信息时代下档案管理工作的创新
姚仲宇
摘要：档案是对图片、文字以及视频等材料进行保存与整理，是一种重要的社会信息资料，对政府部门、社会团体、各个企业以及个人都有着重要的作用与影响。尤其是我国各个机关单位的档案资料，档案管理具有悠久的历史发展，随着信息技术与科学技术的不断推进与发展，对档案管理工作带来严峻考验。文章主要对档案管理在当前时代中的重要性进行简单介绍，深入分析与探究了档案管理工作发展的现状以及出现的问题，并提出了在信息时代下档案管理工作进行创新的具体策略与方法。
关键词：信息时代 档案管理工作 信息共享 工作模式
中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A
计算机的出现与应用，代表着人类进行到一个科技搞对发展的时代。随着计算机的广泛应用，计算机不仅对人们的日常生活产生巨大影响，对社会生产以及各个领域的发展都有着重要的影响。计算机存具有储容量大、计算结果精准、自动化程度高以及运行速度非常快、逻辑思维能力强等特点，现在计算机价格逐渐降低，每个家庭都可以使用，这就面临着复杂的档案管理工作，所以必须对档案管理工作进行创新。
1 档案管理工作的现状分析
根据有关调查显示，档案管理以及办理程序复杂，耗费时间与精力，有的时候办理困难重重，甚至有人公开声明，档案管理具有很强的人为操作性，即使档案资料出现残缺、失真、注水等情况，想要查清楚是非常困难的。档案的政治属性在传统上一直存在，但是随着社会进步与人们思想意识的提高，档案政治属性逐渐退去，但是相应的档案管理体制并没有得到改进与完善。强调一下，这里所说的档案并不单指个人履历档案，还包括具有历史意义的档案资料，针对档案资料的公开还需进一步的商讨，国家秘密、个人隐私等绝对不可以公开的信息资料外，其他信息根据具体情况是可以公开的，甚至可以达到全民共享的程度[1]。
2 传统档案管理模式中的不足之处
2.1管理与运输方面的问题
档案管理工作并不是针对档案简单地进行管理，它包括一个系统又比较复杂的过程，档案收集、档案整理、档案价值评估、档案编目与管保管，档案管理统计与检索以及档案利用与相关研究等多个方面的内容。档案管理的对象就是所收集与整理的各类档案，档案管理工作的服务对象当然就是当然的使用者与利用者。传统档案管理工作中有以下几方面问题：第一，运输困难。档案的形式有很多种，并不单纯的纸质品，还包括一些丝绵制品，在运输的过程中要尽量避免磕碰，发生损失，但是运输中又难免会造成档案资料的损毁，这就大大增加了运输的难度。第二，保存困难。在传统档案管理工作中，主要是纸质档案，还有一部分档案是金属、竹片、丝织品以及影像等材质，这类材质与空气接触时间长很容易发生氧化反应，而且在潮湿的地方是没办法保存的，同时还要避免暴晒等。这些要求大大增加了平时护理工作的复杂性与难度，需要消耗大量的人力与财力，增加保管成本。第三，取阅困难。档案资料繁多、量大，即使经过整理，在需求使用的情况下，仍需要花费大量的时间进行查找。而且一般档案只有一份，只有经过抄写之后才可以外借，真是浪费时间又麻烦，增加档案管理人员的工作量，从而增加工作难度[2]。
2.2规划与设计不科学
传统的档案管理在规划与设计方面存在不科学、不合理的问题。首先，相关设计人员并没有结合档案管理的实际情况进行充分的考察与分析，由于档案信息资源分布比较广、无论是信息资源的整合还是管理都带来了一定的困难，受到各个地区的限制，在全国范围内很难形式一个统一的规范与标准。其次，档案管理模式不是一成不变的，是根据时代发展的具体特点与要求，综合考虑社会发展需求，对档案管理进行科学的规划与设计，但是传统档案管理在设计系统的过程中具有较大的盲目性与滞后性，相关设计人员没有具备较高的专业技能与较高的职业素养，在设计时候，抱着侥幸心理，工作态度消极，严重不负责任，导致设计出来的档案管理方案与系统并不符合实际情况。那么怎么设计出科学合理的档案管理系统这就成了一个难题，怎么保证档案信息资源的准确性与完整性，是现代档案管理面临的重要问题。
