业务素质上看,据2003年的统计,在23086 人中,具有副高以上职称的有1798 人( 其中研究馆员241 人,副研究馆员1557 人),占全部人员总数的8% 。在有职称的人员中,人数最多的是馆员,有6443 人,占全部人员总数的28%;其次是助理馆员,有5777 人,占全部人员总数的25% 。无职称的人员达7588 人,占全部人员总数的33%。③

    信息时代的档案工作正在实现以电子计算机等物化智能应用为主的档案管理自动化、档案信息资源数字化以及档案信息传递网络化,档案缩微及保护水平也日益提高,原有的那些工作经验和理论已经难以满足实际工作的需要了。一些上了年纪的工作人员甚至打字还处于“一指禅”的水平,这样的技术水平显然无法满足现代档案工作的需要。

    从政治素质和职业道德水平来看,档案工作的机要性和服务性要求档案人员要具备较高的政治素养和全心全意为人民服务的工作精神。但在实际工作中,由于档案工作的职业特点致使一些业务人员在工作中产生了消极落后的思想观念。比如个别档案人员出于对物质利益的追求,政治立场不够坚定,没有树立起正确的是非观念,违背了档案工作的基本准则,借助工作便利,私自篡改或销毁档案,泄漏机密档案的内容等。还有档案人员在工作中没有端正工作态度,为用户提供服务时态度不够热情。以上种种行为在很大程度上影响了档案工作在公众心目中的形象,甚至违背了档案工作维护历史原貌的基本原则,造成的危害是不可估量的。

    2、理论需求

    科学发展观的第一要义就是发展,档案人员自身也要不断发展,才能促进档案事业的科学发展。随着档案工作的不断发展,档案人员自身的知识与技能也应当经常扩大和更新,因此应当为档案人员在职业生涯中需要学习的各个阶段提供多种多样的学习机会,这就需要为在职人员提供各种形式的教育培训以满足需要。

    其次“人本管理”思想是加强档案人员教育培训的出发点。以人为本也是科学发展观的核心。人是档案工作中最基本、最关键的因素。人本管理的出发点是人,归宿也是人,其目标就在于人的发展。加强档案人员的教育培训正是以“人本管理”思想为出发点,充分重视档案人员在档案工作中主体地位的体现。

    二、对加强档案人员教育培训的几点建议

    1、加强师资和教材建设

    档案人员的教育培训不同于一般的学习深造,受教育者有其自身的特点。由于接受教育培训的学习者大都是处于档案管理、科研第一线的在职人员,因此教育培训要求理论联系实际,学以致用,既要反映当前新知识、新方法、新内容,具有理论性和先进性,又要切合实际情况,具有针对性和实用性。要达到这一点,一要有高水平的师资,二要有高质量的教材。就师资而言,目前来源主要有两个,一是聘请经验丰富的有一定知识水平的在职或离职的本行业人员,一是借助高校的师资优势,聘请专职教师。搞好两种来源的结合,保证专职教师的比例,确保教育培训的师资质量。教育培训的教材也应得到足够重视。由于参与培训的人员情况各有不同,因此要考虑到学员的整体特点,编写适合以自学为主的实用性强的教材,同时要注重行业新热点、新动态,涵盖一些前沿内容,满足档案工作向前发展的需要。

    2、为档案人员的教育培训提供制度保障

    许多国家在员工培训方面都采用“教育休假制” ④来实施作为终身教育战略的回归教育,以便使员工的知识技能得到不断的更新。这方面比较典型的国家有美国、日本和德国。笔者认为,这样的制度可以引入我国档案行业中来,结合我国档案工作和档案工作人员的实际情况,建立健全针对档案人员教育培训的一套规章制度。一方面,可以保障档案工作人员接受继续教育的基本权利,为其个人发展提供一定的空间,满足个人发展的需要;另一方面可以使档案部门人力资源的质量得到不断提升,推动档案工作更好的发展。比如除法定假日之外,根据本单位的实际情况(一般可以在每年上半年档案移交工作基本完成之后),可以为档案人员提供适当的教育休假。

    3、结合实际情况,采取灵活多样的教育培训形式

    档案人员教育培训的形式有许多种,从时间上看,有长期培训和短期培训;从内容上看有专业理论培训和工作技能培训;从培训手段上看,有讲授、自学、研讨交流等等。各级档案部门应当从实际出发,根据本单位的人员水平和实际情况,采取灵活多样的教育培训形式。参加培训的多是在职的档案业务人员,一方面他们是成年人,有一定的学习和分析能力,另一方面,他们是在职人员,有自己的工作要做。针对档案人员自身的特点,一般应当采取以自学和短期培训班为主、其他培训方式为辅的培训形式。

    4、 根据实际需要,拓展教育培训的内容

    目前我国档案人员教育培训的主要内容还局限于专业理论和业务技能两大部分。事实上,一个合格的档案工作者不仅需要具有较高的理论水平和扎实的业务能力,还应该具备良好的职业道德,一定的创新能力以及团队精神等多方面的素质。因此,档案人员的教育培训不仅要实现更新扩充知识、强化提高技能的目标,还要拓宽培训内容的口径,为塑造复合型档案人才搭建一个平台。

    第一,要重视职业道德的教育培训。只有同时具备良好的专业素质和职业道德的档案工作者才能做好档案工作,因此应在教育培训中加强职业道德教育。第二,强化档案专业人员创新能力的培养。在知识激增和知识老化同时加快的今天,档案专业教育培训既需要不断传授最新的科技知识和技能,又必须不断地培养和提高专业人员的自主创新能力。第三,加强档案专业人员的外语运用能力。随着出入境人员的增多,涉外档案的大量涌现、档案工作的国际交流日益密切,例如外文的学习成绩及学历认证等,需要我们的档案人员具备一定的外语运用能力。开设不同层次的外语辅导班进行基础外语和专业外语的培训和强化,使其能够达到基本的交流需要。第四,加强档案人员的团队意识。一方面,各单位的档案部门自身是一个有机整体,档案人员之间应当本着团结互助的协作精神,共同搞好档案工作。另一方面,档案部门的工作人员应当协同其他部门人员的工作,做好档案的收集和归档工作,共同致力于档案工作的发展。

    如果没有档案与档案管理,人类社会的时空统一性和整体连续性就不能得到很好的维系;而如果没有高素质的档案人才,人类社会档案和档案管理工作就不能得到很好的继承和发展。因此加强档案人员的教育培训,培养专业知识过硬、业务能力扎实、具有创新精神的复合型档案人才,不断总结档案人员教育培训的经验和不足,摸索出一条适合我国国情的档案人员教育培训之路应当引起我们的足够重视。

    注释:

    ①冯惠玲、张辑哲:《档案学概论》,北京:中国人民大学出版社,2001:135～143。

    ②傅华:《在数字繁荣的背后——我国档案工作人员的状况分析》,《浙江档案》,2007年第1期:10～13。

    ③黄济、王策三:《现代教育论》,北京:人民教育出版社,2004:433～454。

    ④教育休假制是当今许多国家的企业给职工提供深造进修的一种福利性制度,详见吴文侃、杨汉清编著的《比较教育学》第608页,人民教育出版1998年出版。

    作者单位:河北大学档案馆