2.3相关法规体系不完善
目前，我国虽然出台了有关档案管理的法律法規，但是还没有达到一个系统完整的程度，还没有建立健全完备的法律体系，由于信息资源是不断变化的，但是法律有其自身的弊端与特点，法律有很大程度上的僵硬性与滞后性，还无法为档案信息化管理提供强大法律保障。档案管理工作主要是以计算机与网络技术为核心，但是现阶段这些技术的标准与要求还无法与国际上先进的水平相衔接，进一步阻碍了档案信息化管理的开展。我国相关部门对档案信息处理还没有形成统一的规范与标准，这就导致了信息管理工作的开展没有相关规范可以遵循，导致档案信息化管理成效并不理想。
3 信息时代下档案管理工作的创新
3.1管理上的创新
计算机的出现与广泛应用，不断地满足人们与社会的各种需求。当下，我国档案管理系统的建设并不集中，比较分散，这就增加了档案管理工作的难度。所以，需要将所有的档案进行登记造册，做好登记工作之后再归入总系统，这样就方便了档案管理，如果发生意外情况就不用担心档案资料的丢失与损毁，进一步保证档案资料的真实性与完整性。即使发生自然灾害等不可抗力因素，造成部分机构的信息损毁或者丢失也不需要紧张，在总系统可以找到相应的档案，总系统对每个档案都有记录与备份，不仅可以防止意外发生档案的丢失，还可以对各个附属机构的工作安排提供帮助，对于各个部门出现的问题都可以及时有效的处理。
计算机具有强大的存储容量，自动化程度高，逻辑思维运行能力比较强。计算机管理功能是一项以数据库为核心的运行模式，包括数据采集、数据加工以及数据分析，数据编排、数据检索以及数据发布等多个方面的内容，已经广泛应用到信息检索工作与图书馆管理领域中，可以充分利用计算机的这些强大功能，可以将同类型数据归为一类，以便日后的使用与查询。
3.2工作人员的创新
管理人员的工作态度与职业技能对档案管理工作的影响是非常重要的，可以说在一定程度上决定着档案管理工作的状态。从事档案管理工作的相关人员是第一线的人员，在平常管理工作中发现的问题以及其他与档案管理工作有关系的因素，都是值得深入探究与改进的地方。同时，相关各部分之间还需要多加沟通交流，针对档案管理工作的实际问题与弊端进行探讨，对于有创新意识，提出相应解决办法的工作人员给以适当的奖励，建立完善的奖励机制，这样可以大大调动员工的积极性与创造性，激发员工的热情，也可以促进员工不断改进自身的不足之处，修正自己的工作态度，逐渐完善自己。
3.3档案信息共享上的创新
传统上各个部门都是自我经营，分散问题比较严重，而且各个部门之间长期没有交流沟通，信息资源流通不畅，别说信息共享性与系统性了。没有形成一个完整统一的系统，档案信息随处都可以找到，信息杂乱无章，档案使用者在选择资料的过程中没有程序可言。所以档案管理总部应该带头引导与鼓励各个部门之间进行交流，在必要的时候举办一些座谈活动，统一部门之间的工作重点与中心，划分各个部门之间的职责与工作内容。分工合作，并相互监督。在使用者利用相应档案资料的时候可以依照相关的程度进行，在资料上传的过程中，要做好一系列工作，比如相关工作人员要标注清楚资料的来源以及资料是原件还是复印件，并且标注好资料原件的地点，这些信息必须标注清楚，以便日后方便使用者查询与利用。
3.4档案管理体制的创新
档案管理体制的创新是档案信息化管理的重要途径与方式。在信息化时代背景下，需要对档案信息进行统一管理，建立全面的档案信息管理体制，对信息资源进行充分分析与整合，提取有价值的信息，将信息技术与档案管理工作相结合，充分发挥信息技术的优势与功能，不断完善我国的档案信息体制，加强对档案信息管理的力度与监督。传统上我国的档案信息系统不够规范，系统比较分散，不利于硬件与软件的选择，经常出现选择上的事物，进而影响着档案信息系统运行的可靠性与安全性，同时也给档案信息管理带来一定的困难。所以，需要对档案信息制度进行优化与完善，将每个部门都纳入到档案信息管理系统中，形成统一的管理系统，不断增强管理的自动性与智能性，统筹规划，兼顾各个部门的内部机构与需求，以便集中管理。
3.5转变档案信息管理的服务理念与形式
首先就是转变档案信息管理思想意识，提高相关工作人员的服务意识与工作态度，充分认识与了解在信息时代背景下，建立档案信息化管理的重要性与意义，高度重视档案信息管理的开展，有关国家秘密、个人隐私的档案信息要严格管理，除了这些档案信息外，可以适当地扩宽一下档案信息化服务对象与范围，加强对档案信息管理工作的引导与监督。
在信息时代背景下，代表着人们可以享受到更高的科技成果，突破创新，与时俱进，档案管理工作的方式与工作模式应该紧跟社会发展的脚步，顺应时代发展的潮流，不断进行自我反思与自我创新。档案管理工作的创新发展，不仅对社会产生重要作用，还积极影响着学校、政府等相关部门。计算机是时代发展的产物，是人类先进的科技成果，档案管理工作的相关人员要具有创新思维与意识，将科技成果与档案管理工作相结合，根据档案管理工作的具體情况，进行考察与分析之后，合理结合。
参考文献：
[1] 刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究，2016（4）：77.
[2] 马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015（34）：129.
摘要：档案是对图片、文字以及视频等材料进行保存与整理，是一种重要的社会信息资料，对政府部门、社会团体、各个企业以及个人都有着重要的作用与影响。尤其是我国各个机关单位的档案资料，档案管理具有悠久的历史发展，随着信息技术与科学技术的不断推进与发展，对档案管理工作带来严峻考验。文章主要对档案管理在当前时代中的重要性进行简单介绍，深入分析与探究了档案管理工作发展的现状以及出现的问题，并提出了在信息时代下档案管理工作进行创新的具体策略与方法。
关键词：信息时代 档案管理工作 信息共享 工作模式
中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A
计算机的出现与应用，代表着人类进行到一个科技搞对发展的时代。随着计算机的广泛应用，计算机不仅对人们的日常生活产生巨大影响，对社会生产以及各个领域的发展都有着重要的影响。计算机存具有储容量大、计算结果精准、自动化程度高以及运行速度非常快、逻辑思维能力强等特点，现在计算机价格逐渐降低，每个家庭都可以使用，这就面临着复杂的档案管理工作，所以必须对档案管理工作进行创新。
1 档案管理工作的现状分析
根据有关调查显示，档案管理以及办理程序复杂，耗费时间与精力，有的时候办理困难重重，甚至有人公开声明，档案管理具有很强的人为操作性，即使档案资料出现残缺、失真、注水等情况，想要查清楚是非常困难的。档案的政治属性在传统上一直存在，但是随着社会进步与人们思想意识的提高，档案政治属性逐渐退去，但是相应的档案管理体制并没有得到改进与完善。强调一下，这里所说的档案并不单指个人履历档案，还包括具有历史意义的档案资料，针对档案资料的公开还需进一步的商讨，国家秘密、个人隐私等绝对不可以公开的信息资料外，其他信息根据具体情况是可以公开的，甚至可以达到全民共享的程度[1]。
2 传统档案管理模式中的不足之处
2.1管理与运输方面的问题
档案管理工作并不是针对档案简单地进行管理，它包括一个系统又比较复杂的过程，档案收集、档案整理、档案价值评估、档案编目与管保管，档案管理统计与检索以及档案利用与相关研究等多个方面的内容。档案管理的对象就是所收集与整理的各类档案，档案管理工作的服务对象当然就是当然的使用者与利用者。传统档案管理工作中有以下几方面问题：第一，运输困难。档案的形式有很多种，并不单纯的纸质品，还包括一些丝绵制品，在运输的过程中要尽量避免磕碰，发生损失，但是运输中又难免会造成档案资料的损毁，这就大大增加了运输的难度。第二，保存困难。在传统档案管理工作中，主要是纸质档案，还有一部分档案是金属、竹片、丝织品以及影像等材质，这类材质与空气接触时间长很容易发生氧化反应，而且在潮湿的地方是没办法保存的，同时还要避免暴晒等。这些要求大大增加了平时护理工作的复杂性与难度，需要消耗大量的人力与财力，增加保管成本。第三，取阅困难。档案资料繁多、量大，即使经过整理，在需求使用的情况下，仍需要花费大量的时间进行查找。而且一般档案只有一份，只有经过抄写之后才可以外借，真是浪费时间又麻烦，增加档案管理人员的工作量，从而增加工作难度[2]。
2.2规划与设计不科学
传统的档案管理在规划与设计方面存在不科学、不合理的问题。首先，相关设计人员并没有结合档案管理的实际情况进行充分的考察与分析，由于档案信息资源分布比较广、无论是信息资源的整合还是管理都带来了一定的困难，受到各个地区的限制，在全国范围内很难形式一个统一的规范与标准。其次，档案管理模式不是一成不变的，是根据时代发展的具体特点与要求，综合考虑社会发展需求，对档案管理进行科学的规划与设计，但是传统档案管理在设计系统的过程中具有较大的盲目性与滞后性，相关设计人员没有具备较高的专业技能与较高的职业素养，在设计时候，抱着侥幸心理，工作态度消极，严重不负责任，导致设计出来的档案管理方案与系统并不符合实际情况。那么怎么设计出科学合理的档案管理系统这就成了一个难题，怎么保证档案信息资源的准确性与完整性，是现代档案管理面临的重要问题。
2.3相关法规体系不完善
目前，我国虽然出台了有关档案管理的法律法規，但是还没有达到一个系统完整的程度，还没有建立健全完备的法律体系，由于信息资源是不断变化的，但是法律有其自身的弊端与特点，法律有很大程度上的僵硬性与滞后性，还无法为档案信息化管理提供强大法律保障。档案管理工作主要是以计算机与网络技术为核心，但是现阶段这些技术的标准与要求还无法与国际上先进的水平相衔接，进一步阻碍了档案信息化管理的开展。我国相关部门对档案信息处理还没有形成统一的规范与标准，这就导致了信息管理工作的开展没有相关规范可以遵循，导致档案信息化管理成效并不理想。
3 信息时代下档案管理工作的创新
3.1管理上的创新
计算机的出现与广泛应用，不断地满足人们与社会的各种需求。当下，我国档案管理系统的建设并不集中，比较分散，这就增加了档案管理工作的难度。所以，需要将所有的档案进行登记造册，做好登记工作之后再归入总系统，这样就方便了档案管理，如果发生意外情况就不用担心档案资料的丢失与损毁，进一步保证档案资料的真实性与完整性。即使发生自然灾害等不可抗力因素，造成部分机构的信息损毁或者丢失也不需要紧张，在总系统可以找到相应的档案，总系统对每个档案都有记录与备份，不仅可以防止意外发生档案的丢失，还可以对各个附属机构的工作安排提供帮助，对于各个部门出现的问题都可以及时有效的处理。
计算机具有强大的存储容量，自动化程度高，逻辑思维运行能力比较强。计算机管理功能是一项以数据库为核心的运行模式，包括数据采集、数据加工以及数据分析，数据编排、数据检索以及数据发布等多个方面的内容，已经广泛应用到信息检索工作与图书馆管理领域中，可以充分利用计算机的这些强大功能，可以将同类型数据归为一类，以便日后的使用与查询。
3.2工作人员的创新
管理人员的工作态度与职业技能对档案管理工作的影响是非常重要的，可以说在一定程度上决定着档案管理工作的状态。从事档案管理工作的相关人员是第一线的人员，在平常管理工作中发现的问题以及其他与档案管理工作有关系的因素，都是值得深入探究与改进的地方。同时，相关各部分之间还需要多加沟通交流，针对档案管理工作的实际问题与弊端进行探讨，对于有创新意识，提出相应解决办法的工作人员给以适当的奖励，建立完善的奖励机制，这样可以大大调动员工的积极性与创造性，激发员工的热情，也可以促进员工不断改进自身的不足之处，修正自己的工作态度，逐渐完善自己。
3.3档案信息共享上的创新
传统上各个部门都是自我经营，分散问题比较严重，而且各个部门之间长期没有交流沟通，信息资源流通不畅，别说信息共享性与系统性了。没有形成一个完整统一的系统，档案信息随处都可以找到，信息杂乱无章，档案使用者在选择资料的过程中没有程序可言。所以档案管理总部应该带头引导与鼓励各个部门之间进行交流，在必要的时候举办一些座谈活动，统一部门之间的工作重点与中心，划分各个部门之间的职责与工作内容。分工合作，并相互监督。在使用者利用相应档案资料的时候可以依照相关的程度进行，在资料上传的过程中，要做好一系列工作，比如相关工作人员要标注清楚资料的来源以及资料是原件还是复印件，并且标注好资料原件的地点，这些信息必须标注清楚，以便日后方便使用者查询与利用。
3.4档案管理体制的创新
档案管理体制的创新是档案信息化管理的重要途径与方式。在信息化时代背景下，需要对档案信息进行统一管理，建立全面的档案信息管理体制，对信息资源进行充分分析与整合，提取有价值的信息，将信息技术与档案管理工作相结合，充分发挥信息技术的优势与功能，不断完善我国的档案信息体制，加强对档案信息管理的力度与监督。传统上我国的档案信息系统不够规范，系统比较分散，不利于硬件与软件的选择，经常出现选择上的事物，进而影响着档案信息系统运行的可靠性与安全性，同时也给档案信息管理带来一定的困难。所以，需要对档案信息制度进行优化与完善，将每个部门都纳入到档案信息管理系统中，形成统一的管理系统，不断增强管理的自动性与智能性，统筹规划，兼顾各个部门的内部机构与需求，以便集中管理。
3.5转变档案信息管理的服务理念与形式
首先就是转变档案信息管理思想意识，提高相关工作人员的服务意识与工作态度，充分认识与了解在信息时代背景下，建立档案信息化管理的重要性与意义，高度重视档案信息管理的开展，有关国家秘密、个人隐私的档案信息要严格管理，除了这些档案信息外，可以适当地扩宽一下档案信息化服务对象与范围，加强对档案信息管理工作的引导与监督。
在信息时代背景下，代表着人们可以享受到更高的科技成果，突破创新，与时俱进，档案管理工作的方式与工作模式应该紧跟社会发展的脚步，顺应时代发展的潮流，不断进行自我反思与自我创新。档案管理工作的创新发展，不仅对社会产生重要作用，还积极影响着学校、政府等相关部门。计算机是时代发展的产物，是人类先进的科技成果，档案管理工作的相关人员要具有创新思维与意识，将科技成果与档案管理工作相结合，根据档案管理工作的具體情况，进行考察与分析之后，合理结合。
参考文献：
[1] 刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究，2016（4）：77.
[2] 马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015（34）：129.
